例文11選！ インターンシップのメール返信テクニックを大公開！

マナーに要注意！ インターンシップのメール返信にはコツがある!?

佐藤みなと

ついにインターンシップ（インターン）に申し込みをしました！ さっそくインターン先からメールが送られてきましたが、返信する必要あるのでしょうか……。

田中キャリアアドバイザー

インターンに参加されるのですね！ いきなり企業からメールが送られてきたらドキッとしますよね。

佐藤みなと

そうなんです。今まで企業にメールを送ったことがないので不安です。一体どうしたら……。

田中キャリアアドバイザー

大丈夫です！ ビジネスメールの基本から紹介するので安心してくださいね。一緒に学んで、インターン先にメール返信をしてみましょう！

インターン先からメールが送られてきても対応がわからないといった悩みを抱える学生は少なくありません。

学生のみなさんは、インターンではじめて企業とメールのやり取りをするため、ビジネスメールに慣れておらず、失敗をしてしまうケースもあるでしょう。

今回はインターン先にメール返信をするときのコツやマナー、注意点などを紹介していきます。シチュエーション別の例文もあるため、ぜひ参考にしてみてください。

顔が見えないからこそ！ インターンシップのメールには返信しよう！

佐藤みなと

そもそもインターン先からきたメールを返信する必要ってありますか？

田中キャリアアドバイザー

企業とメールのやり取りをしたことがないと不安ですよね。でも、企業側も学生にメールが届いているのかわからないため、メール返信はきちんと対応しましょう！

佐藤みなと

わかりました！ メールが届いていることを伝えるために、返信をしようと思います！

企業からメールが送られてくると、内容を確認しただけで安心し、そのまま放置してしまったといった経験はありませんか。

企業が学生からの返信を待っていた場合、企業からの印象を下げてしまう可能性があります。インターンの対応が就活に直接影響はありませんが、メール対応をきちんとおこなうことは非常に好印象です。

インターン先の担当者は学生にメールがきちんと届いているか確認する手段がありません。メールを受信したら、返信をすることが基本だと覚えておきましょう。

そもそもインターンの意味がよくわかっていない場合はこちらの記事で確認しておきましょう。種類や期間など詳しく解説しています。
インターンの意味を徹底解剖！ 期間や種類で変わる用語をすべて紹介

インターンは応募時に履歴書をもとめられることがあります。履歴書の書き方や提出方法についてはこちらの記事で詳しく解説しています。併せてチェックしてみましょう。
インターンシップの履歴書の作成方法｜書き方から提出方法まで解説

キャリアアドバイザーコメント

例外もある！ メール返信が不要な2つのケースを紹介

佐藤みなと

インターン先からメールがきたら、まずは返信をするようにします！

田中キャリアアドバイザー

習慣づけることは大切ですね。ただ、実はインターン先にメールを返信をしなくて良いケースもあるのです……！

佐藤みなと

ええっ、そうなのですか！ 難しい……。どういったメールに返信をするべきか迷ってしまいます。田中さん、見わけるコツってありますか？

田中キャリアアドバイザー

もちろんありますよ！ これから、メール返信が不要な2つのケースを紹介します！ 一緒に確認していきましょう！

インターン先から送られてくるメールには、返信をすることが基本です。ただし、すべてのメールに返信をする必要はありません。ここでは、メールの返信が不要なケースを2つ紹介します。

返信が不要なメールのケースを知っておくことで、自信を持って対応ができるようになります。

①「自動送信」と記載がある

田中キャリアアドバイザー

メール返信が不要なケースの1つ目が「自動送信」と記載のあるケースです！

佐藤みなと

自動送信とはどういったものでしょうか？

田中キャリアアドバイザー

聞き慣れない言葉ですよね。私が解説するので一緒に確認しましょう！

佐藤みなと

ありがとうございます！

自動メールとは、一定の条件をクリアした際に自動的にメールを配信するシステムの1つです。

今までにも「自動送信のため、ご返信いただいてもお答えできません」や「本メールは送信専用のメールアドレスで送信しており、このメールにご返信いただいてもご回答いたしかねますので、あらかじめご了承ください」と記載のあるメールを受け取った経験があるのではないでしょうか。

企業は多くの学生と連絡を取り合っています。多くの学生に対し、1人ひとり対応することが難しいとき、企業は自動メールで配信することがあります。全員に同じ内容を送っている自動メールには返信の必要はありません。

そもそも、送信専用のメールアドレスから送られている可能性が高いです。つまり、情報発信のみの用途で使われており、返信しても誰も見ない、もしくは見ることができない可能性があります。

「本メールは自動送信です」や「本メールは送信専用です」と記載のある場合は、返信をする必要がないことを理解しておきましょう。

②「返信不要」と記載がある

田中キャリアアドバイザー

メール返信が不要なケースの2つ目が「返信不要」と記載のあるメールです！

佐藤みなと

お！ これはわかりやすいですね。

インターン先の企業からのメールに「返信不要です」と記載がある場合には、メールを返信することは控えましょう。失礼にはあたらないので、安心してください。

むしろ「返信不要」と記載があるにもかかわらず、返信をしてしまうと、インターン先の企業に手を煩わせてしまうことになります。注意をしましょう。

田中キャリアアドバイザー

ただし、何か質問がある場合は「返信不要」と記載があっても、返信して問題ありませんよ！ ここでお伝えしたいのは「返信だけの返信」をする必要はないということです。

インターンだけでなく、就活メールではどこまで返信したら良いのかわからないと悩む人が多いです。こちらの記事では就活メールの返信術について詳しく解説しています。ぜひ参考にしてみてください。
就活メールの返信はどこまで必要？ 注意点やコツを例文付きで解説

インターンにはさまざまな種類があります。こちらの記事では長期インターンについてを詳しく解説しています。長期インターンに興味がある人はこちらの記事を確認してみましょう。
誰でもわかる！ 長期インターンガイド｜初歩から実践まで徹底解説！

キャリアアドバイザーコメント

印象アップ！ インターンシップのメール返信で気をつけたいマナーとは

佐藤みなと

メールの返信が不要なケースがわかったので、悩まず対応ができそうです！ 他に気をつけた方が良いことはありますか？

田中キャリアアドバイザー

お！ 良い質問ですね。メールを返信するときに気をつけてほしいマナーが2つあります！

佐藤みなと

マナーを守らないと、どうなりますか……？

田中キャリアアドバイザー

インターン選考に直接影響するわけではないのですが、担当者から「この学生は適当だな……」と捉えられてしまうかもしれません！

佐藤みなと

それは嫌ですね……！

田中キャリアアドバイザー

難しいマナーではないので、そこまで身構えなくても大丈夫ですよ。1つひとつ解説していくので、一緒に覚えましょう！

普段メールを使う機会はどの程度あるでしょうか。 普段使わないからこそ、メールで気をつけなければならないポイントはしっかりと押さえておきましょう。

できるだけ早い対応を！ 24時間以内に返そう　

田中キャリアアドバイザー

佐藤さんはメールの返信が早い人と、何日も経っても返信がこない人、どちらの方が印象が良いですか？

佐藤みなと

もちろん返信が早い人です！ 何日経っても返信がこないと不安になります。

田中キャリアアドバイザー

そうですよね。ビジネスシーンでも同じで、インターン先の企業からメールがきたら、早めに返信をしましょう！

企業からのメールには24時間以内に返信をするようにしましょう。毎日多くの学生とやり取りをしている担当者は、反応の早い学生の方が日程の調整もしやすく印象にも残ります。

ただ、企業からメールがきたことを確認できても、アルバイトやゼミなどですぐに返信ができないこともあるでしょう。どうしてもすぐに返信ができない場合には、カレンダーなどに返信をする予定の時刻をメモしておくことをおすすめします。

そうすることで返信漏れを防ぎ、なるべく早い対応ができます。日程調整などもスムーズにおこなえることができるのです。

返信が遅くなってしまうと、ほかのインターン生を優先されてしまう可能性があります。選考途中のときは特に注意してみましょう。

時間帯には注意！ 営業時間内に返信しよう

佐藤みなと

田中さん！ 企業からのメールには可能な限り早めに返信をするということはわかったのですが、 24時間以内であれば何時に送っても良いってことですか？

田中キャリアアドバイザー

良いところに気がつきましたね！ 実は、メールを送る時間帯にも注意が必要です！ 特に深夜に送ることは控えましょう。ここからは、メールを送信する時間帯の目安について詳しく解説していきます。

インターン先の企業からのメールには、24時間以内に返信をするのがマナーですが、メールを送る時間帯には注意が必要です。できるだけ企業の営業時間内に送り、深夜や早朝の時間帯にメールを返信することは避けましょう。

田中キャリアアドバイザー

インターン先の企業の営業時間がわかる場合には、その時間帯に送ると良いでしょう。

佐藤みなと

よくわかりました！ インターン先の企業に返信をするときはできるだけ早く、営業時間内に返信をするように心掛けます！

田中キャリアアドバイザー

しっかり理解ができていますね！

キャリアアドバイザーコメント

ルールを知ろう！ ビジネスメールの基本構造を解説！ 　

田中キャリアアドバイザー

ところで佐藤さん、企業とメールのやり取りはしたことがないといっていましたが、ビジネスメールには決まった書き方があるのは知っていますか？

佐藤みなと

正直よくわかっていません。教えてください！

田中キャリアアドバイザー

はじめてのインターンの応募ですものね！ それではビジネスメールの書き方について詳しく解説していきます。これを知っておくと、今後の就活に活きること間違いなしです！

インターンシップ先のメールに返信するときに重要となるのが、ビジネスメールの基本ルールです。

ビジネスメールは「宛先」「件名」「宛名」「本文」「署名」の5つの要素で構成されています。この基本構造を押さえておけば、グッとメールが書きやすくなるので、しっかりと把握することが大切です。

宛先：担当者の連絡先は登録しておくのがベスト！

田中キャリアアドバイザー

メールの宛先には、送りたい相手のメールアドレスを入力します。

佐藤みなと

「TO」の部分ですね！

田中キャリアアドバイザー

そうです！ 誤送信を防ぐために、宛先は最後に入れるようにすると良いですよ。また、送り先を間違えないように気を付けてくださいね。

佐藤みなと

間違えないようにするために何かできることはありますか？

田中キャリアアドバイザー

送り先を間違えないためには、担当者の連絡先を事前に登録しておくと良いでしょう。直接入力するのは大変ですし、間違いやすいですよね。コピー＆ペーストもおすすめです。

佐藤みなと

なるほど！ 誤送信しないように気をつけたいと思います！ 「TO」のほかに「CC」と「BCC」がありますが、使いわけがよくわかりません……。

田中キャリアアドバイザー

心配は無用です！ 「TO」「CC」「BCC」の使いわけを意識すると、返信時にも役に立つので、一緒に理解していきましょう！

メールアドレスの宛先入力欄には「TO」「CC」「BCC」の3項目が入力できるようになっています。

宛先を入力するときに注意すべきことは、直接入力は避けるという点です。担当者の連絡先を事前に登録したり、コピー＆ペーストを上手く使うことで誤送信によるトラブルを避けましょう。

件名：開封しなくても要件がわかるような工夫を！

田中キャリアアドバイザー

次は件名についての解説をしていきます。

佐藤みなと

ありがとうございます！

件名とはメールの内容を簡潔にあらわしたものです。メールのタイトルのようなものですね。

企業の担当者は毎日多くのメールを受信しています。開封をしなくても、用件がわかるような工夫をしましょう。

わかりやすい件名を作るために「いつ」「誰か」「どのような用件で」を意識してみましょう。

企業は多くの学生とやり取りをします。日時や名前、大学名が明記されていれば、担当者もメールが探しやすくなります。ただし、長くなりすぎると今度は見づらくなってしまいます。大学名が長い場合には、日時と名前だけにするなど工夫も必要です。

佐藤みなと

メールを受けとる相手のことを考えて、件名を作成すれば良いのですね！

田中キャリアアドバイザー

その通りです！ 素晴らしいですね。

宛名：会社名＋部署名＋相手の名前を書こう！

佐藤みなと

宛名を書くときが一番悩みます……。

田中キャリアアドバイザー

どうしてですか？

佐藤みなと

企業の担当者が1人のときや複数のときにどう書いたら良いかわかりませんし、担当者の名前がわからないときもあるので……。

田中キャリアアドバイザー

確かに宛名の表記にはいろいろなパターンがありますね！

佐藤みなと

そうなのです……。基本から教えてください！

田中キャリアアドバイザー

もちろんです！ では早速解説していきます！

誰宛のメールなのかきちんと伝わるように宛名の書き方には注意が必要です。

宛名の基本は「会社名＋部署名＋相手の名前」になります。しかし、複数名に送る場合や担当者の名前がわからない場合もあるでしょう。

以下にパターン別の宛名の書き方を紹介します。どんなパターンでも宛名をしっかりと記載できるように覚えておきましょう。

相手の役職がわかる場合には、部署名と名前の間にいれるようにしましょう。また、複数名に送る場合には、役職順に記載することがポイントです。役職がわからない場合には特に記載しなくても問題ありません。

佐藤みなと

これで迷わずメールが送れます！

田中キャリアアドバイザー

メールを送る相手を示す宛名はもっとも重要なポイントのひとつです。押さえておきましょう！

佐藤みなと

はい！

田中キャリアアドバイザー

最後に一番大事なことをお伝えします！ 宛名を間違えると失礼にあたります。佐藤さんも自分の名前を間違えられたら嫌ですよね？

佐藤みなと

そうですね……。

田中キャリアアドバイザー

知っていると過信せずに名前をしっかりと確認しましょう！ 特に「ワタナベ」や「サイトウ」など漢字表記が複数ある名前のときは要注意です！

本文：用件をできるだけ簡潔に！

佐藤みなと

ようやく本文を書けます！

田中キャリアアドバイザー

そうですね！ 本文を書くときは簡潔な内容にまとめることが大切です！ 1行につき30文字、1段落3行を目安にすると読みやすいですよ。

佐藤みなと

わかりました！

本文は挨拶と自己紹介から書き始めます。

はじめてメールを送るときには「初めてメールをお送りいたします」や「突然のご連絡失礼いたします」を使いましょう。2回目以降は「いつもお世話になっております」で書き始めてみてください。

自己紹介では、どこの誰かわかるように「大学名＋学部名＋名前」を書くようにしましょう。長くなってしまう場合には学部名は記載しなくてもOKです。

挨拶と自己紹介を終えたら、伝えたい内容を記載します。できるだけ簡潔でわかりやすい文章を心掛けましょう。1行30文字を意識してみてください。1つの段落は3行程度、多くても5行以内におさめるようにすると、より読みやすい本文になります。

伝えたい内容を記載し終えたら、「何卒よろしくお願いいたします」などの締めの言葉を使いましょう。

署名：自分の大学名＋学部名＋名前＋連絡先を書こう！

佐藤みなと

これで完璧ですね！ 本文を書き終えたら送信してもいいですか？

田中キャリアアドバイザー

ちょっと待ってください！ 本文まで書き終えたら、最後に署名をいれましょう。

佐藤みなと

すっかり忘れていました！

田中キャリアアドバイザー

普段、家族や友人と連絡をとるときには使わないですよね。でも、ビジネスメールでは大事な要素の1つです！

佐藤みなと

なぜ署名はビジネスメールで大事なのでしょうか？

田中キャリアアドバイザー

良い質問ですね。メールの署名は「名刺」の役割をはたしています。メールの最後に署名をつけることによって、誰が送ってきたのか一目で確認することができますよね！

佐藤みなと

なるほど！ たしかに署名には連絡先なども書いてあるので、その後の連絡も取りやすくなりますね。

田中キャリアアドバイザー

その通りです！

本文を書き終えたら、メールの最後に署名をいれましょう。署名は「名刺」のような存在です。署名に入れておくべき項目は漏れなく記載するようにしましょう。

佐藤みなと

住所は書かなくても大丈夫ですか？

田中キャリアアドバイザー

はい！ 入れても良いのですが、最近では個人情報保護の観点から書かなくても良いとされています。「誰から送られてきたか一目でわかる」ことがクリアできていれば問題ないです！

佐藤みなと

わかりました！

メールの最後に入れる署名については、作成方法や注意点をこの記事で詳しく紹介しています。ぜひ参考にしてくださいね。
テンプレート付き！ 学生がメール署名を作成するポイントを徹底解説

一目置かれる返信術！ 言葉の表現を言い換えてワンランクアップ

佐藤みなと

田中さん！ 質問があります！

田中キャリアアドバイザー

なんでも聞いてください！

佐藤みなと

メールを送るときに「お世話になっております」ばかり使ってしまいます……。ほかに使えるフレーズってないですか？

田中キャリアアドバイザー

「お世話になっております」を最初の挨拶で使えることは素晴らしいですね！ しかし、「お世話になっております」をほかの言葉で言い換えることもできますよ！ ！

佐藤みなと

言い換えることもできるのですね！

田中キャリアアドバイザー

はい！ 学生は「お世話になっております」を多用しています。少し言い換えることで、担当者の目を引く、素敵なメールが作れるかもしれませんよ！

佐藤みなと

周りとすこし差をつける言い換えテクニック……。ぜひ知りたいです！

田中キャリアアドバイザー

もちろんです！ ワンランク上のメールの言い換えテクニックを紹介していくので要チェックです！

佐藤みなと

ありがとうございます！

①「お世話になっております」の言い換え

「お世話になっております」はメールで最もよく使われているフレーズの一つです。「お世話になっております」を少し言い換えるだけで、より丁寧な印象となるので覚えておきましょう。

このほかにも、何度もメールを送るときには「たびたびのご連絡失礼します」、20時以降にメールを送るときには「夜分に失礼します」など、状況によって使えるフレーズが変わってきます。

田中キャリアアドバイザー

冒頭に使われることが多い「お世話になっております」の言い換えをたくさん知っておくと、メールの書き出しが楽になりますね！

②「お忙しいところ恐縮ですが」の言い換え

「お忙しいところ恐縮ですが」はクッション言葉としてよく使われているフレーズです。

依頼をするときなどによく使いますが、忙しい中手を煩わせてしまっていることに対するお詫びの意味が含まれています。

「何卒よろしくお願いします」の一文よりも「お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いします」の方が、相手に対してより謙虚な姿勢が伝わりますよね。

インターンのメール返信でも使えるタイミングが多くあるはずなので、言い換え例をいくつか覚えておくと良いでしょう。インターン先の企業に少しだけ好印象を与えることができるかもしれません。

田中キャリアアドバイザー

クッション言葉の1つである「お忙しいところ恐縮ですが」は幅広いシーンで使えますね！

③「申し訳ございません」の言い換え

佐藤みなと

就活やインターンの場面で失敗をしたときに使うかもしれない、謝罪の言葉である「申し訳ございません」の言い換えもあれば、ぜひ教えてください！

田中キャリアアドバイザー

そうですね。謝罪するような機会はできれば避けたいですよね。ただ、自分のミスで迷惑をかけたときには、謝罪の言葉ひとつで相手からの印象も変わってきますので、ぜひ確認しましょう！

佐藤みなと

なるほど！ 今後のために覚えたいと思います！

誰しもミスはするものです。本来は、直接謝罪することがマナーですが、今回はメールで使える「申し訳ございません」の言い換え例を紹介します。

「申し訳ございません」をただ繰り返すよりも、誠意が伝わる言葉のバリエーションを増やすことで、状況に応じた使いわけができるようになります。

田中キャリアアドバイザー

謝罪の言葉だけでなく「再度このようなことが起こらないよう十分に留意してまいります」など、今後同じようなミスはしないように気をつけるという意思も伝えられると、なお良いですね！

④「受け取りました」の言い換え

「受け取りました」は何かを受け取ったことを報告する際に使われる言葉です。インターンでも案内資料や必要書類などがメールで送られてくることもあるでしょう。

「受け取りました」でも問題ありませんが、より丁寧に伝えるために言い換え例を紹介します。状況によって使いわけられるよう覚えておきましょう。

田中キャリアアドバイザー

インターン先から書類を受け取ったら「書類を受領いたしました。ご送付いただきありがとうございます。今後ともよろしくお願いします」と返信するとより丁寧ですね！

佐藤みなと

ちょっとカッコイイ言い方ですね！

⑤「ありがとうございます」の言い換え

佐藤みなと

「ありがとうございます」は積極的に使っていきたい言葉ですね！

田中キャリアアドバイザー

そうですね！ 使うシーンがたくさんあるからこそ、「ありがとうございます」のバリエーションもたくさんあった方が良いと思いませんか？

佐藤みなと

たしかに感謝の伝え方は多いほど良いですね！

田中キャリアアドバイザー

ささいなことでも感謝の言葉を口にできることはインターンや就活の場面でも評価される点だと思います。状況に応じて適切な表現を使えるようになりましょう！

キャリアアドバイザーコメント

ミスを防ごう！ インターンシップ先にメールを送る前の最終チェック！

佐藤みなと

ビジネスメールの基本構造から、よく使われるフレーズの言い換え例までよく理解できました！

田中キャリアアドバイザー

そうですね！ ここまでのことが理解できていれば問題なくインターン先の担当者とメールのやり取りができますね！

佐藤みなと

はい！ 田中さんのおかげです！

田中キャリアアドバイザー

メールを書き終えたら送る前に最後のチェックをしていきましょう！

メールを書き上げたら、読み返すことを習慣づけましょう。せっかくの丁寧なメールを1つのミスで台なしにしないために、チェックリストを使って最後の確認をおこなうことをおすすめします。

防げるミスはすべて防ぎましょう。

誤字・脱字はないか

誤字・脱字があると、急いで適当にメールを作ったのではないかとインターン先の企業にマイナスの印象を与えることになってしまいます。誤字・脱字がないか、最低2回は読み返して確認しましょう。

読み返すときは声に出して読んでみることもおすすめです。声に出すことで文章全体のリズムがおかしくないか確認することができます。

田中キャリアアドバイザー

可能であれば、誰かに読んでもらいましょう！ 誤字・脱字はもったいないミスです。絶対に防ぎたいところですね！

改行・段落わけは適切か

田中キャリアアドバイザー

佐藤さんは普段どのような手段で連絡をとっていますか？

佐藤みなと

家族や友人とはSNSで連絡を取ることが多く、メールはほとんど使うことはありません！

田中キャリアアドバイザー

そうですよね。SNSでは短い文章や一文で会話形式のやり取りをおこなっていると思いますが、メールは全体で1つのメッセージを作ります。改行や段落わけがない長い文章だったらどう思いますか？

佐藤みなと

読みたくなくなります……。

田中キャリアアドバイザー

その通りです。改行や段落わけのない文章は非常に読みにくく、相手にストレスを与えます。見た目の綺麗さや読みやすさも最後に確認しましょう！

適度な改行と段落わけは見た目を整えるうえで大事なポイントになります。

田中キャリアアドバイザー

自分が受け取ったときに読みやすいと思うかを意識して、改行や段落わけをしてみましょう！

御社ではなく貴社を使っているか

田中キャリアアドバイザー

どうですか？ メールは作れましたか？

佐藤みなと

作れました！ 田中さん、読んでみてくれませんか？

田中キャリアアドバイザー

もちろんです！ ……とても良く書けていますね。ただ、1つ間違いがあります！

佐藤みなと

えっ！ マナーを守って、丁寧に書いたはずなのに……。一体どこでしょうか？

田中キャリアアドバイザー

インターン先の企業のことを「御社」と書いてしまっていますね。

佐藤みなと

「御社」だと間違いなのですか？

田中キャリアアドバイザー

そうなのです。メールでは「御社」ではなく「貴社」を使います。「御社」も「貴社」も相手の会社を指す言葉ですが、話し言葉のときは「御社」、書き言葉のときは「貴社」を使います。間違いやすいところなので気をつけましょう！

佐藤みなと

メールでは「貴社」を使うのですね！ 送信する前でよかったです！

「御社」と「貴社」は相手の会社に敬意を表して呼ぶ際に使われる言葉です。同じ意味の言葉ですが、「御社」は面接や会議など口頭で会話をするときに使い、「貴社」は資料やメールなど文章の中で使われます。

田中キャリアアドバイザー

インターン先の企業の担当者はもちろん社会人の先輩であり、「御社」と「貴社」の使いわけは基本ルールとして捉えています。間違えないように注意しましょう！

「御社」と「貴社」の違いについては、こちらの記事で詳しく解説しています。場面別に使い方を解説していたり、例文も紹介しているので、ぜひチェックしてみてください。
「御社」と「貴社」の違いは？ 具体的な場面や例文を交えて解説

インターンシップのメール例文11選！ シチュエーション別にまるっと紹介

インターンシップのメール返信で使える例文11選

田中キャリアアドバイザー

いよいよインターン先の企業とメールのやり取りが始まりますね！

佐藤みなと

はい！

田中キャリアアドバイザー

ここからはシチュエーションごとにメール例文を解説していきます！ 佐藤さんはこれからインターンに参加されると思うので、どのシチュエーションでもメール対応ができるように一緒に確認していきましょう！

佐藤みなと

ありがとうございます！ インターンに申し込むところから参加後の例文までありますね！ 例文を参考にすれば、インターンのメール返信で悩むことはなくなりますね！解説よろしくお願いします！

例文①申し込みをする

田中キャリアアドバイザー

名前はフルネームで書くようにしましょう！ また、申し込みの際には参加の意思を伝えることはもちろんですが、インターンシップに参加したい理由も付け加えることで、意欲の高さが感じられますね！

インターンに申し込む際、選考で志望動機を求められるケースがあります。インターンの志望動機の書き方や業界別の例について、こちらの記事で詳しく解説しているのでぜひ参考にしてみてください。
例文15選｜インターンシップの志望動機をスルスル書く方法徹底解説

例文②参加の意向を伝える

田中キャリアアドバイザー

受け入れに対する感謝と、インターンへの参加の意気込みを簡潔に述べましょう！

例文③回答の保留を打診する

佐藤みなと

すぐに返信ができない場合は、返信をする期限を設定することが大切なのですね！

例文④辞退の意向を伝える

田中キャリアアドバイザー

辞退をする場合は、なるべく早く連絡をすることがマナーです。また、当日に参加ができなくなった場合は担当者へすぐに電話で連絡を入れましょう！

辞退連絡をする際に気をつけたいポイントについては、こちらの記事で詳しく解説しています。ぜひ参考にしてみてください。
キャンセルメールのビジネスマナー｜説明会や面接ごとの注意点を解説

例文⑤希望日程を伝える

佐藤みなと

希望日程を見やすく記載したいと思います！

田中キャリアアドバイザー

相手の立場で考えられていますね。こちらから日程を提示する場合は3通り程度は提示できると企業側に調整がしやすくなりますよ！

企業によって日程の調整の仕方はさまざまです。日程調整メールの基本マナーについては、こちらの記事で詳しく解説しています。あわせて確認しておきましょう。
事例別8例文｜もう日程調整メールで迷わない！ 内容・マナーを解説

例文⑥日程変更を打診する

佐藤みなと

参加予定の日の都合が悪くなってしまったときはすぐに連絡をするようにします！

田中キャリアアドバイザー

そうですね！前日など直前に日程変更の申し出をする場合は、電話での連絡も必要です。また、何度も日程変更をすることはインターン先企業にマイナス印象を与えることになるため、避けましょう。

インターンに参加することが確定したら、どのようにインターンを充実させるか考えましょう。こちらの記事ではインターンの充実度を上げる質問テクニックについて解説しています。参考にしてみてくださいね。
インターンで使える質問60選｜4つのテクニックで就活情報をゲット

例文⑦服装や持ち物について質問をする

田中キャリアアドバイザー

質問事項をわかりやすく箇条書きにして提示しましょう！ また、当日の服装や持ち物については案内の中に記載があることがほとんどです。見落としていないかしっかりと確認したうえで、質問をしましょう。

インターンでは服装が指定されることが多いです。スーツの場合や、私服の場合など、シーンごとの服装選びについては、こちらの記事で詳しく解説しています。着こなし方について確認しておきましょう。
インターンシップの服装にもう迷わない！ 選び方のポイント徹底解説

例文⑧遅刻連絡をする

田中キャリアアドバイザー

遅刻の連絡をするときは直接電話で連絡をすることがマナーです！ しかし、電話がつながらなかったときや、電車の中で電話ができない場合は、メールで連絡をしましょう。到着見込み時間をを記載することがポイントです！

例文⑨欠席連絡をする

佐藤みなと

欠席理由と謝罪の気持ちを伝えることが大切なのですね！

その通りです！ もちろん、無断欠席はマナー違反となるので絶対に避けましょう。

例文⑩参加後にお礼をする

田中キャリアアドバイザー

お礼のメールは短期インターンでも長期インターンでも必ず送るように心掛けましょう！ 期間中に感じたことも記載できると良いですね。

佐藤みなと

しっかりとお礼の気持ちを伝えたいと思います！

例文⑪メール返信が遅れたことを謝罪する

田中キャリアアドバイザー

メールを放置してしまったことに気づき、返信を早くしなければと焦ってしまうかもしれません。誤字・脱字をしていないか、必要な内容がすべて盛り込まれているかなど、送る前に必ず確認しましょう！

コレで忘れない！ インターンシップのメール管理で使える3つのテクニック

佐藤みなと

田中さんに相談したおかげで、インターン先企業へのメール返信はばっちりです！

田中キャリアアドバイザー

それは良かったです！ ちなみに、佐藤さんはメールをどのように管理していますか？

佐藤みなと

メールを管理……？ 受信ボックスにメールがきたら確認しているだけです。

田中キャリアアドバイザー

必要のないメールに埋もれてしまい、重要なメールを見落としてしまった経験はありませんか？

佐藤みなと

何度かあります……。インターンに申し込むようになってから、企業からたくさんメールがくるようになり、困っています……。

田中キャリアアドバイザー

たくさんの企業とやり取りをするようになると、プライベートのメールと企業とのメールが混ざってしまいますよね。

佐藤みなと

いちいち確認するのは正直面倒です……。

田中キャリアアドバイザー

そこで、ここからは今すぐ使える便利なメール機能を3つ紹介します。メールの管理に役立ててみてください！

①重要だとすぐわかる！ フラグを立てよう

たくさんの受信メールの中に重要なメールが混ざっていると探すのが大変です。また、一つひとつ確認するのに膨大な時間がかかってしまいます。

重要なメールだけを目立たせたい場合、フラグ機能が便利です。見返す必要があるメールやすぐに返信ができないメールに目印をつけることで、返信漏れを防ぐことができます。

田中キャリアアドバイザー

目印をつけると途端に見やすくなりますね。重要なメールをすぐに見れるようにフラグを立てておきましょう！

②見逃しを防ぐ！ フォルダわけして整理しよう

学生のみなさんはたくさんの企業と連絡を取り合うことになります。

違う企業に間違えて返信をしてしまったといった失敗がないように、メールはラベルわけをして整理してみましょう。

受信ボックスに「株式会社〇〇」や「株式会社△△」といったフォルダを作成し、インターン企業ごとに確認をすると見やすくなります。

どの企業からのメールに返信が必要なのかすぐに判断ができるようになります。また、過去のやり取りを見返す際にも便利です。

田中キャリアアドバイザー

メールを整理することで、返信漏れや重要な情報の見落としを防ぎましょう！

③これで安心！ 送信予約をしよう

授業やアルバイトで日中にメールを見ることができず、メールに気づいたのが夜中だったという経験はあるでしょうか？

翌日に返信しようとして忘れてしまうことや送信したい時間帯に予定が入っていることもあるでしょう。

そんなときに便利なのが送信予約の機能です。メールを送信したい時間を設定することが可能になるので、返信のし忘れを防ぐことができます。

田中キャリアアドバイザー

念のため、送信予約の時間にきちんと送信されているか確認するようにしましょう！

キャリアアドバイザーコメント

就活で一歩リード！ インターンシップのメール返信ではマナーやコツの理解が超重要

田中キャリアアドバイザー

いかがでしたでしょうか。悩まずインターン先企業に返信ができそうですか？

佐藤みなと

最初はインターン先企業に返信をするのかどうかさえわかりませんでしたが、基本マナーやシチュエーションごとの例文を知ったことで、とても自信がつきました！

田中キャリアアドバイザー

それは何よりです！ ！

佐藤みなと

メール返信のときに使えるワンランク上の言い換えにもチャレンジしたいと思います！

田中キャリアアドバイザー

素晴らしいですね！ 企業もマナーを守ったメールを送ってくる学生にはインターンにぜひ参加してほしいと思うはずです！ メールマナーやコツを意識して、インターンのメールに返信をしてみましょう！

記事の編集責任者 小山内 隆

アクセス就活PLUSを運営するアクセス通信（現アクセスネクステージ）に新卒入社。就職サイト「アクセス就活」の立ち上げや、関西支社の営業責任者を経て、名古屋支社の責任者として立ち上げを担う。人事採用支援のほか、就活相談や就活講座の講師などキャリアアドバイザー職を経験した後、2017年に同社役員。現職は採用アウトソーシング（RPO）事業の担当執行役員 ＞ メッセージを読む