証明写真をデータ化する4つの手順|就活を効率化するマル秘術も紹介

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  • 神谷 政利

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目次

就活の常識!?  証明写真はデータ化をして就活を効率的に進めよう

佐藤みなと

Webで履歴書を提出することになったけど、証明写真はどうやって貼り付けたらいいんだろう? 

高橋さん

その場合は証明写真をデータ化する必要があるね! 

佐藤みなと

高橋さん……! お久しぶりですね! 

高橋さん

新生活も落ち着いてきたから、久しぶりに部活に顔を出したんだ。みなとくんはなにか悩んでいる様子だね? 

佐藤みなと

そうなんです! 実ははじめて履歴書をWeb提出するのですが、証明写真の添付方法がわからなくて……。

高橋さん

そんなときは証明写真をデジタルデータにしよう。データ化することで、証明写真のデータをWeb上で扱うことができるよ。

佐藤みなと

そうなんですね! なにも知らなくて恥ずかしいです……。

高橋さん

僕も最初はわからないことばかりだったから大丈夫。そうしたら証明写真をデータ化する方法から、データを就活に上手に活用する方法まで解説していくから、一緒に確認していこう!

佐藤みなと

とても心強いです! よろしくお願いします。

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ここから押さえよう! 就活で証明写真を利用するタイミング

就活で証明写真を利用するタイミングの画像

佐藤みなと

履歴書のWeb提出なんてはじめてで、データ化した証明写真が必要になることを知りませんでした。

高橋さん

就活ではじめて証明写真がデータ化できることを知る人も少なくないからね。それに実はデータは紙よりも管理がしやすい面もあるから、Web提出を推奨する企業も増えてきているんだ。

佐藤みなと

そうなのですね! でもデータ化した証明写真はあまり使いどころがないのでは……と思ってしまいます。

高橋さん

それが履歴書のほかにもデータ化した証明写真を使うことは多々あるんだ。まずは就活で証明写真が必要になるタイミングから押さえていこう!

①履歴書をWebで提出する場合

佐藤みなと

まずは履歴書をWebで提出するときに、データ化した証明写真が必要になりますよね? 

高橋さん

そのとおり! 履歴書は必ず証明写真の添付が必要になるので、データにする必要があるね。

最近ではWeb上での履歴書の提出を求める企業も多くなってきました。なぜなら、Web場合は作成や修正が手軽なため、手書きが煩雑だと感じる学生からも応募をしてもらうことが見込めるからです

Web履歴書はスマートフォンやパソコンで簡単に作れます。パソコンに慣れていない学生はWebでの履歴書の作成に苦手意識を持つかもしれませんが、慣れると履歴書の準備を効率的に進めることができますよ。

高橋さん

ほかにも、Webでの履歴書は手で書く必要がないから、文字を書くことに自信がなくても読みやすい履歴書を作成できるメリットもあるんだ。

佐藤みなと

作成方法がわからず苦手意識をもっていましたが、慣れてしまえば履歴書の作成にかかる時間を大きく削減できるのですね。

高橋さん

就活では手書きの履歴書とパソコンで作成する履歴書のどちらにも対応できるようになっておくと良いね!

履歴書はWeb上で作成するか手書きで作成するかの2つの方法があります。この記事では、履歴書を手書きで作成する際のコツを解説しているので、ぜひ参考にしてくださいね。
履歴書は手書きするべき? パソコンは不利? 就活生の悩みを完全解決

②資格試験の受験票を提出する場合

データ化をした証明写真は履歴書以外でも活用できます。たとえば、資格試験に書類を提出する場合です。資格試験を受けるためには、必ず願書や受験票の提出が必要になります。願書や受験票には、本人確認するための写真を貼り付ける必要があるので、ここでデータ化した証明写真が役に立ちます。

最近の資格試験はWebで出願できるものも増えていて、出願時に証明写真のアップロードが必要になることがあります。証明写真をデータ化しておけばこういったときも活用できますし、わざわざ証明写真を撮りに行く手間もコストも省けます

佐藤みなと

証明写真のデータっていろいろ活用できるのですね……! 

高橋さん

就活中は学業だってあるしなにかと多忙だよね。だからこそ効率化できるところを見つけていくことが時間を有効活用する秘訣でもあるんだ。

佐藤みなと

そうだ! それなら、企業からスカウトを受けられるスカウトサイトのプロフィールにも証明写真のデータは活用できるのではないでしょうか? 

高橋さん

良い発見だね! たしかにスカウトサイトでは自分のプロフィールを作成するのに写真のアップロードが必要になるね。証明写真のようなフォーマルな写真はまさに就活向きといえるから、積極的に活用しよう。

履歴書に取得した資格を記載することで、自分の持っている知識やスキルをアピールできますよ。この記事では、履歴書に資格を記載する正しい方法を解説しているので、ぜひチェックしてみてくださいね。
もう迷わない! 履歴書の資格・免許欄の正しい書き方完全ガイド

キャリアアドバイザーコメント

履歴書のWeb提出が最近増えている理由とは

最近はデータで作成した履歴書のWeb提出を求める企業が増えてきています。理由の1つは学生の手間を省くためです。PCやスマホがあればいつでもどこでも作成できますし、手書きと比べて修正も簡単にできる点で作成に手間がかからないのです。

また企業としても、データの方が管理・整理がしやすく、消去も簡単にできるというメリットがあります。さらにいえば紙を使用しない点でエコにもつながるなど、さまざまな背景があって最近では特にWeb提出を求める企業が増加傾向にあるわけです。

履歴書をデータ提出するなら証明写真もデータ提出する必要が出てきますよね。就活の際には紙の証明写真はもちろん、データも併せて準備をしておくと良いでしょう。

新社会人が教える就活術! 証明写真をデータ化しておくべき理由3選

証明写真をデータ化しておくべき理由の4コマ漫画

佐藤みなと

証明写真を活用できるシチュエーションがイメージできました! いろいろなところで活用できそうですね! 

高橋さん

さすがみなとくん。飲み込みが早い! 

佐藤みなと

ただ、どんなときに活用できるのかはイメージできましたが、どのように役立つのかはイメージできていません。

高橋さん

では、証明写真が就活にどのように役に立つのか説明しよう! 

佐藤みなと

ぜひ詳しく教えてください! 

①お財布にも優しい! 撮影するコストが抑えられる

高橋さん

まずは、データ化することで証明写真の撮影コストを削減できるようになるんだ。

佐藤みなと

それはかなりありがたいですね! 就活に必要なものをそろえたり、説明会などにいく交通費も自己負担なのでなにかとお金がかかりがちで……。

高橋さん

就活は交通費などお金がかかるものだよね。データ化すれば毎回撮影する必要がないから撮影コストを削減できるよ!

印刷した証明写真がなくなってしまった場合、データ化していないともう一度取り直す必要がありますよね。

しかしあらかじめデータ化しておくことで、データを印刷すればすぐに証明写真が手に入ります。取り直しの費用や手間を省くことができるのです

高橋さん

就活はいかに時間を有効活用できるかが重要といっても過言ではないんだ。データ化した証明写真をうまく活用して、浮いた時間をほかの準備に回していこう!

②就活準備がはかどる! 必要なタイミングで追加印刷できる

高橋さん

ちなみに就活における一般的なエントリー数はいくつか知っているかな? 

佐藤みなと

うーん、就活をはじめたばかりでイメージがつきません。

高橋さん

平均20社前後といわれているんだ。そうすると履歴書も20枚くらいは用意しておく必要があるということになるね。

佐藤みなと

そんなに必要なのですね! ただ僕はまだ志望業界が定まっていないこともあって、20社以上にエントリーすることになると思います。

高橋さん

そうなると必然的に証明写真の用意も必要になってくるよね。そんなとき、データ化した証明写真があれば必要に応じてすぐに印刷して使うことができるんだ。

履歴書の提出方法は企業によって異なります。Webで提出を求める企業もあれば手書きの履歴書を求められる場合もあります。手書きの履歴書の場合は、紙の証明写真のデータを貼り付ける必要があります。

なので、多くの履歴書を作成する場合、証明写真が足りなくなってしまうこともあるのです。そこでデータを残しておけば、いつでも追加で証明写真を印刷できます。コンビニやスーパーなどで、手軽に手に入れることができますよ

③取り直しの必要なし! トリミングでサイズを調整できる

履歴書に添付する証明写真には規定のサイズがあります。もしサイズ規定を超えてしまった場合は履歴書には使用できません。

データ化した証明写真はトリミングできるので、使用する目的に応じて自由にサイズの調整をおこなうことができるのです。

高橋さん

あらかじめデータ化しておくと、サイズが違う場合にも備えることができて安心だよ。

佐藤みなと

映りの良いものはさまざまなところで活用したいですし、データ化をしてさまざまな場面で活用できるようにしておきたいと思います! 

キャリアアドバイザーコメント

テッ ター スェ

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写真データをトリミングする際はバランスが超重要!

データ化した証明写真は用途に合わせて自由にトリミングできて便利ですが、トリミングの際には注意点がいくつかあります。

まず、切り取るときには体のパーツが切れないように気をつけましょう。頭や肩が綺麗に収まっていない場合、証明写真として認められない可能性があります。どうしてもうまく収まりきらない場合は、画像全体を縮小するなどして全体が収まるようにしっかり調整しましょう。

また余白のバランスにも注意が必要です。たとえば写真が左右どちらかに偏ってしまうと、アンバランスに見えてしまい不格好ですよね。頭が写真の中心に来るようにして、余白が均等になるようにしながらトリミングしましょう。

自分に合うやり方を選ぼう! 証明写真のデータを手に入れる4つの方法

高橋さん

ここからはいよいよ証明写真をデータ化する方法について紹介していこう! 

佐藤みなと

正直パソコンなどの操作には自信がないのですが……大丈夫でしょうか? 

高橋さん

大丈夫!  証明写真をデータ化する方法はいくつかあるんだ。それぞれの特徴もあわせて紹介するから、自分に合った方法を試してみよう。

佐藤みなと

それなら安心しました。ぜひ詳しく教えてください。

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①プロにお任せ! 写真館・専門スタジオで撮影する

証明写真をデータ化する方法①の画像

高橋さん

まずは写真館・専門スタジオで撮影してもらった証明写真をデータ化する方法です。

証明写真のデータを準備する方法で、最もおすすめなのは写真館や専門のスタジオを利用することです。撮影だけではなく、証明写真の印刷やデータの作成も依頼することができます。

また、プロのカメラマンから身だしなみを整えてもらえるので、より見た目の印象が良い写真が撮れます

写真のプロが撮影から印刷をおこなっているので仕上がりも安心できますよ。ただ3,000~7,000円程度の費用がかかるのが一般的なため、印象によって合否が左右しやすい企業を受ける際に検討してみてくださいね。

佐藤みなと

印象によって選考の合否が左右しやすい業界とはたとえばどんなものがありますか? 

高橋さん

たとえば、航空会社やラグジュアリーなサービスを展開している企業では雰囲気や印象が重要視されやすいので、証明写真の印象を入念にチェックされている場合があるね。

佐藤みなと

そうなのですね! 好印象をしっかり残しておきたい人はプロに頼むといいのですね。

高橋さん

ただ写真館での撮影は事前に予約が必要なことが多いです。前もって予約が必要かどうか店舗に聞いておくと安心だね。

②手軽にできる! 証明写真機を利用する

証明写真をデータ化する方法②の画像

佐藤みなと

もう少し手軽に証明写真のデータを手に入れる方法はありますか? 就活や部活などであまり時間的な余裕がなくて……。

高橋さん

そんなときは駅やコンビニにある証明写真の機械を使いましょう。料金は500円~1000円ほどで、好きなときに写真を撮ることができますよ。

佐藤みなと

たしかに最寄り駅にも証明写真機があったと思います! 撮影だけではなく、データ化もできるのですか? 

高橋さん

もちろんできるよ! 最近では撮影画像のデータをダウンロードできる機種も増えているんだ。

証明写真機で撮った写真をデータ化するのはとても簡単で、印刷された証明写真についているQRコードを読み取るだけ。それだけで簡単にデータを受け取ることができます。ただ、ダウンロードできる期間には限りがあるので必ず期間内に受け取りましょう

また、最近では美肌モードや明るさを補正する機能など、きれいに写るような機能も備わっているものが多いです。プロの撮影までは届きませんが、ある程度の品質を保った画像を手に入れることができます。

佐藤みなと

好印象を残せるような工夫も必要なので、きれいに映る機能がついている機種を選ぼうと思います! 

高橋さん

それに証明写真機は撮影するときに頭の位置なども細かく指示してくれるので、バランスの良い構図の写真を簡単に撮影できるのもうれしいポイントだね。

佐藤みなと

自分ではうまく撮影できなさそうなので、指示があるとたすかりますね。手軽でとても良さそうです! 

③無料でできる! スマホアプリを活用する

証明写真をデータ化する方法③の画像

あまり費用をかけたくない人は、スマホアプリを使って証明写真を撮ってみましょう。アプリを使うことで、履歴書やESで使うサイズのデータに変換するのが簡単にできます。そのデータを家やコンビニのプリンターで印刷してみてくださいね。

アプリによっては、背景を選ぶことができたり、肌のくすみを飛ばすような加工ができるものもあります。仕上がりを自分で調整したい人にもおすすめです。ただ、自分で照明を調整するなど撮影の工夫が必要になることを押さえておきましょう

高橋さん

照明や角度の調整などきれいに撮影する工夫が必要だから、撮影の難易度としては高いことは覚えておこう。ただ、撮影の方法によっては、費用を抑えながら高品質な証明写真が手に入るんだ。

佐藤みなと

撮影技術とアプリの品質の両方を確認する必要がありますね。

高橋さん

そうだね。映りにこだわるなら、加工機能の有無をチェックするといいよ。ただ、アプリによっては課金対象となるケースもあるから注意しよう! 

佐藤みなと

ほかにもアプリの選び方で重要なポイントはありますか? 

高橋さん

「履歴書のサイズに対応しているか」「プリント費用の有無」この2点を確認するといいよ。アプリによっては印刷に費用がかかることもあるから撮影と別途で費用がかかるものかを確認しておこう。

④有効活用できる! 手元にある証明写真をデータ化する

証明写真をデータ化する方法④の画像

高橋さん

そうそう、手元にある写真をデータ化する手段も押さえておこう。

佐藤みなと

今ある写真を有効活用することもできるのですね! でもどうやってデータを手に入れるのですか? 

高橋さん

手持ちの撮影した写真をコンビニのマルチコピー機で印刷するとデータ化した証明写真が手に入るよ。

すぐに証明写真が必要な人におすすめなのが、コンビニの証明写真サービスです。証明写真のデータをネットプリントサービスにダウンロードすれば、コンビニのコピー機ですぐに印刷できますよ。

マルチコピー機で印刷した証明写真をWeb提出する際には、履歴書をPDF化をする必要があります。まずはパソコンで作成した履歴書に撮影をした証明写真を貼り付けます。そして、証明写真が添付されている履歴書をコンビニでスキャンをしてPDF化をしましょう。

佐藤みなと

データ化をしなくても履歴書をWeb提出することができるのですね。

高橋さん

ただ、これは最終手段としておこう。基本的にはきちんと撮影した証明写真をデータ化して企業に送るようにしておくことが大切だね。

手元にある照明写真をデータ化する方法の画像

キャリアアドバイザーコメント

状況に応じてチョイス!証明写真の撮影方法の選び方

証明写真のデータを入手する方法はさまざまありますが、どれも所要時間は大きく変わらないので、自分に合った方法を活用すると良いですよ。

クオリティを重視するなら、フォトスタジオでプロに撮影してもらうことがおすすめです。写りの良い綺麗な写真を簡単に準備できますし、撮影時に身だしなみについてのアドバイスを受けられるといったメリットもあります。

手軽さを優先するならスマホアプリでの撮影も有効な手段です。その際は可能であれば家族や身近な人に撮影を依頼することをおすすめします。自身で撮影することもできますが、撮影角度やカメラに向かって目線を合わせるのは1人ではなかなか難しいもの。撮影を依頼できる相手がいない場合は、一人でも簡単に撮れる証明写真機なども便利ですよ。

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押さえておこう! 好印象につながる証明写真を撮影する3つのコツ

好印象につながる証明写真を撮影するコツの画像

高橋さん

証明写真は履歴書の中で、唯一あなたの姿を表現できる場所なんだ。だからこそ、相手にどんな印象をもってもらいたいのかをよくよく考え、映り方にこだわることが大切だよ。

佐藤みなと

確かに書類上は証明写真と文字しかないし、自分の印象は証明写真にかなり左右されそう……!

高橋さん

そうだね、たとえば、背景が暗く表情が見えにくい学生よりも、しっかり表情が見えて笑顔が印象的な学生の方が、好印象に感じられやすいもの。手を抜かず、印象の良さを意識して工夫していこう。

佐藤みなと

どんなところを意識すれば印象の良い写真が撮影できるのでしょうか? 

高橋さん

それでは、ここからは証明写真で好印象を残す方法やマナーを紹介していくよ。証明写真にも守るべきマナーや良い印象を残すコツがあるので、しっかり確認していこう。

佐藤みなと

書類選考を突破するためにも、しっかり証明写真の撮影方法を身につけます! 

①身だしなみを整えよう! 清潔感のある服装・髪型で撮影する

証明写真を撮影する前には必ず身だしなみを整えましょう。どんなにきちんと撮影する環境を整えたとしても、スーツがよれていたり、前髪が目にかかって表情がよくみえないようでは、好印象にはつながりにくくなってしまいます。

証明写真を撮影するときの身だしなみのポイントは「服装」と「髪型」をよく確認してください。服装は清潔感が重要です。スーツの襟が曲がっていないか、シャツにしわがないかなど確認しましょう。写真越しとはいえ、スーツの着こなしもしっかりと見られています。

佐藤みなと

前髪が目にかかっているのはいけないのですか? 

高橋さん

前髪が目にかかっていると表情がきちんと見えません。髪は顔にかからないようにすっきりとまとめるようにしよう。

佐藤みなと

写真だから細かいことは気にしなくても問題ないと思っていました……。

高橋さん

最近のカメラの性能は品質の良いものが多く、細かいところまでチェックすることができます。面接に行くのと同じ身だしなみを心掛けようね。

佐藤みなと

身だしなみが整っていないと意欲を疑われてしまうこともありそうですね。しっかり注意します。

②照明を調整しよう! 表情がよくみえる工夫をする

佐藤みなと

証明写真では表情がよくみえることが重要なのですね。

高橋さん

良いところに気がついたね! 表情が伝わらないようではあなたがどんな人であるのかイメージがしにくくなってしまうんだ。良い印象を残すためにも、表情が伝わる工夫をしよう。

佐藤みなと

どのようにすれば、表情がよくみえるようになりますか? 

高橋さん

明るさを調整することが大切だよ。詳しく説明していこう。

明るさを調節することで表情を良く見せることができます。室内光や撮影用のライトを活用して明るさを調節しましょう。自然光を使って撮影するときはよく光の入る窓際などがおすすめです。強すぎる光はかえって白飛びする原因になることもあるので、その場合はカーテンを閉めるなどして調整しましょう。

また、最近ではほとんどのカメラが色味の調節ができる機能を備えています。スマートフォンで撮影する場合には、アプリを活用して明るさの調節をおこなうのもいいでしょう

高橋さん

また、白い紙をレフ版代わりにして下から光を反射させると、肌のくすみが軽減されて表情が明るくなるよ。

③就活に適した背景を選ぼう! 青・グレー・白から選択する

証明写真の背景は無地にしましょう。自分で撮影するときには、壁を背景にするなどして工夫をしてくださいね。

また証明写真の背景色は指定されていませんが、就活に適したものはあります。背景は「白・薄いグレー・青」のいずれかから選択するのがおすすめです。背景色は証明写真の大部分を占めるので、どの背景色を利用するかによって印象は大きく変わりますよ

佐藤みなと

背景が印象に影響を与えるのですね! はじめて知りました。

高橋さん

相手に与えたい印象を考えて背景を選択しよう! 

色彩心理学からみた色の与える印象

  • 白:清潔、正義
  • 薄いグレー:落ち着き、真面目
  • 青:誠実、知的

佐藤みなと

避けるべき背景カラーなどはありますか? 

高橋さん

たとえば、暖色系の色は肌なじみが良く、人物と背景の差が少ないため証明写真に使用するのは避けるのが無難かな。ほかにも黒い背景も暗い印象になるので不向きだね。

佐藤みなと

そうなんですね! 就活では、誠実さや落ち着いた印象を与える背景を選びます! 

ほかにもメイクを施すことで、血色のあるイキイキとした表情を演出することができますよ。この記事では、就活に相応しいメイクの方法を紹介しているのでぜひ参考にしてくださいね。
面接の日はどんなメイクが正解?パーツ別や場面別のポイントを解説

キャリアアドバイザーコメント

押さえておこう!証明写真で好印象を残すメリット

履歴書の証明写真は第一印象を大きく左右する大切なポイント。なるべく好印象を残せるように工夫することが重要です。

「メラビアンの法則」という言葉を知っているでしょうか。メラビアンの法則とは、人と人とのコミュニケーションにおいて、 視覚情報(見た目) 55%・聴覚情報(声) 38%・言語情報(話す内容) 7%の割合で影響を与えるという心理学上の法則の1つのことです。つまり、人は何かを判断する時に、容姿などの視覚情報をもっとも信頼するということなのです。

証明写真は「視覚情報」に当たります。写真で好印象を残せたら、その後の選考も有利になる可能性が高まるわけです。証明写真を撮影する際にはこのことを念頭に置いておくと良いでしょう。

要確認! 証明写真をデータ化するときに押さえておくべき3つのポイント

証明写真をデータ化するときのポイントの画像

佐藤みなと

これで証明写真を撮影する方法や撮影のコツはばっちりです! 

高橋さん

それでは、いよいよ撮影した写真をデータ化していこう。まずは、データ化する前に押さえておくべきポイントから説明するよ。

佐藤みなと

写真をデータ化する前になにか確認することがあるのですか? 

高橋さん

もし、これから紹介する4つのポイントを確認し忘れてしまうと、履歴書に正しく証明写真を添付できなくなってしまうから気をつけよう。

佐藤みなと

そうなんですか!? それは絶対に避けたいです! 

高橋さん

では詳しく説明しよう!

①データサイズ| 履歴書の規定に合ったサイズを選択しよう

まずは、履歴書に添付する証明写真のサイズを確認してください。一般的な履歴書のサイズは、タテ40㎜×ヨコ30㎜となっています。写真は縮小・拡大することができるので、タテ4:ヨコ3の比率でデータを用意すると良いでしょう。

ただし、企業ごとに既定のサイズが異なる可能性もあります。提出前に必ず企業指定のサイズを確認して、必要に応じて求められているサイズに修正しましょう。サイズを間違えて撮影してしまった場合には、必ず撮り直しをするようにしてくださいね

佐藤みなと

履歴書に使用するサイズは決められているのですね。

高橋さん

その通りです! 一般的なサイズでいいだろうと撮影をして、いざ履歴書に添付しようとしたときに間違いに気付く……なんてことにならないように注意しよう。

佐藤みなと

サイズを間違えてしまった場合、大きくはみ出してしまっている部分を切り取るなどの対応はいけないのですか? 

高橋さん

適切なサイズで対応できていないと見破られてしまえば、「適当に準備したのかも」と就活への意欲を疑われてしまったり、マナー意識が低いと判断される可能性も。必ず指定のサイズを選択しようね。

②ファイルの形式| 形式はjpgかpngでデータをもらおう

証明写真のデータを提出するときには、企業が指定しているファイルの形式でおこなう必要があります。ファイルの形式とは、画像データの名前の後ろについている「.jpg」「.png」などを指します。

履歴書の証明写真で使われるファイル形式は、一般的にはjpegやpngが使われることが多いです。ファイル形式によっても保存方法が変わってくるので、企業指定のファイル形式をよく確認しておくことが大切ですよ。

佐藤みなと

ファイル形式を変換するのには、手間がかからないのですか?

高橋さん

jpgとpngであればファイル形式はパソコン上で簡単に変更することができるんだ。ただし、変換できないものもあるので注意しておこう。

佐藤みなと

特別な指定がない場合は、jpegやpngで保存します!

③データの容量| 企業指定の容量でデータを提出しよう

高橋さん

意外と見落としがちなのがデータの容量だね。

佐藤みなと

データの容量ってなんですか? 

高橋さん

データの容量とは画像のファイルサイズのこと。容量が大きいとファイルがアップロードできないことがあるんだ。

証明写真を含めて、画像データはどうしても容量が重くなってしまうものです。データが重くなると画像が表示されなくなってしまう可能性もあります。企業より「◯◯KB以下」で提出などと案内された場合には、企業指定の容量にしたがって提出しましょう。

なお準備する際は企業の指定に柔軟に合わせられるように、写真データの容量は大きいものと小さいものの両方を用意しておくのがおすすめです。1つの容量では企業の指定サイズの違いに対応できないことがあるので注意してくださいね。

高橋さん

画像圧縮ソフトやアプリを利用すると容量を小さくできるよ。

佐藤みなと

アップロードできない事態に備えて、証明写真だけ別に添付して企業に送るのはどうでしょうか? 

高橋さん

履歴書に証明写真を添付する場所があれば、フォーマットにしたがって提出する必要があるね。どうしても心配であれば、提出書類に写真を別添することを企業に了承を得てから、おこなうようにしよう!

④データの解像度| 表情がよく見えるかどうか確認しよう

証明写真のデータは解像度が大きいものだと、画質がきれいで、表情が良くみえます。できるだけ解像度が大きいものを準備するといいですよ。また解像度を上げることで容量が大きくなってしまう場合は、画像編集ソフトやアプリなどで簡単に解像度を下げることができますよ。

ただ解像度の低いものを大きくしようとすると、画像が粗くなってしまうこともあるので注意してくださいね

高橋さん

アップロードする前には、写真のデータを確認して、表情がよくみえるか確認するようにしよう。画質が粗い場合には、解像度を適度に編集するといいね。

佐藤みなと

提出前によく確認するようにします! 

高橋さん

サイズ変更や形式変更のタイミングで画像の解像度が落ちてしまうことがあるので、修正したタイミングでも解像度を確認しよう! 

佐藤みなと

表情がみえにくいと、良い印象を残しにくいため注意します! 

キャリアアドバイザーコメント

テッ ター スェ

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企業からの指示を守って不備のない証明写真を提出しよう

証明写真をデータ提出する際には、企業に指定された条件をしっかりと事前に確認するようにしましょう。データサイズや拡張子・寸法など、企業によって条件が異なる可能性もあるので、不用意に使いまわすことのないよう注意してくださいね。

データサイズの超過など、もし指定条件を守らず提出してしまった場合は、企業に「不注意だ」という印象を持たれてしまうかもしれません。証明写真の不備で選考が不利になってしまってはもったいないですよね。企業から提示された条件は必ず守って証明写真を提出するようにしましょう。

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Web提出をマスター! データ化した証明写真を履歴書に貼り付ける3つの手順

データ化した証明写真を履歴書に添付する手順の画像

佐藤みなと

証明写真のデータ化ができました! 企業からの指定をしっかり守り、表情も良くみえる仕上がりになっています!

高橋さん

準備はばっちりだね! それでは早速データ化した証明写真を履歴書に貼り付けていこう。

佐藤みなと

Web上でどうやって貼り付けをするのでしょう……なんだか難しそうですね。

高橋さん

安心して! たったの3ステップで簡単に証明写真の貼り付けができるんだ。

佐藤みなと

そうなんですか! それなら僕でもできそうです。

高橋さん

いくつか注意すべき点もあるから、一緒に解説していくよ。ミスなく履歴書を送れるようにあともう少しがんばろう!

佐藤みなと

よろしくお願いします!

手順①証明写真のデータをパソコンに取り込む

高橋さん

まずは証明写真のデータをパソコンに取り込もう。データ化した証明写真をパソコンの中に保存をすることを、データを取り込むというんだ。

佐藤みなと

そうなんですか! パソコンで作業ができるように保存するのですね。

高橋さん

その通り! それでは具体的なやり方を説明しよう。

Web提出するためには、証明写真のデータをパソコンに取り込んでおくことが大切です。クラウドサービスに保存している人は、パソコンの「ローカルファイル」に保存してみてくださいね。

ローカルファイルとは、インターネットに接続していない状態でもアクセスできるファイルのことで、一般的に自分のパソコンに保存されているファイルを指します。ローカルファイルはインターネット上に公開されることがないので、ほかの人はアクセスすることはできません

佐藤みなと

ローカルファイルに保存すれば、データをより安全に保存することができるのですね!

高橋さん

飲み込みが早いね! また、証明写真のデータをスマートフォンで保存している場合は、メールに証明写真を添付してパソコンに送るだけで、簡単にパソコンに取り込むことができるよ。

佐藤みなと

メールに添付されたデータをパソコンで保存すれば良いのですね! それはとても手軽です! その際もローカルファイルに保存します。

手順②添付する証明写真のサイズを確認する

証明写真のデータをパソコンに取り込むことができたら、次に証明写真のサイズを確認しましょう。証明写真は企業指定のサイズで添付する必要があります。一般的には「縦4cm×横3cm」とされていますが、企業によって異なります。

また、Web上で履歴書を提出する場合には、サイズの比率調整だけではなく、容量のサイズも確認する必要があります。容量が大きすぎるとアップロードできない可能性もあるので、こちらも企業指定の容量以下で保存できているか確認しましょう

高橋さん

企業によって「〇〇KBまで」といったように容量の指定がある場合があるから、添付前にチェックしよう。

佐藤みなと

データの容量が大きい場合、どのように変更することが可能ですか?

高橋さん

使用しているパソコンのソフトによって異なるんだ。Windowsの場合は、「ペイントアプリ」を、Macの場合は「プレビュー機能」を活用しよう。

佐藤みなと

どちらも画像を編集するソフトウエアのことをいうのですね。

高橋さん

どちらもパソコンにもともとついている機能なので、活用してみてね。「サイズ変更」の項目があるからそこから画像のデータを変更できるよ。

手順③履歴書を作成したソフト上で証明写真を添付する

佐藤みなと

企業指定のサイズと容量を守ってしっかり保存できました!

高橋さん

それでは、いよいよ最後のステップ。証明写真を履歴書に貼り付けていこう。

履歴書には、Excelで作成する場合とWordで作成する場合の大きく2種類があります。どちらにも画像を挿入する機能があるので、履歴書を添付する指定の場所を選択して証明写真を貼り付けましょう。パソコン上に証明写真が添付できれば完成です。

ただし、提出前には必ず「画質」と「画像の向き」を確認するようにしてください。たとえば、保存するときに容量を変更した場合、容量を修正する前の証明写真が添付されているかもしれません。貼り付けた画像を確認してから提出するように徹底しましょう

高橋さん

「画像が傾いてないか」というところも確認しよう。

佐藤みなと

画像に歪みがなく、履歴書を貼り付ける指定の場所に収まっているか確認します!

高橋さん

「画像の容量」「画質」「傾き」を確認できたら、提出してOKです!

見落とし厳禁! データ化した証明写真を使うときの3つの注意点

 データ化した証明写真を使うときの3つの注意点の画像

佐藤みなと

無事に履歴書に証明写真を添付することができました!

高橋さん

これで履歴書のWeb提出は完全にマスターできたね!

佐藤みなと

今後もまだまだ企業にエントリーシートを提出する機会があるのですが、証明写真のデータを活用する際の注意点などはありますか?

高橋さん

良い質問だね! データを扱うときの3つの注意点を紹介しよう。

佐藤みなと

注意点について理解をして適切な対応を心掛けます!

高橋さん

素晴らしい心構えだね。ここから紹介する注意点を押さえて、データを適切に扱えるようになろう。

①使用期限を守ろう! 3ヶ月以内に撮影した証明写真を使用する

高橋さん

みなとくんは証明写真に有効期限があることを知ってるかな?

佐藤みなと

使用期限⁉ 知りませんでした……。データさえあれば、追加印刷をすればいつまでも使えるだろうと思っていました。

高橋さん

実は、一般的な使用期限は3か月以内とされているんだ。

佐藤みなと

結構短いですね。どうして使用期限を定める必要があるのでしょうか? 詳しく教えてください!

履歴書に使える写真の有効期限は一般的に「3ヶ月以内」が目安とされています。 データ化した写真は何度でも使用することはできますが、3ヶ月以上経過した場合は新たに撮り直すようにしてくださいね。

なぜ有効期限が設けられているのかというと、証明写真と面接時の印象の差をなくすことにあります。証明写真は、「本人の見た目を確認する」という目的があります。撮影した時と面接する時で髪型や外見が大きく変わっていると、本人確認がしにくいのです。

高橋さん

手持ちの証明写真と比べて、髪型や外見が多く変化した場合にも、証明写真の撮り直しをしよう。

佐藤みなと

たしかに、見た目が大きく違っていると、本人確認ができませんよね。3ヵ月以上前に撮った写真だとバレてしまうこともありそうです。

高橋さん

「志望度が低い」「マナーを守っていない」などの印象にもつながりかねないので、注意しよう。

②過度な加工はNG!印象をアップするための加工を心掛けよう

佐藤みなと

証明写真の「本人の見た目を確認する」という目的を考えると、証明写真に加工を加えることも避けるべきなのでしょうか。

高橋さん

いいところに気が付いたね。加工はまったくしてはいけないということではないんだ。ただし、節度を守ることが大切だね。

佐藤みなと

ここでも、証明写真の目的や採用担当へ与える印象を考えると良さそうですね!

証明写真のデータは加工することも可能です。たとえば、証明写真機では肌を滑らかにみせる加工を施すことができますし、スマートフォンで撮影した写真も肌のくすみを消すなどの機能があります。加工する際の注意点は、本人の印象を左右するような修正をしないということです

たとえば、「肌のトーンを上げる」「飛び出てしまった髪の毛を消す」などの加工は、自分の印象をより良いものにするための加工です。一方で、「顔を小さく修正する」「目を大きくする」などは本来の外見そのものを変化させる加工です。

佐藤みなと

本来の外見を変化させてしまうと本人だと確認をとることが難しくなってしまうのですよね。

高橋さん

その通り。ただ、肌のトーンアップや身だしなみを整えるような加工では、より本来もっているその人の明るさや清潔感を表現できるので積極的に活用しよう。

③細部までチェック! トリミングはバランスの良さを心掛ける

証明写真の顔の位置の画像

印象を左右するのはその人の表情や装いだけではありません。証明写真の添付方法でその人の人柄を確認することもできます。たとえば、証明写真をスマートフォンのアプリを活用して撮影する場合、写真のトリミングも自分自身でおこなう必要がありますよね。

「写真の余白が均等ではない」「人物が小さすぎて表情が確認できない」などトリミングがうまくできていないと、配慮が足りない、大雑把な人、などの印象につながる可能性があります。証明写真をトリミングする際には、顔が中央にくるようにしましょう。

佐藤みなと

アンバランスなトリミングになっていないか注意が必要ですね!

高橋さん

顔が中央にきているか、左右均等に余白が取れているかなど細かい部分にまで気を配ろう。

佐藤みなと

みんな指定のサイズを守っているはずなので、少しでも添付方法に違いがあると目立ってしまいそうですね。

高橋さん

証明写真は、「撮影方法」「添付方法」「提出方法」この3つを正しく守れているのか注意したうえで企業に提出しましょう。

証明写真はデータ化をすることで就活を効率良く進め選考突破を目指そう! 

佐藤みなと

証明写真のデータ化する方法から正しい添付の方法まで完璧です!

高橋さん

これでもう履歴書のWeb提出はお手のものだね!

佐藤みなと

証明写真をデータ化することで、必要なときに証明写真を手に入れることができたり、追加で撮影をする必要がないなど、時間も手間も削減できることがわかりました。これは活用しない手はないですね!

高橋さん

就活は面接対策やエントリーシートの作成など、時間も費用もかかることが多いからできるところから効率化を進めていこう。

佐藤みなと

効率化することで、エントリーシートの内容を充実させることに時間を使うことができますね。就活を効率的に進めて内定獲得を目指します! 

高橋さん

証明写真はデータ化をして、エントリーシートの作成にかかる負担を減らしていきましょう! これからも応援しているよ!

記事の編集責任者 小山内 隆

アクセス就活PLUSを運営するアクセス通信(現アクセスネクステージ)に新卒入社。就職サイト「アクセス就活」の立ち上げや、関西支社の営業責任者を経て、名古屋支社の責任者として立ち上げを担う。人事採用支援のほか、就活相談や就活講座の講師などキャリアアドバイザー職を経験した後、2017年に同社役員。現職は採用アウトソーシング(RPO)事業の担当執行役員 > メッセージを読む

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