キャンセルメールのビジネスマナー|説明会や面接ごとの注意点を解説

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目次

キャンセルメールこそビジネスマナーを要求される

「説明会をキャンセルしたいけど、メールの送り方がわからない」
「当日にキャンセルしたい場合の対応を知りたい」

就活をしていくうえで、企業説明会に申し込んでいたけど直前でキャンセルしたくなった、外せない予定で選考に参加できなくなった、ということがありますよね。

そんなときにどうやったら相手に不快な思いをさせることなくキャンセルすることができるのか、気になりますよね。キャンセルメールこそビジネスマナーが求められます。

今回はそんな面接や説明会をキャンセルしたいときのビジネスマナー、キャンセルの際のメールの仕方、電話の方法について解説していきます。

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無断欠席はNG! ビジネスマナーに則ったメールを作ろう

まず大前提として、説明会やセミナー、面接など企業と約束をしているものに関して、無断欠席はしてはいけません。どんな理由があったとしても無断欠席は社会人としてマナー違反です。

万が一キャンセルをせざるを得ない状況になった場合は、ビジネスマナーに則ったメールを作成し、企業へ送信しましょう。

キャンセルの場合でも連絡なしはマナーに反する

参加予定だったイベントをキャンセルする場合、たとえ今後の選考に参加する意思がなくても連絡をしない無断キャンセルはマナーに反します。

さまざまな企業を受ける中でキャンセルや辞退すること自体はよくあることなので何も問題はありませんが、不誠実な対応は避けるようしましょう。

キャンセルすることによってあなた自身は関係がなくなる場合も、相手に多大な迷惑をかけることは間違いありません。キャンセルする場合こそしっかりとマナーを守りましょう。

事前にキャンセル連絡をすることでほかの学生にチャンスが生まれる

就活では全ての人に面接の機会があるわけではなく、書類選考などの事前選考を通過できた人に限られます。そのため、事前にあなたがしっかりとキャンセル連絡を送っていれば、あなたの選考枠がほかの学生に回る可能性が生まれます。

反対に、事前にキャンセル連絡をせずに面接を無断欠席をした場合、ほかの学生のチャンスを奪ってしまうことにつながります。貴重な枠を無駄にしないためにも、必ず事前にメールでキャンセルの旨を伝えるようにしましょう

キャリアアドバイザーコメント

お互いにしこりを残さないようキャンセル連絡はしておくのがベター

企業側にとって、学生の無断欠席は準備面などで余計な手間が増えてしまうことも押さえておきましょう。

当日になってキャンセルの連絡がないまま集合場所に姿を見せない場合、個別に連絡をする場合があります。電車の遅延情報や天候を気にしながら、巻き込まれてはいないかなど気にかけますし、選考も含む予定であった場合はなおさらです。

個別面接の場合は分単位でスケジュール調整がされています。当日欠席者が出た場合はほかの学生のスケジュールや企業側のスケジュールを組み直す必要があるため、当日の運営に影響があることも肝に銘じておきましょう。

加えて学生側にとってもデメリットとなることもあります。可能性は低いですが、社会人になったあとで取引先だったり何らかの形で関係することもないとは言い切れません。企業側に守秘義務があるため、情報が漏れることは基本的にありませんが、顔を覚えていて気まずくなるなども考えられます。その一瞬だけでなく、長い目で見たときにも悪影響を及ぼす可能性があることは頭に入れておきましょう。

キャリアアドバイザーコメント

テッ ター スェ

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無断欠席はビジネスでなくとも不利益が大きい

無断欠席は、一度してしまうと「しても良いもの」という習慣が自分の中にもついてしまう可能性があります。

友達や家族との約束に限らず、社会人になっても、無断欠席というのは人間性を疑われてしまうような行為です。無断欠席や当日のドタキャンをされた場合、相手はもちろん良い気はしません。たとえどんなに仲の良かった友人だとしても、無断欠席やドタキャンをされると、信用性に欠けますし、距離を置かれて大切な人を失うなんてことになりかねません。

このように、無断欠席は自分にとっても不利益が大きいのです。一度無断欠席をしてしまうと、癖づけになってしまうかもしれないので、無断欠席をしないようにしましょう。

言葉遣いで失敗したくない人には「就活マナー用語集」がおすすめ!

会社説明会や面接など、就活は社会人と接する機会が多いです。もし言葉遣いを誤ってしまうと「なんて失礼な口の利き方だ」と悪印象を与え、選考が不利になる恐れがあります。

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キャンセルメールを送るときに知っておきたい3つの心構え

キャンセルの際に知っておきたい3つの心構えの画像

就活で予定していたイベントや選考をキャンセルしたい場合、3つの心構えを把握しておきましょう。それでは解説していきますね。

①できる限り早くメールする 

参加できないとわかった時点でできる限り早くメールを入れることが大切です。早目に連絡を入れておけばその後企業が対応するための時間に余裕ができますから、わかった時点での連絡を心掛けましょう。

キャンセルする予定にもかかわらず、直前までキャンセル連絡をしないと企業側に迷惑をかけてしまいます。ですから、何事も早目の連絡をすることで企業側に与える迷惑を最小限にするようにしましょうね

急な場合は電話をかけた方が良い

キャンセルする場合は基本的にメールでの対応で問題ありません。電話よりもメールの場合文章として記録にも残りますので、緊急の場合以外はメール連絡で良いでしょう。

ただし、急に参加が難しくなった場合はタイムリーにメールを確認できていない可能性もあるので、担当者に直接電話をかけた方が良いです

電話をする際は避けた方が良い時間帯があるので注意しましょうね。電話を避けた方がよい時間帯

  • 始業後すぐの時間帯
  • お昼休みの時間帯
  • 終業間際の時間帯

選考辞退を伝える電話のかけ方についてはこちらの記事で詳細に解説しています。例文付きなのでなにを言うべきなのかもわかりやすいので、とても参考になりますよ。
例文付きでわかる! 面接辞退の電話のかけ方をチャート式で徹底解説

②お詫びの心を持ってメールを書く

実はキャンセルメールを送る際にそのキャンセルの理由はそこまで重要ではありません。選考を辞退する際は「一身上の都合」「他社からの内定が出た」「自分に合わないと感じた」などの一般的な理由で問題ありません。

キャンセルメールを送るときに心掛けたいのは、キャンセルによって企業側に少なからず迷惑をかけてしまうことに対してのお詫びの気持ちです

ネット上の例文をそのままコピペして送りたくなるかもしれませんが、例文を参考におおよその文体を整えた後に、自分の言葉でお詫びの気持ちを書くようにしましょう。

③丁寧なメールを心掛ける

丁寧な文章を心掛けてメールを書くことも大切です。誤字脱字がないかをしっかりと確認するのはもちろんのこと、きちんと文章を整えてから送るようにしましょう。

具体的には、以下の順で書くようにすると良いですね。

  1. 挨拶
  2. 自己紹介
  3. キャンセルをする旨
  4. キャンセル理由
  5. 謝罪の言葉

また、やむを得ず送る時間が遅くなってしまった場合には、冒頭に「夜分遅くに失礼します」などと一言加えるだけで丁寧な印象になります

面接を辞退する場合のメールの書き方については、こちらで詳しく解説しています。あわせて確認しておきましょう。
理由別テンプレ7選付き|面接辞退のメール連絡を円満におこなう方法

メールを送る際に企業のことを「御社」と書いてしまった経験はありませんか。「御社」と「貴社」の使い分けは基本のビジネスマナーになるので覚えておきましょう。こちらの記事で詳しく紹介しているため不安な人はチェックしてくださいね。
「御社」と「貴社」の違いは? 具体的な場面や例文を交えて解説

面接に関するメールの作成方法をもっと詳しく知りたい人は、ぜひ次の記事を読んでみてくださいね。
面接のメール連絡は難しくない! 例文から基本マナーをまるッと解説

キャリアアドバイザーコメント

メールの件名を工夫するようにしよう

メールの件名を、人事の目に留まりやすく工夫しましょう。説明会やセミナー当日に近づくと人事も忙しく、メールの確認をする時間があまりないことが多いからです。人事には日々たくさんのメールがきているので、下記のように「どこの誰がいつの何をキャンセルする」ということが件名から把握できるようにすることをおすすめします。

件名:【●月●日説明会キャンセル】●●大学自分の名前

このような件名でメールがくると、件名をクリックしてメールの中身を確認しなくても内容を把握できます。また、こういう隅付き括弧【】などを使って件名が目に留まるように工夫することで人事がメールを見逃す可能性が低くなります。

キャンセルの理由は正直、人事にとっては説明会やセミナーの後でも良いことです。メールに理由を書いておけば、説明会などが終了し落ち着いた際にきちんと中身を確認するので問題ありません。とはいえ、キャンセルはやはり印象が良いことではありません。メールの件名や文章は慎重に作成するようにしましょう。

就活は、適職診断からはじめてください

就活では、自分が適性のある職業を選ぶことが大切です。向いていない職業に就職すると、イメージとのギャップから早期の退職に繋がってしまいます

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説明会やセミナーのキャンセルメールを送る際に気を付けたいこと

キャンセルメールを送る際に気を付けることの画像


就活生)今度予約している説明会をキャンセルしないといけないのですが何か気をつけることはありますか?

キャリアアドバイザー)採用担当は毎日何百通ものメールを処理していますので、そんな相手の状況を踏まえたうえでメールを作成することが大切ですよ。

実際にキャンセルメールを送る際に注意するべきことについて説明していきます。

メールの件名は一目見て内容がわかるようにする

ビジネスメールの鉄則としてメールの件名は一目見て内容がわかるようにすることが挙げられます。メールの件名が空欄だったり内容が不明だと、最悪迷惑メールと間違えられて開封されない可能性があるからです。

そのため受信側が受信トレイを見た際に内容が瞬時に理解できるよう、メール内容が要約された件名をつけることを意識しましょう。

件名をつける際には基本的に「いつの話なのか」「何の用件なのか」「どういう内容なのか」の3つを意識するとよりわかりやすいものになります

企業に送るメールはビジネスマナーを意識した文面にする必要があります。こちらの記事ではビジネスメールの基本情報が網羅的に解説されているので、ぜひ合わせて確認するようにしましょう。
選考通過メールの正しい返信の仕方|好印象につながる秘訣を解説

キャンセル理由は明確に伝える 

キャンセル理由はなるべく明確に伝えることを意識しましょう。

  • 大学の授業の予定とかぶってしまった
  • 体調不良になってしまった
  • 身内に不幸があった

など書ける範囲で相手がキャンセルを納得できる理由を書くようにしましょう。

また、他社の内定が出た場合、そこに就職する意思があるのであれば理由を伝えて面接をキャンセルしても問題ありません。入社意思がないのであれば誠意を持って断ることも大切です。

ただし、正直に理由を伝えた方が良いからといって決してネガティブな情報は伝える必要はなく、自分が合わないと感じたのであれば「一身上の都合」と伝えることで穏便に済ませる方が無難でしょう

メールの最後に自分の署名を忘れない 

本文を書くことに集中しがちでつい忘れがちになるのですが、メールの最後に署名を忘れずに入れるのは重要なビジネスマナーの1つです。署名を見るだけで本人属性がはっきりしますから、多くの学生とやりとりする担当者からすると署名の有無はかなり重要です

スムーズにやり取りをするためにも、メールの最後には必ず署名と連絡先や所属の記載を忘れないようにしましょうね。署名に入れるべき情報

  • 氏名
  • 大学名・学科・学年
  • 電話番号
  • メールアドレス

メールの最後に記載する署名については、こちらの記事で作成方法を詳しく紹介しています。テンプレート付きなので、ぜひ参考にしてくださいね。
テンプレート付き! 学生がメール署名を作成するポイントを徹底解説

サイトでキャンセルができる説明会やセミナーはメール不要

説明会やセミナーによってはサイト上でキャンセルできるものもあります。その場合はメールでわざわざ連絡する必要はなく、サイト上でキャンセル手続きをすれば問題ありません。

サイト経由のイベント申込みの場合、気軽にキャンセルできる分、あまり深く考えずに予約・キャンセルをする方がいるかもしれません。しかし、企業はキャンセル状況を把握できるようになっているので、あまりにもキャンセルを繰り返していると印象を悪くする恐れがあるので注意しましょう

キャリアアドバイザーコメント

端的に伝え、採用担当者に迷惑をかけないよう配慮すること

基本的に、企業にメールを送る際は端的に伝わりやすいメールを送り企業担当者の時間を奪わないことが鉄則です。加えて今回はキャンセルに関するものですから、厳しい言い方をすればそこから何かを生み出す、また利益につながる行為ではありません。そのためなおさら忙しい担当者への連絡は端的に伝えるべきことを述べるよういつも以上に意識しましょう。

なお、テンプレートをコピーしたというのがバレバレな「できすぎた」謝罪メールは、かえって不快に感じることもあります。マナーを押さえつつも、ある程度は自分の言葉でしっかりと謝罪の意思を伝えましょう。メール1つとっても、やっつけ仕事なのか心が入っているのかはわかります。ぜひとも参加したかったという意欲や企業への興味と、にもかかわらずやむを得ずキャンセルすることになってしまった謝罪や残念な気持ちをメール文面に盛り込むと伝わりやすいと思いますよ。

面接のキャンセルメールを送る際に気を付けたいこと

次に面接のキャンセルメールを送る際に注意するべきことについて説明します。基本的に説明会やセミナーをキャンセルするのと面接をキャンセルをする際に大きな注意点は変わりませんが、面接をキャンセルするにあたって特に注意したいことはきちんと理解しておきましょうね。

基本的には説明会やセミナーキャンセルの注意点と同じ

基本的には先ほどまで述べてきた説明会やセミナーのキャンセル時の注意と変わりません。特に直前のキャンセルは会社側に迷惑をかけるだけでなく、自分の所属している大学などのイメージを下げてしまうことにもつながりますから、誠意を持って対応するようにしましょう。キャンセルメールを送付する際の注意点

  • メールの件名は一目見て内容がわかるようにする 
  • キャンセル理由は明確に伝える 
  • メールの最後に自分の署名を忘れない

面接を辞退する理由は嘘をつかない

面接を辞退する場合、理由をどのように伝えるべきか迷うこともあるかと思いますが、嘘をつかずに正直に説明するようにしましょう。

  • 内定をもらった他社に決断したため
  • 選考過程で方向性の違いに気づいた

など辞退理由はさまざまありますが、正直な理由を伝えづらいからといって「予定が合わなくなった」「体調が悪くなった」など本当の理由を隠すのはおすすめできません。

辞退する際は嘘をつかず誠実に対応することで企業側も納得をしてくれる点を覚えておきましょう

キャンセルメールを送れば基本的に「選考辞退」と見なされる

面接を辞退する連絡をすれば基本的に「選考辞退」と見なされる点は理解しておきましょう。たとえ、あなた自身がその日の面接をキャンセルしたいと思ってメールを送ったとしても、企業側は「それ以降の選考に参加をしない」という意思とみなします。

そのときは他社の選考で忙しくてキャンセルをしても、後から「やっぱり辞退しなければよかった」と後悔するケースはゼロではありません。後悔をしないためにも、しっかりと自分で考えたうえで判断をするようにしましょうね

選考継続の意思があるのであれば明確に伝えること

その日だけ都合が悪く面接をキャンセルする場合、できれば他の日程で面接に参加したいと考えることもあるでしょう。その場合はキャンセルメールを送る際に選考継続の意思表明を文面で伝えることが大切です。

指定された面接日に参加できないとわかった時点で事前に連絡をしておくことで、日程を変更してもらえる可能性もあります。

そのため、選考継続の意思がある場合は次回以降参加の意思があることと、入社への意欲があることを伝えたうえで日程調整を打診してみましょう

ただし志望度は低いと思われるので不利になることも

ただし、一度キャンセルしてしまうと企業側の印象は悪くなってしまうことも事実です。理由がどうであれ、企業側としては「当社の選考よりも優先度が高い企業の選考があるのか」と志望度が低いと捉えられて不利になることもあるでしょう。

そのため、日程を変更してもらえれば挽回するためにも意欲の高さをアピールすることが大切です。お詫びだけのメールで終わってしまうのではなく、次回参加できた場合の参加意欲をしっかり書いて少しでも印象を良くできるようにしましょうね

キャンセルメールに必要な要素を押さえよう


就活生)これからキャンセルメールを作成したいと思うのですがどう作ればいいのでしょうか。

キャリアアドバイザー)キャンセルメールを作成する際はここで紹介をする6つの要素を入れるようにしましょう。

キャンセルメールで必要な要素は、

  1. 件名
  2. 相手先の会社名・部署・名前
  3. 自分の大学・名前
  4. キャンセルする旨を伝える内容
  5. キャンセルの理由とお詫び文
  6. 署名

の計6要素です。この要素を押さえておくことで相手に失礼のないメールを送ることができます。

件名

  • 件名:【ご連絡】×月×日面接辞退に関して(〇〇大学 △△ △△)

メールの件名はビジネスマナーとして必要不可欠な要素です。すでにお伝えした通り、件名はメール内容の要約の意味があるので、忙しい採用担当者にメールの主旨を正しく伝える有効的な手段となります。

キャンセルメールを送付する際は件名は忘れずに入れるようにしましょう。また、件名に自分の名前や面接の日付なども入れるとよりわかりやすくなるのでおすすめです

相手先の会社名・部署・名前

  • 宛名:〇〇株式会社 人事部 △△様

ビジネスメールにおいてメールの書き出しは宛名を記載することが一般的です。具体的には「会社名+部署名+役職名(あれば)+氏名+敬称」という順に記載しましょう


キャリアアドバイザー)部長、課長などの役職名のあとに「様」をつけないように注意しましょうね。

自分の大学・名前

  • 自分の大学・名前:〇〇大学 ××学部~~学科 3年 △△ △△

宛名を書いたあとは自分が何者なのかを記載するようにしましょう。具体的に自分の大学情報と氏名は最低限書く必要があります。また、大学を書く場合は大学名、学部学科、学年を書くようにしましょう

一方で、所属ゼミやサークル、部活名などの情報をつけてしまうとかえって読みづらいメールになってしまうので気をつけましょう。

キャリアアドバイザー)氏名に関しては相手に読まれづらい名前の場合、すぐ読み方がわかるように平仮名かローマ字表記でふりがなを入れるとより親切で良いですよ。

キャンセルする旨を伝える内容

自分の情報を伝えることができれば、キャンセルメールで必要な要素はキャンセルするという事実を始めに伝えることです。メールに限らずですが読みやすいメールにするには、まず結論を先に述べましょう。

キャンセルするに至った背景などの説明から始めたくなりますが、かえって相手に必要な情報が伝わりにくくなるので結論から先に書くことを意識しましょうね

キャンセルの理由とお詫び文

次にキャンセルの理由とそれに対する謝罪を書きましょう。キャンセル理由を述べるときは嘘をつかずに正直な理由を伝えることが大切です。また、やむを得ない事情でキャンセルするにしても確保してもらった時間をキャンセルするのですから、丁寧にお詫びすることが誠実な対応につながる点は理解しておきましょう

キャリアアドバイザー)お詫び文を丁寧に書けるかどうかで相手が抱く印象が大きく変わるので、丁寧な謝罪を心掛けるようにしましょう。

署名

メールの最後には署名を必ず入れるようにしましょう。ビジネスメールにおいて署名は必須の要素であり、キャンセルメールでも同様です。

署名がないと本人確認が取れず、メールの信頼度は下がってしまいます。また、署名の有無でキャンセル可否につながることは少ないですが、マナーを理解できていないと思われることがあります

メールの署名については名前、大学名、学部名、電話番号、メールアドレスを最低限記載しておくようにしましょう。ただ、毎回署名を作成するのは面倒ですのでメールの機能を使ってあらかじめ署名の設定しておくことで、メール作成時に署名が自動入力されますので便利です。

署名の前にはメール本文を締めるワンフレーズを加える必要があります。メールはこの締めの部分がとても大切ですから、こちらの記事の解説を参考にしてしっかりとメールの締め方についておさえておきましょう。
就活シーン別のメールの締め方例文集|正しいマナーで好印象を残そう

説明会をキャンセルする場合のメール例文

ここからは説明会をキャンセルする際のメールについて例文を解説をしていきます。メールの構成はすでに紹介した6つの要素を忘れずに入れることで問題ありません。キャンセルメールに必要な6要素

  • 件名
  • 相手先の会社名・部署・名前
  • 自分の大学・名前
  • キャンセルする旨を伝える内容
  • キャンセルの理由とお詫び文
  • 署名

それではさまざまなキャンセル理由の例文を見てみましょう。

下記の状況以外にも、内定辞退の連絡をする場合があるかもしれません。次の記事で詳しく解説しているので、ぜひ参考にしてみてくださいね。
内定辞退はいつまで?|状況別の伝え方を今すぐ使える例文付きで解説

当日に急用ができた場合のメール

新規メッセージ

○○○○○@shukatsu.com

△△△△△@shukatsu.com

【お詫び】本日15時からの説明会キャンセルについて(就活大学 港太郎)

株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇様

お世話になっております。
本日15時より説明会に参加予定の〇〇大学の〇〇と申します。

誠に申し訳ございませんが、本日の説明会を一身上の都合で
キャンセルさせていただきたく、ご連絡いたしました。

当日にメールでのご連絡となりましたこと、深くお詫び申し上げます。

お忙しい中、説明会の調整等お時間をいただきましたこと感謝いたします。
末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

―――――――――――――――
港 太郎(みなと・たろう)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-○○○○-○○○○
メール:minato@○○○○○○.ab.jp
―――――――――――――――


キャリアアドバイザー)当日のキャンセルは準備を進めている相手にとっても負担が大きくなりますので、当日のメール連絡になってしまったことに対する謝罪を入れるようにしましょう。また、当日キャンセルする場合は、併せて電話も入れておくと丁寧ですね。

体調不良の場合のメール

新規メッセージ

○○○○○@shukatsu.com

△△△△△@shukatsu.com

【お願い】◯月◯日の説明会キャンセルについて(就活大学 港太郎)

株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇様

お忙しいところ恐れいります。
◯月◯日◯時に説明会の予約をしている〇〇大学の〇〇と申します。

明日の説明会ですが体調を崩してしまい、まずは回復に努めたく思いますので、説明会をキャンセルさせていただきたく、ご連絡差し上げました。

お忙しいところ大変貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、
このような結果となり、誠に申し訳ございません。

なお、私としては貴社の志望度は高いため、別の機会をいただけるようでしたら、ぜひ別日程で説明会に参加させていただきたいと思っております。

本来ならば直接お詫びするべきところでございますが、メールでのご連絡となりましたことを重ねてお詫び申し上げます。

―――――――――――――――
港 太郎(みなと・たろう)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-○○○○-○○○○
メール:minato@○○○○○○.ab.jp
―――――――――――――――


キャリアアドバイザー)体調不良は仕方のないものですので誠意を持って謝罪しましょう。また、この例文のように志望度の高い企業であれば次回の機会に参加したいとアピールしておくことで少しでも印象をよくすることも意識すると良いですね。

他社と説明会が重なった場合のメール

新規メッセージ

○○○○○@shukatsu.com

△△△△△@shukatsu.com

【お詫び】〇月〇日説明会のキャンセルについて(就活大学 港太郎)

株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇様

お忙しいところ恐れいります。
◯月◯日◯時に説明会の予約をしている〇〇大学の〇〇と申します。

○月○日に説明会の予約をしておりましたが、他の予定と被ってしまいましたので誠に勝手では御座いますが、説明会の参加をキャンセルさせていただきたくご連絡を差し上げました。

本来であれば直接お詫びすべきところですが、メールでのご連絡になりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

―――――――――――――――
港 太郎(みなと・たろう)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-○○○○-○○○○
メール:minato@○○○○○○.ab.jp
―――――――――――――――


キャリアアドバイザー)他社と説明会の日程が被ってしまった場合、正直に「他社の説明会と被った」というのはあまりにもストレートすぎるので、この例文のように「他の予定」と少しぼかしておいた方が良いでしょう。

試験の日程と重なった場合のメール

新規メッセージ

○○○○○@shukatsu.com

△△△△△@shukatsu.com

【お詫び】〇月〇日説明会のキャンセルについて(就活大学 港太郎)

株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇様

お忙しいところ恐れいります。
◯月◯日◯時に説明会の予約をしている〇〇大学の〇〇と申します。

本日は、◯月◯日の説明会の予約をキャンセルしたく、ご連絡を致しました。

◯月◯日◯時からの説明会にお伺いするお約束をしておりましたが、大学の試験日程が変わり、貴社説明会の日程と重なったため、お伺いすることができなくなってしまいました。

ご多忙の中、ご席をご用意していただいたにも関わらず、このような形となり、大変申し訳ありません。

また、別日程で、説明会が開催される際には、是非参加させていただきたいと考えております。

ご迷惑をおかけして誠に申し訳ございませんは何卒ご了承の程、よろしくお願い申し上げます。

―――――――――――――――
港 太郎(みなと・たろう)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-○○○○-○○○○
メール:minato@○○○○○○.ab.jp
―――――――――――――――本文をコピーする


キャリアアドバイザー)学生の本業は学業ですから、試験日程と被ってしまった場合は正直に理由を説明すれば問題ありません。またこの例文のように謝罪するだけでなく、別日程での説明会への参加意欲を伝えておくのも印象が良くなるので有効でしょう。

身内の不幸があった場合のメール

新規メッセージ

○○○○○@shukatsu.com

△△△△△@shukatsu.com

【お詫び】〇月〇日説明会のキャンセルについて(就活大学 港太郎)

株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇様

お忙しいところ恐れいります。
◯月◯日◯時に説明会の予約をしている〇〇大学の〇〇と申します。

私事で大変恐縮ですが身内に不幸があり、説明会の日程と葬儀の日程が重なってしまったため、説明会に参加ができなくなってしまいました。

つきましては、説明会をキャンセルさせていただきたく思います。

説明会の予約枠を設けてくださったにもかかわらず、大変申し訳ございませんが、何卒ご了承いただきたく存じます。

―――――――――――――――
港 太郎(みなと・たろう)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-○○○○-○○○○
メール:minato@○○○○○○.ab.jp
―――――――――――――――

キャリアアドバイザー)身内の不幸は精神的にもダメージが大きいですし連絡を忘れてしまうほどバタバタすることもあると思いますが、このようなときでもきちんと連絡を入れるのが社会人としてのマナーです。この例文を参考に連絡を入れましょうね。

面接をキャンセルする場合のメール例文

続いて面接をキャンセルするの例文を見てみましょう。説明会やセミナーをキャンセルする場合と大きく変わりませんが、面接をキャンセルするということは一般的には「選考辞退」と見なされます。

選考継続の意思があり、選考辞退をするつもりがない場合も含めて例文を参考にしてみてくださいね。

一身上の都合を理由にしたメール

新規メッセージ

○○○○○@shukatsu.com

△△△△△@shukatsu.com

【お詫び】〇月〇日面接辞退について(就活大学 港太郎)

株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇様

お世話になっております。
〇月〇日に面接の予約をしている〇〇大学の〇〇と申します。

誠に申し訳ございませんが、一身上の都合で貴社の選考を
ご辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
メールでのご連絡となりましたこと、深くお詫び申し上げます。

お忙しい中、面接調整等お時間をいただきましたこと感謝いたします。
末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

―――――――――――――――
港 太郎(みなと・たろう)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-○○○○-○○○○
メール:minato@○○○○○○.ab.jp
―――――――――――――――

キャリアアドバイザー)この例文のように選考を辞退する際のキャンセルメールでは一身上の都合を理由にするのが一般的です。企業によっては理由を深掘りしてくるかもしれませんが、その場合は誠意を持って対応するようにしましょう。

他社から内定が出た場合のメール

新規メッセージ

○○○○○@shukatsu.com

△△△△△@shukatsu.com

【ご連絡】〇月〇日面接辞退について(就活大学 港太郎)

株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇様

お世話になっております。
〇月〇日に面接の予約をしている〇〇大学の〇〇と申します。

誠に申し訳ございませんが、本日他社から内定をいただき
入社意思を固めましたので貴社の選考をご辞退させていただきたく、
ご連絡いたしました。

貴社にはこれまで大変お世話になったにもかかわらずこのようなご連絡となりましたこと、深くお詫び申し上げます。

お忙しい中、面接調整等お時間をいただきましたこと感謝いたします。
末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

―――――――――――――――
港 太郎(みなと・たろう)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-○○○○-○○○○
メール:minato@○○○○○○.ab.jp
―――――――――――――――

キャリアアドバイザー)この例文は他社から内定が出たことを理由に面接をキャンセルする内容です。他社から内定が出て選考を辞退する際は、それ以上選考に挑んでもお互いにとってあまりメリットがありませんからはっきりと辞退してもかまいません。ただし、お世話になったことへの感謝は伝えられると良いですね。

企業の風土と合わないと感じた場合のメール

新規メッセージ

○○○○○@shukatsu.com

△△△△△@shukatsu.com

【ご連絡】〇月〇日面接辞退について(就活大学 港太郎)

株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇様

お世話になっております。
〇月〇日に面接の予約をしている〇〇大学の〇〇と申します。

誠に申し訳ございませんが、企業研究や選考を通じて
貴社の企業理解を深めるなかで、当初描いていたイメージとの違いが大きく、自分の志向性を改めて考慮した結果、御社に貢献していくことが難しいと感じたため、面接を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。

身勝手なお願いで大変恐れ入りますが、何卒ご理解、
ご容赦くださいますようお願い申し上げます。

本来ならば直接お詫びするべきところでございますが、
メールでのご連絡となりましたことを重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。

―――――――――――――――
港 太郎(みなと・たろう)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-○○○○-○○○○
メール:minato@○○○○○○.ab.jp
―――――――――――――――

この例文のように自身が向き合った結果、企業の風土と自分の方向性に違いを感じたのであれば正直に伝えることが大事です。

スキルのミスマッチを感じた場合のメール

新規メッセージ

○○○○○@shukatsu.com

△△△△△@shukatsu.com

【ご連絡】〇月〇日面接辞退について(就活大学 港太郎)

株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇様

お世話になっております。
〇月〇日に面接の予約をしている〇〇大学の〇〇と申します。

誠に申し訳ございませんが、選考を通じて海外展開を強化する貴社が
求めているスキルと私が社会人として培いたいスキルとにミスマッチを
感じたため面接を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

身勝手なお願いで大変恐れ入りますが、何卒ご理解、ご容赦くださいますようお願い申し上げます。

本来ならば直接お詫びするべきところでございますが、メールでのご連絡となりましたことを重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。

―――――――――――――――
港 太郎(みなと・たろう)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-○○○○-○○○○
メール:minato@○○○○○○.ab.jp
―――――――――――――――

キャリアアドバイザー)ミスマッチを感じたまま入社をしてしまうと、入社後に苦労することになります。ミスマッチを感じたら迷わず、辞退することも大切な選択肢ですね。

体調不良を理由にしたメール

新規メッセージ

○○○○○@shukatsu.com

△△△△△@shukatsu.com

【お詫び】〇月〇日面接キャンセルについて(就活大学 港太郎)

株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇様

お世話になっております。
〇月〇日に面接の予約をしている〇〇大学の〇〇と申します。

明日の面接ですが、誠に申し訳ございませんが体調を崩してしまい
参加することが難しくなりました。

今回は体調回復を優先させていただきたく、面接をキャンセルさせていただけますと幸いです。

私の体調管理不足によりご迷惑をおかけして大変申し訳ございませんが、
貴社が第一志望であることは変わっておりません。

身勝手なお願いで恐縮ですが、もし別日で面接の機会を頂けるのであれば
大変ありがたく存じます。

ご検討のほど何卒宜しくお願い致します。

―――――――――――――――
港 太郎(みなと・たろう)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-○○○○-○○○○
メール:minato@○○○○○○.ab.jp
―――――――――――――――

キャリアアドバイザー)体調不良になってしまうのは仕方ありませんが、選考継続の意思があるのであればこの例文のように志望度がある旨を伝えたうえで、機会を頂けるか確認するようにしましょう。

家庭の事情を理由にしたメール

新規メッセージ

○○○○○@shukatsu.com

△△△△△@shukatsu.com

【お詫び】貴社選考辞退について(就活大学 港太郎)

株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇様

お世話になっております。
〇月〇日に面接の予約をしている〇〇大学の〇〇と申します。

誠に申し訳ございませんが、家庭の事情により、就業するのが困難な状況となったため、面接を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。

お忙しいところ大変貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、このような結果となり、誠に申し訳ございません。

身勝手なお願いで大変恐れ入りますが、何卒ご理解、ご容赦くださいますようお願い申し上げます。

本来ならば直接お詫びするべきところでございますが、メールでのご連絡となりましたことを重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。

―――――――――――――――
港 太郎(みなと・たろう)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-○○○○-○○○○
メール:minato@○○○○○○.ab.jp
―――――――――――――――

キャリアアドバイザー)この例文のように家庭の事情がある場合ははっきりとその旨を伝えましょう。ただし、企業によっては深く追求してくるところもあるので、嘘はつかないようにはしましょう。

内定を辞退する場合のメールの書き方については、こちらの記事でも解説しています。あわせて確認しておきましょう。
例文7選で完璧! 採用メールへの返信をパターン別で徹底解説

キャリアアドバイザーコメント

例文をコピーして使用する場合は内容をよく確認しよう

メールの例文をコピーして使う際は、特に記入漏れがないか確認するように気をつけてください。一度声を出しておかしいところがないかメール送信前に確認することをおすすめします。

コピペした際、「株式会社◯◯◯◯」など、そのまま使用する就活生もたまにいますが、これは確認不足以外のなにものでもないので、確認を怠らないようにしましょう。

また、メールの内容も今回のキャンセル内容に関係しているか必ず確認してからコピーするようにしてください。せっかく他の部分を変更しても内容が一致していないと、コピーということが分かってしまいます。

キャンセルというだけでも印象はあまり良くはありませんが、明らかにコピーということが相手に伝われば、なおさら印象は悪くなります。例文があるからといって安心して使用するのではなく、例文をコピーするからこそ特に、メールの内容の確認は怠らないようにしてください。

当日にキャンセルの電話をする時に注意するべきポイント

説明会や面接に参加できないことが事前にわかっているのであれば、メールでお詫びを入れるのが良いですが、やむを得ず当日になって参加ができなくなることもあります。

その際はメールではなく極力電話でご連絡するのがマナーです。最後にキャンセルの電話をする際の注意点について解説していきますね。

基本の注意点はメールの場合と同じ

キャンセルの電話をする際も基本の注意点はメールの場合と同じです。電話の流れ

  1. 企業へ電話をかける
  2. 氏名と大学を伝える
  3. 担当者につないでもらう
  4. キャンセルの旨を伝える
  5. キャンセル理由とお詫び

上記の流れに沿って伝えていけば何の問題もありませんが、電話をする際のポイントは次の通りです。電話をする際はよく理解しておきましょうね。キャンセル電話の注意点

  • お詫びの心を持って電話する
  • キャンセル理由を明確に伝える
  • 嘘の理由を言わない
  • 選考継続の意思がある場合はきちんと伝える

理由を聞かれることが多いので事前に用意しておこう

メールと比べ電話はすぐに相手のレスポンスがある点が決定的に異なります。そのため、「一身上の都合でキャンセル」と理由を述べたとしても詳しい理由を聞かれる場合があります。

回答に窮していると印象を悪くする恐れがあるため、事前にしっかり相手の納得のいく理由を考えておくようにしましょう

電話で伝える際は「一身上の都合」などの曖昧な表現ではなく、正直に「ほかの会社に内定をもらえた」、「企業研究や検討を重ねた結果合わないと感じた」と答えても良いでしょう。

声のトーンは注意して相手が聞き取れる音量とスピードで話す

電話をかける際に注意したい点としては声のトーンや声量、そして話すスピードです。社会人に対して電話をするのにあまり慣れていない学生にとって、キャンセルの電話をするのは思った以上に緊張してしまうでしょう。

そのため、知らず知らずのうちにカンペを丸読みしているようなトーンや声が小さかったり、緊張のあまり話すスピードが早くなるといったことが起きます。

電話は相手にきちんと伝わることが大切ですので、しっかりと明るく落ち着いたテンポで話すことを心掛けましょう

キャリアアドバイザーコメント

担当者が不在でも正確に伝わるよう、メモを用意するなど準備してから連絡しよう

当日にキャンセルの連絡をすることはできるだけ避けたい行為ですよね。企業側としては、期待感をもって、時間を費やして準備を進めてきているわけです。当日は午後からの予定であっても、最終調整や午前の部が開催されているかもしれませんので、そういった背景も念頭に入れつつ、時間やタイミングを見計らって電話をするようにしてくださいね。

基本的なマナーとしては普段の企業への電話と変わりません。しかしそれに加えて準備にかかる時間や労力と、当日のバタバタした中で担当者の手を止めてしまうことの二重に迷惑をかけています。不可抗力の理由があった場合でもそれは忘れないようにしてくださいね。電話をする際は、まずはしっかりと大学名・名前を名乗ることが大切です。出席予定者を把握している担当者の手が離せず、イベント詳細を知らない部署で伝言してもらうといったこともあります。自分が誰で、何時からのどんな説明会・面接に参加予定だったのかは正確に伝えられるよう、事前にメモにまとめ手元に用意しておくことも大切ですよ。

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キャンセルの電話は誠意が伝わるように感情をこめて話そう

電話では顔が見えない分、謝罪するときは淡々と話すのではなく、抑揚をつけて感情を込めて謝罪する様にしましょう。あまりに淡々としていると、せっかく電話をしても相手に誠意が伝わらない場合があるからです。

また、電話をする際には「相手の時間を奪っている」ということを念頭に置きましょう。もし、申し訳なさそうに感じられない話し方だと、相手に不愉快に感じられてしまう可能性もあります。

このように、電話では話し方次第で相手に悪い印象を残してしまうことがあるのです。そのようなことがないよう、申し訳なさを声のトーンや抑揚で感情を込めて伝えることが大切です。

ビジネスマナーをしっかり守ってキャンセルメールを送ろう

今回は就活で予約している説明会や面接をキャンセルする際のメールのポイントや注意点をお伝えしてきました。これから社会人になるにあたって、キャンセルをする際に事前に連絡を入れることは必須のビジネスマナーです。

今後さまざまな理由でキャンセルすること機会が出てくると思います。その際は今回紹介したように誠意を持って理由と謝罪の意を述べるようにしましょう。

「キャンセルするからいいや」ではなく、キャンセルするからこそビジネスマナーを守って対応することを心掛けるようにしましょうね。

この記事では面接をキャンセルする際の注意点に解説してきました。一方で面接を受ける場合にもポイントがあります。以下の記事では面接後のお礼状やお礼メールの書き方について解説しているので、ほかの人と差をつけるためにもぜひ参考にしてみてくださいね。
面接後のお礼状は必要? 書き方やマナーをテンプレート付きで解説

マナーで印象が変わってしまう一例として、内定保留の連絡が挙げられます。どういった理由で内定保留するのかなど、伝えるべきポイントを解説していますので、ぜひ読んでみてくださいね。
内定保留の伝え方を状況別に解説! すぐに使える例文付き

記事の編集責任者 小山内 隆

アクセス就活PLUSを運営するアクセス通信(現アクセスネクステージ)に新卒入社。就職サイト「アクセス就活」の立ち上げや、関西支社の営業責任者を経て、名古屋支社の責任者として立ち上げを担う。人事採用支援のほか、就活相談や就活講座の講師などキャリアアドバイザー職を経験した後、2017年に同社役員。現職は採用アウトソーシング(RPO)事業の担当執行役員 > メッセージを読む

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