一般事務の仕事内容を完全網羅！ 向いている人や選考のコツも解説

会社に必須の存在！ 一般事務は企業を支えるスペシャリスト

事務の中でも医療事務に興味のある方は下記の記事を参考にしましょう。未経験からでも挑戦できる医療事務の仕事内容から選考に通過しやすい自己PR例文まで幅広く紹介しています。
例文７選｜自己PRが命！未経験から医療事務になるとっておきの方法

次の記事では、事務職全体について詳しく解説しています。ぜひこちらも読んでみてくださいね。
事務職まるわかりガイド｜就活情報からキャリア形成のコツまで大公開

社内全般のサポートを担当！ 多岐にわたる一般事務の業務内容

文書作成・管理

文書作成は、企業の経営で必要になるさまざまな書類を作成する業務です。見積書、請求書、納品書などの営業に関する書類や、契約書の作成も一般事務の書類作成業務に含まれます。

ほかにも、取引先から受け取った書類や作成した書類を保管する管理業務も一般事務の仕事です。

電話やメール応対

電話やメール応対は、外部からの連絡に対し適切に担当者に取り次ぐ重要な仕事です。

電話対応は、主に企業の窓口である「代表電話」にかかってきたものに応対し、該当者へ取次をする仕事です。該当者が不在の場合も、電話相手の情報を聞き出し、折り返しがスムーズにおこなえるよう配慮します。

メールの確認も一般事務の大切な仕事です。「代表メール」と呼ばれる、企業の窓口となるアドレスに届くメールを確認します。代表メールに届くメールは、本部からの指示や、顧客からの問い合わせなど重要な内容ばかりです。一般事務がメールを都度確認しているおかげで、該当者はスピーディーにメールの応対ができます。

伝票の作成・整理

そもそも伝票とは「取引で生じたやり取りの記録を残す書類」です。お金を払ったり、商品を仕入れたりしたときには都度伝票に記載をしなくてはなりません。

作成した伝票は、最終的に「決算」で使用します。決算とは、会社の1年間で動いた資産状況を確定させる作業です。

いざ決算のときに伝票が正しく書けていなかったり、整理ができていなかったりすると、大変な手間がかかります。そのため、普段から伝票の作成だけでなく整理をおこなう一般事務の存在は大きいのです。

各種データ入力

主にパソコンを使いデータの入力をおこないます。入力する内容はさまざまで、商品の在庫、顧客情報、売上データなどが代表的です。データ入力は、ミス1つで大きなトラブルに発展する可能性があります。商品の在庫数が10なのに、100と記載してしまった場合、データを見た社員が100個あると勘違いしたまま仕事を進めてしまうかもしれません。

郵便物手配

一般事務は、企業の郵便物の管理を一手に引き受けています。企業に届く郵便物は、見積書や契約書、商品や備品などさまざまです。郵便物が企業に届いたら、仕分けをしたあとに必要な人の部署や手元に届けます。ほか、企業から出る郵便物も取りまとめて発送するのも一般事務の仕事です。

備品管理・発注

備品管理と発注は、企業が滞りなく業務を続けるために必要な仕事です。備品とは、コピー機やパソコンなど、企業に備え付けてあるもので、文房具のような消耗品も管理の対象に含めます。

もし急ぎで社員がコピー機を使いたいときに、コピー用紙の在庫がなかったり、故障していたりすると業務が止まって問題になってしまうかもしれません。そのため、一般事務には日々定期的に在庫を確認し、故障時はすぐ修理手配をするなど、責任を持った対応が求められているのです。

来客応対

企業に来客があったときに、窓口として対応するのが来客応対です。企業ごとに定められた受付業務を経て、来客を待合室や会議室まで案内し、該当する部署や担当者に引き継ぎます。

一般事務が来客対応をしてくれるおかげで、社員は安心して外出ができます。もし来客があったのに誰も対応できなかった場合、大事な取引を逃してしまう可能性もあるからです。

その他企業ごとに定められた業務

ここまで一般事務の代表的な業務を説明してきましたが、仕事内容が多岐にわたることが理解できたのではないでしょうか。一般事務は、ほかにも企業ごとに定められた業務があれば担当します。幅広い対応ができる一般事務は、多くの企業で重宝されているのです。

疑問を解決！ 一般事務職とほかの事務職との違いを詳しく解説

一般事務の仕事は部署を限定しない

一般事務以外の事務職は、部署ごとに割り当てられた仕事のみをおこないます。たとえば、営業のサポートをする「営業事務」は、仕事内容が営業部に関連する業務に限定され、他部署の事務はおこないません。一般事務の仕事は部署を限定しないので、そのぶん仕事が幅広くなっているのです。

専門性に違いがある

一般事務とほかの事務職との明確な違いは「専門性」です。たとえば、営業の専門的な仕事は営業事務がおこない、専門的ではないがサポートが必要な仕事は一般事務がおこないます。各部署に存在している事務職は、部署の仕事に特化しているぶん、専門的な仕事を任されているのです。

社会人としてどんどん成長できる！ 一般事務で働くメリット

ビジネスで役立つPCスキルが身につく

一般事務の業務を日々こなしているだけで、ビジネスで役立つPCスキルの習得が可能です。

たとえば、書類作成業務では文書作成ソフトの「Word」データ整理では表計算ソフトの「Excel」といった代表的なオフィスソフトを使うスキルが身につきます。

社内外で使えるビジネスマナーを習得可能

一般事務には、基本的なビジネスマナーを幅広く身に付けられるメリットがあります。社内で使えるビジネスマナーだけでなく、電話や来客応対業務のなかで、社外に対してのマナーも習得できてしまうのです。

ワーク・ライフ・バランスに優れている

決められた仕事を定期的にこなすことが多い一般事務は、業務量の調整のしやすさから、ワークライフバランスに優れていると言われています。仕事とプライベートどちらも充実させたい人にはぴったりの仕事といえますね。

社内で感謝されることが多い

部署を越えてさまざまな人に感謝されるのは一般事務の特権といえます。それだけ企業の役に立つ重要な仕事をしているので、一般事務として働いたときはぜひ自信を持って業務に取り組んでみてくださいね。

キャリアアドバイザーコメント

ミスをしないのが当たり前？ 一般事務で働くデメリット

自分だけのミスでは済まない

一般事務は、誰かの仕事の一部を請け負うのが仕事です。たとえば、一般事務が契約書の作成をしても、実際には担当の営業員が契約書を使用します。もしその契約書の内容にミスがあった場合、自分だけのミスでは済まされなくなってしまうのです。

目に見えた評価を受けにくい

一般事務は、自分がどれだけ仕事をこなしても、成果として残らないことがほとんどです。たとえば、営業員は、ノルマに対してどれだけの成果をあげたか、ひと目でわかりますよね。一般事務は仕事が成果に直結しないので、目に見えた評価を受けにくくなるのです。

ルーチンワークが多くなる

一般事務は、同じ作業を繰り返しおこなう「ルーチンワーク」が多くなります。たとえば、10時に発注作業、11時にはデータの整理など、一定のルールに従い同じ順番で作業を繰り返していくのがルーチンワークです。似たような業務を淡々と進めていると、いくら仕事といえども飽きがきて、時間が経つのが遅く感じる人もいます。

幅広い業務に対応！ 一般事務に求められるスキル

コミュニケーション能力

一般事務の仕事は、他部署から依頼された仕事を請け負うことがあります。円滑なコミュニケーションが取れればそれだけスムーズに仕事ができるのです。一般事務でいうコミュニケーションが取れる人とは、話が得意な人ではありません。部署間で認識違いがないよう、必要な情報を的確に伝えられれば、コミュニケーション力があるといえます。

こちらの記事ではコミュニケーション能力のアピール方法について詳しく解説しています。言い換えテクニックや自己PR例文なども豊富に紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。
適切な言い換えでコミュニケーション能力をアピール！ 自己PR例文も

スケジュール調整能力

一般事務は、ひとつの仕事を集中してやり続けることがほとんどありません。なぜなら、日々のルーチンワークに加え各部署からの依頼もくるので、さまざまな仕事を並行しておこなう必要があるからです。

スケジュール調整能力があれば、仕事の優先順位をつけ、スケジュールに落とし込み無駄のない仕事ができます。

柔軟な対応能力

もし1人では解決できないような事態があっても、不安に思う必要はありません。部署内のメンバーや上司に相談をして解決方法を探りましょう。他人に頼ることができれば、十分柔軟な対応能力があるといえます。

物事を正確に進める力

ミスをしないよう注意するため、1つひとつの業務を丁寧におこなうのは大事です。しかし、大量の時間をかけていてはほかの業務が滞ってしまいます。業務のなかで、物事を正確に、早く進める力もつけられるよう努力が必要です。

幅広いビジネスマナー

来客があったときに、はじめに応対をする一般事務のビジネスマナーが悪いと「企業全体の教育ができてないのでは？」とマイナスイメージを持たれてしまうかもしれません。企業の窓口となっている意識を持って、幅広いビジネスマナーを習得していく必要があります。

キャリアアドバイザーコメント

新卒だからこそのチャンスあり！ 一般事務の就活内容

経験不問のところがほとんど

一般事務は、採用において経験不問のところが多い特徴があります。なぜなら、一般事務の業務内容には専門的な知識を必要としない仕事が多いからです。専攻している学部に関係なく多くの学生が一般事務にチャレンジできます。

事務職に限定して募集している企業がある

企業の採用情報ページで、事務職に限定して募集をしているのを見たことはないでしょうか。募集内容には「総合職」といって、数年ごとにさまざまな部署の経験を積み将来の幹部候補を目指す採用方式があります。総合職は、どの部署に配属されるかは入社してからでないとわかりません。一方で、事務職であれば部署がある程度限定される特徴があります。

採用の倍率は高い

一般事務は採用倍率が高い特徴を持っています。一般事務は、企業ごとに多くの人員を必要としていません。そのため、そもそも募集人数が少ない傾向があります。また。働きやすい環境が整っていることから人気があるので、応募する人数が多くなっているのです。

キャリアアドバイザーコメント

縁の下の力持ち！ 一般事務の仕事が向いている人

サポートが好き

一般事務の仕事は、自分のためになにかをすることはほとんどありません。常に誰かの仕事をサポートする仕事が基本です。サポートが好きな人は、自分の仕事ではないからといって中途半端にせず、責任を持って取り組める人と言い換えることもできます。

デスクワークでも問題ない

一般事務の業務の基本はデスクワークです。文書作成、データ入力、伝票作成など、一般事務が請け負う仕事はほとんどが机のうえでおこなわれます。仕事中はほとんど外に出れないことに抵抗がなければ、デスクワークでも問題ないといえるでしょう。

細かいことにも注意を向けられる

周りから「気配りができる」、「気が利く」などと言われることがあれば、他人よりも細かい部分に気づいて行動できる人だと言えるでしょう。書面の金額の桁が1つ違うだけで問題に発展する可能性があるので、大雑把な人だと頻繁にトラブルを起こしてしまうかもしれません。

規則を守れる人

一般事務は、部署を越えて仕事をする関係上、たくさんの規則に触れながら仕事をします。迷ったときには該当する規則を見返して判断をすることもあるでしょう。規則を甘く見て自己流で仕事をすると、組織から外れた人間として見られ、一般事務は続けられなくなります。

キャリアアドバイザーコメント

現場主義！ 一般事務の仕事が向いていない人

外に出て仕事がしたい

一般事務は、仕事の基本がデスクワークなので、業務中はオフィスのなかで過ごします。電話や来客の応対、郵便物の受け取りなどの仕事もあるので、外に出れるのは休憩のときだけです。外に出て仕事をしたい人にとっては厳しい環境になってしまいます。

定期的に成果を出したい

目に見える成果を定期的に出し、周りから認められていきたい人には、一般事務は向いていません。一般事務は自分で成果を出すというよりも、他人が成果を出すためのサポートをするのが仕事だからです。

前に出る仕事がしたい

社内全体のサポートをする一般事務の仕事は、舞台でいえば裏方にあたります。そのため、人前に出てなにかを伝えていく仕事に魅力を感じる場合は、一般事務の仕事は物足りなく感じてしまうかもしれません。

ビジネススキルを持つ証明！ 一般事務の選考でアピールできる資格

マイクロソフト オフィス スペシャリスト（MOS）

MOSは、社会人がパソコンで使用するオフィスソフトである「Word」、「Excel」、「PowerPoint」などを、一定レベル以上扱える証拠になる資格です。

一般事務職ではとくに、文書作成ではWord、データ入力ではExcelを使用します。これらのソフトを扱うスキルは入社してから学べば問題ありません。しかし、すでにスキルをもっていれば、それだけはやく戦力になるので、面接官へ十分なアピールが期待できます。

秘書検定

秘書検定は、秘書だけが受ける資格ではありません。資格の勉強の過程で一般的なビジネスマナーを学べるので、多くの社会人が資格取得に励んでいるのです。

秘書検定を持っていれば、選考でも社会人に必要なビジネスマナーが身に付いているとアピールできます。

ビジネス文書検定

ビジネス文書検定は、日々たくさんの文書を作成する一般事務にぴったりの資格です。文書作成に必要な正しい用語の知識や言い回しを学べるので、持っていれば選考でプラス評価になるだけでなく実務にも役立ちます。

簿記

簿記は、企業のお金に関わる部分を整理できる技能です。一般事務では、企業でお金が動いたときに記録に残す「伝票」の作成をするときに簿記の知識が役立ちます。

TOEIC・英検

TOEIC・英検は、どちらも自身の英語力をアピールできる資格です。一般事務では、英語を使う場面は少ないかもしれません。しかし、興味のある企業が海外に拠点を持っていたり、海外進出を目標にしていたりすれば、英語力は途端に大きなアピール材料になります。社内コミュニケーションだけでなく、電話の応対で社外の人間と英語を活用して話す場面で活躍が期待できるのです。

企業それぞれに目を向けて！ 一般事務の選考を突破するためのコツ

企業ごとの一般事務の仕事内容を研究する

一般事務の仕事は、明確な仕事内容の線引きがない特徴があります。そのため、企業ごとに一般事務でおこなう仕事は異なってくるのです。そのため、その企業の一般事務はどのような仕事をするのかを企業研究しなくてはなりません。企業のことを知らないまま選考に挑んでも、企業研究をしている意欲がある学生に負けてしまいます。

なぜその企業の一般事務で働きたいのかを明確にする

選考では、「なぜあらゆる企業のなかでも、この企業の一般事務を志望するのか」を伝えられないとアピールとしては不十分です。その企業の一般事務のどこに魅力を感じたのかを、自己分析をして明確にしておきましょう。

入社後の一般事務で働くイメージができる経験をまとめておく

面接官は「入社後に一般事務として活躍していることが想像できる学生」を採用したいと思っています。そのため、学生は入社後にはどのような活躍ができるのか、それを裏付けるエピソードを持ってアピールしなくてはなりません。

ビジネスマナーに気を配る

企業の窓口として、来客や電話対応をする一般事務には、ビジネスマナーのスキルは欠かせません。そのため、選考でマナーに気を配っていない学生は、一般事務の適性がないと判断されてしまいます。面接におけるビジネスマナーは決して難しいものではないので、事前に対策をしておけば問題ありません。

キャリアアドバイザーコメント

簡単3ステップ！ 一般事務の志望動機を答えるときの構成を伝授

①一般事務を志望する理由を伝える

はじめに「一般事務を志望する理由」を伝えてください。結論から話すと言い換えることもできます。志望の動機を聞いているのに前置きばかりを述べていると、結局なにを言いたいのか伝わらず、面接官に響かない返答になってしまうのです。

②一般事務を志望する理由を裏付けるエピソードを話す

 志望する理由をはっきり話したあとは「一般事務を志望する理由を裏付けるエピソード」を話します。たとえば、コミュニケーション能力を生かして一般事務の仕事をしたいのであれば、コミュニケーション能力があるとわかる経験談を語る必要があります。

③一般事務として企業でどのような活躍ができるかをアピール

志望動機の最後には「一般事務として企業でどのような活躍ができるかをアピール」してください。入社後の活躍イメージを想像できる学生は印象に残りやすいからです。企業が求める人材とマッチするような内容だとより面接官に響く内容になります。

面接に通過する志望動機の書き方はこちらの記事でも詳しく解説しています。「自己分析×企業研究」で選考突破できる志望動機を作成しましょう。
例文11個｜面接に受かる志望動機は 「自己分析×企業研究」で完成

面接では「志望動機を2分で話してください」といったような時間を指定される場合があります。こちらの記事では志望動機の長さを自在に操るテクニックを紹介しています。焦らないために確認しておきましょう。
面接で志望動機の長さを自在に操る極秘テクニック｜例文5選

志望動機だけでなく自己PR方法も確認しましょう。こちらの記事では内定に一歩近づける事務職の自己PR作成方法について詳しく解説しています。あわせてチェックしましょう。
例文10選｜事務職の自己PRで他の就活生と差をつけよう！

構成を意識して作る！ エピソード別一般事務の志望動機例文 

一般事務についての基礎知識から選考のコツまでを幅広く解説していきましたが、一般事務の理解は深まったでしょうか。少ない募集に対し多くの応募が集まる一般事務の選考では、志望動機でほかと差をつける必要があります。今回は、自分の志望動機にまだ不安が残っている方のために、エピソード別の志望動機を5個用意しました。さきほど紹介した志望動機の構成を意識した内容になっているので、ぜひ参考にしてみてくださいね。

アルバイト

部活

サークル

ボランティア活動

パソコンのスキル習得

面接では志望動機を聞かれないケースもあります。面接で志望動機を聞かれない理由についてはこちらの記事で詳しく解説しています。あわせて確認しましょう。
不合格って本当？ 面接で志望動機を聞かれない正しい理由を徹底解説

一般事務の選考にチャレンジして企業に欠かせない存在になろう