例文11選! インターンシップのメール返信テクニックを大公開!

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目次

マナーに要注意! インターンシップのメール返信にはコツがある!?

男の子就活生

佐藤みなと

ついにインターンシップ(インターン)に申し込みをしました! さっそくインターン先からメールが送られてきましたが、返信する必要あるのでしょうか……。

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

インターンに参加されるのですね! いきなり企業からメールが送られてきたらドキッとしますよね。

男の子就活生

佐藤みなと

そうなんです。今まで企業にメールを送ったことがないので不安です。一体どうしたら……。

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

大丈夫です! ビジネスメールの基本から紹介するので安心してくださいね。一緒に学んで、インターン先にメール返信をしてみましょう!

インターン先からメールが送られてきても対応がわからないといった悩みを抱える学生は少なくありません。

学生のみなさんは、インターンではじめて企業とメールのやり取りをするため、ビジネスメールに慣れておらず、失敗をしてしまうケースもあるでしょう。

今回はインターン先にメール返信をするときのコツやマナー、注意点などを紹介していきます。シチュエーション別の例文もあるため、ぜひ参考にしてみてください。

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顔が見えないからこそ! インターンシップのメールには返信しよう!

男の子就活生

佐藤みなと

そもそもインターン先からきたメールを返信する必要ってありますか?

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

企業とメールのやり取りをしたことがないと不安ですよね。でも、企業側も学生にメールが届いているのかわからないため、メール返信はきちんと対応しましょう!

男の子就活生

佐藤みなと

わかりました! メールが届いていることを伝えるために、返信をしようと思います!

企業からメールが送られてくると、内容を確認しただけで安心し、そのまま放置してしまったといった経験はありませんか。

企業が学生からの返信を待っていた場合、企業からの印象を下げてしまう可能性があります。インターンの対応が就活に直接影響はありませんが、メール対応をきちんとおこなうことは非常に好印象です

インターン先の担当者は学生にメールがきちんと届いているか確認する手段がありません。メールを受信したら、返信をすることが基本だと覚えておきましょう。

そもそもインターンの意味がよくわかっていない場合はこちらの記事で確認しておきましょう。種類や期間など詳しく解説しています。
インターンの意味を徹底解剖! 期間や種類で変わる用語をすべて紹介

インターンは応募時に履歴書をもとめられることがあります。履歴書の書き方や提出方法についてはこちらの記事で詳しく解説しています。併せてチェックしてみましょう。
インターンシップの履歴書の作成方法|書き方から提出方法まで解説

キャリアアドバイザーコメント

ビジネスマナーについて必要以上に怯える必要はない!

就職活動は基本的には社会人のルールでおこなわれます。つまり、さまざまなところでビジネスマナーを意識する必要があるということです。

学生にとっては、メール一つとっても「これで合っているのか」と不安を感じると思いますが、ビジネスマナーはそれほど難しいことはありません。メールのフォーマットや見本もあるので、参考にできそうなものは、どんどん使っていきましょう。

そして、不安に感じることがあっても、まずはその通りにやってみましょう。そうして支障なくやりとりできれば「これでいいんだ」と感じて、安心できるようになります。

ビジネスマナーは難しいわけではなく、知って意識すれば誰でもできることなので安心してくださいね。

例外もある! メール返信が不要な2つのケースを紹介

メール返信が不要な2つのケースを紹介する画像
男の子就活生

佐藤みなと

インターン先からメールがきたら、まずは返信をするようにします!

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

習慣づけることは大切ですね。ただ、実はインターン先にメールを返信をしなくて良いケースもあるのです……!

男の子就活生

佐藤みなと

ええっ、そうなのですか! 難しい……。どういったメールに返信をするべきか迷ってしまいます。田中さん、見わけるコツってありますか?

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

もちろんありますよ! これから、メール返信が不要な2つのケースを紹介します! 一緒に確認していきましょう!

インターン先から送られてくるメールには、返信をすることが基本です。ただし、すべてのメールに返信をする必要はありません。ここでは、メールの返信が不要なケースを2つ紹介します。

返信が不要なメールのケースを知っておくことで、自信を持って対応ができるようになります。

①「自動送信」と記載がある

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

メール返信が不要なケースの1つ目が「自動送信」と記載のあるケースです!

男の子就活生

佐藤みなと

自動送信とはどういったものでしょうか?

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

聞き慣れない言葉ですよね。私が解説するので一緒に確認しましょう!

男の子就活生

佐藤みなと

ありがとうございます!

自動メールとは、一定の条件をクリアした際に自動的にメールを配信するシステムの1つです。

今までにも「自動送信のため、ご返信いただいてもお答えできません」や「本メールは送信専用のメールアドレスで送信しており、このメールにご返信いただいてもご回答いたしかねますので、あらかじめご了承ください」と記載のあるメールを受け取った経験があるのではないでしょうか。

企業は多くの学生と連絡を取り合っています。多くの学生に対し、1人ひとり対応することが難しいとき、企業は自動メールで配信することがあります。全員に同じ内容を送っている自動メールには返信の必要はありません。

そもそも、送信専用のメールアドレスから送られている可能性が高いです。つまり、情報発信のみの用途で使われており、返信しても誰も見ない、もしくは見ることができない可能性があります

「本メールは自動送信です」や「本メールは送信専用です」と記載のある場合は、返信をする必要がないことを理解しておきましょう。

②「返信不要」と記載がある

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

メール返信が不要なケースの2つ目が「返信不要」と記載のあるメールです!

男の子就活生

佐藤みなと

お! これはわかりやすいですね。

インターン先の企業からのメールに「返信不要です」と記載がある場合には、メールを返信することは控えましょう。失礼にはあたらないので、安心してください

むしろ「返信不要」と記載があるにもかかわらず、返信をしてしまうと、インターン先の企業に手を煩わせてしまうことになります。注意をしましょう。

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

ただし、何か質問がある場合は「返信不要」と記載があっても、返信して問題ありませんよ! ここでお伝えしたいのは「返信だけの返信」をする必要はないということです。

インターンだけでなく、就活メールではどこまで返信したら良いのかわからないと悩む人が多いです。こちらの記事では就活メールの返信術について詳しく解説しています。ぜひ参考にしてみてください。
就活メールの返信はどこまで必要? 注意点やコツを例文付きで解説

インターンにはさまざまな種類があります。こちらの記事では長期インターンについてを詳しく解説しています。長期インターンに興味がある人はこちらの記事を確認してみましょう。
誰でもわかる! 長期インターンガイド|初歩から実践まで徹底解説!

キャリアアドバイザーコメント

迷ったら返信! どちらかわからないときは返信しよう

「自動送信と記載がある」もしくは「返信不要と記載がある」場合をのぞき、基本的にはメールに返信をするようにしましょう。

例外として「承知しました」や「何か疑問点があったらご連絡ください」など会話が終わっていて、何も回答を求められていない場合には返信をしなくても問題ありません。

ただし、「ご連絡いただきありがとうございます。引き続きよろしくお願いします」など一言メールを返信しても失礼にあたることはないため、迷ったら返信するようにしましょう。

「返信不要」と書いてあるときに返信するのを避ける理由も、相手の手間を増やしてしまうからであり、返信したこと自体が失礼になるからではありません。
ですから、迷ったときには返信をしておくことをおすすめします。

印象アップ! インターンシップのメール返信で気をつけたいマナーとは

男の子就活生

佐藤みなと

メールの返信が不要なケースがわかったので、悩まず対応ができそうです! 他に気をつけた方が良いことはありますか?

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

お! 良い質問ですね。メールを返信するときに気をつけてほしいマナーが2つあります!

男の子就活生

佐藤みなと

マナーを守らないと、どうなりますか……?

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

インターン選考に直接影響するわけではないのですが、担当者から「この学生は適当だな……」と捉えられてしまうかもしれません!

男の子就活生

佐藤みなと

それは嫌ですね……!

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

難しいマナーではないので、そこまで身構えなくても大丈夫ですよ。1つひとつ解説していくので、一緒に覚えましょう!

普段メールを使う機会はどの程度あるでしょうか。 普段使わないからこそ、メールで気をつけなければならないポイントはしっかりと押さえておきましょう。

できるだけ早い対応を! 24時間以内に返そう 

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

佐藤さんはメールの返信が早い人と、何日も経っても返信がこない人、どちらの方が印象が良いですか?

男の子就活生

佐藤みなと

もちろん返信が早い人です! 何日経っても返信がこないと不安になります。

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

そうですよね。ビジネスシーンでも同じで、インターン先の企業からメールがきたら、早めに返信をしましょう!

企業からのメールには24時間以内に返信をするようにしましょう。毎日多くの学生とやり取りをしている担当者は、反応の早い学生の方が日程の調整もしやすく印象にも残ります。

ただ、企業からメールがきたことを確認できても、アルバイトやゼミなどですぐに返信ができないこともあるでしょう。どうしてもすぐに返信ができない場合には、カレンダーなどに返信をする予定の時刻をメモしておくことをおすすめします

そうすることで返信漏れを防ぎ、なるべく早い対応ができます。日程調整などもスムーズにおこなえることができるのです。

返信が遅くなってしまうと、ほかのインターン生を優先されてしまう可能性があります。選考途中のときは特に注意してみましょう。

時間帯には注意! 営業時間内に返信しよう

メール送る時間帯の目安

  • 始業時間~お昼休憩前 (8時~12時)
  • お昼休憩後~終業時間 (14時~20時)
男の子就活生

佐藤みなと

田中さん! 企業からのメールには可能な限り早めに返信をするということはわかったのですが、 24時間以内であれば何時に送っても良いってことですか?

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

良いところに気がつきましたね! 実は、メールを送る時間帯にも注意が必要です! 特に深夜に送ることは控えましょう。ここからは、メールを送信する時間帯の目安について詳しく解説していきます。

インターン先の企業からのメールには、24時間以内に返信をするのがマナーですが、メールを送る時間帯には注意が必要です。できるだけ企業の営業時間内に送り、深夜や早朝の時間帯にメールを返信することは避けましょう

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

インターン先の企業の営業時間がわかる場合には、その時間帯に送ると良いでしょう。

男の子就活生

佐藤みなと

よくわかりました! インターン先の企業に返信をするときはできるだけ早く、営業時間内に返信をするように心掛けます!

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

しっかり理解ができていますね!

キャリアアドバイザーコメント

テッ ター スェ

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小さな気遣いができるかどうかでほかの学生と差がつく

ビジネスマナーは相手への配慮です。相手に不快感を与えないか、相手の時間や手間を取らせないかということを考え、そうならないように工夫をすることが大切です。

メールにおけるビジネスマナーもいくつかありますが、たとえば相手がひと目で内容を判断できるようにタイトルをわかりやすくしたり、本文をパッと見て読みやすくするために一定の長さで改行したりするといったことです。

相手が忙しい時間帯や、夜中や早朝といった営業時間外にメールを送らないようにすることも同様です。こうした細かいことにもきちんと配慮できているかどうかで、それができていない学生との間に差が生まれます。

どうしても夜中や早朝に送らなければならない場合は「夜分遅くに大変申し訳ありません」など、一言お詫びを添えるようにしましょう。

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ルールを知ろう! ビジネスメールの基本構造を解説!  

ビジネスメールの基本構造5つについての画像
女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

ところで佐藤さん、企業とメールのやり取りはしたことがないといっていましたが、ビジネスメールには決まった書き方があるのは知っていますか?

男の子就活生

佐藤みなと

正直よくわかっていません。教えてください!

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

はじめてのインターンの応募ですものね! それではビジネスメールの書き方について詳しく解説していきます。これを知っておくと、今後の就活に活きること間違いなしです!

インターンシップ先のメールに返信するときに重要となるのが、ビジネスメールの基本ルールです。

ビジネスメールは「宛先」「件名」「宛名」「本文」「署名」の5つの要素で構成されています。この基本構造を押さえておけば、グッとメールが書きやすくなるので、しっかりと把握することが大切です。

メールの内容が良かったとしても、締切日に間に合わなかったら意味がありません。次の記事で、インターン応募から実施までの流れを解説しています。こちらも読んでしっかりと理解してみてくださいね。
インターンは締切厳守! 準備〜実施までのスケジュールを徹底解説

宛先:担当者の連絡先は登録しておくのがベスト!

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

メールの宛先には、送りたい相手のメールアドレスを入力します。

男の子就活生

佐藤みなと

「TO」の部分ですね!

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

そうです! 誤送信を防ぐために、宛先は最後に入れるようにすると良いですよ。また、送り先を間違えないように気を付けてくださいね。

男の子就活生

佐藤みなと

間違えないようにするために何かできることはありますか?

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

送り先を間違えないためには、担当者の連絡先を事前に登録しておくと良いでしょう。直接入力するのは大変ですし、間違いやすいですよね。コピー&ペーストもおすすめです。

男の子就活生

佐藤みなと

なるほど! 誤送信しないように気をつけたいと思います! 「TO」のほかに「CC」と「BCC」がありますが、使いわけがよくわかりません……。

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

心配は無用です! 「TO」「CC」「BCC」の使いわけを意識すると、返信時にも役に立つので、一緒に理解していきましょう!

メールアドレスの宛先入力欄には「TO」「CC」「BCC」の3項目が入力できるようになっています。

TO:メールを送信したい相手

  • メールを送る相手が明確に決まっている場合にTOを使う

CC:メールを共有したい相手

  • 担当者が複数いる場合や部署のメールアドレスがある場合にCCを使う

BCC:メールを共有したいが、受信者には伏せたい相手

  • お互いの個人情報を伏せて送りたい場合にBCCを使う

宛先を入力するときに注意すべきことは、直接入力は避けるという点です。担当者の連絡先を事前に登録したり、コピー&ペーストを上手く使うことで誤送信によるトラブルを避けましょう。

件名:開封しなくても要件がわかるような工夫を!

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

次は件名についての解説をしていきます。

男の子就活生

佐藤みなと

ありがとうございます!

件名とはメールの内容を簡潔にあらわしたものです。メールのタイトルのようなものですね。

企業の担当者は毎日多くのメールを受信しています。開封をしなくても、用件がわかるような工夫をしましょう。

一目見てわかる件名を作るポイント

  • 大学名と名前を記載する
    例)インターンシップの希望日程(〇〇大学/〇〇〇〇)
  • 【〇〇】を使って強調する
    例)【ご挨拶】インターンシップに参加する〇〇大学の〇〇です
  • 日時を明記する
    例)〇月〇日のインターンシップに関する質問

わかりやすい件名を作るために「いつ」「誰か」「どのような用件で」を意識してみましょう

企業は多くの学生とやり取りをします。日時や名前、大学名が明記されていれば、担当者もメールが探しやすくなります。ただし、長くなりすぎると今度は見づらくなってしまいます。大学名が長い場合には、日時と名前だけにするなど工夫も必要です。

男の子就活生

佐藤みなと

メールを受けとる相手のことを考えて、件名を作成すれば良いのですね!

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

その通りです! 素晴らしいですね。

宛名:会社名+部署名+相手の名前を書こう!

男の子就活生

佐藤みなと

宛名を書くときが一番悩みます……。

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

どうしてですか?

男の子就活生

佐藤みなと

企業の担当者が1人のときや複数のときにどう書いたら良いかわかりませんし、担当者の名前がわからないときもあるので……。

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

確かに宛名の表記にはいろいろなパターンがありますね!

男の子就活生

佐藤みなと

そうなのです……。基本から教えてください!

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

もちろんです! では早速解説していきます!

誰宛のメールなのかきちんと伝わるように宛名の書き方には注意が必要です。

宛名の基本は「会社名+部署名+相手の名前」になります。しかし、複数名に送る場合や担当者の名前がわからない場合もあるでしょう。

以下にパターン別の宛名の書き方を紹介します。どんなパターンでも宛名をしっかりと記載できるように覚えておきましょう。

宛名の書き方についての画像

相手の役職がわかる場合には、部署名と名前の間にいれるようにしましょう。また、複数名に送る場合には、役職順に記載することがポイントです。役職がわからない場合には特に記載しなくても問題ありません。

男の子就活生

佐藤みなと

これで迷わずメールが送れます!

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

メールを送る相手を示す宛名はもっとも重要なポイントのひとつです。押さえておきましょう!

男の子就活生

佐藤みなと

はい!

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

最後に一番大事なことをお伝えします! 宛名を間違えると失礼にあたります。佐藤さんも自分の名前を間違えられたら嫌ですよね?

男の子就活生

佐藤みなと

そうですね……。

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

知っていると過信せずに名前をしっかりと確認しましょう! 特に「ワタナベ」や「サイトウ」など漢字表記が複数ある名前のときは要注意です!

間違いやすい漢字の名前

  • ワタナベ:渡辺/渡邊/渡邉/渡部
  • サイトウ:斎藤/齋藤/斉藤
  • イシザキ:石崎/石﨑/石嵜
  • タカギ:高木/髙木
  • トミタ:富田/冨田
  • サワダ:沢田/澤田

本文:用件をできるだけ簡潔に!

男の子就活生

佐藤みなと

ようやく本文を書けます!

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

そうですね! 本文を書くときは簡潔な内容にまとめることが大切です! 1行につき30文字、1段落3行を目安にすると読みやすいですよ。

男の子就活生

佐藤みなと

わかりました!

本文は挨拶と自己紹介から書き始めます。

はじめてメールを送るときには「初めてメールをお送りいたします」や「突然のご連絡失礼いたします」を使いましょう。2回目以降は「いつもお世話になっております」で書き始めてみてください。

挨拶の例

  • 初めてメールをお送りいたします
  • 突然のご連絡失礼いたします
  • いつも大変お世話になっております
  • たびたびのご連絡失礼いたします
  • 〇〇様からご紹介いただき、この度ご連絡させていただきました

自己紹介では、どこの誰かわかるように「大学名+学部名+名前」を書くようにしましょう。長くなってしまう場合には学部名は記載しなくてもOKです。

挨拶と自己紹介を終えたら、伝えたい内容を記載します。できるだけ簡潔でわかりやすい文章を心掛けましょう。1行30文字を意識してみてください。1つの段落は3行程度、多くても5行以内におさめるようにすると、より読みやすい本文になります

伝えたい内容を記載し終えたら、「何卒よろしくお願いいたします」などの締めの言葉を使いましょう。

結びの例

  • 何卒よろしくお願いいたします
  • どうぞよろしくお願いいたします
  • 引き続きよろしくお願いいたします
  • 今後ともご指導を賜りますようお願い申し上げます
  • ご一読のほどよろしくお願いいたします

署名:自分の大学名+学部名+名前+連絡先を書こう!

男の子就活生

佐藤みなと

これで完璧ですね! 本文を書き終えたら送信してもいいですか?

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

ちょっと待ってください! 本文まで書き終えたら、最後に署名をいれましょう。

男の子就活生

佐藤みなと

すっかり忘れていました!

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

普段、家族や友人と連絡をとるときには使わないですよね。でも、ビジネスメールでは大事な要素の1つです!

男の子就活生

佐藤みなと

なぜ署名はビジネスメールで大事なのでしょうか?

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

良い質問ですね。メールの署名は「名刺」の役割をはたしています。メールの最後に署名をつけることによって、誰が送ってきたのか一目で確認することができますよね!

男の子就活生

佐藤みなと

なるほど! たしかに署名には連絡先なども書いてあるので、その後の連絡も取りやすくなりますね。

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

その通りです!

本文を書き終えたら、メールの最後に署名をいれましょう。署名は「名刺」のような存在です。署名に入れておくべき項目は漏れなく記載するようにしましょう。

署名に必要な情報

  • 大学名
  • 学部名
  • 学年
  • 名前
  • メールアドレス
  • 電話番号

署名の記入例

————————————————
〇〇大学 〇〇学部 〇年
佐藤 みなと
Mail: minato.satou@xxxx.com
‌TEL: 080-〇〇〇〇-〇〇〇〇
————————————————

男の子就活生

佐藤みなと

住所は書かなくても大丈夫ですか?

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

はい! 入れても良いのですが、最近では個人情報保護の観点から書かなくても良いとされています。「誰から送られてきたか一目でわかる」ことがクリアできていれば問題ないです!

男の子就活生

佐藤みなと

わかりました!

メールの最後に入れる署名については、作成方法や注意点をこの記事で詳しく紹介しています。ぜひ参考にしてくださいね。
テンプレート付き! 学生がメール署名を作成するポイントを徹底解説

一目置かれる返信術! 言葉の表現を言い換えてワンランクアップ

言葉の言い換えテクニックについての画像
男の子就活生

佐藤みなと

田中さん! 質問があります!

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

なんでも聞いてください!

男の子就活生

佐藤みなと

メールを送るときに「お世話になっております」ばかり使ってしまいます……。ほかに使えるフレーズってないですか?

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

「お世話になっております」を最初の挨拶で使えることは素晴らしいですね! しかし、「お世話になっております」をほかの言葉で言い換えることもできますよ! !

男の子就活生

佐藤みなと

言い換えることもできるのですね!

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

はい! 学生は「お世話になっております」を多用しています。少し言い換えることで、担当者の目を引く、素敵なメールが作れるかもしれませんよ!

男の子就活生

佐藤みなと

周りとすこし差をつける言い換えテクニック……。ぜひ知りたいです!

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

もちろんです! ワンランク上のメールの言い換えテクニックを紹介していくので要チェックです!

男の子就活生

佐藤みなと

ありがとうございます!

①「お世話になっております」の言い換え

「お世話になっております」はメールで最もよく使われているフレーズの一つです。「お世話になっております」を少し言い換えるだけで、より丁寧な印象となるので覚えておきましょう。

「お世話になっております」の言い換え例

  • いつもお世話になっております
  • 平素は大変お世話になっております
  • ご連絡いただきありがとうございます

このほかにも、何度もメールを送るときには「たびたびのご連絡失礼します」、20時以降にメールを送るときには「夜分に失礼します」など、状況によって使えるフレーズが変わってきます

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

冒頭に使われることが多い「お世話になっております」の言い換えをたくさん知っておくと、メールの書き出しが楽になりますね!

②「お忙しいところ恐縮ですが」の言い換え

「お忙しいところ恐縮ですが」はクッション言葉としてよく使われているフレーズです。

依頼をするときなどによく使いますが、忙しい中手を煩わせてしまっていることに対するお詫びの意味が含まれています。

「何卒よろしくお願いします」の一文よりも「お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いします」の方が、相手に対してより謙虚な姿勢が伝わりますよね

インターンのメール返信でも使えるタイミングが多くあるはずなので、言い換え例をいくつか覚えておくと良いでしょう。インターン先の企業に少しだけ好印象を与えることができるかもしれません。

「お忙しいところ恐縮ですが」の言い換え例

  • ご多用のところ恐れ入りますが
  • ご多用中大変恐縮ではございますが
  • ご多忙のところお手数ですが
女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

クッション言葉の1つである「お忙しいところ恐縮ですが」は幅広いシーンで使えますね!

③「申し訳ございません」の言い換え

男の子就活生

佐藤みなと

就活やインターンの場面で失敗をしたときに使うかもしれない、謝罪の言葉である「申し訳ございません」の言い換えもあれば、ぜひ教えてください!

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

そうですね。謝罪するような機会はできれば避けたいですよね。ただ、自分のミスで迷惑をかけたときには、謝罪の言葉ひとつで相手からの印象も変わってきますので、ぜひ確認しましょう!

男の子就活生

佐藤みなと

なるほど! 今後のために覚えたいと思います!

誰しもミスはするものです。本来は、直接謝罪することがマナーですが、今回はメールで使える「申し訳ございません」の言い換え例を紹介します。

「申し訳ございません」をただ繰り返すよりも、誠意が伝わる言葉のバリエーションを増やすことで、状況に応じた使いわけができるようになります

「申し訳ございません」の言い換え例

  • 心よりお詫び申し上げます
  • 深くお詫び申し上げます
  • お詫びの言葉もございません
  • 大変失礼いたしました
女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

謝罪の言葉だけでなく「再度このようなことが起こらないよう十分に留意してまいります」など、今後同じようなミスはしないように気をつけるという意思も伝えられると、なお良いですね!

④「受け取りました」の言い換え

「受け取りました」は何かを受け取ったことを報告する際に使われる言葉です。インターンでも案内資料や必要書類などがメールで送られてくることもあるでしょう。

「受け取りました」でも問題ありませんが、より丁寧に伝えるために言い換え例を紹介します。状況によって使いわけられるよう覚えておきましょう

「受け取りました」の言い換え例

  • 受領いたしました
  • 拝受しました
女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

インターン先から書類を受け取ったら「書類を受領いたしました。ご送付いただきありがとうございます。今後ともよろしくお願いします」と返信するとより丁寧ですね!

男の子就活生

佐藤みなと

ちょっとカッコイイ言い方ですね!

⑤「ありがとうございます」の言い換え

男の子就活生

佐藤みなと

「ありがとうございます」は積極的に使っていきたい言葉ですね!

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

そうですね! 使うシーンがたくさんあるからこそ、「ありがとうございます」のバリエーションもたくさんあった方が良いと思いませんか?

男の子就活生

佐藤みなと

たしかに感謝の伝え方は多いほど良いですね!

「ありがとうございます」の言い換え例

  • 感謝いたします
  • 御礼申し上げます
  • 重ねてお礼申し上げます
  • お気遣いいただきありがとうございます
女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

ささいなことでも感謝の言葉を口にできることはインターンや就活の場面でも評価される点だと思います。状況に応じて適切な表現を使えるようになりましょう!

キャリアアドバイザーコメント

「デキる学生!」と担当者に思わせるポイントは2つ

学生から送られてくるメールに対して、企業が「お、デキる学生だな」と思うポイントは2つです。1つ目は「敬語がきちんと使えている」、2つ目は「返信のスピードが早い」です。

きちんと敬語が使えていると、読んでいて安心感がありますし、きちんと勉強しているなという印象を受けます。

また、返信が早いこともポイントになります。仕事ができる社会人ほど、メールなどのやりとりのスピードが早く、安心感があります。学生とのやりとりで社会人がストレスを感じるポイントの1つが、時間に対する感覚が異なることです。

ただし、スピードを重視するあまり言葉遣いが間違ってしまうのはよくありませんから、優先順位は丁寧に、かつなるべく早めに、が大事です。

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ミスを防ごう! インターンシップ先にメールを送る前の最終チェック!

インターンのメールに返信するときの最終チェックリストについての4コマ漫画画像
男の子就活生

佐藤みなと

ビジネスメールの基本構造から、よく使われるフレーズの言い換え例までよく理解できました!

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

そうですね! ここまでのことが理解できていれば問題なくインターン先の担当者とメールのやり取りができますね!

男の子就活生

佐藤みなと

はい! 田中さんのおかげです!

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

メールを書き終えたら送る前に最後のチェックをしていきましょう!

メールを書き上げたら、読み返すことを習慣づけましょう。せっかくの丁寧なメールを1つのミスで台なしにしないために、チェックリストを使って最後の確認をおこなうことをおすすめします。

防げるミスはすべて防ぎましょう

誤字・脱字はないか

誤字・脱字があると、急いで適当にメールを作ったのではないかとインターン先の企業にマイナスの印象を与えることになってしまいます。誤字・脱字がないか、最低2回は読み返して確認しましょう。

読み返すときは声に出して読んでみることもおすすめです。声に出すことで文章全体のリズムがおかしくないか確認することができます。

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

可能であれば、誰かに読んでもらいましょう! 誤字・脱字はもったいないミスです。絶対に防ぎたいところですね!

改行・段落わけは適切か

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

佐藤さんは普段どのような手段で連絡をとっていますか?

男の子就活生

佐藤みなと

家族や友人とはSNSで連絡を取ることが多く、メールはほとんど使うことはありません!

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

そうですよね。SNSでは短い文章や一文で会話形式のやり取りをおこなっていると思いますが、メールは全体で1つのメッセージを作ります。改行や段落わけがない長い文章だったらどう思いますか?

男の子就活生

佐藤みなと

読みたくなくなります……。

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

その通りです。改行や段落わけのない文章は非常に読みにくく、相手にストレスを与えます。見た目の綺麗さや読みやすさも最後に確認しましょう!

適度な改行と段落わけは見た目を整えるうえで大事なポイントになります。

改行と段落わけのポイント

  • 内容が区切れるところで改行する
  • 段落と段落の間に空の行をはさむ
  • 1つの段落はは3行~5行以内に収める
  • 1行につき30文字程度に収める
女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

自分が受け取ったときに読みやすいと思うかを意識して、改行や段落わけをしてみましょう!

御社ではなく貴社を使っているか

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

どうですか? メールは作れましたか?

男の子就活生

佐藤みなと

作れました! 田中さん、読んでみてくれませんか?

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

もちろんです! ……とても良く書けていますね。ただ、1つ間違いがあります!

男の子就活生

佐藤みなと

えっ! マナーを守って、丁寧に書いたはずなのに……。一体どこでしょうか?

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

インターン先の企業のことを「御社」と書いてしまっていますね。

男の子就活生

佐藤みなと

「御社」だと間違いなのですか?

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

そうなのです。メールでは「御社」ではなく「貴社」を使います。「御社」も「貴社」も相手の会社を指す言葉ですが、話し言葉のときは「御社」、書き言葉のときは「貴社」を使います。間違いやすいところなので気をつけましょう!

男の子就活生

佐藤みなと

メールでは「貴社」を使うのですね! 送信する前でよかったです!

「御社」と「貴社」は相手の会社に敬意を表して呼ぶ際に使われる言葉です。同じ意味の言葉ですが、「御社」は面接や会議など口頭で会話をするときに使い、「貴社」は資料やメールなど文章の中で使われます。

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

インターン先の企業の担当者はもちろん社会人の先輩であり、「御社」と「貴社」の使いわけは基本ルールとして捉えています。間違えないように注意しましょう!

「御社」と「貴社」の違いについては、こちらの記事で詳しく解説しています。場面別に使い方を解説していたり、例文も紹介しているので、ぜひチェックしてみてください。
「御社」と「貴社」の違いは? 具体的な場面や例文を交えて解説

インターンシップのメール例文11選! シチュエーション別にまるっと紹介

シチュエーション別のインターンのメール返信例文11選についての画像

インターンシップのメール返信で使える例文11選

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

いよいよインターン先の企業とメールのやり取りが始まりますね!

男の子就活生

佐藤みなと

はい!

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

ここからはシチュエーションごとにメール例文を解説していきます! 佐藤さんはこれからインターンに参加されると思うので、どのシチュエーションでもメール対応ができるように一緒に確認していきましょう!

男の子就活生

佐藤みなと

ありがとうございます! インターンに申し込むところから参加後の例文までありますね! 例文を参考にすれば、インターンのメール返信で悩むことはなくなりますね!解説よろしくお願いします!

例文①申し込みをする

例文 

件名:インターンシップ参加の申し込み(〇〇大学 佐藤みなと)
本文:
株式会社〇〇 
人事部〇〇課 〇〇様

突然のご連絡失礼いたします。

〇〇大学〇〇学部〇年の佐藤みなとと申します。

貴社のホームページにて、夏季インターンシップの募集要項を拝見し、
ぜひ応募させていただきたくご連絡をいたしました。

大学では〇〇を専攻しているということもあり、貴社の主力商品である〇〇については以前から大変興味がありました。

夏季インターンシップは、学生のうちから貴社の実務に携わることができる、またとない機会であり、少しでも多くのことを学びたいと考えています。

つきましては、ぜひともインターンシップ参加をご検討いただけますと幸いです。

お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。
————————————————
〇〇大学 〇〇学部 〇年
佐藤 みなと
Mail: minato.satou@xxxx.com
‌TEL: 080-〇〇〇〇-〇〇〇〇
————————————————

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

名前はフルネームで書くようにしましょう! また、申し込みの際には参加の意思を伝えることはもちろんですが、インターンシップに参加したい理由も付け加えることで、意欲の高さが感じられますね!

インターンに申し込む際、選考で志望動機を求められるケースがあります。インターンの志望動機の書き方や業界別の例について、こちらの記事で詳しく解説しているのでぜひ参考にしてみてください。
例文15選|インターンシップの志望動機をスルスル書く方法徹底解説

例文②参加の意向を伝える

例文

件名:インターンシップの選考通過のお礼(〇〇大学 佐藤みなと)
本文:
株式会社〇〇 
インターンシップご担当者様

いつもお世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇年の佐藤みなとと申します。

このたびは夏季インターンシップの採用のご連絡をいただき誠にありがとうございます。

貴社のインターンシップに参加できること、大変うれしく思います。

期間中はご迷惑をおかけすることも多々あると思いますが、ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします。
————————————————
〇〇大学 〇〇学部 〇年
佐藤 みなと
Mail: minato.satou@xxxx.com
‌TEL: 080-〇〇〇〇-〇〇〇〇
————————————————

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

受け入れに対する感謝と、インターンへの参加の意気込みを簡潔に述べましょう!

例文③回答の保留を打診する

例文

件名:インターンシップ参加申し込み(〇〇大学 佐藤みなと) 
本文:
株式会社〇〇 
人事部 〇〇様

お世話になっております。

〇〇大学〇〇学部〇年の佐藤みなとと申します。

このたびは〇月〇日(〇)に開催されますインターンシップについて、
採用のご連絡をいただき誠にありがとうございます。

ぜひ参加をさせていただきたいのですが、大学の授業の関係で〇月〇日(〇)のスケジュールが確定しておらず、お返事につきましては少々お時間をいただけますでしょうか。

〇月〇日(〇)までお返事を保留させていただけますと幸いです。
すぐに対応ができず、大変申し訳ございません。

お時間をいただき大変恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
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〇〇大学 〇〇学部 〇年
佐藤 みなと
Mail: minato.satou@xxxx.com
‌TEL: 080-〇〇〇〇-〇〇〇〇
————————————————

男の子就活生

佐藤みなと

すぐに返信ができない場合は、返信をする期限を設定することが大切なのですね!

例文④辞退の意向を伝える

例文

件名:インターンシップ辞退についてのお詫び(〇〇大学 佐藤みなと) 
本文:
株式会社〇〇 
人事部〇〇課 〇〇様

いつもお世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇年の佐藤みなとと申します。

このたびは貴社でおこなわれるインターンシップにつきまして、
選考通過のご連絡をいただき誠にありがとうございます。

貴重な機会をいただいたにもかかわらず大変申し訳ないのですが、ご案内いただきました日時が大学の期末試験と重なってしまい、参加を辞退したくご連絡をさせていただきました。

〇〇様へ直接お詫びすべきところ、メールでのご連絡となりましたことを重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
————————————————
〇〇大学 〇〇学部 〇年
佐藤 みなと
Mail: minato.satou@xxxx.com
‌TEL: 080-〇〇〇〇-〇〇〇〇
————————————————

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

辞退をする場合は、なるべく早く連絡をすることがマナーです。また、当日に参加ができなくなった場合は担当者へすぐに電話で連絡を入れましょう!

辞退連絡をする際に気をつけたいポイントについては、こちらの記事で詳しく解説しています。ぜひ参考にしてみてください。
キャンセルメールのビジネスマナー|説明会や面接ごとの注意点を解説

例文⑤希望日程を伝える

例文

件名:インターンシップの日程調整の件(〇〇大学 佐藤みなと)
本文:
株式会社〇〇 
人事部〇〇課 〇〇様

いつもお世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇年の佐藤みなとと申します。
インターンシップの参加日程につきまして、ご連絡をいただき誠にありがとうございます。

ご提示いただきました日程の中で、調整可能な日程を記載いたします。

・〇月〇日(〇) 終日
・〇月〇日(〇) 10:00以降

上記日程にてご調整いただけますと幸いです。

お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
————————————————
〇〇大学 〇〇学部 〇年
佐藤 みなと
Mail: minato.satou@xxxx.com
‌TEL: 080-〇〇〇〇-〇〇〇〇
————————————————

男の子就活生

佐藤みなと

希望日程を見やすく記載したいと思います!

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

相手の立場で考えられていますね。こちらから日程を提示する場合は3通り程度は提示できると企業側に調整がしやすくなりますよ!

企業によって日程の調整の仕方はさまざまです。日程調整メールの基本マナーについては、こちらの記事で詳しく解説しています。あわせて確認しておきましょう。
事例別8例文|もう日程調整メールで迷わない! 内容・マナーを解説

例文⑥日程変更を打診する

例文

件名:インターンシップの日程変更のご相談(〇〇大学 佐藤みなと) 
本文:
株式会社〇〇 
人事部〇〇課 〇〇様

いつもお世話になっております。

〇月〇日(〇)にインターンシップに参加予定の佐藤みなとと申します。
このたびはインターンシップの日程を調整していただきありがとうございます。

ご調整していただきましたのに大変恐縮ですが、参加予定日が学期末試験と重なってしまい、参加日程の変更をお願いしたく、ご連絡いたしました。

こちらの都合で大変恐縮ですが、もしまだ空きがございましたら、〇月〇日(〇)もしくは〇月〇日(〇)にインターンシップの参加日程を変更していただくことは可能でしょうか。

お忙しい中お手数をおかけしてしまい、大変申し訳ございません。
ご確認のほどよろしくお願いいたします。
————————————————
〇〇大学 〇〇学部 〇年
佐藤 みなと
Mail: minato.satou@xxxx.com
‌TEL: 080-〇〇〇〇-〇〇〇〇
————————————————-

男の子就活生

佐藤みなと

参加予定の日の都合が悪くなってしまったときはすぐに連絡をするようにします!

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

そうですね!前日など直前に日程変更の申し出をする場合は、電話での連絡も必要です。また、何度も日程変更をすることはインターン先企業にマイナス印象を与えることになるため、避けましょう。

インターンに参加することが確定したら、どのようにインターンを充実させるか考えましょう。こちらの記事ではインターンの充実度を上げる質問テクニックについて解説しています。参考にしてみてくださいね。
インターンで使える質問60選|4つのテクニックで就活情報をゲット

例文のような日程に関するメールは、面接の際にも必要になるかもしれません。次の記事で、面接についてのメール作成方法を解説しています。基本を押さえれば難しくないので、ぜひ読んでみてくださいね。
面接のメール連絡は難しくない! 例文から基本マナーをまるッと解説

例文⑦服装や持ち物について質問をする

例文

件名:インターンシップに関するご質問(◯◯大学 佐藤みなと) 
本文:
株式会社〇〇 
人事部〇〇課 〇〇様

いつもお世話になっております。
◯月◯日(◯)にインターンシップに参加予定の佐藤みなとと申します。

インターンシップのご連絡をいただきましてありがとうございます。
当日の服装と持ち物についてお伺いしたく、ご連絡をさせていただきました。

以下2点につきまして、お手数ですがご回答をいただけますと幸いです。

①当日はスーツでの参加で問題ございませんでしょうか。
②当日必要な持ち物はございますでしょうか。

お忙しいところ恐れ入りますが、お手すきの際にご確認をお願いいたします。

何卒よろしくお願いいたします。
————————————————
〇〇大学 〇〇学部 〇年
佐藤 みなと
Mail: minato.satou@xxxx.com
‌TEL: 080-〇〇〇〇-〇〇〇〇
————————————————

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

質問事項をわかりやすく箇条書きにして提示しましょう! また、当日の服装や持ち物については案内の中に記載があることがほとんどです。見落としていないかしっかりと確認したうえで、質問をしましょう。

インターンでは服装が指定されることが多いです。スーツの場合や、私服の場合など、シーンごとの服装選びについては、こちらの記事で詳しく解説しています。着こなし方について確認しておきましょう。
インターンシップの服装にもう迷わない! 選び方のポイント徹底解説

例文⑧遅刻連絡をする

例文

件名:本日のインターンシップ遅刻のご連絡(◯◯大学 佐藤みなと)
本文:
株式会社〇〇 
人事部〇〇課 〇〇様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇年の佐藤みなとです。

本日〇時よりインターンシップに参加を予定していたのですが、交通機関の遅延の影響で到着が〇分ほど遅れる見込みです。

会場への到着が〇時〇分頃の予定なのですが、このままお伺いさせていただいてもよろしいでしょうか。

現在電車内におりますため、お電話を差し上げることが難しく、メールにてご連絡をしますことをご容赦ください。

ご迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ございません。

お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
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〇〇大学 〇〇学部 〇年
佐藤 みなと
Mail: minato.satou@xxxx.com
‌TEL: 080-〇〇〇〇-〇〇〇〇
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女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

遅刻の連絡をするときは直接電話で連絡をすることがマナーです! しかし、電話がつながらなかったときや、電車の中で電話ができない場合は、メールで連絡をしましょう。到着見込み時間をを記載することがポイントです!

例文⑨欠席連絡をする

例文

件名:〇月〇日のインターンシップ欠席のご連絡(〇〇大学 佐藤みなと)
本文:
株式会社〇〇 
人事部〇〇課 〇〇様

お世話になっております。
〇月〇日のインターンシップに参加を予定しています〇〇大学の佐藤みなとと申します。

ご案内をいただいたにもかかわらず大変恐縮ですが、体調不良により明日は欠席をさせていただきます。どうしても参加したく本日まで様子を見ていたのですが、体調が戻らず、このような判断をさせていただきました。

ご連絡が遅くなってしまい大変申し訳ございません。
また、せっかくの機会をいただきましたのに、ご迷惑をおかけし誠に申し訳ございません。

末筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
————————————————
〇〇大学 〇〇学部 〇年
佐藤 みなと
Mail: minato.satou@xxxx.com
‌TEL: 080-〇〇〇〇-〇〇〇〇
————————————————

男の子就活生

佐藤みなと

欠席理由と謝罪の気持ちを伝えることが大切なのですね!

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

その通りです! もちろん、無断欠席はマナー違反となるので絶対に避けましょう。

例文⑩参加後にお礼をする

例文

件名:インターンシップのお礼(〇〇大学 佐藤みなと) 
本文:
株式会社〇〇 
人事部〇〇課 〇〇様

お世話になっております。
〇月〇日のインターンシップへ参加をさせていただきました、〇〇大学の佐藤みなとと申します。

インターンシップの期間には大変お世話になり、誠にありがとうございました。

実際に業務にかかわらせていただき、業界全体の理解が深まり、貴社商品の魅力をより深く知ることができました。

また、〇〇様には業務に関することに加え、仕事への向き合い方などについても丁寧にご教示いただき、ますます貴社への入社意欲が高まりました。

貴重な機会をいただいたこと、改めて本当に感謝しております。
ありがとうございました。

末筆ながら貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
————————————————
〇〇大学 〇〇学部 〇年
佐藤 みなと
Mail: minato.satou@xxxx.com
‌TEL: 080-〇〇〇〇-〇〇〇〇
————————————————

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

お礼のメールは短期インターンでも長期インターンでも必ず送るように心掛けましょう! 期間中に感じたことも記載できると良いですね。

男の子就活生

佐藤みなと

しっかりとお礼の気持ちを伝えたいと思います!

例文⑪メール返信が遅れたことを謝罪する

例文

件名:インターンシップ参加日程のお返事に関するお詫び(〇〇大学 佐藤みなと) 
本文:
株式会社〇〇 
人事部〇〇課 〇〇様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇年の佐藤みなとです。

このたびはインターンシップのご案内をいただきありがとうございます。

私の不手際によりご返信が遅くなってしまい、大変申し訳ございません。

現在も日程に空きがある場合には、以下日程にて参加させていただきたくご連絡いたしました。

・〇月〇日(〇) 終日
・〇月〇月(〇) 14:00以降
・〇月〇日(〇) 10:00以降

私の確認不足で、ご迷惑をおかけしてしまい申し訳ございません。
ご多忙のところ恐れ入りますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。
————————————————
〇〇大学 〇〇学部 〇年
佐藤 みなと
Mail: minato.satou@xxxx.com
‌TEL: 080-〇〇〇〇-〇〇〇〇
————————————————

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

メールを放置してしまったことに気づき、返信を早くしなければと焦ってしまうかもしれません。誤字・脱字をしていないか、必要な内容がすべて盛り込まれているかなど、送る前に必ず確認しましょう!

コレで忘れない! インターンシップのメール管理で使える3つのテクニック

すぐに使えるメール機能3選についての4コマ漫画画像
男の子就活生

佐藤みなと

田中さんに相談したおかげで、インターン先企業へのメール返信はばっちりです!

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

それは良かったです! ちなみに、佐藤さんはメールをどのように管理していますか?

男の子就活生

佐藤みなと

メールを管理……? 受信ボックスにメールがきたら確認しているだけです。

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

必要のないメールに埋もれてしまい、重要なメールを見落としてしまった経験はありませんか?

男の子就活生

佐藤みなと

何度かあります……。インターンに申し込むようになってから、企業からたくさんメールがくるようになり、困っています……。

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

たくさんの企業とやり取りをするようになると、プライベートのメールと企業とのメールが混ざってしまいますよね。

男の子就活生

佐藤みなと

いちいち確認するのは正直面倒です……。

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

そこで、ここからは今すぐ使える便利なメール機能を3つ紹介します。メールの管理に役立ててみてください!

①重要だとすぐわかる! フラグを立てよう

たくさんの受信メールの中に重要なメールが混ざっていると探すのが大変です。また、一つひとつ確認するのに膨大な時間がかかってしまいます。

重要なメールだけを目立たせたい場合、フラグ機能が便利です。見返す必要があるメールやすぐに返信ができないメールに目印をつけることで、返信漏れを防ぐことができます

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

目印をつけると途端に見やすくなりますね。重要なメールをすぐに見れるようにフラグを立てておきましょう!

②見逃しを防ぐ! フォルダわけして整理しよう

学生のみなさんはたくさんの企業と連絡を取り合うことになります。

違う企業に間違えて返信をしてしまったといった失敗がないように、メールはラベルわけをして整理してみましょう。

受信ボックスに「株式会社〇〇」や「株式会社△△」といったフォルダを作成し、インターン企業ごとに確認をすると見やすくなります。

どの企業からのメールに返信が必要なのかすぐに判断ができるようになります。また、過去のやり取りを見返す際にも便利です。

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

メールを整理することで、返信漏れや重要な情報の見落としを防ぎましょう!

③これで安心! 送信予約をしよう

授業やアルバイトで日中にメールを見ることができず、メールに気づいたのが夜中だったという経験はあるでしょうか?

翌日に返信しようとして忘れてしまうことや送信したい時間帯に予定が入っていることもあるでしょう。

そんなときに便利なのが送信予約の機能です。メールを送信したい時間を設定することが可能になるので、返信のし忘れを防ぐことができます

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

念のため、送信予約の時間にきちんと送信されているか確認するようにしましょう!

キャリアアドバイザーコメント

メールテクニックは社会に出てからも活きる!

メールにラベルをつけてフォルダ分けをする機能ですが、特定のメールアドレスを登録しておくことで自動的にフォルダに振り分けてくれます。

「メール 自動振り分け」というキーワードで検索すると、自分の使っているメールに合わせた設定のしかたが見つかると思います。設定には少しコツが必要ですが、大事なメールがより見つけやすくなるのでおすすめの方法です。

このメールの自動振り分け機能は社会人になってからもよく使うので、この機会に学んでおくと仕事を始めてからも役立ちますよ。

また、メールは素早い返信をすると好印象なので、メール作成に時間をかけすぎないことが大切です。そのためのコツが、いちから自分で作らないということ。テンプレートを使うことでメール作成の時間を削減できるので、ぜひ意識してみてください。

就活で一歩リード! インターンシップのメール返信ではマナーやコツの理解が超重要

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

いかがでしたでしょうか。悩まずインターン先企業に返信ができそうですか?

男の子就活生

佐藤みなと

最初はインターン先企業に返信をするのかどうかさえわかりませんでしたが、基本マナーやシチュエーションごとの例文を知ったことで、とても自信がつきました!

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

それは何よりです! !

男の子就活生

佐藤みなと

メール返信のときに使えるワンランク上の言い換えにもチャレンジしたいと思います!

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

記事の編集責任者 小山内 隆

アクセス就活PLUSを運営するアクセス通信(現アクセスネクステージ)に新卒入社。就職サイト「アクセス就活」の立ち上げや、関西支社の営業責任者を経て、名古屋支社の責任者として立ち上げを担う。人事採用支援のほか、就活相談や就活講座の講師などキャリアアドバイザー職を経験した後、2017年に同社役員。現職は採用アウトソーシング(RPO)事業の担当執行役員 > メッセージを読む

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