メールor電話? 面接当日の辞退の連絡方法と伝え方を例文付きで紹介

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この記事のアドバイザー

  • テッ ター スェ

    留学生向け就活支援講座に携わったのち、現職。留学生として就活をした自身の経験を活かし、「共…続きを見る

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マナー違反にならない? 当日の面接辞退はズバリ可能なのか

鈴木なぎさ

助けてください……!

渡辺キャリアアドバイザー

どうしましたか?

鈴木なぎさ

さっき、第一志望の企業から内定の連絡が来ました! なんですが……。

渡辺キャリアアドバイザー

おめでとうございます! 何か問題でもありましたか?

鈴木なぎさ

実は今日、ほかの企業の面接が入っていて……。辞退したいのですが、さすがに当日に連絡するのは失礼ですよね。かといって、中途半端な気持ちで受けるのも違う気がするし……。

渡辺キャリアアドバイザー

当日キャンセルしづらい気持ちもわかりますが、不可能ではありません。

鈴木なぎさ

え、そうなんですか!?

渡辺キャリアアドバイザー

ただし、伝え方やリスクを理解したうえで本当に辞退するか考えましょう。

鈴木なぎさ

具体的に教えてほしいです。

渡辺キャリアアドバイザー

わかりました。面接の当日辞退についてお話しますね。

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本当に辞退して大丈夫? リスクを理解したうえで連絡を入れよう

本当に辞退して大丈夫? リスクを理解したうえで連絡を入れようの画像

鈴木なぎさ

先ほど当日辞退は不可能ではないとおっしゃっていましたが、本当ですか?

渡辺キャリアアドバイザー

実際に面接を当日に断る就活生は多くいます。ですが、同時に考えられるリスクを押さえたうえで辞退を決断することをおすすめします。

鈴木なぎさ

リスク……? 不安になってきました……。

日程の再調整ができる可能性が低い

渡辺キャリアアドバイザー

面接の当日辞退をする人のなかには、体調不良や私用で面接の延期を希望するケースもあります。ですが、日程の再調整ができる可能性が低いこともあります。

鈴木なぎさ

やはり、当日辞退って印象が悪いのでしょうか?

渡辺キャリアアドバイザー

企業によってまちまちですが、どのような理由であれ当日辞退そのものを良く思わない採用担当者もいます。

当日辞退による日程再調整を設けないと決めている企業もあります。その場合は、体調不良や身内の不幸など、仕方ない理由であっても次の面接は受けられないことがほとんどです。日程調整ができても、印象が悪くなることは予測できるため、多少条件が厳しくなることも考えられます

企業側の時間を無駄にしてしまう

渡辺キャリアアドバイザー

また、面接を辞退することで相手に迷惑がかかってしまうことも覚えておきましょう。

鈴木なぎさ

どのような点で迷惑がかかってしまうのでしょうか?

渡辺キャリアアドバイザー

採用担当者は、限られた時間を使って面接を設けています。つまり、相手の時間を無駄にしてしまうのです。

社会人になると、限られた時間でやるべきことをこなす必要があるため、毎日が忙しく過ぎ去っていきます。事前に予定していた面接のために、ほかの業務を前倒しにしたり、会議をほかの時間に設定したりなど、裏ではさまざまな配慮がなされています。

また、面接のための準備や就活生の情報の事前確認など、面接以外の時間をつかって業務をおこなう場合もあるのです。辞退する場合は、それらの時間を無駄にしてしまうことを理解したうえで謝罪する必要があります。

キャリアアドバイザーコメント

当日辞退は速やかな対応を心がけてリスクを軽減しよう

面接を辞退することはとても気が引けると思いますが、当日に辞退するとなると、さらに言いづらさを感じてしまうでしょう。たしかに面接の当日辞退にはさまざまなリスクが生じますが、不可能ではありません。リスクを理解したうえで適切な対応を取ることが大切ですよ。

たとえば、急な体調不良、身内の不幸などがある場合は、無理に面接には行かずに辞退する方が良いでしょう。速やかに申し出れば、面接の再調整にもつながる可能性が高まります。その他の要因で当日辞退する際も、速やかに申し出れば、比較的リスクを軽減することにつながります。言い出しづらいからといって無断欠席してしまうことだけはないように、適切な対応を心がけましょう。

無断欠席は絶対NG! マナー違反になることは避けよう

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鈴木なぎさ

こんなにリスクがあるとは知りませんでした。辞退したいけど、なかなか伝えづらいなぁ……。

渡辺キャリアアドバイザー

辞退を伝えることで印象が悪くなることを恐れる気持ちもわかります。ですが、無断欠席はもっと良くありません。

無断欠席はNG行為です。人としてのマナーが問われると同時に、就活生の印象がさらに悪くなってしまいます。社内で就活生の名前が出されたり、話題になったりする可能性もあるからです

仮に第一志望の企業に入れたとしても、もしかしたら辞退した企業がクライアントになるかもしれません。いつどこでかかわりをもつかわからないので、誠意をもって対応することが求められます。

メールor電話? 当日辞退の連絡方法

マンガでわかる!当日辞退の連絡方法の画像

鈴木なぎさ

電話かメール、どっちで連絡したら良いんだろう……。

渡辺キャリアアドバイザー

状況によって連絡方法を分けましょう。基本的に当日辞退の場合は電話が好ましいですが、メールで連絡するケースもあります。

鈴木なぎさ

具体的に知りたいです!

渡辺キャリアアドバイザー

では、ここからは電話とメール連絡それぞれについて解説します。まずは、電話での連絡について説明しますね。

当日の連絡は電話がマスト!

鈴木なぎさ

先ほど、基本的には電話で伝えるのが良いと言っていましたね。なぜでしょうか?

渡辺キャリアアドバイザー

なぜかというと、採用担当者が当日にメールを確認できるかどうかわからないからです。

鈴木なぎさ

たしかに就活の時期は忙しそうなので、タイムリーにメールが確認できるとは限らないですね。

就活の時期は、採用担当者はたくさんの就活生とメールでやりとりをしています。そのため、すぐにメールが確認できない場合もあります。確実に当日に辞退の旨を伝えるには、電話での連絡がベストです

渡辺キャリアアドバイザー

怒られるのではないかと不安になってしまいますよね。ですが、メールでの連絡に気づかないまま、面接時間になっても就活生が来ないことの方が印象が悪くなってしまいます。

鈴木なぎさ

急を要する場合は、直接伝える方が良いのですね。

電話連絡のあとにメールで連絡する場合

鈴木なぎさ

もし、電話で担当者が不在だったらどうしましょう。

渡辺キャリアアドバイザー

その場合、担当者が戻ってくる時間を聞き、伝言をお願いします。

鈴木なぎさ

そのあと、メールも入れるべきですか?

渡辺キャリアアドバイザー

そうですね。メールでは、辞退の旨と改めて電話する時間をお伝えしましょう。お詫びの言葉も忘れないでくださいね。

不在の場合の例文

ー採用担当の◯◯ですが、現在電話に出られない状態です。

ご確認いただきありがとうございます。大変申し上げにくいのですが、第一志望の企業から内定をいただいたため、本日◯時からの面接を辞退させていただきたくお電話差し上げました。
お手数おかけしますが、その旨、担当の◯◯さまに伝言お願いできますでしょうか?

ーそうでしたか。お伝えしておきます。

大変申し訳ございません。◯◯さまには改めて私からお電話差し上げたいのですが、何時ごろお戻りになりますか?

メールのみの連絡は前日まで

鈴木なぎさ

早めに辞退を決めた場合も、電話で連絡するのがマナーですか?

渡辺キャリアアドバイザー

前日までの連絡はメールでOKです。逆に、面接まで十分時間があるのにもかかわらずいきなり電話を入れることで、相手に迷惑がかかることも考えられます。

当日の連絡は慌ただしくなってしまいます。なるべく早めの連絡が好ましいため、面接の前日に辞退の意思が固まっていて業務時間外である場合は、メールで連絡しましょう。当日になっても返事がない場合、担当者がメールを確認していない可能性があるので、営業時間内に電話を入れましょう

面接の辞退をメールで伝えるときにはマナーに注意して相手に失礼のない文面を作成することが求められます。こちらの記事でメールの作成方法について詳しく解説しているので参考にしてみてくださいね。
理由別テンプレ7選付き|面接辞退のメール連絡を円満におこなう方法

あなたが受けないほうがいい職業を確認してください

就活では、自分が適性のある職業を選ぶことが大切です。向いていない職業に就職すると、イメージとのギャップから早期の退職に繋がってしまいます

そんな時は「適職診断」を活用して、志望する職業と自分の相性をチェックしてみましょう。簡単な質問に答えるだけで、あなたの強み・弱みを分析し、ぴったりの職業を診断できます。

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直接企業に連絡すべき? エージェントを使っている場合

直接企業に連絡すべき?エージェントを使っている場合の画像

渡辺キャリアアドバイザー

余談ですが、就活でエージェントを介して面接を組む就活生もいます。その場合、就活生の独断で直接連絡を入れることは避けましょう。

鈴木なぎさ

直接企業に連絡した方がスムーズにいくと思っていました。

エージェント経由で就活をおこなっている場合、基本的に企業とのやりとりはエージェントの担当者がおこないます。就活生が独断で辞退の連絡を入れてしまうと、エージェント側も就活生の就職状況が把握しきれなくなるため、食い違いが生じてしまいます。トラブルにもなりかねないので、まずはエージェントに相談しましょう。

キャリアアドバイザーコメント

テッ ター スェ

プロフィールを見る

紹介会社を通している場合はまずエージェントに連絡しよう

紹介会社を通して就活をしている場合は、当日辞退であっても必ず最初に担当のエージェントに連絡しましょう。速やかな対応がもとめられますので、連絡手段はメールよりも電話が望ましいでしょう。担当エージェントが休みの場合は、会社に連絡するなどしてなるべく早く辞退の旨を伝えるようにしてくださいね。

企業への連絡は基本的に紹介会社が行います。面接時間が迫っていると、とにかく早く企業に伝えなければと焦ってしまうかもしれませんが、必ずエージェントを通じて連絡することを忘れないようにしましょう。

連絡する前にここをチェック! ポイントを紹介

鈴木なぎさ

もう辞退の意思は固まったのですが、せっかくお世話になった企業なので失礼のないように伝えたいです。気をつけるべき点を教えてください。

渡辺キャリアアドバイザー

最後まで誠意をもって向き合うことは重要です! それでは、電話とメールそれぞれのポイントをみていきましょうか。

鈴木なぎさ

はい! よろしくお願いします!

電話連絡のポイント

鈴木なぎさ

電話で辞退することを伝えるのは緊張しちゃいますね……。

渡辺キャリアアドバイザー

なぎささんの気持ちがとてもわかります。少しでもうまく伝えられるように、事前に要点を押さえておきましょう。

鈴木なぎさ

電話する前に伝える内容を把握するだけで、緊張が和らぎそうですね。

【電話連絡の要点】

  • 所属名前予定されていた面接日辞退の旨辞退の理由(必要であれば)
  • 日程調整のお願い

渡辺キャリアアドバイザー

これらの要点に加えて、謝罪の言葉と日程調整をしてくれた場合は感謝の言葉を忘れないようにしましょう。

鈴木なぎさ

わかりました!

メール連絡でのポイント

鈴木なぎさ

メールでの連絡のポイントも知りたいです!

渡辺キャリアアドバイザー

メールでの連絡は、相手に伝わりやすいことが重要です。

鈴木なぎさ

たしかに周りくどい言い方で伝えたり、いきなり本題から始めたりしたら、誤解を招く可能性もありそうですね。

渡辺キャリアアドバイザー

違和感なく伝えるためには、流れがポイントです。

  1. 自己紹介
  2. 辞退の旨
  3. メール連絡のお詫び
  4. 締めの文

キャリアアドバイザーコメント

当日の辞退連絡はここを意識!連絡手段ごとの注意点を紹介

辞退の連絡を電話でする際には、話すべき内容のポイントをあらかじめメモしておくと良いでしょう。

電話は、取る相手によって対応が異なりますので想定外の対応をされて焦ってしまうと、伝えるべき内容をうまく話せなくなってしまう可能性もあります。また、緊張してうまく話せないこともあるかもしれません。そういった事態を避けるためにも、メモを見ながら要点をしっかり話せるようにしておきましょう。

メールで連絡をする際は、件名も相手に伝わりやすくできるよう心がけましょう。件名で用件が伝わりにくいと、他の多くのメールに埋もれてしまい、確認が遅れたり見落とされてしまう危険性もあります。ひとめ見て用件がわかる件名にすることがおすすめです。

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当日の連絡は必ず電話で

当日の連絡は必ず電話でしようの画像

鈴木なぎさ

なんとなく辞退の連絡のポイントがわかりました。私の場合は、当日の連絡になるので、あとで電話しなくちゃ……!

渡辺キャリアアドバイザー

電話で言うことは把握できてますか?

鈴木なぎさ

うーん、ところどころイメージがつかめていないのが正直なところです……。

渡辺キャリアアドバイザー

いきなり電話するのはハードルが高いですよね。状況に合わせた例文を紹介するので、こちらも参考にしてみてください。

例文① 体調不良の場合

例文

お忙しいところ失礼いたします。本日、〇時から面接のお時間をいただいております、〇〇〇〇と申します。

大変申し訳ありませんが、昨夜から高熱が出ているため、面接にお伺いすることが難しい状態です。大変恐れ入りますが、本日の面接の日程を変更していただくことは可能でしょうか。

鈴木なぎさ

体調不良の場合は、症状のことはなるべく伝えた方が良いのでしょうか?

渡辺キャリアアドバイザー

症状を伝えることで、やむを得ない状況であることを受け取ってもらいやすくなります。また、日程を調整したいということも忘れずに伝えましょう。

例文② 家庭の事情の場合

例文

お忙しいところ失礼いたします。本日、〇時から面接のお時間をいただいております、〇〇〇〇と申します。

大変申し上げにくいのですが、昨夜父親が転倒し急遽病院に運ばれたため、病院へ付き添うこととなりました。そのため、本日面接にお伺いすることが難しい状態です。誠に申し訳ないのですが、日程を変更していただくことは可能でしょうか。

渡辺キャリアアドバイザー

どのような状況であるかを説明することで、採用担当者の理解が得やすくなります。

鈴木なぎさ

家庭の事情とはいえ、可能な範囲で伝えた方が良いということですね!

例文③ 条件が合わない場合

例文

お忙しいところ失礼いたします。本日、〇時から面接のお時間をいただいております、〇〇〇〇と申します。

大変申し訳ないのですが、以前より相談させていただいておりました〇〇について検討させていただき、やはり自分の希望に合っていないため、面接を辞退させていただきたくお電話差し上げました。

せっかくお時間いただいたのにもかかわらず、このような形となってしまい申し訳ございません。

渡辺キャリアアドバイザー

条件に不満があり辞退したい場合、なかなか言いづらいかもしれませんが、しっかりどの点がネックなのかを伝えることが大事です。

鈴木なぎさ

しっかりと伝えることで、双方の納得が得られた状態で辞退できそうですね。

例文④ 他社から内定をもらった場合

例文

お忙しいところ失礼いたします。本日、〇時から面接のお時間をいただいております、〇〇〇〇と申します。

大変申し上げにくいのですが、実は先ほど第一志望の企業から内定のご連絡をいただいたため、面接を辞退させていただきたくお電話差し上げました。直前のご連絡となってしまい、大変申し訳ございません。

渡辺キャリアアドバイザー

内定の連絡が直前にきたことを伝えることで、当日キャンセルになってしまったことを伝えられます。

鈴木なぎさ

勉強になります。覚えておきます!

キャリアアドバイザーコメント

電話をする時はできるだけ静かな場所を探そう

面接当日に辞退する場合は電話連絡が必要となります。この時、電話をかける時の環境にも配慮をしましょう。環境面で重要なのは、雑音が入らない静かな場所を選ぶことです。

電話中に外からの雑音が入ると電話の声が聞き取りにくくなってしまいます。そうすると次回の面接の日程調整についての提案など、お互いに重要な情報を聞きもらしてしまう可能性もあります。急な事情でどうしても環境を整えられない場合もあるかもしれませんが、その場合もなるべく静かな場所を探して電話をするようにしましょう。

面接を辞退する電話ではなにを話せばいいのか、どんなことを聞かれるのか不安に思う就活生は多くいます。こちらの記事ではそんな辞退連絡をスムーズに進められるように、対応別のフローチャートを用いながら伝え方のポイントを解説しています。ぜひ参考にしてくださいね。
例文付きでわかる! 面接辞退の電話のかけ方をチャート式で徹底解説

状況に合わせてメールでも連絡しよう

状況に合わせてメールでも連絡しようの画像

渡辺キャリアアドバイザー

これで電話できそうですか?

鈴木なぎさ

はい! きちんと辞退の理由を伝えたいと思います。あと気になることがあるのですが、メールも入れた方が良いのでしょうか?

渡辺キャリアアドバイザー

鋭いですね! メールでの連絡は状況によります。このことも例文とあわせて解説しますね。

例文① 前日までの連絡の場合

例文

◯◯◯◯株式会社 採用担当◯◯様

お世話になっております。
◯月◯日◯時より面接のお時間をいただいております、◯◯大学の◯◯◯◯と申します。先日は、お忙しい中面接の日程をご調整いただき、ありがとうございました。

大変申し上げにくいのですが、実は先日第一志望の企業から内定のご連絡をいただき、そちらにお世話になることにいたしました。
貴重なお時間をいただいたのにもかかわらず、このような形となってしまい申し訳ございません。

何卒ご理解いただけますと幸いです。
末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

◯◯◯◯(氏名)◯◯大学◯◯学科 4年
電話番号:◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
メール:◯◯@◯◯ac.jp

鈴木なぎさ

伝えるべきことは、電話での連絡と変わらないですね!

渡辺キャリアアドバイザー

ポイントは電話での連絡とあまり変わりませんが、面接の日程や辞退の理由などは漏れなく明記するようにしましょう。

例文② 担当者が電話に出られなかった場合

例文

◯◯◯◯株式会社 採用担当◯◯様

お世話になっております。
◯月◯日◯時より面接のお時間をいただいております、◯◯大学の◯◯◯◯と申します。

先日は、お忙しい中面接の日程をご調整いただき、ありがとうございました。
大変申し上げにくいのですが、実は私が面接を受けていた他社様からご縁をいただき、そちらにお世話になることにいたしました。

先ほど◯◯様にお電話いたしましたが、お席を外されていたため、◯◯部の◯◯様に伝言をお願いいたしました。
貴重なお時間をいただいたのにもかかわらず、このような形となってしまい申し訳ございません。

また、本来ならば直接お伝えするところ、メールでのご連絡となってしまったこと、重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

◯◯◯◯(氏名)◯◯大学◯◯学科 4年
電話番号:◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
メール:◯◯@◯◯ac.jp

鈴木なぎさ

電話で連絡したことも伝えた方が良いのですね。

渡辺キャリアアドバイザー

本来は電話で伝えるべきです。伝言をお願いしたことにあわせて、メール連絡となってしまったことの謝罪の言葉も忘れずに明記しましょう。

例文③ 日程調整をお願いする場合

例文

◯◯◯◯株式会社 採用担当◯◯様

お世話になっております。
◯月◯日◯時より面接のお時間をいただいております、◯◯大学の◯◯◯◯と申します。

先日は、お忙しい中面接の日程をご調整いただき、ありがとうございました。
大変申し上げにくいのですが、実は昨夜から高熱が出ているため、本日面接に伺うことが難しい状況です。

私ごとで恐縮ですが、面接の日程を変更していただくことは可能でしょうか。
誠に勝手ながら、調整可能日時をお送りします。

・9月1日(水)13:00以降
・9月2日(木)10:00~12:00
・9月3日(金)10:00以降
・9月6日(月)13:00~17:00

日程を調整していただいたにもかかわらず、大変申し訳ございません。大変お手数をおかけしますが、ご検討いただけますと幸いです。

よろしくお願いいたします。

◯◯◯◯(氏名)◯◯大学◯◯学科 4年
電話番号:◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
メール:◯◯@◯◯ac.jp

鈴木なぎさ

先に調整可能な日程を提示するのは、図々しくならないですかね……。

渡辺キャリアアドバイザー

就活期の採用担当者は忙しいため、なるべく二度手間にならないよう、日程は先に提示しておきましょう。

もし◯◯だったらどうする!? 予想外の出来事の対処法

渡辺キャリアアドバイザー

これで、少しは不安が解消されましたか?

鈴木なぎさ

はい! 最後に、もしものことがあったときのための対処法を聞いておきたいです。

渡辺キャリアアドバイザー

もちろんです! どんなことが心配ですか?

もし担当者が不在だったら

鈴木なぎさ

担当者が不在な場合、伝言をお願いして、メールして、それから……。

渡辺キャリアアドバイザー

それから、採用担当者に改めて電話します。メールに返事があった場合、電話は不要です。

鈴木なぎさ

ちょっと頭のなかがこんがらがりそうです……。

渡辺キャリアアドバイザー

今のうちに整理しておきましょう!

【担当者が不在なとき】

  • ①辞退の電話をする
  • ②採用担当者が不在な場合、伝言をお願いする
  • ③採用担当者にメールを入れる
  • ④採用担当者に改めて電話する(ただし、返事があった場合は電話は不要)

もしメールでの連絡しか受け付けていなかったら

渡辺キャリアアドバイザー

本来ならば電話で辞退の旨を伝えます。しかし、企業によっては就活にまつわる連絡はメールでしか受け付けていない場合もあります。

鈴木なぎさ

その場合、面接当日でもメールで問題ないのでしょうか?

渡辺キャリアアドバイザー

指定がある場合は、メールで連絡するしかありません。

特にメールのみの連絡を受け付けている場合、必ずしも当日の連絡を確認できるとはいえないため、できるだけ早い段階でメールを入れることをおすすめします。メールで連絡せざるを得ないとはいえ、企業には大きな迷惑をかけてしまいます。なるべく前日までに辞退の旨を伝えるようにしましょう

キャリアアドバイザーコメント

テッ ター スェ

プロフィールを見る

辞退メールの返信がなくても慌てずに返事を待とう

企業への連絡手段がメールしかない場合は、当日辞退であってもメールで連絡しましょう。

メールはすぐに見てもらえる保証はありませんので、返信が来ないと不安になってしまうかもしれません。ですが、自分で企業の連絡先を調べて電話をかけることは避けたほうが良いでしょう。企業の代表番号は、採用担当とは別の窓口につながっていることが大半です。担当外の相手に面接辞退の件を伝えてしまっては、伝達が難しく、企業に手間をかけることになるかもしれません。

メールの返事がなくても、不安になりすぎることはありませんよ。メールは送信日時が記録されますので、事前にメールで連絡したことや誠意は企業に伝わります。ですから、すぐに返事が来なくても落ち着いて待つことを心がけましょう。

面接の当日辞退は可能! しかし、マナーのある行動を

鈴木なぎさ

よーし! これから辞退の電話をしようと思います!

渡辺キャリアアドバイザー

最初とは面持ちが違いますね。良い調子です!

鈴木なぎさ

少し電話するのが億劫でしたが、誠意をもって伝えれば当日辞退でも大丈夫だと知り、気が楽になりました。

渡辺キャリアアドバイザー

なぎささんの言うとおり、マナーのある行動をすることが大事ですよ。

鈴木なぎさ

わかりました! 

記事の編集責任者 小山内 隆

アクセス就活PLUSを運営するアクセス通信(現アクセスネクステージ)に新卒入社。就職サイト「アクセス就活」の立ち上げや、関西支社の営業責任者を経て、名古屋支社の責任者として立ち上げを担う。人事採用支援のほか、就活相談や就活講座の講師などキャリアアドバイザー職を経験した後、2017年に同社役員。現職は採用アウトソーシング(RPO)事業の担当執行役員 > メッセージを読む

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