就活メールの返信はどこまで必要? 注意点やコツを例文付きで解説

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  • 若林 真穂

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目次

理解して安心! 就活メールは自分の返信で終わらせよう

就活メールは自分の返信で終わらせよう
男の子就活生

佐藤みなと

就活の真っ最中なのですが、どうしても気になることがあるんです……。

田中キャリアアドバイザー

佐藤さん、どうしたのですか?

男の子就活生

佐藤みなと

就活でメールのやり取りをするとき、どこまで返事すればいいのかわからなくて、モヤモヤするんです!

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

そこで悩まれていたのですね! 選考ではないにしても、採用担当者とのやり取りなのですから気になってしまうのは当たり前です!

男の子就活生

佐藤みなと

そうなんです……。毎回「このメールは返しておいた方がいいの?」となってしまいます……。

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

わかりました! 大前提として「就活メールは自分の返信で終える」という考えが就活メールの返信マナーだと覚えておきましょう。

男の子就活生

佐藤みなと

そうなのですね! それを聞けただけで安心しました……。

田中キャリアアドバイザー

それは良かったです! しかしそれだけでは就活メールについて理解したとは言えません! 例外として返信不要なメールもあったり、好印象のメール返信術もあったりするので、この機会に一緒に学んでみませんか?

男の子就活生

佐藤みなと

就活メールにもコツがあるのですね! ぜひ詳しく教えて欲しいです!

そもそも就活に適したメールアドレスを持っていない人は、こちらの記事で就活用のメールアドレスの作成方法について詳しく解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。
就活用メールアドレスはこれで決まり!マンガでわかる作成方法

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就活メールを自分の返信で終わらせる理由は相手を安心させるため

男の子就活生

佐藤みなと

就活メールは自分の返信で終わらせるのがマナーだとわかりました! 

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

素晴らしいです! それでは、就活メールを自分で終わらす理由はなぜだかわかりますか?

男の子就活生

佐藤みなと

うーん……。やっぱり自分がメールをしっかり確認したと相手に伝えるためでしょうか?

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

大正解です! 相手を安心させるためと言い換えることもできますね! 採用担当が、就活生がメールをしっかり見てくれたかを確認する手段は、就活生からの返信しかないのです!

男の子就活生

佐藤みなと

そう考えるとメールの返信は大事ですね! 採用担当者を安心させるためと考えるだけで、こちらもメール返信がしやすくなります。

田中キャリアアドバイザー

面接の日程メールを就活生が見落としていて、就活生が当日来なかったなんてことになっては大変ですからね! お互い無事に選考を終わらせるためにも、就活メールではしっかり確認したという意味で返信をしましょう!

キャリアアドバイザーコメント

テッ ター スェ

メールの返信は自分で終えるように習慣づけよう

就活関係のメールのやりとりは、採用担当者や企業の方とのやりとりになるので、どう対応すべきか悩んでしまいますよね。

ただ、難しく考える必要はありません。身近な人とやりとりするときのことを考えてみましょう。たとえば友達と会う約束をしていて、あなたが友達に「明日の12時に〇〇で待ち合わせしよう」というメールを送ったとして、それに何の返事も来ないと「ちゃんと見てくれているのかな?」「もしかして送る相手を間違えたかな?」と不安になってしまいますよね。

採用担当者も同じで、送ったメールに返事がないと不安に感じてしまいます。しかも採用に関する大切なメールですから、不安も大きいです。

「確かに確認している」ということを伝えて相手を安心させるためにも、メールの返信は大切です。特に日程等に関するメールには必ず返信をするように、普段から習慣づけておきましょう。

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例外あり! 返信せずに終わらせていいメールもある

返信せずに終わらせていいメールの画像
男の子就活生

佐藤みなと

今までの就活メールを見直してみましたが、これは返信しなくてもいいのでは? というメールがいくつかありました! もしかして、なかには返信しなくてもいいメールもありますか?

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

佐藤さん、素晴らしいです! 例外として、返信しない方が良いメールもあるのです! 

男の子就活生

佐藤みなと

やはりそうなのですね! でも、すべてのメールに返信しなくてもいいとなれば、やはりどのメールに返信すればいいのか迷ってしまいそうです。

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

大丈夫です! 返信しなくてもいいメールは簡単に見わけられるので、ほとんど迷うことはありませんよ。1つずつ解説していくので安心してくださいね!

男の子就活生

佐藤みなと

返信しなくていいメールを見わけることができれば、より就活メールのマナーを極められますね! 詳しく教えてください!

一斉送信メール

個人ではなく受験者全員に一括で送っている「一斉送信メール」は返信の必要はありません。これは、企業からの連絡事項を送っているだけなので、受験者からの返事を必要としていないからです

実際の送信内容自体も、採用イベントの案内や、連絡先変更のお知らせなど、個別で返事をする必要がないものばかりになっています。

田中キャリアアドバイザー

メール本文に「このメールは全員にお送りしている一斉配信メールです」のような記述があれば一斉送信メールで間違いありません!

男の子就活生

佐藤みなと

お知らせのような内容であれば、返信する必要はないのですね! 簡単に見極められそうです!

返信不要メール

メールの件名、もしくは本文に「返信不要」の文字があれば、文字どおり返信をする必要はありません。企業側が返信は必要ないとメッセージを送っているので、こちらはそれに従う必要があります。

たとえば、メール本文に「体調に気をつけてください」のような気遣いの内容が書いてあっても、返信不要と書いてあればメールを終わらせてください。ついお礼の返事を書きたくなりますが、返信不要である限り必要はありません

田中キャリアアドバイザー

たとえ返信不要と書いてあっても、メールの内容を読んで、質問したいことがあれば送ってしまっても大丈夫です。 その場合は、本当にメールで聞かないとわからない内容かを確認してからにしましょう。 調べればすぐわかる内容の質問は、相手の時間を奪うことになります!

男の子就活生

佐藤みなと

返信不要は相手からの気遣いなので、素直に受け取った方がいいのですね!

送信専用アドレスからのメール

「送信専用アドレス」からのメールには返信をする必要はありません。送信専用アドレスとは、企業が受験者に自動的に送られるように設定しているメールアドレスです。

たとえば、採用のエントリーをしたときに「エントリーありがとうございました」のようなメールがすぐに届いたら、それは送信専用アドレスからのメールに該当します。つまり、個人に向けられたメールではないので返信は不要なのです

送信専用アドレスは、そもそも返信ができない仕組みになっていることもあり、メールを送ってもエラーで返ってくることが多くあります。

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

就活メールを自分の返信で終わらせる理由は、相手を安心させるためと考えると、送信専用アドレスには返信をする必要はないとわかりますね!

男の子就活生

佐藤みなと

送信専用アドレスを見直してみたら「このメールは送信専用アドレスです。」と書いてありました。どんなメールでもしっかり確認すれば返信が必要かどうかわかりますね!

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マナーは基本から! メール返信時は4つの構成を意識

男の子就活生

佐藤みなと

就活メールの返信について理解が深まってきたのですが、そもそもメールって難しいですよね……。

田中キャリアアドバイザー

どんなところが難しいと思いますか?

男の子就活生

佐藤みなと

なんて返せばいいのか毎回困るんです! 今までゼミの先生に課題を提出するぐらいしかメールをしたことないのに、いきなり企業担当者とメールするなんてハードルが高すぎます! 

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

たしかにそうですよね! いきなりメールのやり取りが増えては、混乱してしまうのも仕方ありません! その場合、まずはメール返信時の4つの構成を意識することから始めてみるのをおすすめします!

男の子就活生

佐藤みなと

メール返信時の4つの構成? どのようなものか想像がつきません!

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

実は、メールのやり取りをしたことがある人なら、自然と触れているものです! メール返信時の4つの構成や、それぞれの文章の書き方は、社会人でも一生役立つビジネスマナーなのでしっかり覚えていきましょう!

男の子就活生

佐藤みなと

就活だけでなく、今後も役立つならぜひ知りたいです!

件名

田中キャリアアドバイザー

件名は、メールの一覧を開いた時に出てくる文章です。 メールのタイトルと考えればわかりやすいですね。まず、メールの返信の場合、件名はそのままで問題ありません!

男の子就活生

佐藤みなと

え! そうなのですか? なにも書かないって言われるとなんだか不安なのですが……。

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

大丈夫ですよ! 件名をそのままにすると、採用担当者が件名をみるだけで「このメールについて返信をくれたんだな」とすぐにわかるメリットがあるのです!

男の子就活生

佐藤みなと

そんなメリットがあったとは驚きです! 採用担当者のためにも、件名は無理に変えないほうがいいのですね。

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

ちなみに、メールの返信をするたび件名に「Re:」が続いていきますが、こちらもそのままで問題ありません。むしろ返信メールだとひと目でわかるので便利です!

メール返信時ではなく、こちらからメールを送るときの件名の書き方もお伝えします。件名は「メールを開かずとも、件名だけでどのような内容なのかひと目でわかる」ように書くことを意識してください。件名に用件がハッキリ書いてあるだけで、メール内容をざっと把握できたり、メールを見返すときにも探しやすくなったりするメリットがあるのです

自分からメールを送る場合の件名例文

・【○○大学・佐藤みなと】面接日程について
・1月21日(火)会社説明会申し込み(○○大学・佐藤みなと)

宛名

田中キャリアアドバイザー

宛名は、メール本文の一番上に書く「メールを送った相手の社名と名前」の部分です。会社名と名前を間違えるのは失礼にあたるので、しっかり確認してから送るようにしてくださいね!

男の子就活生

佐藤みなと

名前の読み方は合っていても、漢字を間違えている場合もありそうですね……! 何度も確認してから送りたいと思います!

宛名には、送る相手によって「敬称」を変えるマナーがあるので注意が必要です。敬称とは、名前や肩書の後ろに付ける言葉で「様」や「御中」など、相手を敬う気持ちをあらわすときに使います。

就活メールの場合、採用担当者個人宛の場合は「様」、担当部署全体に送る場合は「御中」を付けることを覚えていれば問題ありません。慣れないうちは混乱するときもあるので、都度確認しながら送るようにしてください。

宛名の例文

・採用担当個人に送る場合
株式会社○○ 
採用担当 ○○ 様

・採用担当の部署自体に送る場合
株式会社○○
採用担当 御中

同じように間違えやすいところは「御社」と「貴社」の使い分けです。メールでは相手の企業を「貴社」と表します。「御社」と「貴社」の使い分けについては、こちらの記事で詳しく解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。
「御社」と「貴社」の違いは?具体的な場面や例文を交えて解説

田中キャリアアドバイザー

本文は、文字どおりメールの本文のことで、用件を伝える場です。件名で記載した内容を補足するイメージを持つと書きやすくなります!

男の子就活生

佐藤みなと

本文って、なにを書けばいいかわからなくて本当に難しいです……! なにか書くときのコツはありますか?

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

コツは伝えたいことを冒頭に書くことですね! 結論がはじめにあると、相手もメールの主旨を理解したうえで読み進められるので、わかりやすい文章になりますよ。

顔が見えない状態だからこそ、メール本文には気をつかう価値があります。メールは便利なツールですが、使い方を間違えると相手を不愉快な気持ちにさせてしまうこともあるからです

「このメールを見たら相手がどう感じるか」を意識して書くだけで、内容がグッと良くなります。いまは苦手でも、就活メールや実際のビジネスメールを一つひとつ丁寧に書いていけば、簡単に対応できるようになりますよ。

本文の例文

お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科 佐藤みなと と申します。

この度は面接日程についてご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
下記日程にてお伺いさせていただきます。

1月12日(火) 13時~

お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

日程調整メールについて詳しく知りたい人は、こちらの記事で解説しています。例文も紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。
事例別8例文|もう日程調整メールで迷わない!内容・マナーを解説

メールの結びに使う言葉については、こちらの記事で詳しく解説しています。メールの締めの言葉を正しく使うことで、印象をアップさせましょう。
就活シーン別のメールの締め方例文集|正しいマナーで好印象を残そう

署名

田中キャリアアドバイザー

署名は、メールの最後に記載する自分の情報を書く部分です。 氏名はもちろん、大学名や電話番号、メールアドレスなどできるだけ細かく記載してください!

男の子就活生

佐藤みなと

件名や本文で氏名を名乗っているのに、署名が必要なのですか?

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

署名は必要です! 採用担当者は本当にたくさんの人とメールをしているため、名前が同じ人と同時にやり取りすることもあります。そのときに、署名に詳しい情報が書いてあれば見分けがついて安心できるのです!

署名は自分の名刺のようなものです。相手に自分の情報を伝えられる部分なので、細かく正確に記載してください。署名を送るときのコツは、署名の自動送信設定をすることです

署名の自動送信設定をすると、メール送信時に署名が自動的に送られるので、毎回作成する必要がありません。メール内の設定で簡単に作れるので今のうちにやってみてくださいね。

署名の例文

————————————–
佐藤みなと
○○大学・○○学部・○○学科 
携帯:090-××
メール:[email protected]××
————————————–

4つの構成をすべて意識したメール返信時の例文

(件名)
Re:面接日程について

(宛名)
株式会社○○ 
採用担当 ○○ 様

(本文)
お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科 佐藤みなと と申します。

この度は面接日程についてご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
下記日程にてお伺いさせていただきます。

1月12日(火) 13時~

お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

(署名)
————————————–
佐藤みなと
○○大学・○○学部・○○学科 
携帯:090-××
メール:[email protected]××
————————————–

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一生使える!ビジネスメールを送るときの注意項目をピックアップ

ビジネスメールを送るときの注意点の画像
男の子就活生

佐藤みなと

伝えたいことを文字にするって難しいですよね。喋ればうまく伝えられる自信があるのですが……!

田中キャリアアドバイザー

直接であれば、表情や身振り手振りで感情を伝えられますが、メールだとそうはいきませんよね。でも、それがビジネスメールなのです!

男の子就活生

佐藤みなと

ビジネスメールと聞くと、さらに難しいイメージを持ってしまいます!

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

ビジネスメールは、社会人であれば避けては通れません! 就活メールをきっかけにして、文字だけで相手に正しく伝えられる力を身につけていきましょう。

男の子就活生

佐藤みなと

これから使えるスキルなのであれば、頑張る価値はありそうですね!

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

そうですね! それでは、今回はビジネスメールを送るときの注意項目について学んでいきます! メール送信時に注意項目を確認する意識ができれば、いまよりメールが送りやすくなりますよ。

正しい敬語を使う

学生生活やアルバイトで敬語を使う機会があっても、いざメールで敬語を使うとなると途端に難しく感じますよね。

敬語をうまく使うコツは「相手を自分より上の立場にする言葉遣い」をすることです。たとえば「先日、採用担当者様が言っていた」では、採用担当者を立てた言葉になっていません。「先日、採用担当者様がおっしゃっていた」であれば、相手を立てた言葉遣いができていると言えます。

はじめのうちは慣れないと思いますが、一つずつのメールを大切にして、正しい敬語を使う努力をすれば、自然と敬語を使う力が身についているでしょう。

田中キャリアアドバイザー

敬語をいざ文字にして送ると考えると、なかなか難しいところがありますよね。 しかし、敬語は社会人生活のなかで間違いなく一生付き合っていくものなので、今のうちに身に付けておくことをオススメします!

男の子就活生

佐藤みなと

そういえば、会話での敬語も、はじめはうまくできていなかったかも……。メールでも敬語が使えるよう頑張りたいと思います!

ビジネスメールで間違いやすい敬語

  • ×御社 ○貴社
  • ×了解しました ○承知しました
  • ×行きます ○伺います。
  • ×すみません ○申し訳ございません
  • ×よろしかったでしょうか ○よろしいでしょうか
  • ×パンフレットを見ました ○パンフレットを拝読しました
  • ×ご苦労さまです ○お世話になっております。

誤字脱字をしない

人間が書いている以上、誤字脱字は起こりがちなミスです。しかし、誤字脱字があまりにも多いと、選考へのやる気が疑われる可能性が出てしまいます。そのため、メールを書き終えたら、送信前に誤字脱字がないかチェックする癖を付けてください

文章を声に出してゆっくりと読んでみると、気付けなかったミスを発見できます。また、Wordのような文章作成ソフトには、文章を読み上げてくれる機能もついているので、誤字脱字をしないか不安な方はぜひ実践してみてくださいね。

田中キャリアアドバイザー

エントリーシートで誤字脱字を発見したら、もう一度書き直しになりますよね。しかし、メールであればすぐ打ち直せばいいだけなのです! ESもメールも、企業担当者が見るという意味では同じなので、しっかり確認して送りましょう。!

男の子就活生

佐藤みなと

 送信前に誤字脱字がないかのチェックを徹底したいと思います!

内容は簡潔に

ビジネスメールでは、内容を簡潔に書く能力が求められます。なぜなら、内容が長いメールは結局なにを伝えたいのか読み取りにくく、相手にストレスを与えるからです。簡潔なメールを書くコツは「結論をなるべくはじめに持ってくる」ことです。結論が冒頭にあると、このメールで伝えたいことはこれなんだな。と意識しながらメールを読み進められます。

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

相手にとって読みやすいメールを意識して書くと、気づけば簡潔な内容のメールが出来上がっていますよ!

男の子就活生

佐藤みなと

結論をはじめに持ってくる意識を持って、簡潔な文章を書く練習をしてみます!

内容が簡潔でないメール文章の例文

お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科 佐藤みなと と申します。

いつも大変丁寧なご案内をいただき誠にありがとうございます。採用説明会の日程候補について3日間いただきましたが、1月19日と1月20日に関しては、個人的な用事がございます。そのため、採用説明会にお伺いする日程は1月21日(火)でお願いします。また、開始時間は13時と15時からとありますが、今回は15時でお願いできればと思います。

お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

内容が簡潔なメール文章の例文

お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科 佐藤みなと と申します。

この度は、採用説明会日程のご連絡ありがとうございます。
ご提示頂いた下記日程にてお伺いいたします。

1月21日(火)15時~

お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

キャリアアドバイザーコメント

葛山 圭介

ビジネスメールは社会人の基本

ビジネスメールでは、聞き慣れない言い回しやマナーが多く、最初のうちは難しく感じてしまうかもしれません。一方で、基本ポイントさえ押さえてしまえば、同じ要領で色々な場面に応用できるという特徴があります。上記で紹介している「敬語」「内容を簡潔に」という2点は、特に重要なポイントですので、覚えておくようにしましょう。

またビジネスメールは、多くの社会人が毎日使うもので、まさしく社会人の基本と言えます。今のうちにビジネスメールのポイントを押さえておけば、今後の就活はもちろん、就職後の社会人生活にもとても役立ちますよ。

相手の立場になって! マイナス評価を避けるメール返信術

マイナス評価を避けるメール返信術の画像
男の子就活生

佐藤みなと

田中さん、採用担当者にメールを返信しようとしていて、ふと思ったことがあります。メールの返信だけで、評価が下がることはあるのでしょうか?

田中キャリアアドバイザー

メールの返信だけでは、評価に大きな影響はありません。そのため、評価が下がる可能性があるぐらいに思ってください! 

男の子就活生

佐藤みなと

下がる場合もあるということは、やはりメールとはいえ気を抜いてはいけないのですね!

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

もちろんです! 誰が見ても読みやすく、返信も早いメールだと印象はとてもよくなりますし、一つひとつのメールを丁寧に返信するのは大切なことです。

男の子就活生

佐藤みなと

まだメールの返信をうまくできる自信はないですが、せめてマイナスな印象を持たれることぐらいは避けたいです!

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

わかりました! それでは、少しでも不安をなくすためにも、マイナス評価を避けるメール返信術について学んでいきましょう! 相手の立場になって考えればすぐに身につけられるものばかりなので、一つひとつ確認していってくださいね!

24時間以内に返信する

メールは24時間以内の返信を心掛けてください。なぜなら、返信を待つ相手の仕事を止めてしまうからです。面接日程調整メールを就活生が返さなかった場合、採用担当者も予定が決められないままになってしまいます。とはいえメールを受け取ったときの状況もあるので、慌てて返信する必要はありません。相手の立場に立って、なるべく早く返信をする意識が大切なのです。

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

もし1週間以上経ってから返信をすると、採用担当者からすれば「この人は選考に参加する気がないのかな?」と思われてしまいます! 文章を考えるのが大変だからと後回しにせず、24時間以内の返信を心がけましょう!

男の子就活生

佐藤みなと

24時間以内の返信は相手のためでもあり、自分のためでもあるんですね!

深夜や休日は避ける

メール返信は、深夜や休日を避けるのがマナーです。会社員のなかには、会社にあるパソコンだけでなく、会社用携帯でメールを見る人もいます。深夜や休日にメールを送ってしまうと、会社用携帯に通知がいき、採用担当者にストレスを与えてしまうかもしれません

そのため、メールを送るときは深夜や休日を避けて送るようにしてください。自分の都合だけでなく、相手の都合を考えることもビジネスマナーの一つです。

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

電話ではなくメールですから、深夜や休日にメールを送っても問題はありません。しかし、相手のことを考えて、相手が仕事をしているであろう時間帯にメールをする気持ちはとても大事です!

男の子就活生

佐藤みなと

たしかに! 深夜や休日に送っても相手はすぐに対応できないと考えると、避けた方がいいですね。

引用返信をする

引用返信をすれば、スムーズなメールのやり取りができます。引用返信とは、送られてきたメールの文章を残して返信することです。送られてきたメールを残せば、採用担当者がどのメールに対して返信が来たのかすぐにわかります。引用返信は、使っているメールソフトでやり方が異なりますが、どれも簡単にできるのでぜひ活用してください。

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

採用担当者は毎日たくさんのメール返信に追われています。引用返信をするだけで採用担当者のメール確認の手間がグッと減るので、実践してみてくださいね!

男の子就活生

佐藤みなと

わかりました! 相手のことを思えば、引用返信をしない手はありませんね。

件名はRe:のままでいい

メールの返信ボタンを押すと、件名に「Re:」と自動的に出てきます。メールでは、Re:は消さずにそのまま残して問題ありません。なぜなら、Re:が付いていることで返信のメールだとひと目でわかるからです。Re:を残すだけで、膨大なメールの対応をしている採用担当者の負担を少しでも減らせます。

田中キャリアアドバイザー

メールの返信をするたび、Re:は1つずつ増えていきます。 3つほどRe:が溜まったら、都度削除をして、1つだけ残すようにすると件名が見やすくなりますよ!

男の子就活生

佐藤みなと

小さなことかもしれませんが、こういった気遣いがメールでは大事なのですね!

就活ではさまざまな企業とメールのやり取りをすることになります。無事に採用メールが届いた時、返信方法について迷ったら、こちらの記事を参考にしてみてください。
例文7選で完璧!採用メールへの返信をパターン別で徹底解説!

お祈りメールがきた時の返信方法については、こちらの記事で詳しく解説しているので参考にしてみてください。
そのまま使える例文付き!お祈りメールの返信方法をケーズ別に解説

キャリアアドバイザーコメント

若林 真穂

相手への思いやりが肝心! 就活メールは難しくない

就活でのメールは、返信さえすれば良いというものではないのかと思うと、気が重くなってしまいますよね。ただ、ルールやテクニックももちろん重要ですが、あまり難しく考えすぎる必要はありません。もっとも大切なのは、相手の立場になって気遣いのある対応ができるかどうかです。

採用担当者も人間ですから、気遣いのできる就活生には良い印象を持ちますし、その逆も然りです。返信をする時間帯ひとつとっても、深夜や休日に返信をする学生と、営業時間中に返信をする学生とでは後者の方が良い印象を持つことは明らかですよね。

さらに、メールは文字だけのものなので、気持ちがうまく伝わりにくいものです。上記の返信術も踏まえつつ、最終的には「自分が採用担当者なら、どう感じるか?」という目線を持つことを忘れないようにしましょう。ちょっとした気遣いで、気持ちの良いやり取りができるようになりますよ。

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そんな時は、あなたの面接偏差値を診断できる「面接力診断」がおすすめです。面接力診断を使えば、簡単な質問に答えるだけで自分の弱みとその対策を解説付きで把握できます。

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メールの返信が遅れてしまったときは真摯に謝ろう

男の子就活生

佐藤みなと

どうしよう……。

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

佐藤さん、なにかあったのですか?

男の子就活生

佐藤みなと

実は、採用担当者から来ていた面接日程のメールを見落としていて、1週間返信をしていないことがわかりました……。

田中キャリアアドバイザー

ミスは誰にでもありますよ! メールの返信が遅れてしまったときは、まずしっかり謝罪のメールを送りましょう。

男の子就活生

佐藤みなと

わかりました……! なにか謝罪のメールを送るときの注意事項はありますか?

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

いい質問ですね! 謝罪を送るときには、遅れた理由を書いてはいけません。理由を書いても言い訳のように聞こえてしまうので、素直に自分が遅れたことを認めて、まずはしっかり謝罪をしてください!

男の子就活生

佐藤みなと

とにかくまずは謝るのが大事なのですね!

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

はい! 謝罪のみではなく、返信で送るはずだった用件も同じメールで伝えて大丈夫ですよ! 冒頭で謝罪をしてから、返信予定だった内容を送ってください。

謝罪メールの例文

株式会社○○ 
採用担当 ○○ 様

お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科 佐藤みなと と申します。

この度は返信が大変遅くなってしまい、誠に申し訳ございませんでした。さて、面接日程の件ですが、下記日程にてお伺いさせていただきます。

1月12日(火) 13時~

お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

キャリアアドバイザーコメント

テッ ター スェ

誰だって失敗する! 大切なのは失敗した後の対応

メールの返信をうっかり忘れてしまったときは、つい慌ててしまいますよね。そんなときは、一度落ち着いて深呼吸してみてください。

なぜなら、重要なのは失敗したこと自体ではなく「失敗した後にどう対応するか」なのです。

たとえば飲食店で注文したものと違うものが運ばれてきたとしましょう。そのときに店員さんが、真摯に謝罪して対応してくれれば、間違いも許せるのではないでしょうか。逆に、ぶっきらぼうに対応されると「二度とこの店には行かない!」と思ってしまいますよね。

それと同じで、メールの返信が遅れてしまったとしても、その後に真摯な対応をすれば相手に悪い印象を与えることはありません。ですから、返信が遅れてしまったときこそ、落ち着いて適切な対応を心がけましょう。

合否に影響!? 就活メールで避けたほうがいい3つの間違い

就活メールで避けた方がいい3つの間違いの画像
男の子就活生

佐藤みなと

就活メールの知識が深まってきました! でも、やはりまだメールのマナーに対する不安がありまして……。毎回送るたびに緊張してしまいます。

田中キャリアアドバイザー

心配になる気持ち、とてもわかります! メールのマナーを誰かに教えてもらう機会はほとんどないので、いきなり就活でメールのやり取りは不安になりますよね。

男の子就活生

佐藤みなと

そうですね……。せめて失礼になるような間違いだけでも避けたいです!

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

就活メールで避けたほうがいい間違いはいくつかあります! どれも少し気をつければ問題ないものばかりなので、1つずつ確認していきましょう!

男の子就活生

佐藤みなと

すぐに改善できるものがあるかもしれないので、詳しく教えて欲しいです!

顔文字や絵文字を使う

田中キャリアアドバイザー

就活メールでは、顔文字や絵文字を使うのは避けましょう。 理由は、顔文字や絵文字がビジネスとしてふさわしくないからです!

男の子就活生

佐藤みなと

わかりました! でも、顔文字や絵文字って自分の気持ちを伝えるのに便利ですよね。文字だけだと、冷たい感じになるというか……。

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

気持ちはよくわかります。しかし、ビジネスの場で顔文字や絵文字を使うと、常識がないと思われても仕方ないので、使わないのが正解です!

顔文字や絵文字を使うと、メールの文章に感情が見えて便利なのは間違いありません。しかし、就活メールにおいては使用を避けてください。顔文字や絵文字がメールに入っていると、どこか幼稚な印象になるうえ、不愉快に思う人もいるからです。顔文字や絵文字を使わないのは、就活メールだけでなくビジネスの場全体に言えることなので覚えておきましょう。

プライベートと同じメールアドレスを使用

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

就活メールで使用するメールアドレスを、プライベートと同じメールアドレスにするのは、リスクがあるのでやめましょう! 

男の子就活生

佐藤みなと

メールアドレスのことまで気にしていませんでした……。どのようなリスクがありますか?

田中キャリアアドバイザー

間違えて、採用担当者にプライベートの内容を送ってしまうことが考えられます! メールアドレスを分けていれば起こらないミスですよね。

男の子就活生

佐藤みなと

それは聞いただけでも恐ろしいです……。相手にも失礼になるので、プライベートと同じメールアドレスにするのは辞めたいと思います!

プライベート以外のメールアドレスには「大学指定のメールアドレス」の使用をオススメします。なぜなら、大学で発行されるメールアドレスであれば、大学に在籍している証拠にもなり、採用担当者からしても信頼度が高くなるからです。プライベートと就活用のメールアドレスを別にすると、情報の整理がしやすくなるメリットもあるので、まだわけられていない方はすぐに実践してみてくださいね。

社名や名前を間違える

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

社名や名前を間違えるのは、大変失礼にあたるので絶対に避けましょう! きちんと確認すればわかることなので、送るときは最大限注意してくださいね。

男の子就活生

佐藤みなと

たしかに! 名前を間違えられたときって、良い気持ちにはならないですよね……。

田中キャリアアドバイザー

そうですね! 中でも、漢字の間違いはよくあるので特に注意してください! 名刺を確認したり、送られてきたメールの署名を確認したりすれば名前のミスは避けられます。

社名に関しては「㈱○○○」と略さないようにしましょう。しっかりと「株式会社○○○」と記入するようにしてください。また、本来の会社名とは別でニックネームがある会社も、メールでは正式名称で書かなくてはいけません。メールを送る前に、間違いがないかを再度確認してから送る習慣をつけるとミスがなくなります。

企業からメールがない場合は2営業日を目安に確認をしよう

男の子就活生

佐藤みなと

田中さん、就活メールのやり取りで相談に乗ってもらいたいことがあります!

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

困ったことがあればなんでも聞いてください!

男の子就活生

佐藤みなと

実は、企業から面接の日程の候補日がメールされてきたので、すぐに返信したのですが、それから2日経っても返事がないのです。 この場合はどうしたらいいでしょうか?

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

お答えします! 企業からのメールは、2営業日経っても返事がない場合は、こちらから再度確認のメールを送りましょう!

男の子就活生

佐藤みなと

営業日ってなんでしょうか? 普通の日にちとは違うのですか?

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

いい質問ですね! 営業日とは、企業が稼働している日です。対応が止まってしまう休日を1日に含まないで日付を数えるときに使います。

男の子就活生

佐藤みなと

よくわかりました! たとえば、土日休みの企業へ金曜日にメールを送った場合、2営業日後は火曜日になりますか?

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

大正解です! 採用担当者も人なので、メールの返信を忘れている場合だってありえます。確認のメールを送ること自体は失礼にはあたりませんので、不安になったら2営業日を目安にメールを送ってみましょう!

面接日程調整のメールに返信がない場合の確認メール例

株式会社○○ 
採用担当 ○○ 様

お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科 佐藤みなと と申します。

先日は面接日程のご連絡、誠にありがとうございました。
希望日を挙げさせていただきましたが、その後いかがでしょうか。
お忙しいところ大変お手数ですが、何卒ご確認のほどよろしくお願いします。

念のため候補日を再度記載させていただきます。
①1月21日(火)13時~
②1月22日(水)13時~

よろしくお願いいたします。

キャリアアドバイザーコメント

葛山 圭介

確認メールは失礼には当たらないので遠慮せずに送信しよう

採用担当者に確認のメールを送る際に「失礼にあたるのではないか」と不安になることもあるでしょう。

ただ、採用担当者は毎日たくさんの就活生とのやり取りを、他の業務も並行してこなしています。みなさん自身もメールを見落として返信を忘れることがあるのと同じで、採用担当者もメールを見落としてしまうこともあります。そんなすれ違いを防ぐためにも、確認の連絡を入れることは大切なのです。

これはビジネスシーンにおいても同じです。特にメールは見落としやすいツールですので、すれ違いを防ぐための確認連絡はとても重要です。企業のためにもなりますので、遠慮せずに確認メールを送るようにしましょう。

メール返信に迷ったら見て! 就活メール返信例文5選

就活メール返信例文5選の画像

就活メールは自分の返信で終わらせるという考え方をもとにして、ビジネスメールのコツや注意点を伝えてきました。しかし、実際にメールを返信するとなるとまだ不安な方もいるはずです。そこで、今回は就活メール返信の例文を5つ用意しました。よくあるメール返信のシチュエーションを意識した例文にしたので、ぜひ参考にしてくださいね。

①面接の日程調整

例文

株式会社○○ 
採用担当 ○○ 様

お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科 佐藤みなと と申します。

この度は面接日程についてのご案内ありがとうございます。
ご提示いただいた日程のなかから、希望日をお伝えいたします。

① 1月12日(火) 13時~
② 1月13日(水) 13時~
③ 1月14日(木) 13時~

お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

面接日程の候補日を調整する場合は、番号順に記載をするとスッキリしたメールが出来上がります! 常に相手目線を意識して、端的でわかりやすい文章を心がけましょう!

②面接の日程変更依頼

例文

株式会社○○ 
採用担当 ○○ 様

お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科 佐藤みなと と申します。

面接の日程変更のご相談をしたく連絡いたしました。
1月13日(水)13時より面接のお約束をいただいておりましたが、本日インフルエンザの診断を受け、外出禁止となってしまいました。

つきましては、面接日程の変更をお願いできないでしょうか。
この度はご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございません。
こちらからのご提案となりますが、下記日程であれば貴社にお伺い可能です。

① 1月26日(月) 13時~
② 1月27日(火) 13時~
③ 1月28日(水) 13時~

お手数をおかけいたしますが、再度機会をいただければ幸いです。
ご検討よろしくお願いいたします。

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

やむを得ない事情で面接に行けなくなることはあります! その場合は企業へ早めに伝えれば問題ありません。例文のように、できるだけ次に行ける日を提示すると、企業としても次の予定を立てやすくなります!

③質問の回答に対するお礼

例文

株式会社○○ 
採用担当 ○○ 様

お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科 佐藤みなと と申します。

この度は、質問の回答をしていただき誠にありがとうございます。取り急ぎお礼を申し上げたくご連絡いたしました。
入社後に必要になるスキルについて、ご回答により疑問の解決ができました。

お忙しいなかご丁寧に対応をいただき感謝いたします。
ぜひ選考に参加させていただきたいと思いますので、引き続きよろしくお願いいたします。

田中キャリアアドバイザー

質問の回答をもらったら、お礼メールを必ず送りましょう! コツはお礼のメールであることを冒頭に入れて、疑問の解決ができて感謝している内容を添えると、気持ちが伝わる内容になりますよ!

④採用辞退

例文

株式会社○○ 
採用担当 ○○ 様

お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科 佐藤みなと と申します。

この度は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
慎重に検討を重ねた結果、大変恐縮ですが内定を辞退させていただきたくご連絡しました。

内定に至るまでたくさんの時間をいただいたにも関わらず、このようなご連絡となってしまい、誠に申し訳ございません。

採用に関わってくださったみなさまに心より感謝を申し上げますとともに、今後の貴社のご発展を心よりお祈りいたします。

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

内定辞退は電話で伝えるのが望ましいですが、電話がつながらなかった場合は取り急ぎメールで伝える必要があります! 内容は、冒頭で内定辞退をすることを明確に伝えたのち、謝罪の言葉と、感謝の言葉を入れた文章を送りましょう! 

⑤内定承諾

例文

株式会社○○ 
採用担当 ○○ 様

お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科 佐藤みなと と申します。

この度は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
貴社からの内定を謹んでお受けいたします。
入社後は、少しでもはやく貴社の力になれるよう努めてまいります。

今後の手続きなどがありましたらご教示いただけると幸いです。
引き続きよろしくお願いいたします。

田中キャリアアドバイザー

内定承諾は、内定連絡をもらった感謝とともに、内定を受けることをハッキリと伝えましょう! その後、簡単でいいので今後の意気込みを書くと感謝の伝わる文章になりますよ!

就活メールの返信マナーを習得し自信を持って就活を進めよう

田中キャリアアドバイザー

佐藤さん、就活メールの返信はどこまでした方が良いのかや、メール返信のコツなどについて理解できたでしょうか?

男の子就活生

佐藤みなと

はい! はじめは就活メールに対して苦手意識がありましたが、メールに関する知識を吸収したら、今では少しメールのやり取りが楽しみになりました!

女性キャリアアドバイザー

田中キャリアアドバイザー

素晴らしいです! 就活メールの返信は自分の返信で終わらせることを念頭におき、相手の立場に立ったメールマナーを心がけてみてくださいね!

男の子就活生

佐藤みなと

はい! 今のうちにメールに慣れて、社会人になってもビジネスメールをうまく活用できるようにします!

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記事の編集責任者 小山内 隆

アクセス就活PLUSを運営するアクセス通信(現アクセスネクステージ)に新卒入社。就職サイト「アクセス就活」の立ち上げや、関西支社の営業責任者を経て、名古屋支社の責任者として立ち上げを担う。人事採用支援のほか、就活相談や就活講座の講師などキャリアアドバイザー職を経験した後、2017年に同社役員。現職は採用アウトソーシング(RPO)事業の担当執行役員 > メッセージを読む

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