就活メールの返信はどこまで必要？ 注意点やコツを例文付きで解説

田中キャリアアドバイザー

佐藤さん、どうしたのですか？

田中キャリアアドバイザー

そこで悩まれていたのですね！ 選考ではないにしても、採用担当者とのやり取りなのですから気になってしまうのは当たり前です！

田中キャリアアドバイザー

わかりました！ 大前提として「就活メールは自分の返信で終える」という考えが就活メールの返信マナーだと覚えておきましょう。

田中キャリアアドバイザー

それは良かったです！ しかしそれだけでは就活メールについて理解したとは言えません！ 例外として返信不要なメールもあったり、好印象のメール返信術もあったりするので、この機会に一緒に学んでみませんか？

田中キャリアアドバイザー

素晴らしいです！ それでは、就活メールを自分で終わらす理由はなぜだかわかりますか？

田中キャリアアドバイザー

大正解です！ 相手を安心させるためと言い換えることもできますね！ 採用担当が、就活生がメールをしっかり見てくれたかを確認する手段は、就活生からの返信しかないのです！

田中キャリアアドバイザー

面接の日程メールを就活生が見落としていて、就活生が当日来なかったなんてことになっては大変ですからね！ お互い無事に選考を終わらせるためにも、就活メールではしっかり確認したという意味で返信をしましょう！

田中キャリアアドバイザー

佐藤さん、素晴らしいです！ 例外として、返信しない方が良いメールもあるのです！ 

田中キャリアアドバイザー

大丈夫です！ 返信しなくてもいいメールは簡単に見わけられるので、ほとんど迷うことはありませんよ。1つずつ解説していくので安心してくださいね！

田中キャリアアドバイザー

メール本文に「このメールは全員にお送りしている一斉配信メールです」のような記述があれば一斉送信メールで間違いありません！

田中キャリアアドバイザー

たとえ返信不要と書いてあっても、メールの内容を読んで、質問したいことがあれば送ってしまっても大丈夫です。 その場合は、本当にメールで聞かないとわからない内容かを確認してからにしましょう。 調べればすぐわかる内容の質問は、相手の時間を奪うことになります！

田中キャリアアドバイザー

就活メールを自分の返信で終わらせる理由は、相手を安心させるためと考えると、送信専用アドレスには返信をする必要はないとわかりますね！

田中キャリアアドバイザー

どんなところが難しいと思いますか？

田中キャリアアドバイザー

たしかにそうですよね！ いきなりメールのやり取りが増えては、混乱してしまうのも仕方ありません！ その場合、まずはメール返信時の4つの構成を意識することから始めてみるのをおすすめします！

田中キャリアアドバイザー

実は、メールのやり取りをしたことがある人なら、自然と触れているものです！ メール返信時の4つの構成や、それぞれの文章の書き方は、社会人でも一生役立つビジネスマナーなのでしっかり覚えていきましょう！

田中キャリアアドバイザー

件名は、メールの一覧を開いた時に出てくる文章です。 メールのタイトルと考えればわかりやすいですね。まず、メールの返信の場合、件名はそのままで問題ありません！

田中キャリアアドバイザー

大丈夫ですよ！ 件名をそのままにすると、採用担当者が件名をみるだけで「このメールについて返信をくれたんだな」とすぐにわかるメリットがあるのです！

田中キャリアアドバイザー

ちなみに、メールの返信をするたび件名に「Re:」が続いていきますが、こちらもそのままで問題ありません。むしろ返信メールだとひと目でわかるので便利です！

田中キャリアアドバイザー

宛名は、メール本文の一番上に書く「メールを送った相手の社名と名前」の部分です。会社名と名前を間違えるのは失礼にあたるので、しっかり確認してから送るようにしてくださいね！

田中キャリアアドバイザー

本文は、文字どおりメールの本文のことで、用件を伝える場です。件名で記載した内容を補足するイメージを持つと書きやすくなります！

田中キャリアアドバイザー

コツは伝えたいことを冒頭に書くことですね！ 結論がはじめにあると、相手もメールの主旨を理解したうえで読み進められるので、わかりやすい文章になりますよ。

田中キャリアアドバイザー

署名は、メールの最後に記載する自分の情報を書く部分です。 氏名はもちろん、大学名や電話番号、メールアドレスなどできるだけ細かく記載してください！

田中キャリアアドバイザー

署名は必要です！ 採用担当者は本当にたくさんの人とメールをしているため、名前が同じ人と同時にやり取りすることもあります。そのときに、署名に詳しい情報が書いてあれば見分けがついて安心できるのです！

田中キャリアアドバイザー

直接であれば、表情や身振り手振りで感情を伝えられますが、メールだとそうはいきませんよね。でも、それがビジネスメールなのです！

田中キャリアアドバイザー

ビジネスメールは、社会人であれば避けては通れません！ 就活メールをきっかけにして、文字だけで相手に正しく伝えられる力を身につけていきましょう。

田中キャリアアドバイザー

そうですね！ それでは、今回はビジネスメールを送るときの注意項目について学んでいきます！ メール送信時に注意項目を確認する意識ができれば、いまよりメールが送りやすくなりますよ。

田中キャリアアドバイザー

敬語をいざ文字にして送ると考えると、なかなか難しいところがありますよね。 しかし、敬語は社会人生活のなかで間違いなく一生付き合っていくものなので、今のうちに身に付けておくことをオススメします！

田中キャリアアドバイザー

エントリーシートで誤字脱字を発見したら、もう一度書き直しになりますよね。しかし、メールであればすぐ打ち直せばいいだけなのです！ ESもメールも、企業担当者が見るという意味では同じなので、しっかり確認して送りましょう！

田中キャリアアドバイザー

相手にとって読みやすいメールを意識して書くと、気づけば簡潔な内容のメールが出来上がっていますよ！

田中キャリアアドバイザー

メールの返信だけでは、評価に大きな影響はありません。そのため、評価が下がる可能性があるぐらいに思ってください！ 

田中キャリアアドバイザー

もちろんです！ 誰が見ても読みやすく、返信も早いメールだと印象はとてもよくなりますし、一つひとつのメールを丁寧に返信するのは大切なことです。

田中キャリアアドバイザー

わかりました！ それでは、少しでも不安をなくすためにも、マイナス評価を避けるメール返信術について学んでいきましょう！ 相手の立場になって考えればすぐに身につけられるものばかりなので、一つひとつ確認していってくださいね！

田中キャリアアドバイザー

もし1週間以上経ってから返信をすると、採用担当者からすれば「この人は選考に参加する気がないのかな？」と思われてしまいます！ 文章を考えるのが大変だからと後回しにせず、24時間以内の返信を心がけましょう！

田中キャリアアドバイザー

電話ではなくメールですから、深夜や休日にメールを送っても問題はありません。しかし、相手のことを考えて、相手が仕事をしているであろう時間帯にメールをする気持ちはとても大事です！

田中キャリアアドバイザー

採用担当者は毎日たくさんのメール返信に追われています。引用返信をするだけで採用担当者のメール確認の手間がグッと減るので、実践してみてくださいね！

田中キャリアアドバイザー

メールの返信をするたび、Re:は1つずつ増えていきます。 3つほどRe:が溜まったら、都度削除をして、1つだけ残すようにすると件名が見やすくなりますよ！

田中キャリアアドバイザー

佐藤さん、なにかあったのですか？

田中キャリアアドバイザー

ミスは誰にでもありますよ！ メールの返信が遅れてしまったときは、まずしっかり謝罪のメールを送りましょう。

田中キャリアアドバイザー

いい質問ですね！ 謝罪を送るときには、遅れた理由を書いてはいけません。理由を書いても言い訳のように聞こえてしまうので、素直に自分が遅れたことを認めて、まずはしっかり謝罪をしてください！

田中キャリアアドバイザー

はい！ 謝罪のみではなく、返信で送るはずだった用件も同じメールで伝えて大丈夫ですよ！ 冒頭で謝罪をしてから、返信予定だった内容を送ってください。

田中キャリアアドバイザー

心配になる気持ち、とてもわかります！ メールのマナーを誰かに教えてもらう機会はほとんどないので、いきなり就活でメールのやり取りは不安になりますよね。

田中キャリアアドバイザー

就活メールで避けたほうがいい間違いはいくつかあります！ どれも少し気をつければ問題ないものばかりなので、1つずつ確認していきましょう！

田中キャリアアドバイザー

就活メールでは、顔文字や絵文字を使うのは避けましょう。 理由は、顔文字や絵文字がビジネスとしてふさわしくないからです！

田中キャリアアドバイザー

気持ちはよくわかります。しかし、ビジネスの場で顔文字や絵文字を使うと、常識がないと思われても仕方ないので、使わないのが正解です！

田中キャリアアドバイザー

就活メールで使用するメールアドレスを、プライベートと同じメールアドレスにするのは、リスクがあるのでやめましょう！ 

田中キャリアアドバイザー

間違えて、採用担当者にプライベートの内容を送ってしまうことが考えられます！ メールアドレスを分けていれば起こらないミスですよね。

田中キャリアアドバイザー

社名や名前を間違えるのは、大変失礼にあたるので絶対に避けましょう！ きちんと確認すればわかることなので、送るときは最大限注意してくださいね。

田中キャリアアドバイザー

そうですね！ 中でも、漢字の間違いはよくあるので特に注意してください！ 名刺を確認したり、送られてきたメールの署名を確認したりすれば名前のミスは避けられます。

田中キャリアアドバイザー

困ったことがあればなんでも聞いてください！

田中キャリアアドバイザー

お答えします！ 企業からのメールは、2営業日経っても返事がない場合は、こちらから再度確認のメールを送りましょう！

田中キャリアアドバイザー

いい質問ですね！ 営業日とは、企業が稼働している日です。対応が止まってしまう休日を1日に含まないで日付を数えるときに使います。

田中キャリアアドバイザー

大正解です！ 採用担当者も人なので、メールの返信を忘れている場合だってありえます。確認のメールを送ること自体は失礼にはあたりませんので、不安になったら2営業日を目安にメールを送ってみましょう！

田中キャリアアドバイザー

面接日程の候補日を調整する場合は、番号順に記載をするとスッキリしたメールが出来上がります！ 常に相手目線を意識して、端的でわかりやすい文章を心がけましょう！

田中キャリアアドバイザー

やむを得ない事情で面接に行けなくなることはあります！ その場合は企業へ早めに伝えれば問題ありません。例文のように、できるだけ次に行ける日を提示すると、企業としても次の予定を立てやすくなります！

田中キャリアアドバイザー

質問の回答をもらったら、お礼メールを必ず送りましょう！ コツはお礼のメールであることを冒頭に入れて、疑問の解決ができて感謝している内容を添えると、気持ちが伝わる内容になりますよ！

田中キャリアアドバイザー

内定辞退は電話で伝えるのが望ましいですが、電話がつながらなかった場合は取り急ぎメールで伝える必要があります！ 内容は、冒頭で内定辞退をすることを明確に伝えたのち、謝罪の言葉と、感謝の言葉を入れた文章を送りましょう！ 

田中キャリアアドバイザー

内定承諾は、内定連絡をもらった感謝とともに、内定を受けることをハッキリと伝えましょう！ その後、簡単でいいので今後の意気込みを書くと感謝の伝わる文章になりますよ！

田中キャリアアドバイザー

佐藤さん、就活メールの返信はどこまでした方が良いのかや、メール返信のコツなどについて理解できたでしょうか？

田中キャリアアドバイザー

素晴らしいです！ 就活メールの返信は自分の返信で終わらせることを念頭におき、相手の立場に立ったメールマナーを心がけてみてくださいね！