事務職まるわかりガイド|就活情報からキャリア形成のコツまで大公開

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目次

ときには裏方! ときには主役になる! 事務職の特徴を知って就活に活かそう

事務職まるわかりガイドの記事の読み方の4コマ漫画

高橋キャリアアドバイザー

そういえば、鈴木さんは事務職を志望しているそうですね。

鈴木なぎさ

そうなのです! 事務職って土日休みで働きやすそうなので! 絶対事務職で働きたいです! 

高橋キャリアアドバイザー

おっと、もしかして働きやすさだけで事務職を志望しているのですか……? 

鈴木なぎさ

……えっ、やっぱりだめですか? 実はそれくらいしか志望理由が思い浮かばなくて志望動機をどのように作成したら良いか迷っていたところなのです。

高橋キャリアアドバイザー

事務職は学生からの人気が高い分「土日が休みだから」「残業が少なそうだから」といった理由だけでは選考を通過するのは難しいのですよ。私と一緒に事務職についてもっと勉強しませんか? 

鈴木なぎさ

事務職のことをまったく知らずに応募してしまうところでした! 高橋さん、ぜひ教えてください! 

まず前提として事務職は学生からかなり人気のある職種のひとつです。だからこそ「残業が少なそう」「単純作業だから気楽そう」といった中途半端な気持ちで応募してもなかなか選考を通過することができないのです。

この記事ではまず、事務職の種類や仕事内容、働く魅力など事務職に関する基本情報を解説します。次に事務職の動向や事務職としてもとめられる人材になるためのキャリア形成の仕方など、就活にも役立つような応用情報について解説していきます。

最後に事務職就活のポイントや厳選した自己PR・志望動機例文を紹介していきます。事務職を目指すうえで、役に立つ情報が満載なので、ぜひ最初から最後まで読み切ってみてください。事務職に対する見方が変わるかもしれませんよ。

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【基本情報】事務職って一体どんなもの? 事務職の仕事を紐解こう

高橋キャリアアドバイザー

まずは事務職に関する基本情報から解説していきたいと思います! 

鈴木なぎさ

この章ではどのようなことを解説していただけるのでしょうか? 

高橋キャリアアドバイザー

事務職の仕事内容や種類など事務職を目指すうえで必ず知っておいてもらいたい情報を解説していきますよ。

この章では、事務職に関する基本情報を解説します。職種への理解は就活において重要な役割を果たします。仕事内容などを知ることで「どのようなスキルが必要なのか」「どのような人材がもとめられているか」がわかるため、選考の場面でアピールがしやすくなるからです

まずは事務職の仕事内容、次に営業事務、法務事務といったような事務職の種類、最後に事務職で働く魅力について解説していくので、一緒に事務職の仕事を紐解いていきましょう。事務職への理解を深めることで、対策もしやすくなりますよ。

そもそも何をしているの? 事務職の主な仕事内容

事務職の主な仕事内容の画像

高橋キャリアアドバイザー

事務職を目指している鈴木さんに質問です! 事務職ってどのような仕事をしていると思いますか? 

鈴木なぎさ

うーんと……。受付とかデータの入力とか……? 

高橋キャリアアドバイザー

お! その通りです。しかし、それだけではありません。事務職は会社の業務全般をサポートする役割があり、受付やデータ入力以外にもさまざまな仕事をしているのですよ!

書類作成|さまざまな種類の書類を作成! 

高橋キャリアアドバイザー

事務職は会社で扱う多くの書類を作成します! 

鈴木なぎさ

具体的にはどのような書類を作成するのでしょうか? 

高橋キャリアアドバイザー

そうですね。会議で使う資料を作ったり、議事録をとったりすることが多いです。また、営業をサポートするような事務職であれば見積書や請求書の作成などもおこなったりしますよ。

鈴木なぎさ

社内で扱う資料も、社外で扱う資料もどちらも作成する機会があるかもしれないということですね。

事務職の大きな仕事のひとつが書類作成です。会社で業務をおこなううえで必要な書類を作成します。

後ほど、事務職の種類については解説しますが、たとえば営業事務であれば見積書を、経理事務であれば請求書を、人事事務であれば、入社書類や退職の手続きに使用する書類などを作成します。

社内で扱う資料に加え、社外で扱う資料も作成する事務職は、正確性とスピードがもとめられます

また、紙の資料であっても、データの資料であっても、ほかの社員が使いやすいように書類ごとにファイリングをしておくなど、資料の作成だけではなく管理までもとめられているということを覚えておきましょう。

電話・来客対応|会社の顔として対応! 

高橋キャリアアドバイザー

事務職で働く人はときに会社の顔として電話や来客対応をおこないます。

鈴木なぎさ

接客業などのアルバイトをしていると、事務職の仕事に活かされそうですね! 

事務職は会社の顔として、受付や窓口で電話対応や来客対応をおこなうことがあります。会社に訪れた人を会議室や応接室へ案内したり、電話での問い合わせを担当者につないだりするような仕事をしています。

窓口や受付に訪れた人は、そこでの対応がその会社の第一印象となります。第一印象が良ければ、そのあとの会議や商談も前向きな姿勢で対応してくれるかもしれません

逆に受付での対応が無愛想であれば「この会社と取引するつもりだったけれど、どうしようかな」と印象を下げてしまう危険性もあるのです。

このように、時として会社の顔となる事務職は常に誠実で丁寧な対応がもとめられるのです。

データ入力|パソコンを使った正確な入力! 

高橋キャリアアドバイザー

また、会社のさまざまな情報をパソコンに入力し、保存・管理をおこなうこともあります。

鈴木なぎさ

集中力と正確性がもとめられそうですね! 

事務職の仕事の中にはデータ入力といったものもあります。たとえば営業事務であれば、顧客の情報や契約内容、売上などのデータ入力や管理を営業の代わりにおこなう場合があります。

これらのデータは間違えてしまうと顧客からの信用を失うこともあるので、責任を持ってすべてを正しく入力しなければなりません。また、必要となればデータ入力だけではなくデータの集計や分析を任されることもあります。

パソコンのスキルは入社後にも鍛えられますが、学生のうちからパソコンの操作に慣れておくと選考で有利に働く可能性があることを覚えておきましょう

備品管理|備品の数や保管場所を把握! 

高橋キャリアアドバイザー

備品の管理も事務職は任されることがあります。

鈴木なぎさ

備品にはどのようなものが含まれますか? 

高橋キャリアアドバイザー

そうですね……。仕事をするうえで必要なもののことを指すため、パソコンや机、椅子はもちろん、筆記用具やコピー用紙なども備品に含まれています。

社員が気持ちよく仕事をするために、見えないところで備品の整理をおこなっているのが事務職です。

たとえば、保管場所を決めることでちらかることを防いだり、在庫がなくならないように補充したりする仕事のことを指します

鈴木なぎさ

気持ちよく仕事をするために、見えないところで支えているのってなんだかかっこいいですね! 

キャリアアドバイザーコメント

正社員? 派遣? 事務職で働く際のおすすめの就業形態

事務職の求人募集は、正社員はもちろん派遣での募集も多く見られます。どちらに応募すれば良いか迷う場合は、正社員での就業を目指すことをおすすめします。

なぜなら正社員と派遣社員には、働くうえで大きな違いが生じるからです。
たとえば、正社員であれば研修制度などを利用し、入社後に専門知識を高める機会に恵まれるかもしれませんが、派遣社員はそのようなチャンスがない可能性が高いです。

さらに、派遣社員の契約期間は、おおむね3〜6カ月となり、解約期間ごとに更新が必要となります。契約期間が終われば契約満了となる可能性も高いのです。

自分の生活や希望に合った就業形態で働くことがベストですが、事務職として今後も活躍していきたいのであれば、まずは正社員としてスタートし、経験やスキルを獲得していくことをおすすめします。

実はこんなにあった! 事務職の種類について徹底解説

鈴木なぎさ

事務職の仕事内容って幅広いのですね! かゆいところに手が届く、ではないですが、社員のために細かいところにも気付き、仕事をしやすくするためのサポートをしていてかっこいいなと思いました! 

高橋キャリアアドバイザー

事務職は縁の下の力持ちともいえますね。

鈴木なぎさ

より事務職について興味がわいてきました! 高橋さん、次に教えてくれるのは事務職の種類でしたよね? 

高橋キャリアアドバイザー

その通りです! 事務職には実はたくさんの種類があります。事務職と一口にいっても、どのような事務職に就くかによって仕事内容はさまざまです。私と一緒に一つひとつ見ていきましょう! 

①一般事務:会社の陰の立役者! 

一般事務とは、OA事務と呼ばれることもありますが、事務職の中で最も基本的な業務を担い、会社の陰の立役者として活躍しています

先ほど紹介した書類作成や電話・来客対応、データ入力、備品管理などを担当していることが多いですが、パソコンスキルなどに自信がなくても応募することができます。

高橋キャリアアドバイザー

ただ、事務職は人気が高い分、パソコンに関する資格を持っている、もしくは勉強中であることがアピールにつながるかもしれません。持っている人はしっかりと応募書類の資格欄に書けるようにしましょう! 

鈴木なぎさ

持っていると役に立つ資格については、この後詳しく解説していただけるのですよね! 自分が今何の資格をもっているのかチェックしておきたいと思います! 

履歴書への資格の書き方についてはこちらの記事で詳しく解説しています。履歴書の資格・免許欄の正しい書き方を身に付けておきましょう。
もう迷わない! 履歴書の資格・免許欄の正しい書き方完全ガイド

②経理事務:会社で扱うお金を管理! 

経理事務の仕事は会社で扱うお金を管理することがメインの仕事となります。具体的には、社員の給与計算や支払い対応、社会保険料の納付などです。

また、経理事務の仕事は日々の業務、毎月の業務、毎年の業務と大きく3つにわけることができます。以下に日次の業務・月次の業務・年次の業務について記載するので、それぞれどのような業務をしているのかを確認してみましょう。

日次の業務

  • 入金や出金の管理・記録
  • 経費精算業務
  • 伝票や領収書などの発行・管理

月次の業務

  • 給与計算
  • 請求業務
  • 支払業務
  • 帳簿計算

年次業務

  • 確定申告に関する業務
  • 年末調整に関する業務
  • 年間の業績を表す資料作成

会社のお金を扱う非常に責任ある仕事です。少しのミスが大きな問題へとつながってしまうこともあり、集中して目の前の業務に向き合える人や几帳面な性格の人が向いている仕事といえます

高橋キャリアアドバイザー

経理事務は会社全体のお金の流れを管理・記録する仕事であることから、会社の経営状況について詳しくなれるといった側面もあります。大きな仕事や責任ある仕事を任されることもあり、専門的な知識が必要ですが非常にやりがいは大きいでしょう。

③営業事務:営業職を多方面からサポート! 

営業事務の仕事は営業職を多方面からサポートする仕事です。営業職は取引先を訪ねたり、新規顧客の開拓をしにおこなったりなど、社内にいることが少ないため、そんな営業職にかわって顧客との対応や社内の事務作業をサポートするのが営業事務の役割なのです。

ほかの事務職に比べて、顧客とのコミュニケーションや社内の他職種との連携が必要とされる仕事のため、事務作業を黙々とこなしたいといった人には不向きかもしれません。

主な仕事内容

  • 電話・メール対応
  • 顧客情報の管理
  • 納期の調整
  • 伝票処理
  • 社内資料の作成
  • 売上データの入力
  • クレーム対応

海外との取引がある企業であれば、営業事務にも英語力がもとめられ、電話やメールを英語で対応するような場面もあるでしょう。自分がどのようなモノを売る営業のもとで事務としてサポートをしたいのか、ということを考えて応募する企業を選ぶことが大切です。

高橋キャリアアドバイザー

営業事務はサポートした案件で契約が決まるなど、サポートした結果が目に見えてわかりやすいため、やりがいもほかの事務職と比べて感じやすいといった特徴もありますよ。

④総務事務:社員が安心して働くための環境作りに尽力! 

総務事務とは総務部をサポートする事務職を指し、社員が安心して働くための環境づくりをしています

たとえば備品管理の仕事です。重要な書類を印刷するときにコピー用紙がなければ困るでしょう。また、机や椅子も壊れていたら仕事がしにくく業務スピードが落ちてしまいます。このように、社員が仕事に打ち込めるような環境を作ることが総務事務の仕事なのです。

高橋キャリアアドバイザー

コピー用紙や文房具、机や椅子などは、そこにあるのが当たり前のように見えてしまうかもしれませんが、もしなければ非常に困ってしまいます。社員が気持ちよく働くうえで、なくなてはならない存在が総務事務の存在なのです。

鈴木なぎさ

かっこいいですね。備品管理以外で社員が気持ちよく過ごすために総務事務がしている仕事って何かありますか? 

高橋キャリアアドバイザー

そうですね。備品だけではなく、たとえば仕事がしやすいように空調を管理したり、いざというときのための防災設備を管理するなど施設管理の仕事も総務事務に含まれますよ。

⑤法務事務:法律が関係する対応をバックアップ! 

法務事務とはほかの事務職と比べて専門性が特に高い職種です。法律が関係する対応をバックアップする非常に重要なポジションにいます。

法律に関する知識や経験はもちろん、守秘義務をまもることや正確さ、責任感などがもとめられる職種です

法律に関係する対応にはすべてかかわることが多いですが、たとえば取引先との契約について不備がないかを確認したり、子会社を設立する中で発生する法的な手続きのサポートをおこなったりしています。

高橋キャリアアドバイザー

専門的な知識を必要とするため、未経験からスタートできる法務事務の求人は少ない傾向にありますが、まずはほかの事務職からスタートし、資格などの勉強をしながら法務事務を目指すといった道もあります! 

鈴木なぎさ

法学部出身であれば、選考はいくらか有利に進みそうですね! 

⑥人事・労務事務:会社を支える人材にかかわる重要な仕事! 

人事・労務事務の仕事は会社を支える人材にかかわる重要な仕事です。具体的な仕事内容は、社員の入社・退職に関する手続きや給与計算、社員情報の管理、人材育成のための研修企画などが当てはまります

鈴木なぎさ

会社はヒト・モノ・カネで構成されているとよく聞きますが「ヒト」に関する業務全般をサポートするのが人事・労務事務の仕事なのですね! 

高橋キャリアアドバイザー

ヒトにかかわっている分、業務の中でもさまざまな人とかかわり、協力をしてもらわなければなりません。たとえば社員情報の管理をするには、正しい情報を社員に入力してもらう必要があります。

鈴木なぎさ

社内・社外に限らずさまざまな人とコミュニケーションをとり、信頼を得ることが業務を進めるうえで大切な職種というわけですね。

⑦貿易事務:輸出入に関する業務のエキスパート! 

貿易事務は輸出入に関する業務のエキスパートで、こちらも専門性の高い職種といえます。貿易会社はもちろん、商社やメーカーなど海外へ事業を展開していたり、海外との取引のある企業で貿易事務は活躍します。

貿易事務の業務内容の例

  • 輸送・通関などの手配
  • 貿易に関する資料作成
  • 出荷・納入管理
  • 国内外の顧客からの電話・メール対応

貿易事務の仕事でもとめられる力は語学力とコミュニケーション能力です。専門的な知識ももちろん重要ですが、専門的な知識を身に付ける前の土台として語学力とコミュニケーション能力は習得しているに越したことはありません。

高橋キャリアアドバイザー

専門性が高く、知識や経験がものを言う仕事のため、入社し経験を積むことができれば、同じ業界での転職もしやすく、活躍の幅を広げることができますよ!

⑧医療事務:医療現場の潤滑油! 

医療事務の仕事は病院やクリニックなどの医療現場の潤滑油として活躍している職種です。具体的には受付や会計の業務やクラーク業務、レセプト業務などをおこないます。

クラーク業務とはカルテや検査機器などを準備し、医師や看護師が診療に専念するための環境を整えたり、入院患者の入退院手続きなどをおこなう業務を指します。

レセプト業務とは診察報酬明細書(レセプト)を作成し、患者に代わって診療にかかった費用を市区町村や協会けんぽに請求する業務のことを指します。

高橋キャリアアドバイザー

医療事務と聞くと、医療系の資格を持っていなければ就けないと勘違いしている人もいますが、未経験でも仕事をすることができます! 

鈴木なぎさ

でも医療系の資格を持っているに越したことはないですよね……? 

高橋キャリアアドバイザー

そうですね。後ほど紹介しますが、医療事務が持っていると役立つ資格がいくつかあるので、その資格を勉強中であることなどをアピールできると良いでしょう。

⑨介護事務:施設の顔ともいえる役割を担う! 

介護事務とは介護施設で受付業務をおこなったり介護給付費明細行を作成するレセプト業務をおこなうなど、施設の顔ともいえる役割を担っています。

未経験から介護事務として働くことは可能ですが、介護保険制度やレセプト作成に関する知識は入社後に身に付けていく必要があります。

介護施設というと高齢者とやり取りをしているイメージが強いかもしれませんが、医療関係者や利用者のご家族、ケアマネージャーなどの専門職など、利用者をさまざまな角度でサポートする人たちと連携を取りながら進める仕事になっています

高橋キャリアアドバイザー

事務作業が中心となりますが、施設によっては現場の仕事と兼任することになることを覚えておきましょう! 

⑩公務員の事務職:市役所・学校・警察署などで活躍! 

最後に紹介するのは公務員の事務職です。公務員にも事務系の職種は3種類あり「行政事務」「学校事務」「警察事務」が代表的な事務職となっています

行政事務は、地方公務員として市役所などの窓口で市民の相談にのったり、地方公共団体が運営する施設の管理などをおこなっています。また、地域に関する調査の統計資料の作成や行政文書の作成なども担当していることが多いです。

学校事務とは、国公立の学校での事務作業を担当しています。学校の備品や教材の管理・受発注業務、教員の経費計算、来客対応、学生情報の管理などが主な仕事内容です。

警察事務は、警察本部や警察署での事務作業を担当しています。署内の備品管理や受発注業務、予算管理、広報管理、犯罪件数や交通事故の件数の統計データの作成などが仕事内容になっています。

鈴木なぎさ

公務員だとしても事務の業務を担当するという意味では仕事内容にそこまで差はありませんね。公務員にも事務職があるとは知りませんでした! 

キャリアアドバイザーコメント

要チェック! 業界次第でもとめられるスキルが異なる

事務職と一口に言っても種類は多くあり、それによって、任される仕事やもとめられる専門知識は変わってきます。

たとえば、医療事務の場合は医療請求の知識が必要となりますし、貿易事務であれば語学に長けている必要が出てくるかもしれません。それぞれの職種で必要となるスキルを踏まえたうえで志望企業を選択することが大切なのです。

それぞれの仕事内容や求められるスキルや知識をしっかり理解したうえで、希望業界を絞ってゆくように意識して就活を進めていきましょう。

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働きやすさだけではない! 事務職ならではの魅力を大公開 

鈴木なぎさ

思っていたより事務職の種類が多くて頭がパンパンになってきました……。

高橋キャリアアドバイザー

さまざまな領域で事務職が活躍していることがわかりましたよね! 

鈴木なぎさ

どの仕事も魅力的ではあったのですが、どの事務職にも共通した魅力ってありますか? 

高橋キャリアアドバイザー

お、良い質問ですね。では、事務職ならではの魅力を3つ紹介したいと思います! 

①幅広い業務だからこそ! さまざまな人をサポートできる

高橋キャリアアドバイザー

まずは何といっても事務職は多くの人とコミュニケーションを取ります! 幅広い業務だからこそ、多くの人とかかわることができるのです。

鈴木なぎさ

たしかにそれは事務職特有だと思います。さまざまな人のサポートができて、さまざまな人から感謝されるのはうれしいですね。

事務職の仕事は業務範囲が広いからこそ、さまざまな人とかかわることができ、またサポートをすることができます。

多くの人から「〇〇してくれてありがとう」「〇〇さんの仕事は早くて正確だね」と言われたらモチベーションにもなるでしょう。部署の垣根を越えて、さまざまな人とかかわれるのは事務職ならではの魅力です

②縁の下の力持ち! 困ったときに頼りになる存在になれる

高橋キャリアアドバイザー

これまでの事務職についての解説を聞いてきて、鈴木さんは事務職に対してどのようなイメージを抱きましたか? 

鈴木なぎさ

そうですね……。陰で支えるとか縁の下の力持ちとか……。

高橋キャリアアドバイザー

そうですね。事務職の仕事は目立つ仕事ではありませんが、なくてはならない大切な仕事です。そんな事務職の仕事をしっかりと理解し、縁の下の力持ちとして周りの社員から頼りにされることは事務職ならではの魅力かもしれませんね。

事務職の仕事は目立つものではありません。なぜなら、その仕事の当事者ではなく当事者となっている人を全力でサポートする仕事だからです。

営業職などのように、営業成績が目に見えてわかったり、企画職のように自分の考えたアイディアが形になることはありませんが、会社という組織が円滑に回るために事務職は必要とされています。

他部署もさまざまな場面で事務職にお世話になっていることから、困りごとがあると「事務に相談してみよう」と頼りにしています。成績を残して評価されたい! といった人には向いていないかもしれませんが「メインではなくても誰かのサポート役になりたい」といった人には魅力の多い仕事だと考えられます

③イレギュラーな対応が少ない! 私生活と仕事の両立がしやすい

高橋キャリアアドバイザー

一番最初に鈴木さんが言っていたように、たしかに事務職は働きやすい環境だといえます。でもなぜそういえるかわかりますか? 

鈴木なぎさ

うーん。土日休みとか……? 

高橋キャリアアドバイザー

そうですね。土日休みなども働きやすさの要因のひとつですが、それ以外にもいくつか事務職ならではの働きやすさがあるので紹介します! 

事務職はサポートをすることが主な仕事のため、ほかの職種に比べてイレギュラーな対応が少ないことが魅力として挙げられます。イレギュラーな対応が少ないことから、残業時間なども他職種に比べて少なく、仕事とプライベートを両立したい人におすすめの仕事といえます

また、土日休みである可能性が高く、基本的にオフィスワークのため体力的な負担も少ないことから人気の高い職種となっています。

【応用情報】知っていると役立つ! 事務職就活を有利に進めるための情報

高橋キャリアアドバイザー

ここまでは事務職に関する基本的な情報について解説してきました! ここからはもう少し踏み込んだ応用情報について解説していきたいと思います! 

鈴木なぎさ

応用情報……? 

高橋キャリアアドバイザー

知っていると就活に役立つような、事務職に関する情報をさらに紹介していきたいと考えています! 

鈴木なぎさ

それは気になる……。解説よろしくお願いします! 

応用情報では、事務職の将来性やもとめられるスキル、今後のキャリアを考えていくうえでのポイントについて解説していきます。

業務の自動化によって採用人数は減る? 事務職の将来性や動向について解説

高橋キャリアアドバイザー

学生からの人気の高い事務職ですが、実は今後事務職の採用人数は減っていくことが予想されているのです……。

鈴木なぎさ

えっ、そうなのですか……? 

高橋キャリアアドバイザー

はい。ただ、すぐになくなるというわけではありませんし、事務職の動向を踏まえて、どのようにキャリアを重ねていけば良いのかは後ほど解説していくので安心してくださいね。

事務職の仕事である請求書や見積書などの書類作成やデータ管理の仕事は、今後AIや機械化によって自動化されるであろうと言われています。

そのため、今後さらに事務職の採用枠は減り、倍率も高くなることが予想されます。しかし、事務職の仕事が完全になくなるとは今の時点は考えにくく、AIなどが導入されたとしてもAIやロボットを管理したり指示を出すための人員が必要であることも確かです

そのような状況が予想されるの中で、事務職として生き残っていく方法は後ほど詳しく解説していきますが、大切なことは「事務職としてもとめられる」のではなく「あなただからこそお願いしたい」という仕事を増やしていくことです。

そのためには、専門的な知識を獲得する、資格の勉強をする、業務改善への提案ができるような力をつけるなど、自分にしかできないと思わせるような業務を任せてもらえるように努力をし続けなければならないのです

AIの時代で生き残る仕事についてより詳しく知りたい人はこちらの記事で解説しているので、参考にしてみてくださいね。
10年後もなくならない仕事とは? AIの時代に備える8つの対策

キャリアアドバイザーコメント

テッ ター スェ

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事務職の今後を予測! 効率化と主体性がもとめられる

従来の事務職は、決められたことだけをしっかりこなすことがもとめられるのが大半でしたが、最近はその限りではありません。

ペーパーレスや機械化などの業務効率化が進む昨今では、単純作業に人の手が必要なくなりつつあります。それにともない事務職の役割も変化しています。
たとえば、事務職にも主体性がもとめられるようになりました。自分で仕事を見つけて、向上心を持って業務に取り組むことが事務職として活躍するのに今後必要になっていくのです。

今後さらに業務効率化が進むにつれて、事務職の求人は減少することが予測されます。競争率が上がる中で、できる限り視野を広げて選考へ挑むことが内定への近道となることを覚えておきましょう。

事務職で活躍できるのはどんな人? 事務職に向いている人の4つの特徴

鈴木なぎさ

高橋さん……。事務職の仕事内容などを知り、自分に事務職が本当に務まるのか不安になってきました……。

高橋キャリアアドバイザー

そこまで不安になることはないですよ。鈴木さんは気配りもできますし、悩んでいる友人がいたらすぐに手を差し伸べるなど、困っている人をほっとけないタイプですよね。そのような性格は事務職に合っているといえますよ。

鈴木なぎさ

そういっていただけてうれしいのですが……。ほかにどのような人が事務職に向いているといえるのでしょうか? もし事務職に向いている人の特徴などがあれば教えてほしいです! 

高橋キャリアアドバイザー

わかりました! では、事務職に向いている人の4つの特徴について解説していきます。

①広い視野を持つ人

高橋キャリアアドバイザー

事務職は部署の垣根を越えて、業務をこなすため広い視野を持つ人が向いているといます。鈴木さんのように周りに気配りができたり、困っている人を見つけられるのも視野が広いからといえるでしょう。

鈴木なぎさ

他の人の仕事をサポートする事務職は、常に自分ではなく相手視点に立つことがもとめられそうですね! 

事務職はメインとなって動く人の仕事をサポートする側面が強いです。だからこそ、相手の立場になって考えることや広い視野を持って困っている人を見つけることは事務職にとって必要不可欠な能力といえます。

自分の仕事ばかりに集中して、周りの人のことを考えられないでいると、サポートすること自体難しくなってしまうでしょう。

「周囲の人の仕事の進み具合は今どの程度なのか」「〇〇さんが忙しそうにしていたけれど私にできる仕事はないか」など、常に周囲に気を配り、積極的にフォローに入れる人が事務職には向いているのです

②臨機応変に対応できる人

高橋キャリアアドバイザー

組織に所属し仕事をしていると、ときにはトラブルがおこることもあります。そのようなときに臨機応変に対応できるかどうかも事務職には重要な視点となります。

鈴木なぎさ

たとえばどのようなときに、臨機応変さが活きるのでしょうか? 

高橋キャリアアドバイザー

たとえば、営業事務であれば取引先や顧客からクレームがくるようなこともあるでしょう。そのとき事務職が冷静に対応することで、営業職もその後の対応を落ち着いて考えることができます。

トラブルは必ずおこってしまうものです。そのようなときに事務職が常に冷静に対応していることで、当事者も落ち着いて次の対応を考えることができます。また、トラブルが発生したときに、今自分に何ができるかを考え、行動に移す力も重要なのです。

冷静な状況把握と、最善の行動を考えられる能力はすぐに身に付けられることではありませんが、常にトラブルを想定し、冷静に対応すること、サポートできることを探すことは事務職として活躍するために必要な力であるといえるでしょう

③しっかりと優先順位が付けられる人

高橋キャリアアドバイザー

くり返しになってしまいますが、事務職はさまざまな人をサポートする仕事です。そのため、しっかりと優先順位をつけて業務をこなせる人がもとめられます。

鈴木なぎさ

優先順位が立てられないと、仕事に抜け漏れが発生してしまったり、ケアレスミスも多くなってしまいそうですね……! 

高橋キャリアアドバイザー

その通りです!

事務職の仕事は多岐にわたります。経理事務などは決算期が繁忙期にあたりますが、業務が立て込んだときに、しっかりと優先順位がつけられるかどうかが鍵になります。

事務職の仕事はその一つひとつが関連している仕事とは限らないため、あれもやってこれもやってとしているうちに、どの仕事に手を付けていて、どの仕事が未着手なのかわからなくなってしまうことがあります。

そのため、しっかりと優先順位をつけ、そしてスケジュールを立てることが非常に重要になります。たとえば、学業やアルバイト、ゼミにボランティアなど複数の団体に所属し、毎月の予定を立てられているといった人は、事務職に向いているといえるでしょう。

④誰とでも仲良くなれる人

高橋キャリアアドバイザー

最後に紹介する特徴も鈴木さんに当てはまると思うのですが、それは「誰とでも仲良くなれる人」です。

鈴木なぎさ

たしかにあまり人見知りしませんし、誰とでも仲良くなれるのは私の長所かもしれません! 

高橋キャリアアドバイザー

事務職はサポートする仕事なので、個人プレーというよりはチームプレーであることが多いです。顔が広いことや誰とでも仲良くなれることは重宝されますよ。

事務職は誰かのサポートをする仕事でもあり、1人ではなく複数の人とかかわるチームプレーが重視される仕事ともいえます。

誰とでも仲良くなれる人は、異なる立場や意見を持つ人とも積極的にコミュニケーションをとり、チーム全体の雰囲気を良くできるのです。また、事務職の仕事は社内外に限らず、多くの人とかかわなければならない仕事です。

あなたにしかできないことを見つけよう! 事務職として活躍する秘訣

事務職として活躍する秘訣の漫画

鈴木なぎさ

事務職の動向の説明のところで、事務職の採用枠は徐々に減っていってしまうかもしれないといったお話を伺いましたが、ではそのような状況の中で、事務職として活躍し続けるにはどうしたら良いでしょうか? 

高橋キャリアアドバイザー

それは良い質問ですね。では、ここからは事務職として活躍するための秘訣をお教えしましょう! これからのキャリアを考えるうえでも重要なポイントになってくるので、要チェックですよ。

事務職の仕事は徐々に自動化され、事務職の仕事はなくなってしまうのではないかと不安を覚えている人も多いかもしれません。たしかにAIの出現により書類作成やデータ入力などの仕事は今後自動化されることが予想されます。

しかし、それは事務職に限った話ではありません。ほかの仕事もどんどん自動化が進んでいます。たとえば接客業もセルフレジの出現によって採用人数が減ることが予想されます。

そのため、これから事務職として活躍するにはAI社会に備えて、専門的なスキルを身に付けたり、自分にしかできない仕事を見つけていく必要があるのです

高橋キャリアアドバイザー

ここからは、自動化が進む事務職という仕事において活躍し続ける秘訣について紹介していきたいと思います! 

事務職×〇〇! プラスアルファのスキルを身に付けることが重要

事務職のメインの仕事である書類作成やデータ入力といった仕事はAIやロボットに奪われてしまう可能性があるため、事務職として生き残るのためには「事務職×〇〇」といったように、プラスアルファのスキルを身に付けることが重要になります。

プラスアルファのスキルを身に付けることで、自分にしかできない仕事を見つけていくのです。たとえば、「事務職×英語力」であればTOEICなどビジネスで使える英語能力を鍛えることで、海外展開が進む業界の事務職として活躍の幅が広がるかもしれません。

「事務職×セキュリティに関する知識」であれば、データ入力が自動化されても、個人情報や機密情報を守るセキュリティに関する知識が豊富であれば、事務職としてもとめられるでしょう。

高橋キャリアアドバイザー

他にもAIに関する知識を身に付けたり、データ分析をするスキルなど専門的な知識を身に付け、事務職の仕事とかけ合わせることで、「自分にしかできない事務の仕事」が見つかるかもしれませんよ! 

プロフェッショナルを目指す! マネージャーを目標に働く

また、自動化されると予想されている仕事は単純作業であることが多く、すべての仕事が奪われてしまうわけではありません。とりわけ、マネジメントなどのチームのメンバーをまとめあげる力はAIや機械にはなかなかできない仕事であると考えられます。

そのため、事務職としてプロフェッショナルを目指し、キャリアを重ねることで活躍の幅を広げられる可能性があります。これは先ほど解説した「事務職×〇〇」に当てはめると「事務職×マネジメントスキル」とも考えることができます。

鈴木なぎさ

マネージャーを目指し、マネジメントスキルを身に付けることでよりできる業務も増えそうですね! 

高橋キャリアアドバイザー

マネージャーといった役職に就くことができれば、たとえば仕事の一部が自動化されるとしても、どのようなシステムを導入すればより効率的に仕事を進められるかなど、システム導入時に提案したり相談を受けたりといった仕事も増えてくるかもしれませんね。

鈴木なぎさ

AIや機械とどのように向き合っていくかを考える仕事もできるようになるわけですね! 

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事務職就職に有利な資格やキャリアアップに有利な資格を紹介! 

鈴木なぎさ

事務職として活躍し続けるには、常に成長していくことがもとめられるのですね、私も何かプラスアルファのスキルを身に付けたいなと思いました! 

高橋キャリアアドバイザー

その心意気、素晴らしいですね。では、そんな鈴木さんの参考になれば幸いなのですが、事務職就活に有利な資格や入社後のキャリアアップに有利な資格についても紹介したいと思います! 

鈴木なぎさ

ちょうど聞きたいと思っていたところです! 

高橋キャリアアドバイザー

事務職にはさまざまな種類があるので、事務職全般、計理系、法務系、医療系にわけて紹介していきますね。

鈴木なぎさ

よろしくお願いします! 

事務職に限らず、就活が有利になるおすすめ資格について知りたい人はこちらの記事をチェックしましょう。
就職に有利な資格で内定一直線! 7業界のおすすめ資格はこれだ

事務職全般にもとめられる資格

事務職全般にもとめられる資格の一覧を以下に紹介します。

事務職全般にもとめられる資格

  • マイクロソフト オフィス スペシャリスト(MOS)
    概要:Word・Excel・PowerPointなどのスキルを証明する国際資格
    難易度:★★☆☆☆(2つのレベルにわかれている)
  • 日商PC検定試験
    概要:文書作成やプレゼン資料作成などのPCスキルをはかる資格
    難易度:★★★☆☆(1級・2級・3級Basicにわかれている)
  • 秘書技能検定
    概要:基本のビジネスマナーから秘書としての応対力までをはかる資格
    難易度:★★★☆☆(1級・準1級・2級・3級にわかれている)

上記の資格は級がわかれているため、難易度は参考程度になりますが、どの資格も一番下の級であれば合格率も高く、事前に対策をすれば合格することができるような資格なのでぜひチャレンジしてみてくださいね

鈴木なぎさ

これらの資格は事務職のどのような仕事に活きるのでしょうか? 

高橋キャリアアドバイザー

事務職は基本的にPCを使って仕事をします。これらの資格はPCを作って書類を作ったり、データを入力する場面などに活かすことができますよ。

経理系にもとめられる資格

次に経理系にもとめられる資格について紹介します。

経理系にもとめられる資格

鈴木なぎさ

この中でもどの資格がよりおすすめですか? 

高橋キャリアアドバイザー

そうですね……。日商簿記2級は認知度の高い資格であり、実務にも役立つ資格のためおすすめですよ! 

鈴木なぎさ

そうなのですね! 工業簿記と商業簿記とは、簡単に言うとどのようなものですか? 

高橋キャリアアドバイザー

解説していきますね!

まず簿記とは企業のお金の出入りの記録(=帳簿に記入すること)をし、一定期間ごとに報告書にまとめる作業のことを指します。

工業簿記は製造業での簿記、商業簿記や製造業以外の企業を対象にした簿記のことを意味しています。経理系の事務職では簿記の知識が必須となります。選考を有利に進めるためにもぜひ資格取得を検討してみてくださいね。

法務系にもとめられる資格

法務系にもとめられる資格は以下の通りです。

法務系にもとめられる資格

  • ビジネス実務法務検定
    概要:営業、総務、人事などすべての職種で必要とされる法律知識をはかる検定
    難易度:★★☆☆☆(1級・2級・3級にわかれている)
  • 個人情報保護士認定試験
    概要:個人情報の漏洩などのリスクを防ぐためのスキルを証明する試験
    難易度:★★★★☆(1級・2級・3級にわかれている)
  • ビジネスコンプライアンス検定
    概要:ビジネスにおけるコンプライアンス(法令や社会規範)に関する対応力をはかる検定
    難易度:★★★☆☆(初級と上級にわかれている)

法務事務は基本的なビジネススキルはもちろん、法律に関する専門的な知識がもとめられます。そのため、資格を保持していたり、資格勉強をしていることをアピールすることで、志望度の高さを伝えることができますよ

鈴木なぎさ

難しそうといった印象はありますが、法令を遵守することは組織を円滑に回すうえで大切ですよね。法律に詳しい人がいるからこそ、社員は安心して働いているとも考えられます。事務職以外でも役立つ資格だと思うので、キャリアアップのためにも資格取得を頑張ります! 

医療系にもとめられる資格

最後に医療系にもとめられる資格について紹介します。

医療系にもとめられる資格

医療知識だけではなく受付マナーなどを学べる資格もあるので、ぜひ実務を想像しながら試験にチャレンジしてみてくださいね

鈴木なぎさ

専門学校や医療系の大学を卒業していなくても、これらの資格を持っていれば自信をもって選考にも臨めそうですね! 

キャリアアドバイザーコメント

可能性は無限大! 専門知識や資格の取得でキャリアアップを目指そう

事務職には数多くの専門的な職種が存在するため、入社後のがんばり次第でさまざまなキャリアを築くことができます。

たとえば日商簿記の資格を取得すれば、事務職の中でも経理系や財務系などの専門性が高い職種にキャリアチェンジをはかることが可能です。資格取得だけではなく、業務で必要となる専門知識を積極的に身につけることで、将来に向けて仕事の幅を拡げてゆくことができるのです。

事務職の専門分野や求められる資格はたくさんあるので、積極的に情報収集してキャリアアップに繋げられると良いでしょう。

【就活情報】ライバルに差を付けよう! 就活を成功に導くコツを解説

鈴木なぎさ

基本情報から応用情報まで、お腹いっぱいです……。

高橋キャリアアドバイザー

そうですよね(笑)。でも、事務職の奥深さがわかりましたか? 

鈴木なぎさ

はい! 事務職はどのような仕事をこなしているのか、今後事務職として活躍できる人材になるためにはどうしたら良いかなど、キャリアについても考えられました! 

高橋キャリアアドバイザー

素晴らしいですね。では、最後に事務職就活を成功に導くためのコツについて解説していきます。今まで学んだことを振り返りながら、どうして事務職が良いのかを考え、選考対策を進めていきましょう。

最後の章では、事務職就活のコツについて解説していきます。事務職の仕事に就くための就活の進め方や、重要ポイントなどについて紹介していくので、よく読み込んでみてください

また、志望動機や自己PR例文も豊富に紹介するので、参考にしてみてくださいね。

事務職に就職するためには? 事務職就活の進め方を紹介

高橋キャリアアドバイザー

まず、事務職就活の進め方について解説していきたいと思います。

鈴木なぎさ

どのように進めていけば良いのでしょうか? 

高橋キャリアアドバイザー

まずは自己分析をすることで事務職として活かせる強みは何かを考えてみてください。企業研究では、応募先企業だからこそ事務職に就きたい理由を考えてみましょう。それらを踏まえて、選考の場面で自分をアピールできると良いですね。

事務職は人気の高い職種であり、どのように就活を進めるべきか悩んでいる人も多いはずです。

ここからは事務職に就職するための、就活の進め方について解説していきます。自己分析、企業研究、選考対策、どれも事務職就活をするうえで欠かせないことになるので、一つひとつについて解説していきます。ぜひ就活をするときの参考にしてみてください。

自己分析:事務職に活かせる強みを探る

まずは自己分析をすることから始めてください。今までの人生を振り返り、自分がどのような強み・弱みを持っているか、自分がどのようなことにやりがいを感じるのかなどを書き出してみましょう

記事の中に出てきた事務職に向いている人の特徴などと照らし合わせながら、自分が事務職として活かせる強みがないかを探ってみてください。

小さなミスを見逃せない性格であるなら、正確さがもとめられるデータ入力の仕事に活きると考えられますし、いつもカレンダーや手帳が綺麗にまとまっているなら、多岐にわたる仕事を優先順位を付けて対応する事務職の仕事に適しているといえるかもしれません。

高橋キャリアアドバイザー

このように、小さな出来事などからでも、事務職に活かせる強みが見つかることがあります。自分はこれだけは負けない! と思えるような魅力的な強みを見つけてみましょう。

自己分析にはさまざまな方法があるため自分に合った方法は何かを試してみましょう。こちらの記事では自己分析の方法を豊富に紹介しているので、ぜひ参考にしてみてくださいね。
簡単15のやり方で自己分析はもう迷わない! 活用法を徹底解説

企業研究:応募先企業だからこそ事務職に就きたい理由を見つける

企業研究では応募先企業だからこそ事務職に就きたい理由を見つけてみてください。企業研究のやり方としては、まず企業のHPなどから事業内容や理念などを確認しましょう。

そして企業の強みや主力事業についても確認した後、会社が今後どのようなサービスに力をいれていこうと考えているのかなど企業の動向についても調べられると、企業をより深くまで知ることができます

企業のことを深く理解せず、ただ「事務職は働きやすい」「事務職として〇〇の仕事をしたい」といった理由だけで選考に臨むと「他の企業の事務職でも良いのではないか」と思われてしまいます。

高橋キャリアアドバイザー

応募先企業だからこそ事務職としてサポートしたいという気持ちが伝えられるように企業研究をしていきましょう。

鈴木なぎさ

同じ事務職志望の学生の中で誰よりも企業のことについて理解し、事業内容についても詳しかったら、たしかに企業からの印象も良くなるかもしれませんね! 

選考対策:具体的なエピソードを交えて自分をアピールする

企業にもよりますが、事務職もほかの職種と同様、書類選考や面接での選考がある可能性が高いです。

書類選考で気を付けるべきことは「見やすさ」です。事務職の仕事は正確性がもとめられる仕事です。そのため応募書類の文字が読みづらかったり、適当に書いたとわかれば「丁寧に書いていないのだな」とマイナスの印象を与えてしまいます

また、誤字脱字があると「確認をしなかったのかな」「事務職として働いたとしても、作成資料に誤字がありそうだな」など、事務職として活躍しているイメージがわかないかもしれません。

面接の場面では、なるべく具体的なエピソードを交えてアピールできるようにしましょう。たとえば「〇〇が強みです」「〇〇という理由で御社を志望しました」と伝えても、採用担当者は、それが本当かどうかを確かめる術がありません。

そのため、自分自身の経験や自分自身の言葉を使って採用担当に伝える必要があります。エピソードを交えることで説得力が増し、同時に熱意も伝わってくるでしょう。

高橋キャリアアドバイザー

この後、志望動機や自己PRの例文を紹介するので、エピソードの伝え方なども参考にしてみてくださいね! 

志望動機が思いつかない人は、ツールを使うのが一番オススメ

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事務職就活で大切なこと3つを押さえて選考を有利に進めよう

事務職就活で大切なことの画像

くり返しとなりますが、事務職は非常に人気の高い職種です。そのため、内定を獲得するにはしっかりと就活のポイントを押さえておく必要があります。

高橋キャリアアドバイザー

事務職就活で大切にしてほしいことを3つ解説していきます。この3つのポイントを押さえて、事務職への就職に一歩近づきましょう。

1つ目:事務職志望は意外と多い! 幅広い求人を見て検討しよう

高橋キャリアアドバイザー

1つ目のポイントは「幅広い求人を見ること」です。

鈴木なぎさ

どういうことでしょうか……? 

高橋キャリアアドバイザー

事務職は応募者に比べて求人数が少ない傾向にあります。そのため、なるべく多くの求人を検討し、チャレンジしてみてほしいのです。

鈴木なぎさ

内定への可能性を少しでも上げるということですね。

事務職は狭き門でもあるため、なるべく多くの求人を探すことをおすすめします。万が一、志望度が高い企業が不合格となってしまったとしても、ほかの企業の事務職選考を受けるために幅広く求人をみておきましょう

ただし、求人の探し方にはいくつかポイントがあります。まずは「事務職」だけではなく「一般職」でも調べることです。事務職と一般職は呼び方は違うものの、業務内容は同じである可能性が高いためです。

求人サイトにも登録しておくと良いでしょう。1つのサイトだけではなく複数のサイトに登録することで、求人を比較し検討してみてください。

また、逆求人サイトと呼ばれる、登録をしておくだけで企業からのオファーがもらえるサイトもおすすめです。自分から探さなくても「事務職希望」と登録しておけばオファーがもらえる可能性があります。

2つ目:業界によって仕事内容もかわる! 仕事への理解度を高めよう

高橋キャリアアドバイザー

2つ目のポイントは仕事への理解を深めることです! 

鈴木なぎさ

そのことが重要なのは何となくわかります! 仕事への理解度が高いほど、熱意も伝わりますものね。

事務職の仕事内容は幅広いからこそ、仕事内容をどの程度理解できているかは企業側もよく見ているポイントとなっています。

企業研究を繰り返し、仕事内容についてよく理解できる学生に対しては「本当に志望度が高いのだな」「一緒に働きたいな」と考えます。また、事務職の仕事内容、というよりもその企業での事務職の仕事内容が理解できているかが非常に重要になります

仕事内容をより深くまで知るためにはOB・OG訪問やインターンシップがおすすめです。実際に働く社員の生の声を聴けるチャンスなので、ぜひ参加してみましょう。

3つ目:超重要! 志望先企業でなければならない理由を明確にしよう

高橋キャリアアドバイザー

くり返しにはなってしまいますが、大切なことなので改めて伝えたいと思います。応募先企業でなければならない理由を明確にしてください。

鈴木なぎさ

「事務職」として働きたいのではなく「あなたの企業の事務職」として働きたいという想いを伝えるということですね。

高橋キャリアアドバイザー

その通りです! 

事務職就活を進めるうえでおちいりがちな失敗が「事務職」の志望動機になってしまっているというケースです。たしかに応募職種は「事務職」かもしれません。しかし、事務職の求人ならどこでも良いのではないかと思われないような志望動機を作ることが大切です。

たとえば「仕事とプライベートの両立がしたいから」では伝わる志望動機とはいえないでしょう。一方「〇〇というスキルを活かして、御社が今推し進めている〇〇という事業に事務職としてかかわっていきたい」など、その企業だけに響く志望動機を目指してみてください

参考にしよう! 事務職の種類別志望動機例文10選を紹介

ここからは事務職の志望動機例文を種類別に10選紹介します。

高橋キャリアアドバイザー

今まで解説してきたことを踏まえて、以下の志望動機例文を読んでみましょう。

鈴木なぎさ

種類別にわかれているので、それぞれの事務職の特徴もわかってうれしいです……! 

①一般事務

一般事務の志望動機例文

一般事務を目指したのは、貴社の縁の下の力持ちとして活躍したいと考えたからです。

現在私はボランティアサークルに所属をしています。毎月、児童館へ読み聞かせへ行く活動をしており、私は広報として児童館に貼るお知らせ用のポスターやチラシの作成を担当しています。ほかの部員とコミュニケーションを取りながら、何を今月はテーマにするかを決め、形にし、それを見て参加してくれる子どもたちを見ていると、自分の裏方での役割が成果につながっているなとやりがいを感じます。

私はお客様視点を大切にしている企業で活躍したいと考え、就職活動を進めています。グローバルな展開をしながらも、創業時からの「お客様ファースト」の精神を持ち続けている貴社の姿勢に感銘を受けました。一般事務のポジションで、他部署の社員の皆様を支え、貴社の発展へ貢献できる一員を目指します。

鈴木なぎさ

バックオフィスとして、企業を広く支えるという役割がしっかり理解できているように感じます! また、裏方としての経験をやりがいに感じている部分も伝わってきて素敵ですね。

縁の下の力持ちであることをアピールしたい場合はこちらの記事もおすすめです。自己PRするときのコツについて紹介しています。
例文8選!縁の下の力持ちを自己PRして周囲と差をつけろ

②経理事務

経理事務の志望動機例文

持ち前の正確性を活かし、貴社の経理として活躍したいと思い志望しました。

現在、居酒屋でアルバイトをしているのですが、最初はホールでの接客業務を任されていました。慣れた頃から、レジ業務にも挑戦することになりました。その日自分が担当したレジを締めたときに、差異なくピッタリと金額が合ったときはとてもうれしくなります。最初は締め作業に20分ほど時間をかけていましたが、手順を確立させ、反復練習をし、今では5分ほどで完了するようになりました。これらの経験から、お金や数字を扱う仕事を一生の仕事にしたいと思うようになりました。

貴社の社風は若手にどんどん挑戦をさせる社風と伺い、魅力を感じました。いろいろな経験を積みながら、経理のスペシャリストへ成長できる環境だと思います。在学中に取得した簿記2級の知識も活かしながら、将来的には管理職としてマネジメントも任せてもらえるような存在になりたいです。

高橋キャリアアドバイザー

レジ業務を通してお金や数字を扱う仕事への憧れが出たというエピソードが印象的ですね。正確性を売りにしている志望動機なので、正確性を活かしてどのように活躍したいか、という締めをしても良いですね! 

正確さをアピールできるほかの要素として、慎重さが挙げられるかもしれません。次の記事で慎重さのアピール方法を例文とともに解説しているので、読んでみてくださいね。
慎重な性格は就活の武器に! 自己PRの方法はこれで完璧マスター

③営業事務

営業事務の志望動機例文

私は人をサポートすることにやりがいを感じるため、営業事務として活躍したいと思い志望しました。

私は2年間、アルバイトで観光ガイドをしています。最初は聞かれたことに答えることに精一杯でしたが、業務に慣れるうちに、お客様の様子を俯瞰して見られるようになりました。

そこで気が付いたのは、配布している観光マップの字が小さいということです。そこで職場へ提案をし、主要な部分を拡大したマップを添付することにしました。ご高齢の方以外の観光客にもこのマップは見やすく、職員も説明がしやすくなったと好評です。これらの経験から、同僚やお客様をサポートする仕事をしたいと思うようになりました。

貴社の営業担当は1人15社ほど担当すると伺っています。営業担当がしっかりと業績を獲得できるように、細かなサポートをしながら貴社の成長にも貢献できるように活躍したいです。

鈴木なぎさ

営業事務の仕事への適性が感じられる志望動機ですね。アルバイトで工夫したことが想像できます! 

④総務事務

経理事務の志望動機例文

私は貴社のインターンを通じて総務事務として貢献したいと思い、志望しました。

インターン時にさまざまな総務の仕事を経験させていただき、総務の幅広い業務内容に驚きました。担当して下さった社員の方の言葉で「皆さんが仕事をスムーズにできるように業務を進めることが大切。1000名を超える社員を抱えるこの企業の陰の立役者ですよ」とお話していたことが印象的でした。現在私もサッカー部のマネージャーをしており、部員たちがスムーズに練習に打ち込めるように環境を整えることを大切にしています。

海外展開もしている貴社は全世界に社員がいます。その皆様を支える企業の陰の立役者として、活躍し、将来的には総務のことなら〇〇さんに聞けば何でもわかる、と頼ってもらえるような存在を目指したいです。

高橋キャリアアドバイザー

インターンのエピソードはオリジナリティがあって良いですね。自分のマネージャーとしての仕事の話とつながっていて好印象です。

⑤法務事務

法務事務の志望動機例文

私は部活動で得たチームワークを育てるコミュニケーション力を活かし、貴社の法務事務として活躍したいと思い、志望しました。

私は現在ラクロス部に所属しており、主将を任せてもらっています。大切にしているのは、チームメンバーの意見を引き出すことです。1人ひとりの良さを言葉に出して伝え合う習慣を作り、チームワークを高めてきました。その結果、チーム内のコミュニケーションが活発化し、改善点などもスムーズに意見交換ができるようになり、チームの士気が高まりました。

貴社の法務事務の仕事は、一人で完結する仕事ではなく、チームでおこなう仕事だと伺っています。普段から積極的に先輩方とコミュニケーションを取って、仕事に取り組みたいです。そして、他社との契約時において、ミスは許されない業務という責任感を持ちながら、信頼される法務のプロフェッショナルを目指したいと考えています。

鈴木なぎさ

責任感が必要なポジションということがよく理解されている文章ですね。コミュニケーションを活発にとることで、協調性なども感じとれます! 

⑥人事・労務事務

人事・労務事務の志望動機例文

私は採用アシスタントとして、貴社の成長に貢献したいと考え志望しました。

私が人事や採用の仕事に興味を持ったのは、現在の書店アルバイトの面接を受けたときからでした。アルバイトなので、あまり深くは聞かれないだろうと考えていましたが、「どうしてこの仕事をしたいと思ったのか」などのきっかけも掘り下げて聞いていただきました。

また、貴社の面接の中でも、人事は会社の事業や仕事の魅力を伝える重要なポジションであるということを感じました。さらに、面接前に緊張している私に笑顔で声をかけてくださったり、スムーズに日程の調整などをしてくださったアシスタントの方に大変お世話になり、私も細かいところにまで気を配れる採用アシスタントとして活躍したいと考えるようになりました。

貴社は、勤怠管理や入退社に関する手続きなど労務管理の仕事も採用アシスタントが兼任していると伺いました。幅広く業務をこなすことが求められますが、社員一人ひとりが貴社で最大限活躍するために、尽力していきたいと考えています。

高橋キャリアアドバイザー

人事の役割や魅力をしっかり理解できていますね。組織強化が企業の成長につながるということがわかっていて好印象です。

⑦貿易事務

貿易事務の志望動機例文

私は2年間のアメリカ留学で培った英語力と、コツコツと努力を積み上げられる性格を活かし、貴社の貿易事務として活躍したいと思い志望しました。

アメリカ留学中、一番苦労したことは大学の授業に付いていくことです。授業の進みが早く、復習だけでは付いていくことができませんでした。そこで予習時間をかなり取るようにし、先生へ事前に質問を重ね、オリジナルのノートを作成して授業へ臨むようになりました。そうすると、授業への理解度も英語力もグンと上がるようになり、努力したことが成果につながり、自分の自信にもつながりました。

貴社は自社製品5000種類を各拠点を通じてグローバル展開をしていますが、貿易事務は、貴社と世界を繋ぐ重要なポジションであると説明会のときに伺い、私は貴社でその責任を背負って活躍したいと思いました。一日でも早く仕事を覚え、即戦力になれるよう、持ち前の努力を続ける姿勢を持ち続けていきたいです。

鈴木なぎさ

英語力や、自分の性格がしっかりアピールできていて、自分が貿易事務に向いているということが伝わります! 

⑧医療事務

医療事務の志望動機例文

私が医療事務として貴院を志望したのは、カフェのアルバイトで培った臨機応変な対応力を活かせると思ったからです。

私のアルバイト先は総合病院内に併設されています。子どもからご高齢の患者さん、職員さんなどさまざまな方がいらっしゃるため、お客様に合わせた接客を心掛けています。ご高齢の方には氷を抜くか聞いたり、お子様にはカップに絵を描いて喜んでもらったり、少しでも安らぎの時間になるように対応をしています。

貴院の事務職は病院の顔となるポジションです。私は貴院の掲げる「信頼の医療を地域に届ける」というスローガンをともに目指すべく、一人ひとりの患者様へ安心してもらえる対応を心掛けたいと思います。入職後は、対応力を磨きながらも一人前の医療事務として貴院の顔になっていきたいです。

高橋キャリアアドバイザー

細やかな気配りができる印象を受ける志望動機です。臨機応変さをアピールするために、エピソードを一つに絞って広げて書いてみるのも良いでしょう! 

医療事務の志望動機と併せて自己PRの書き方についても確認しておきましょう。こちらの記事で詳しく解説しています。
例文7選|自己PRが命!未経験から医療事務になるとっておきの方法

⑨介護事務

介護事務の志望動機例文

子どもの頃から介護業界へ憧れを持っていました。祖父が介護施設に入所し、私は毎週末母と一緒に訪問し、私はその時間が大好きでした。特に事務の方は「〇〇ちゃん、おはよう、いい天気だね」など、いつも話しかけてくれて、うれしかった記憶があります。

就職活動を始めた際に、自分の強みであるコミュニケーション力を活かしたく、事務職に職種を絞りました。そして希望業界を考えた際に、子どもの頃の記憶を思い出して介護事務を目指すことにしました。現在、介護保険請求における資格取得のため勉強を続けています。

貴法人はアットホームな社風がとても魅力的に感じています。持ち前の明るさで、ご入居者の方や、ご家族が温かな気持ちになれるようなコミュニケーションを心掛け、常に学ぶ姿勢を忘れず、介護事務のプロを目指していきたいです。

鈴木なぎさ

介護業界への憧れをなぜ持っているのか、が伝わりました! コミュニケーションは同僚とも欠かせないと思うので、事務職として周囲と連携したいという部分も加えられると良いかもしれませんね! 

⑩公務員の事務職

公務員の事務職の志望動機例文

私は、好奇心を持って学ぶ姿勢を活かし、生まれ育った〇〇市の学校事務を志望しています。

私は外国語を学ぶことが好きです。英語を学ぶ楽しさを、古典英語の物語を読むことで感じました。それ以来、英語を話せるようになりたいと思い、英会話教室に3年間通っており、日常会話ができるようになりました。実はこの古典英語の物語を教えてくれたのが学校事務の方でした。

この経験から学校事務に興味を持ち、学校運営に携われる学校事務員になりたいと考えるようになりました。また、先生ではなく学校事務員だからこそ、子どもたちが身構えずに何でも話せるような、そんな存在になりたいと考えています。

生まれ育った〇〇市の子どもたちを学校事務員という立場でサポートできるよう、常に学ぶ姿勢を持ち、仕事に向き合っていきたいと思います。

高橋キャリアアドバイザー

公務員の中でもなぜ学校事務になりたいのかが伝わる志望動機になっていますね! 

キャリアアドバイザーコメント

事務職の志望理由は仕事への意欲をしっかりアピール

事務職は総合職などほかの職種と比べて、時間外労働や休日出勤が少ないことが多く、ワークライフバランスが取りやすい傾向にあります。それゆえ事務職を目指す学生も多く、競争率の高い職種であるといえます。

ただし、これだけを志望理由として事務職を目指すことは避けるようにしましょう。プライベートを重視するのはもちろん大切なことですが、それだけをアピールすると、企業から働く意欲が低いのではないかとマイナスの評価をされてしまうかもしれません。

志望動機は、企業の事業内容や仕事内容を踏まえて、事務職への意欲をしっかりとアピールできると良いでしょう。

活かせる強みはどんどんアピールしよう! 事務職の自己PR例文10選

次に事務職の自己PR例文を10選紹介していきます。

鈴木なぎさ

ここで紹介されている強みは事務職で活かせるスキルということですよね? 

高橋キャリアアドバイザー

そうです! なので、自分の強みを探すときや、どんなスキルが事務職の仕事に効果を発揮するのかなども確認しながら読み進めると良いでしょう。

事務職の自己PRの書き方についてはこちらの記事で詳しく解説しています。要チェックです。
例文10選|事務職の自己PRで他の就活生と差をつけよう!

採用担当者は日々多くの応募書類に目を通しています。こちらの記事では自己PRの魅力的な書き出し方について解説しています。採用担当の心をつかむためにも、ぜひ参考にしてみてくださいね。
自己PRの書き出しは超重要! その理由と書き出しテクニックを解説

①正確性

正確性をアピールする自己PR例文

私の強みは正確性です。

私は大学の学友会で財務担当を務め、予算作成や管理、経費の精算および収支の分析をおこないました。予算設定と経費の管理基準が甘かったため、現実的で具体的な予算目標を各部門に割り振り、進捗状況を定期的にモニタリングすることで予算執行率を前年比10%向上させました。
加えて、契約の見直しやリソースの再配置などコスト削減を実行するとともに、無駄な支出を抑制するための取り組みをおこなうことで、年間コストを5%削減しました。

この経験を通して、組織内での正確な予算管理や効果的な資金配分、ムダのない費用の使い方の重要性を実感しました。入社後は、私の強みである解析能力を活かし、実効性の高い組織運営に寄与したいと考えています。

高橋キャリアアドバイザー

事務職に必要な正確性がエピソードを通じてひしひしと伝わってくる例文ですね。このように事務職に必要なコアスキルをエピソードで実践的にアピールできれば好印象を与えられるでしょう! 

自己PRと長所の違いに悩んだことはないでしょうか。こちらの記事では自己PRと長所の違いについてわかりやすく解説しています。
自己PRと長所の違いはこれで完璧! アピールポイント別例文8選

②計画性

計画性をアピールする自己PR例文

私の強みは明確な目標を設定し、それを達成するための計画を綿密に立て、着実に実行する計画性です。

たとえば、ゼミの6大学合同発表会ではゼミのリーダーを任されましたが、必要なタスクや研究スケジュールを効果的に管理しました。具体的には、各担当グループのタスクと役割分担を明確にし、期限を設けたうえで、各グループの合意形成を踏んで共有しました。

さらに、人員の配分やタスクの優先順位付けにも注意を払ったその結果、余裕のない期間ではありましたが、プロジェクトは予定通り進行し、期限内に発表資料を完成させることができました。発表後の表彰で6大学のなかで最優秀賞を獲得したときは、チーム全員で喜び合い、ゼミの絆がいっそう深まった瞬間でした。

貴社では抜け目のないタスクの進捗把握や緻密なスケジュール管理を通して、会社を一歩一歩前へ前進させる原動力になりたいと考えています。

鈴木なぎさ

安心して仕事を任せられるような人物像が映し出されていますね! 

③協調性

協調性をアピールする自己PR例文

私の強みは円滑な連携でチーム効率を最大化できることです。

たとえば、飲食店のアルバイトでピークタイムのチームの連携を向上させました。具体的には、私はホールリーダーとして週末のランチタイムが最も混雑する時間帯に、誰がどのテーブルを担当するかなどを事前に確認しました。

一方で、ピーク時は持ち場によっての繁閑やスタッフの熟練度により差が生じるため、ほかのスタッフが多忙な場合には私が手伝いに回ったり、オーダーの調整や飲み物の補充をヘルプすることで、迅速なテーブル回転を実現しました。

結果として、お客様の待ち時間を最小限に抑え、念願の月間クレームゼロを達成しました。

入社後も、強みである協調性を活かし、チームでの円滑なコミュニケーションと協力を重視したいとおもいます。また、他部署や関係者との情報共有やタスク調整を円滑におこない、組織全体の目標達成に貢献します。

高橋キャリアアドバイザー

冒頭の「強みの提示」では「協調性」という言葉をダイレクトに使わずに、同じニュアンスで動きが出る表現を使っている点がとても良いですね! 

協調性をアピールする自己PRの書き方についてはこちらの記事でも詳しく解説しているので、協調性をアピールしたいと考えている人は一度目を通しておきましょう。
例文13選|自己PRで「協調性」は3ステップで誰でも作成できる!

④傾聴力

傾聴力をアピールする自己PR例文

私は傾聴力で相手の期待を超えることを重視しています。

私はコールセンターのアルバイトを通じて、お客様の声に真摯に耳を傾け、的確な対応を心掛けることで、満足度の高いサービスを提供できると実感しました。

コールセンターでは、さまざまなお客様からの問い合わせや要望に対応する機会があり、なかには罵声を浴びせられるような場面もありました。そのときは一瞬動揺しましたが、冷静かつ丁寧にお話を伺う姿勢を示し、適切な質問を投げかけることで問題の本質を把握するように努めました。

その後、相手の望む的確な情報を提供し、疑問や不安を解消したことで、お客様からは「あなたの真摯な姿勢と対応に感激した」という感謝のお言葉をいただきました。

入社後も、この傾聴力を活かし、問題解決や意思決定において、相手の意見や要望を真摯に受け止め、共通の目標に向かって協働していきたいと考えています。

高橋キャリアアドバイザー

カッコ書きで第3者の声を入れていることがポイントです! 第3者の声を入れることで臨場感が生まれ、具体性が追加されるので、ぜひ取り入れてみてくださいね! 

傾聴力をアピールする自己PRの作り方はこちらの記事で詳しく解説しているので、ぜひこちらも参考にしてみてくださいね。
例文13選|自己PRで傾聴力だけのアピールは不十分って本当?

⑤柔軟性

柔軟性をアピールする自己PR例文

私は柔軟な思考と行動が得意であり、変化する環境に素早く適応できると自負しています。

たとえば、アルバイト先のスーパーで商品補充をおこなっていましたが、急な人手不足や商品の在庫変動に柔軟に対応する必要がありました。そんな状況下で、商品補充担当として補充スピードを上げるとともに、台車の配置変更をおこなうなどの工夫を凝らしました。

さらに、主任とも相談し、タスクの優先順位を変更したことで、トータルの作業時間を25%削減することに成功しました。このことから、既存のやり方に満足することなく、新しいアイデアや解決策を積極的に提案し、業務を改善することの重要性を学びました。

貴社では、私の柔軟性を組織の変化や成長に活かし、協力して目標達成に向けて邁進していきます。

鈴木なぎさ

ただ改善した点を伝えるだけにとどまらず、改善した成果を定量的にアピールできているので効果を把握しやすいですね! 

アルバイトの経験を交えて自己PRを作成する方法はこちらの記事でも詳しく解説しています。併せてチェックしてみましょう。
アルバイトの自己PRで面接官の心を掴め! 14例文付き作成方法解説

⑥適応力

適応力をアピールする自己PR例文

私には変化の潮流に素早く乗り、新たな環境で適応する強みがあります。

たとえば、以前のアルバイト先のオフィスで、既存の業務プロセスを見直し、効率化を図るために新たな会計システムを導入することになりました。新システムの導入にともない、まずはシステムの操作方法や機能を習得するために自己学習をおこないつつ、システムの研修にも積極的に参加しました。

その中で、新システムについていけず、右往左往するスタッフも現れました。私はそのようなシステムの操作に不慣れで困っているスタッフに寄り添って丁寧に教えながらサポートすることで、彼らの理解を促しました。その結果、新システムの導入はスムーズに進み、業務プロセスの効率化に大きく貢献できたと自負しています。

このように変化を恐れず、むしろ成長の機会として受け入れる前向きな姿勢を活かし、貴社のビジネスの成長に寄与していきます。

高橋キャリアアドバイザー

面倒見の良さも伝わってくる例文なので、事務職のスタッフとしての適格性があるように判断されるでしょう。

⑦集中力

集中力をアピールする自己PR例文

私は時が止まるような集中力で、目標に向かって突き進むことが得意です。

家電量販店のアルバイトでデータ入力作業や文書整理など、繊細な作業をおこなう機会がありました。気の遠くなるような膨大な量のデータの打ち込みや伝票類の整理業務を任されていましたが、似た性質のタスクをまとめて取り組む「タイムブロッキング」を活用したり、膨大なタスクを小さな目標に分割するなど、自分自身の集中力を切らせないような工夫をすうることで仕事をこなすことができました。

結果として、高い集中力を維持できたことでミスやストレスの軽減にもつながり、上司からは「どうやってミスしないようにしてるの?」と逆質問される場面もありました。

私は入社後も高い集中力を維持し、細部にまで気を配りながら業務に取り組むことで、組織の一員としてアウトプットを最大化していきたいと考えています。

高橋キャリアアドバイザー

この例文で見習いたい点は、出だしのキャッチーなフレーズです。採用担当者は日にたくさんの志望動機をチェックしています。その中で目を釘付けにするには、キャッチーなフレーズで心をつかむことがコツです。

キャッチフレーズを使って採用担当者の心をつかみたい人はこちらの記事も併せて確認してみてください。キャッチフレーズを簡単に作る方法を紹介しています。
例文60選|キャッチフレーズ作りはこれで完璧! 注意点も解説

⑧コミュニケーション能力

コミュニケーション能力をアピールする自己PR例文

私は初対面でもすぐに信頼関係を深める強みがあります。

大学時代にボランティアサークルに所属し、さまざまなボランティア活動を通じて全世代やあらゆる職業の方々と一緒に活動する機会に恵まれました。そこで、異なるバックグラウンドや意見を持つメンバーの意図を素早く理解し、伝わりやすい言葉を選んで表現するように心掛けました。

たとえば、ご年配の方であれば、健康やお孫さんの話題を取り上げたり、自営業の人であれば、ビジネスの話を真剣にお伺いするなど、会話の入口に共通話題を挟むことで信頼関係を深められるように努力しました。その結果、再度お会いする場面では、「〇〇さん」とファーストネームで呼ばれるようになり、やってきたことが間違いではなかったと実感しました。

貴社でもミュニケーション能力を活かし、従業員から慕われるスタッフとして、円滑な職場環境の構築に貢献したいと考えています。

高橋キャリアアドバイザー

会社にはいろいろなタイプやあらゆる年代層が一緒に働いています。その中で事務職のスタッフは従業員から慕われ、信頼される存在である必要がありますが、そのような適性を感じさせる例文ですね! 

コミュニケーション能力をアピールする学生は多くいます。そのため、コミュニケーション能力の言い換え方を覚えておくと、ライバルと差をつけることにつながるかもしれません。気になる人はこちらの記事を参考にしてみましょう。
適切な言い換えでコミュニケーション能力をアピール! 自己PR例文も

⑨事務処理能力

事務処理能力をアピールする自己PR例文

私の強みはスタッフから頼りにされる事務処理能力があることです。

私は夏祭り実行委員会に所属していますが、会議の議事録作成やメンバーのスケジュール管理などの事務処理を担当しました。また、企画運営においても、参加者の登録管理や資料作成、会場の手配などの事務処理を締切に追われる中でも細部に気を配りながら、効率的かつスムーズに事を運ぶことで夏祭りの成功を舞台裏で支えました。

このときの経験から専門的なソフトウェアやオフィスツールにも熟練しており、複雑なスプレッドシートの作成や文書のフォーマット調整などをスムーズにこなすことができます。さらに、機密性の高い情報の取り扱いにおいても、厳重なセキュリティ対策を講じながら適切な処理をおこなえます。

入社後も業務の効率性や品質向上に取り組み、従業員から信頼されるスタッフになりたいと考えています。

鈴木なぎさ

事務職の仕事に必要なツールをすでに使いこなせるイメージが出て、即戦力であることを感じさせる例文ですね! 

⑩業務改善スキル

業務改善スキルをアピールする自己PR例文

私は複雑な業務プロセスを分解し、より効率的な方法に再編することが得意です。

たとえば、先日参加したインターンシップで、部署内のタスクの進捗管理に課題があることに気づきました。情報共有の不足や手続きの複雑さが、業務の遅延やミスに起因していました。そこで部署の責任者に問題を提起し、インターシップ生で問題を話し合う機会を得ました。

結果として、
①業務フローの見直しとタスクの優先順位の明確化
②デジタルツールの活用や共有ドキュメントの整備
③週次のミーティングを通じた問題や課題の共有と改善策の検討
を提案しました。

現在はこの提案が真摯に受け止められ、実行に移されている段階ですが、責任者の方からは「君たちのおかげで当たり前だったことが問題だったことに気付かされたよ」と感謝の念を伝えられました。
入社後も業務改善スキルと情熱を駆使し、貴社の競争力を高められる一助として奮闘します。

高橋キャリアアドバイザー

実戦形式で業務改善スキルをアピールできている例文ですね! 

事務職にもとめられる力を正しく理解してライバルに差を付けよう! 

高橋キャリアアドバイザー

基本情報・応用情報・就活情報に分け、事務職について徹底解説してきましたが、いかがでしたでしょうか? 事務職についての理解は深まりましたか……? 

鈴木なぎさ

とても深まりました! 働きやすさだけで志望しようとしていましたが、考えを改めるきっかけになりました。ライバルが多いからこそ、応募先企業に届く志望動機や自己PRなどを考えなければならないですね。

高橋キャリアアドバイザー

素晴らしいですね。事務職と一口に言っても企業によって担う仕事はさまざまで、活躍の幅もさまざまです。「事務職」という言葉にとらわれすぎず、自分がどのように仕事をしていきたいのかについてしっかり考えることがとても大切ですよ。

記事の編集責任者 小山内 隆

アクセス就活PLUSを運営するアクセス通信(現アクセスネクステージ)に新卒入社。就職サイト「アクセス就活」の立ち上げや、関西支社の営業責任者を経て、名古屋支社の責任者として立ち上げを担う。人事採用支援のほか、就活相談や就活講座の講師などキャリアアドバイザー職を経験した後、2017年に同社役員。現職は採用アウトソーシング(RPO)事業の担当執行役員 > メッセージを読む

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