例文11選！ インターンシップのメール返信テクニックを大公開！

マナーに要注意！ インターンシップのメール返信にはコツがある!?

インターン先からメールが送られてきても対応がわからないといった悩みを抱える学生は少なくありません。

学生のみなさんは、インターンではじめて企業とメールのやり取りをするため、ビジネスメールに慣れておらず、失敗をしてしまうケースもあるでしょう。

今回はインターン先にメール返信をするときのコツやマナー、注意点などを紹介していきます。シチュエーション別の例文もあるため、ぜひ参考にしてみてください。

顔が見えないからこそ！ インターンシップのメールには返信しよう！

企業からメールが送られてくると、内容を確認しただけで安心し、そのまま放置してしまったといった経験はありませんか。

企業が学生からの返信を待っていた場合、企業からの印象を下げてしまう可能性があります。インターンの対応が就活に直接影響はありませんが、メール対応をきちんとおこなうことは非常に好印象です。

インターン先の担当者は学生にメールがきちんと届いているか確認する手段がありません。メールを受信したら、返信をすることが基本だと覚えておきましょう。

そもそもインターンの意味がよくわかっていない場合はこちらの記事で確認しておきましょう。種類や期間など詳しく解説しています。
インターンの意味を徹底解剖！ 期間や種類で変わる用語をすべて紹介

インターンは応募時に履歴書をもとめられることがあります。履歴書の書き方や提出方法についてはこちらの記事で詳しく解説しています。併せてチェックしてみましょう。
インターンシップの履歴書の作成方法｜書き方から提出方法まで解説

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例外もある！ メール返信が不要な2つのケースを紹介

インターン先から送られてくるメールには、返信をすることが基本です。ただし、すべてのメールに返信をする必要はありません。ここでは、メールの返信が不要なケースを2つ紹介します。

返信が不要なメールのケースを知っておくことで、自信を持って対応ができるようになります。

①「自動送信」と記載がある

自動メールとは、一定の条件をクリアした際に自動的にメールを配信するシステムの1つです。

今までにも「自動送信のため、ご返信いただいてもお答えできません」や「本メールは送信専用のメールアドレスで送信しており、このメールにご返信いただいてもご回答いたしかねますので、あらかじめご了承ください」と記載のあるメールを受け取った経験があるのではないでしょうか。

企業は多くの学生と連絡を取り合っています。多くの学生に対し、1人ひとり対応することが難しいとき、企業は自動メールで配信することがあります。全員に同じ内容を送っている自動メールには返信の必要はありません。

そもそも、送信専用のメールアドレスから送られている可能性が高いです。つまり、情報発信のみの用途で使われており、返信しても誰も見ない、もしくは見ることができない可能性があります。

「本メールは自動送信です」や「本メールは送信専用です」と記載のある場合は、返信をする必要がないことを理解しておきましょう。

②「返信不要」と記載がある

インターン先の企業からのメールに「返信不要です」と記載がある場合には、メールを返信することは控えましょう。失礼にはあたらないので、安心してください。

むしろ「返信不要」と記載があるにもかかわらず、返信をしてしまうと、インターン先の企業に手を煩わせてしまうことになります。注意をしましょう。

インターンだけでなく、就活メールではどこまで返信したら良いのかわからないと悩む人が多いです。こちらの記事では就活メールの返信術について詳しく解説しています。ぜひ参考にしてみてください。
就活メールの返信はどこまで必要？ 注意点やコツを例文付きで解説

インターンにはさまざまな種類があります。こちらの記事では長期インターンについてを詳しく解説しています。長期インターンに興味がある人はこちらの記事を確認してみましょう。
誰でもわかる！ 長期インターンガイド｜初歩から実践まで徹底解説！

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印象アップ！ インターンシップのメール返信で気をつけたいマナーとは

普段メールを使う機会はどの程度あるでしょうか。 普段使わないからこそ、メールで気をつけなければならないポイントはしっかりと押さえておきましょう。

できるだけ早い対応を！ 24時間以内に返そう　

企業からのメールには24時間以内に返信をするようにしましょう。毎日多くの学生とやり取りをしている担当者は、反応の早い学生の方が日程の調整もしやすく印象にも残ります。

ただ、企業からメールがきたことを確認できても、アルバイトやゼミなどですぐに返信ができないこともあるでしょう。どうしてもすぐに返信ができない場合には、カレンダーなどに返信をする予定の時刻をメモしておくことをおすすめします。

そうすることで返信漏れを防ぎ、なるべく早い対応ができます。日程調整などもスムーズにおこなえることができるのです。

返信が遅くなってしまうと、ほかのインターン生を優先されてしまう可能性があります。選考途中のときは特に注意してみましょう。

時間帯には注意！ 営業時間内に返信しよう

インターン先の企業からのメールには、24時間以内に返信をするのがマナーですが、メールを送る時間帯には注意が必要です。できるだけ企業の営業時間内に送り、深夜や早朝の時間帯にメールを返信することは避けましょう。

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ルールを知ろう！ ビジネスメールの基本構造を解説！ 　

インターンシップ先のメールに返信するときに重要となるのが、ビジネスメールの基本ルールです。

ビジネスメールは「宛先」「件名」「宛名」「本文」「署名」の5つの要素で構成されています。この基本構造を押さえておけば、グッとメールが書きやすくなるので、しっかりと把握することが大切です。

メールの内容が良かったとしても、締切日に間に合わなかったら意味がありません。次の記事で、インターン応募から実施までの流れを解説しています。こちらも読んでしっかりと理解してみてくださいね。
インターンは締切厳守！ 準備〜実施までのスケジュールを徹底解説

宛先：担当者の連絡先は登録しておくのがベスト！

メールアドレスの宛先入力欄には「TO」「CC」「BCC」の3項目が入力できるようになっています。

宛先を入力するときに注意すべきことは、直接入力は避けるという点です。担当者の連絡先を事前に登録したり、コピー＆ペーストを上手く使うことで誤送信によるトラブルを避けましょう。

件名：開封しなくても要件がわかるような工夫を！

件名とはメールの内容を簡潔にあらわしたものです。メールのタイトルのようなものですね。

企業の担当者は毎日多くのメールを受信しています。開封をしなくても、用件がわかるような工夫をしましょう。

わかりやすい件名を作るために「いつ」「誰か」「どのような用件で」を意識してみましょう。

企業は多くの学生とやり取りをします。日時や名前、大学名が明記されていれば、担当者もメールが探しやすくなります。ただし、長くなりすぎると今度は見づらくなってしまいます。大学名が長い場合には、日時と名前だけにするなど工夫も必要です。

宛名：会社名＋部署名＋相手の名前を書こう！

誰宛のメールなのかきちんと伝わるように宛名の書き方には注意が必要です。

宛名の基本は「会社名＋部署名＋相手の名前」になります。しかし、複数名に送る場合や担当者の名前がわからない場合もあるでしょう。

以下にパターン別の宛名の書き方を紹介します。どんなパターンでも宛名をしっかりと記載できるように覚えておきましょう。

相手の役職がわかる場合には、部署名と名前の間にいれるようにしましょう。また、複数名に送る場合には、役職順に記載することがポイントです。役職がわからない場合には特に記載しなくても問題ありません。

本文：用件をできるだけ簡潔に！

本文は挨拶と自己紹介から書き始めます。

はじめてメールを送るときには「初めてメールをお送りいたします」や「突然のご連絡失礼いたします」を使いましょう。2回目以降は「いつもお世話になっております」で書き始めてみてください。

自己紹介では、どこの誰かわかるように「大学名＋学部名＋名前」を書くようにしましょう。長くなってしまう場合には学部名は記載しなくてもOKです。

挨拶と自己紹介を終えたら、伝えたい内容を記載します。できるだけ簡潔でわかりやすい文章を心掛けましょう。1行30文字を意識してみてください。1つの段落は3行程度、多くても5行以内におさめるようにすると、より読みやすい本文になります。

伝えたい内容を記載し終えたら、「何卒よろしくお願いいたします」などの締めの言葉を使いましょう。

署名：自分の大学名＋学部名＋名前＋連絡先を書こう！

本文を書き終えたら、メールの最後に署名をいれましょう。署名は「名刺」のような存在です。署名に入れておくべき項目は漏れなく記載するようにしましょう。

メールの最後に入れる署名については、作成方法や注意点をこの記事で詳しく紹介しています。ぜひ参考にしてくださいね。
テンプレート付き！ 学生がメール署名を作成するポイントを徹底解説

一目置かれる返信術！ 言葉の表現を言い換えてワンランクアップ

①「お世話になっております」の言い換え

「お世話になっております」はメールで最もよく使われているフレーズの一つです。「お世話になっております」を少し言い換えるだけで、より丁寧な印象となるので覚えておきましょう。

このほかにも、何度もメールを送るときには「たびたびのご連絡失礼します」、20時以降にメールを送るときには「夜分に失礼します」など、状況によって使えるフレーズが変わってきます。

②「お忙しいところ恐縮ですが」の言い換え

「お忙しいところ恐縮ですが」はクッション言葉としてよく使われているフレーズです。

依頼をするときなどによく使いますが、忙しい中手を煩わせてしまっていることに対するお詫びの意味が含まれています。

「何卒よろしくお願いします」の一文よりも「お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いします」の方が、相手に対してより謙虚な姿勢が伝わりますよね。

インターンのメール返信でも使えるタイミングが多くあるはずなので、言い換え例をいくつか覚えておくと良いでしょう。インターン先の企業に少しだけ好印象を与えることができるかもしれません。

③「申し訳ございません」の言い換え

誰しもミスはするものです。本来は、直接謝罪することがマナーですが、今回はメールで使える「申し訳ございません」の言い換え例を紹介します。

「申し訳ございません」をただ繰り返すよりも、誠意が伝わる言葉のバリエーションを増やすことで、状況に応じた使いわけができるようになります。

④「受け取りました」の言い換え

「受け取りました」は何かを受け取ったことを報告する際に使われる言葉です。インターンでも案内資料や必要書類などがメールで送られてくることもあるでしょう。

「受け取りました」でも問題ありませんが、より丁寧に伝えるために言い換え例を紹介します。状況によって使いわけられるよう覚えておきましょう。

⑤「ありがとうございます」の言い換え

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ミスを防ごう！ インターンシップ先にメールを送る前の最終チェック！

メールを書き上げたら、読み返すことを習慣づけましょう。せっかくの丁寧なメールを1つのミスで台なしにしないために、チェックリストを使って最後の確認をおこなうことをおすすめします。

防げるミスはすべて防ぎましょう。

誤字・脱字はないか

誤字・脱字があると、急いで適当にメールを作ったのではないかとインターン先の企業にマイナスの印象を与えることになってしまいます。誤字・脱字がないか、最低2回は読み返して確認しましょう。

読み返すときは声に出して読んでみることもおすすめです。声に出すことで文章全体のリズムがおかしくないか確認することができます。

改行・段落わけは適切か

適度な改行と段落わけは見た目を整えるうえで大事なポイントになります。

御社ではなく貴社を使っているか

「御社」と「貴社」は相手の会社に敬意を表して呼ぶ際に使われる言葉です。同じ意味の言葉ですが、「御社」は面接や会議など口頭で会話をするときに使い、「貴社」は資料やメールなど文章の中で使われます。

「御社」と「貴社」の違いについては、こちらの記事で詳しく解説しています。場面別に使い方を解説していたり、例文も紹介しているので、ぜひチェックしてみてください。
「御社」と「貴社」の違いは？ 具体的な場面や例文を交えて解説

インターンシップのメール例文11選！ シチュエーション別にまるっと紹介

インターンシップのメール返信で使える例文11選

例文①申し込みをする

インターンに申し込む際、選考で志望動機を求められるケースがあります。インターンの志望動機の書き方や業界別の例について、こちらの記事で詳しく解説しているのでぜひ参考にしてみてください。
例文15選｜インターンシップの志望動機をスルスル書く方法徹底解説

例文②参加の意向を伝える

例文③回答の保留を打診する

例文④辞退の意向を伝える

辞退連絡をする際に気をつけたいポイントについては、こちらの記事で詳しく解説しています。ぜひ参考にしてみてください。
キャンセルメールのビジネスマナー｜説明会や面接ごとの注意点を解説

例文⑤希望日程を伝える

企業によって日程の調整の仕方はさまざまです。日程調整メールの基本マナーについては、こちらの記事で詳しく解説しています。あわせて確認しておきましょう。
事例別8例文｜もう日程調整メールで迷わない！ 内容・マナーを解説

例文⑥日程変更を打診する

インターンに参加することが確定したら、どのようにインターンを充実させるか考えましょう。こちらの記事ではインターンの充実度を上げる質問テクニックについて解説しています。参考にしてみてくださいね。
インターンで使える質問60選｜4つのテクニックで就活情報をゲット

例文のような日程に関するメールは、面接の際にも必要になるかもしれません。次の記事で、面接についてのメール作成方法を解説しています。基本を押さえれば難しくないので、ぜひ読んでみてくださいね。
面接のメール連絡は難しくない！ 例文から基本マナーをまるッと解説

例文⑦服装や持ち物について質問をする

インターンでは服装が指定されることが多いです。スーツの場合や、私服の場合など、シーンごとの服装選びについては、こちらの記事で詳しく解説しています。着こなし方について確認しておきましょう。
インターンシップの服装にもう迷わない！ 選び方のポイント徹底解説

例文⑧遅刻連絡をする

例文⑨欠席連絡をする

例文⑩参加後にお礼をする

例文⑪メール返信が遅れたことを謝罪する

コレで忘れない！ インターンシップのメール管理で使える3つのテクニック

①重要だとすぐわかる！ フラグを立てよう

たくさんの受信メールの中に重要なメールが混ざっていると探すのが大変です。また、一つひとつ確認するのに膨大な時間がかかってしまいます。

重要なメールだけを目立たせたい場合、フラグ機能が便利です。見返す必要があるメールやすぐに返信ができないメールに目印をつけることで、返信漏れを防ぐことができます。

②見逃しを防ぐ！ フォルダわけして整理しよう

学生のみなさんはたくさんの企業と連絡を取り合うことになります。

違う企業に間違えて返信をしてしまったといった失敗がないように、メールはラベルわけをして整理してみましょう。

受信ボックスに「株式会社〇〇」や「株式会社△△」といったフォルダを作成し、インターン企業ごとに確認をすると見やすくなります。

どの企業からのメールに返信が必要なのかすぐに判断ができるようになります。また、過去のやり取りを見返す際にも便利です。

③これで安心！ 送信予約をしよう

授業やアルバイトで日中にメールを見ることができず、メールに気づいたのが夜中だったという経験はあるでしょうか？

翌日に返信しようとして忘れてしまうことや送信したい時間帯に予定が入っていることもあるでしょう。

そんなときに便利なのが送信予約の機能です。メールを送信したい時間を設定することが可能になるので、返信のし忘れを防ぐことができます。

キャリアアドバイザーコメント

就活で一歩リード！ インターンシップのメール返信ではマナーやコツの理解が超重要