事例別8例文|もう日程調整メールで迷わない! 内容・マナーを解説

この記事のアドバイザー

  • 葛山 圭介

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    採用コンサルタント兼キャリアアドバイザー。就活生の意思を尊重することを第一に、採用コンサル…続きを見る

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    留学生向け就活支援講座に携わったのち、現職。留学生として就活をした自身の経験を活かし、「共…続きを見る

日程調整メールの登場人物の画像

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目次

日程調整のメールが印象を左右する! 適切な内容・送り方を知ろう

メールのマナーの大切さを訴える画像
男の子就活生

佐藤みなと

渡辺さん! ついに私も書類選考を通過しました!

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

それはおめでとうございます! ということは、次は面接ですね!

男の子就活生

佐藤みなと

はい! 早速、面接の日程調整のメールが来ました。もう日程は確認して返信も作ったので、あとは送るだけです。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

どれ……「6月10日か12日でお願いします! 」。佐藤さん、メールのマナーを守れていませんね。これでは面接の前にネガティブな印象を残してしまうかもしれませんよ。

男の子就活生

佐藤みなと

ええっ、日程調整のメールにもマナーがあるのですか!?

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

そうなんです! メールを送るからには、マナーを守って良い印象を残したいものですよね。そうできるよう、内容や送り方を確認していきましょう!

好印象メールでチャンスを掴め! 就活で日程調整の機会は多い

就活での日程調整の機会の画像

「就活で日程調整をする機会ってそんなにないし、わざわざ送り方なんて知る必要はないのでは? 」と考えている就活生も少なくないでしょう。しかし、日程調整をする機会は想像以上に多いものです。

最もイメージしやすいのは面接ですね。さらに、会社説明会・筆記試験・リクルーター面談・OB/OG訪問などでも日程調整は必要です。そしてその際に使うツールがメール。採用担当者の目に触れる機会が多いからこそ、メールでの日程調整マナーを知っておくことは重要なのです

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

マナーの守られていないメールは、「適当な内容だし、志望度も低いのかもしれない」「学生気分が抜けていない」などのネガティブな印象をもたらすものです。

男の子就活生

佐藤みなと

メールでそんな印象を持たれるなんて……! 適切な送り方を知っておくことって、すごく重要なのですね。

「選考通過メールの返信の仕方がわからない」。そのような就活生は、こちらの記事もチェックしてくださいね。
選考通過メールの正しい返信の仕方|好印象につながる秘訣を解説

「リクルーター面談ってそもそもなに?」と感じた人はぜひこちらの記事も合わせて確認してみてくださいね。
質問35選|リクルーター面談の「特徴・内容・流れ」と対策を解説

キャリアアドバイザーコメント

葛山 圭介

就職後にはマナーあるメールがより重要になる

社会に出るとメールで取引先とやり取りする機会が多くあるため、マナーのあるメール連絡をすることは基本中の基本です。

反対に、メールでマナーのない連絡があると、そのメール一通で信頼を失うことも簡単です。意外と大手企業で研修制度などしっかりしていそうなイメージの会社でも、マナーのあるメールができない若手社員は多くいるもの。ccに様々な関係者が入っているにもかかわらず、そのようなマナーのないメールをしてしまうと、送り先の相手からだけではなく、先方の社内全体からもその会社に対する印象が落ちてしまいます。

だからこそ、学生のうちから企業とマナーあるメールの連絡ができると、企業からは好印象でしょう。また、学生のうちからマナーあるメールができるようになっていると、就職した後もメールのやり取りに抵抗がなく、慣れるまで時間がかからないのもメリットですね。

あなたが受けないほうがいい職業をチェックしよう

就活では、自分が適性のある職業を選ぶことが大切です。向いていない職業に就職すると、イメージとのギャップから早期の退職に繋がってしまいます

そんな時は「適職診断」を活用して、志望する職業と自分の相性をチェックしてみましょう。簡単な質問に答えるだけで、あなたの強み・弱みを分析し、ぴったりの職業を診断できます。

適職診断で強み・弱みを理解し、自分がどんな職業に適性があるのか知りましょう。

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意外と知らないメールのマナー! まずは基本を押さえよう

日程調整メールの基本のマナーの画像
ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

日程調整メールの内容を確認する前に、最も基本的なメールのマナーを押さえておきましょう!

男の子就活生

佐藤みなと

基本的なメールのマナー……? それを知っていると、どんな良いことがあるのですか?

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

日程調整をする際にマナーあるメールを作れるだけでなく、それ以外でメールを使う際にも活用できますよ!

男の子就活生

佐藤みなと

そうなんですね!

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

また、最近では普段メールを使う学生も少ないもの。メールはメッセージを送る場合と異なるマナーもあるため、基本を確認することはとても重要です!

男の子就活生

佐藤みなと

確かに、私は今のところメッセージを送る感覚でメールを作っています。それがNGかもしれないのなら、基本は絶対に確認したいです! 解説お願いします!

メールの基本①届いたメールは早めに返信

メールが届いたら、早めに返信するのが基本です。そのため、メールが届いたのに締切ぎりぎりまで放置していた場合、「仕事でもルーズなのでは」と思われる可能性があります。

また、早めに返信をすれば日程が早く決まり、面接などの準備にかけられる時間も確保しやすくなります。就活生のメリットも大きいと言えますね。

このように、早めの返信が双方にとってメリットとなるのです。メールが届いたら、当日中か翌日には返信しましょう。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

普段メッセージを放置しやすい人も、就活など仕事に関する場合には早めの返信を心がけましょう!

早めの返信は大切ですが、メールを送る時間にも注意が必要です。送信するのは、相手企業の営業時間内にしましょう。これはビジネス上でも一般にマナーとされていることですよ。

男の子就活生

佐藤みなと

どうしても送信が深夜になってしまう場合にはどうすれば良いですか?

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

「夜分遅くに失礼いたします」などの言葉を入れるようにしましょう! また、メールの送信予約機能を使えば昼間に送信するように設定できるのでおすすめですよ。

メールの基本②わかりにくさは悪印象! 内容は簡潔に

メールを作成する際には、一文を短く簡潔に書くようにしましょう。文章が長かったり内容が複雑だったりした場合、一読して内容を理解しづらいもの。そのようなメールは、相手にストレスを感じさせてしまうのです。

そのため、メールは読んだときに理解しやすい内容になっていることが重要です。簡潔さを意識して作成するようにしましょう。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

丁寧さを意識するあまり表現が遠まわしになり、結局何を言いたいのかわかりにくくなってしまう場合もあります。丁寧さは大切ですが、同時に簡潔さも意識しましょう。

男の子就活生

佐藤みなと

丁寧で簡潔……? なんだか難しそうですね。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

後ほどメール例文を解説しますので、一緒に確認しましょう!

男の子就活生

佐藤みなと

ありがとうございます!

メールの基本③ビジネス意識! ラフな言葉を使わない

メッセージを送る感覚でメールを作成した場合に、ついやってしまうのが「ラフな言葉遣い」。具体的には、話し言葉や略語、「!」などの記号を使うのは避けましょう

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

たとえば、次のようなNG例があります。良い例のように言葉を選んでくださいね。

例文(略称を使っている)

(株)渡辺商事

例文(正式名称)

株式会社渡辺商事

例文(口語・記号を使っている)

6月10日か12日でお願いします!

例文(口語・記号を使わない)

面接の日程につきましては、下記の日程で調整いただけますと幸いです。
6月10日(金)終日
6月12日(日)午前10時から午後5時までの間(午後5時には面接終了を希望)

普段使い慣れていない場合、ふとした瞬間にラフな言葉を使ってしまうもの。作成後は、内容をよく確認しましょう。

メールの基本④確認不足? 誤字脱字に注意

メールを作成する際、誰もがやってしまう可能性があるのが誤字・脱字です。誤字や脱字があると不注意な印象ですし、「内容のチェックがゆるく、仕事も大雑把なのではないか」などのイメージを持たれる可能性も

そのため、メールを送信する前には必ず数回文章を確認し、誤字や脱字がないか確認するようにしましょう。

男の子就活生

佐藤みなと

僕は普段メッセージを送る際にも誤変換がたくさんあるなあ……。絶対に誤字があるという意識をもって、内容をよく確認しよう!

メールの基本⑤見やすさ命! 適度な改行

メールを作成するとき、適度に改行することも大切です。改行の有無によって、読みやすさが大きく変わりますよ

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

次の例を見てみましょう!

例文(改行が少なすぎて読みづらい)

お世話になっております。〇〇大学の佐藤みなとと申します。面接の日程の連絡をくださり、誠にありがとうございます。希望日程につきましては以下のとおりですので、ご確認よろしくお願いいたします。
6月10日(金)終日
6月12日(日)10時から17時(17時には面接終了を希望)
上記の日程にてご検討いただければと思います。お忙しいところ誠に恐縮ではございますが、何卒よろしくお願いいたします。

例文(適度に改行しており読みやすい)

お世話になっております。
〇〇大学の佐藤みなとと申します。

面接の日程の連絡をくださり、誠にありがとうございます。
希望日程につきましては以下のとおりですので、ご確認よろしくお願いいたします。

6月10日(金)終日
6月12日(日)10時から17時(17時には面接終了を希望)

上記の日程にてご検討いただければと思います。
お忙しいところ誠に恐縮ではございますが、何卒よろしくお願いいたします。

例のように、基本的には一文ごとに改行をすると良いでしょう。さらに、内容の区切りごとに1行空けることで、より読みやすくなりますよ。

メールの基本⑥消さなくてOK! 引用

メールに返信するときには、送信されたメッセージが自動で引用されますよね。「この引用をどうすれば良いのかわからない」と困っている就活生も多いことでしょう。

結論、この引用は消したり変更したりする必要はありません。引用された文章の上部に、返信を入力すればOKです

男の子就活生

佐藤みなと

この引用をどうすべきか実は少し自信がなかったので、消したりしなくて良いと聞いて安心しました!

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

それはなによりです!

メールの基本⑦メールの返信は基本全員

企業から選考に関するメールが届くとき、宛先は自分自身で、cc(カーボンコピー)として企業の部署や個人にも送られていることがありますよね。このような場合には、送信者だけではなく「全員に返信」をします。

そもそも、ccとは情報を共有するために意図的に送り先に入れられているもの。送信者だけに返信しては情報共有を達成できなくなってしまいます。そのため、返信する際にはccもきちんと入っているか確認しましょう。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

Googleが提供しているGmailの場合、「返信」ではなく「全員に返信」ボタンを押して返信を作成すれば、ccに入っている人にも返信できますよ!

男の子就活生

佐藤みなと

「全員に返信」なんて考えたことがありませんでした。私が受信した日程調整メールにもccは入っていたのですが、作った返信メールはccが抜け落ちています……。送る前に知ることができて良かったです!

キャリアアドバイザーコメント

若林 真穂

「全員に返信」は自分のためにもなるので癖づけておこう

「全員に返信」をした場合、ccの人にも情報を共有できます。そのため、たとえばやり取りをしている相手が会社を休んでいたり、外出していてすぐに対応できなかったりした場合でも、ccの誰かが対応してくれる可能性が高まります。つまり、他の人が協力しやすくなり、対応に遅れが出るのを防げるようになるのです。

また、全員に返信することで、メールを送ったかどうかでトラブルになるのも防げます。相手から「届いていない」と言われた場合、ccに誰も入っていなければ、「他の人にも届いていませんか?」と確認できません。自分の送信ボックスに送信した履歴があっても、相手に「届いていない」と言われ、他の人の受信も確認できなければ、こちらのミスとされるトラブルに発展しかねないのです。

これらは、ビジネスでも実際にある話。送信者のみに返信する行為はリスクもあるのです。ですので、自分のためにも、全員に返信するよう癖づけておきましょう。

あなたが受けないほうがいい職業をチェックしよう

就活では、自分が適性のある職業を選ぶことが大切です。向いていない職業に就職すると、イメージとのギャップから早期の退職に繋がってしまいます

そんな時は「適職診断」を活用して、志望する職業と自分の相性をチェックしてみましょう。簡単な質問に答えるだけで、あなたの強み・弱みを分析し、ぴったりの職業を診断できます。

適職診断で強み・弱みを理解し、自分がどんな職業に適性があるのか知りましょう。

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ここを押さえて完璧! スムーズに日程調整するメールを作ろう

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

メール作成の基本のマナーはわかりましたか?

男の子就活生

佐藤みなと

はい! 今までメールのマナーなんて全く知らなかったのですが、マナーがわかった今、少し自信も湧いてきました!

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

それは素晴らしいことですね! では次に、実際の日程調整メールを作れるようになりましょう。

男の子就活生

佐藤みなと

具体的にどのような内容が良いのかはまだわかっていないので、ありがたいです。詳しい解説、お願いします!

件名|どこの・誰の・何の連絡かわかるものにしよう

自分からメールを送信する場合、件名は「どこの誰から来た何の連絡か」がわかるものにしましょう。つまり、「大学名・氏名・面接の日程について」という3要素が入っていれば大丈夫です。たとえば、次のようなものが考えられますね。

件名の例

・【〇〇大学佐藤みなと】次回面談の日程に関しまして
・【面談日程のご連絡】〇〇大学佐藤みなと

送られてきたメールに返信する場合には、件名は変更しません。ただし、「Re:」はつけたままにしてくださいね。

返信する場合の件名の例

Re:【一次面接の日程】〇〇大学佐藤みなと

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

私用でメールを使うときには件名を入力しない人もいるかもしれませんが、ビジネス上では入力がマナー。必ず入力しましょう。

宛名|企業名・所属部署・氏名を正確に

件名を入力したら、次に本文に移ります。本文では最初に、「宛名」を書きましょう。宛名は企業名・所属部署・氏名を正確に書くことがマナーですので、誤りのないように記入してくださいね。返信する場合には、送られてきたメールの署名を確認するのがおすすめです。

宛名は、基本的には企業名・所属部署・氏名を書きます。しかし、送り先が部署の場合には「〇〇部〇〇課御中」、個人だけれど氏名がわからない場合には「採用ご担当者様」と記入しましょう。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

「株式会社」を「(株)」と書いたり、個人名に御中を付けたりするのはNGですので気を付けてくださいね。それから、氏名の間違いも相手に失礼ですから、注意が必要です。

男の子就活生

佐藤みなと

私は「佐藤」なのですが、たまに「加藤」と間違えられます……。そのようなことを自分がしないよう、気を付けます!

冒頭|まずは挨拶! それから名乗ろう

続いて、メールの文章を書き出します。まずは挨拶をし、自分が誰なのか名乗りましょう。たとえば、次のようなイメージです。

例文

お世話になっております。
〇〇大学の佐藤みなとと申します。

男の子就活生

佐藤みなと

こうやって書き出すのですね! さっき私が作成したメールは、いきなり「6月10日か12日でお願いします! 」と書いてありました……危なかった。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

間違いに気づけて良かったですね!

要点|希望する日程を伝えよう

メールでの希望日程の伝え方のマンガ

名乗ったら早速、このメールの要点である希望日程を伝えましょう。希望日を書くときには、次のように日程を文章とわけて書くとわかりやすいですよ。なお、希望日が少なすぎると日程が合わず、メールの往復回数も増えてしまいますので、3~4日程くらいを目安に伝えましょう

例文

面接の日程の連絡をくださり、誠にありがとうございます。
ご連絡いただきました面接につきましては、下記のいずれかの日程にしていただけますと幸いです。

6月10日(金)終日
6月12日(日)10時から17時(17時には面接終了希望)
6月13日(月)終日
6月14日(火)13時以降

また、日程は日付のみではなく都合のつく時間帯まで書くようにしましょう。その際には「17時には面接終了希望」のように記載し、17時開始でも大丈夫なのかどうか明確にすると伝わりやすいですね。

男の子就活生

佐藤みなと

たしかに、「面接は6月10日(金)か12日(日)(12日は10時から17時希望)」と書くよりも、日程をわけて書いた方がわかりやすいです!

結び|おしまいはこう締める

「要件を書いたしこれで良いかな? 」と思うかもしれませんが、まだ終わりではありません。希望日を書いたら、本文の最後に締めの言葉を記載して終えましょう

男の子就活生

佐藤みなと

締めの言葉? どんな言葉でしょうか?

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

例のように終えればOKですよ。

例文

上記の日程にてご検討いただければと思います。
お忙しいところ誠に恐縮ではございますが、何卒よろしくお願いいたします。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

日程調整の場合、おおむねこの例文が活用できるでしょう。

メールの締め方についてはこちらの記事で詳しく解説しています。合わせて確認しましょう。
就活シーン別のメールの締め方例文集|正しいマナーで好印象を残そう

署名|忘れるべからず! 署名をつけよう

本文を書き終わったからといって、安心するのはまだ早いですよ。文末には忘れずに署名を付けましょう。署名とは送った人の氏名や連絡先などの情報を記載したもので、付けるのがビジネスメールでのマナーです

記入忘れを防止するためには、自動で入力するよう設定しておくのがおすすめです。たとえば、Googleが提供しているGmailの場合、「設定」にある「署名」から登録できますよ。

男の子就活生

佐藤みなと

署名って、一体どのようなものでしょうか? イメージができないので、教えてください!

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

佐藤さんの場合にはこのような内容が書かれていれば大丈夫ですよ!

例文

===============
佐藤 みなと(さとう みなと)
〇〇大学〇〇学部4年
Tel:〇〇
e-mail:〇〇
===============

男の子就活生

佐藤みなと

これを参考に設定してみます!

日程調整メールに返信が! これって返信した方が良い?

男の子就活生

佐藤みなと

渡辺さんの解説のおかげで、マナーある日程調整メールを作成できそうです!

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

それは何よりです!

男の子就活生

佐藤みなと

でも、1つ疑問があります。私がメールを送ったとして、返信が来たら私も返信すべきなのでしょうか? それとも返信はしない方が良いのでしょうか?

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

良い質問ですね! 実は、返信はした方が良い場合とそうでない場合、2パターンあるのです。それぞれ解説していきますね!

男の子就活生

佐藤みなと

お願いします!

基本的には返信しよう

日程調整のメールに返信が来た場合、基本的には返信しましょう。日程調整に関するお礼を伝えられて丁寧ですし、返信することで日次や場所の認識に誤りがないか確認できますよ

返信は、このような内容を送れば問題ありません。

例文

○例
株式会社〇〇
人事部 〇〇様

お世話になっております。
面接日程をご調整いただき、誠にありがとうございます。
ご連絡いただいたとおり、下記日程にて伺います。

日次:6月10日(金)14時から
場所:株式会社〇〇 本社ビル第4会議室

当日はよろしくお願いいたします。

===============
佐藤 みなと(さとう みなと)
〇〇大学〇〇学部4年
Tel:〇〇
e-mail:〇〇
===============

男の子就活生

佐藤みなと

返信するのが基本なのですね!

注意! 返信を避けた方が良い場合もある

男の子就活生

佐藤みなと

返信が基本……ということは、返信しない場合もあるのでしょうか?

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

鋭いですね! 実はそうなのです。

返信をするのが基本ではありますが、「返信不要」と書かれている場合には返信はする必要がありません。このような記載があるのに返信をした場合、むしろ「確認が足らないのでは? 」と思われる可能性もあります。

そのため、「返信不要」などの記載がある場合には、返信はしないことをおすすめします。

キャリアアドバイザーコメント

テッ ター スェ

「返信不要」には理由がある

もし、返信不要と書いていたメールに返信がくると、「この学生はメールをきちんと読んでいないんだな」という印象を持たれます。

企業が返信が不要と言うのには、きちんと理由があります。人事部に限らず、会社では全ての業務において、できるだけ生産性を高く取り組みたいと考えているもの。人事部の場合はたくさんの学生とやりとりする必要があるので、なるべく少ないメールの回数で要件を済ませたいのです。

しかし、全員から一通のメールが来れば、それだけで人事部のメールの受信ボックスには百通以上のメールが来ることになります。それを確認するだけで何時間も時間を消費させることになりますよね。

返信不要と記載するのは、本当に返信不要だから記載しているのです。他に意味はありません。そのため、返信不要と書かれたメールに返信することは避けましょう。

あなたが受けないほうがいい職業をチェックしよう

就活では、自分が適性のある職業を選ぶことが大切です。向いていない職業に就職すると、イメージとのギャップから早期の退職に繋がってしまいます

そんな時は「適職診断」を活用して、志望する職業と自分の相性をチェックしてみましょう。簡単な質問に答えるだけで、あなたの強み・弱みを分析し、ぴったりの職業を診断できます。

適職診断で強み・弱みを理解し、自分がどんな職業に適性があるのか知りましょう。

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メール例文14選! 事例別の適切なメール内容を知ろう

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

それではここから、日程調整メールの例文を14個解説しますね!

男の子就活生

佐藤みなと

14個もですか!

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

はい! 最初に伝えたとおり、日程調整をする場面はたくさんあります。事例別になっているので、参考にしてくださいね!

面接の日程調整

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

最初に、面接の日程調整をするメール例文を解説します!

例文①日程を提案する

例文①

Re:【面接日程調整のご連絡】〇〇大学佐藤みなと

〇〇株式会社人事部
〇〇様

お世話になっております。
〇〇大学の佐藤みなとと申します。

面接の日程調整のご連絡をくださり、誠にありがとうございます。
6月1日から15日までの間でしたら、以下の日時で対応可能です。

 6月1日(水)終日
 6月4日(土)終日
 6月8日(水)終日
 6月9日(木)13時から18時(18時には面接終了を希望)

つきましては、上記日時を参考に面接日程を決定いただけますと幸いです。
お忙しいところ大変恐縮ではございますが、何卒よろしくお願いいたします。

===============
佐藤 みなと(さとう みなと)
〇〇大学〇〇学部4年
Tel:〇〇
e-mail:〇〇
===============

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

こちらの都合の良い日程を伝えるタイプの日程調整ですね。この場合、希望日を少なくとも3つは伝えましょう! 少なすぎると予定が合わず、何回もやり取りをしなければなりません。

例文②日程を承諾する

例文②

Re:【面接日程調整のご連絡】〇〇大学佐藤みなと

〇〇株式会社人事部
採用ご担当者様

お世話になっております。
〇〇大学の佐藤みなとと申します。

面接の日程のご連絡をくださり、誠にありがとうございます。
ご指定いただいた日時で対応可能ですので、ご連絡いただいた下記日程にて伺います。

 日時:6月10日(金)午後5時
 場所:〇〇株式会社〇〇支社

当日は何卒よろしくお願いいたします。

===============
佐藤 みなと(さとう みなと)
〇〇大学〇〇学部4年
Tel:〇〇
e-mail:〇〇
===============

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

あらかじめ面接の日程が示される場合もあるでしょう。そのような場合には、このように返信すればOKですよ!

例文③希望日を選ぶ

例文③

Re:【面接日程調整のご連絡】〇〇大学佐藤みなと

〇〇株式会社人事部
採用ご担当者様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の佐藤みなとと申します。

面接の日程調整のご連絡をくださり、誠にありがとうございます。
ご指定いただいた日時のうち、対応可能な日程は以下のとおりですので、ご確認よろしくお願いいたします。

 6月1日(水)13時から14時 ⇒ 〇
 6月4日(土)10時から11時 ⇒ 〇
 6月4日(土)11時から12時 ⇒ 〇
 6月9日(木)10時から11時
 6月9日(木)13時から14時 ⇒ 〇

上記の日程にてご検討いただけますと幸いです。
お忙しいところ大変恐縮ではございますが、何卒よろしくお願いいたします。

===============
佐藤 みなと(さとう みなと)
〇〇大学〇〇学部4年
Tel:〇〇
e-mail:〇〇
===============

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

企業からの日程調整メールでは、「この日時のうち対応可能な日に〇を付けてください」というものもありますよ。

男の子就活生

佐藤みなと

そのような場合にはこうやって書いたら良いのですね!

例文④日程調整のお礼を伝える

例文④

Re:Re:Re:【面接日程調整のご連絡】〇〇大学佐藤みなと

〇〇株式会社人事部
採用ご担当者様

お世話になっております。
面接の日程をご調整くださり、誠にありがとうございます。

ご連絡いただいたとおり、下記日程にて伺います。
 日次:6月10日(金)14時から
 場所:〇〇株式会社 本社ビル第4会議室

当日はよろしくお願いいたします。

===============
佐藤 みなと(さとう みなと)
〇〇大学〇〇学部4年
Tel:〇〇
e-mail:〇〇
===============

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

日程調整メールに返信がきたら、こちらからも返信をしましょう。ただし、「返信不要」などの文言がある場合には返信するのは避けましょう。

最終面接の機会を得たのなら対策は必須。こちらの記事を読んで自信をもって最終面接に臨めるようになりましょう。
例文付き|最終面接直前でも大丈夫! ポイントを押さえて内定に王手

リクルーター面談の日程調整

男の子就活生

佐藤みなと

続いて、リクルーター面談の日程を調整するメール例文です!

例文⑤日程を提案する

例文⑤

Re:面談日程のご相談【〇〇大学佐藤みなと】

株式会社〇〇
リクルーター 〇〇様

お世話になっております。
〇〇大学の佐藤みなとです。

面談日程のご連絡をくださり、誠にありがとうございます。
今後2週間でしたら、以下日時のいずれかで面談をさせていただきたいと考えております。

 6月10日(金)13時以降
 6月13日(月)終日
 6月17日(金)13時以降
 6月18日(土)終日
 6月19日(日)9時から14時(14時終了を希望)

つきましては、上記日時を参考に面接日程を決定いただけますと幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。

===============
佐藤 みなと(さとう みなと)
〇〇大学〇〇学部4年
Tel:〇〇
e-mail:〇〇
===============

男の子就活生

佐藤みなと

面接だけでなく、リクルーター面談でも日程調整は必要ですよね! 面接の場合と注意点は一緒なので、内容をよく確認しましょう。

例文⑥日程を承諾する

例文⑥

Re:【面談日程のご連絡】〇〇大学佐藤みなと

〇〇株式会社
リクルーター 〇〇様

お世話になっております。
〇〇大学の佐藤みなとと申します。

面談の日程のご連絡をくださり、誠にありがとうございます。
ご指定いただいた日時で対応可能ですので、ご連絡いただいた下記日程にて伺います。

 日時:6月10日(金)午後5時
 場所:〇〇

当日は何卒よろしくお願いいたします。

===============
佐藤 みなと(さとう みなと)
〇〇大学〇〇学部4年
Tel:〇〇
e-mail:〇〇
===============

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

リクルーターの方から日時を指定してくる場合もあるでしょう。予定が合わない場合については、例文⑧をチェックしてくださいね!

例文⑦希望日を選ぶ

例文⑦

Re:【面接日程調整のご連絡】〇〇大学佐藤みなと

〇〇株式会社
リクルーター 〇〇様

お世話になっております。
〇〇大学の佐藤みなとと申します。

面談の日程調整のご連絡をくださり、誠にありがとうございます。
ご指定いただいた日時のうち、対応可能な日程は以下のとおりですので、ご確認よろしくお願いいたします。

 6月10日(金)13時から14時
 6月16日(木)13時から14時

上記の日程のいずれかにてご検討いただけますと幸いです。
お忙しいところ大変恐縮ではございますが、何卒よろしくお願いいたします。

===============
佐藤 みなと(さとう みなと)
〇〇大学〇〇学部4年
Tel:〇〇
e-mail:〇〇
===============

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

指定された日時から、都合の合うものを選ぶ例文ですね! 例文③のように「〇を付けてください」というパターンでなければ、都合の良い日時をピックアップすればOKです。

例文⑧提案された日程とは別の日を提案する

例文⑧

Re:【面接日程調整のご連絡】〇〇大学佐藤みなと

〇〇株式会社
リクルーター 〇〇様

お世話になっております。
〇〇大学の佐藤みなとと申します。

面談の日程調整のご連絡をくださり、誠にありがとうございます。
大変恐縮なのですが、ご提案いただいた日時は既に選考が入っているため対応できません。
そのため、別日程にて面談をさせていただきたいと考えております。

下記日時でしたら可能なのですが、ご都合いかがでしょうか。
 6月10日(金)終日
 6月13日(月)13時以降
 6月16日(木)13時以降
 6月17日(金)終日

せっかく日時をご提案していただいたにもかかわらず、申し訳ございません。
お忙しいところ大変恐縮ではございますが、ご検討何卒よろしくお願い申し上げます。

===============
佐藤 みなと(さとう みなと)
〇〇大学〇〇学部4年
Tel:〇〇
e-mail:〇〇
===============

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

選考などが重なってくると、どうしても都合が合わない場合もあるもの。その場合は、再度の調整を謝罪しつつ別日程を提案しましょう。

例文⑨日程調整のお礼を伝える

例文⑨

Re:Re:Re:【面談日程調整のご相談】〇〇大学佐藤みなと

株式会社〇〇
リクルーター 〇〇様

お世話になっております。
面談の日程をご調整くださり、誠にありがとうございます。

ご連絡いただいたとおり、下記日程にて伺います。

 日次:6月10日(金)14時から
 場所:〇〇

当日はよろしくお願いいたします。

===============
佐藤 みなと(さとう みなと)
〇〇大学〇〇学部4年
Tel:〇〇
e-mail:〇〇
===============

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

日程調整のお礼は、面接も面談もあまり違いはありません。誤字・脱字や内容に誤りがないかよくチェックして送信しましょう。

キャリアアドバイザーコメント

葛山 圭介

リクルーターへのメール連絡も丁寧におこなおう

リクルーター面談の結果は、人事部も含め、社内にフィードバックされることがほとんどです。学生の印象などを人事部に共有しますが、メールでの印象ももちろん含まれますよ。

特にリクルーター面談というのは、人事部ではない会社の社員が、自分の業務を調整して時間を割いてくれていることが多いもの。そのため、まずは時間を自分に与えてくれたことに感謝を伝える必要があります。実際にお会いした際にもお礼を伝えるべきですが、メールで再度伝えれば丁寧ですし、気持ちも伝わるでしょう。

また、人事部以外の社員が「あの学生と一緒に働きたい」と思ってくれると、人事部に「是非あの学生を採用してください」と言うこともあるでしょう。だからこそ、社員からの評価も採用の基準の1つとして影響することを頭の隅に置くことが大切なのです。メールの連絡も丁寧に対応しましょう。

会社説明会の日程調整

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

続いて、会社説明会の日程調整をするメールについて解説していきます!

例文⑩日程を承諾する

例文⑩

Re:【会社説明会のご案内】〇〇大学佐藤みなと

〇〇株式会社
会社説明会ご担当者様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の佐藤みなとと申します。

会社説明会のご連絡、誠にありがとうございます。
ご提示いただいた日時に参加可能ですので、ご指定のとおり下記日程にて参加いたします。

 日時:4月5日(火)午前10時から
 場所:〇〇株式会社 本社ビル〇階第〇会議室

当日はよろしくお願いいたします。

===============
佐藤 みなと(さとう みなと)
〇〇大学〇〇学部4年
Tel:〇〇
e-mail:〇〇
===============

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

この例文は、指定された参加日に参加することを伝えるメールですね! 日次・場所を記入することで認識違いを防止できますよ。

例文⑪希望日を選ぶ

例文⑪

Re:【会社説明会のご案内】〇〇大学佐藤みなと

〇〇株式会社
会社説明会ご担当者様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の佐藤みなとと申します。

会社説明会のご連絡、誠にありがとうございます。
ご指定いただいた日時のうち、対応可能な日程は以下のとおりですので、ご確認よろしくお願いいたします。

 6月1日(水)13時から
 6月4日(土)10時から ⇒ 〇
 6月9日(木)13時から ⇒ 〇

上記の日程にてご検討いただけますと幸いです。
お忙しいところ大変恐縮ではございますが、何卒よろしくお願いいたします。

===============
佐藤 みなと(さとう みなと)
〇〇大学〇〇学部4年
Tel:〇〇
e-mail:〇〇
===============

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

「都合のつく日に〇をしてください」というタイプのメールには、このように返信をしましょう!

例文⑫日程調整のお礼を伝える

例文⑫

Re:Re:Re:【会社説明会のご案内】〇〇大学佐藤みなと

〇〇株式会社
会社説明会ご担当者様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の佐藤みなとと申します。

会社説明会の日程を調整してくださり、誠にありがとうございます。
ご指定いただいたとおり、下記日程にて参加いたします。

 日時:4月5日(火)午前10時から
 場所:〇〇株式会社 本社ビル〇階第〇会議室

当日はよろしくお願いいたします。

===============
佐藤 みなと(さとう みなと)
〇〇大学〇〇学部4年
Tel:〇〇
e-mail:〇〇
===============

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

こちらも、面談や面接の日程調整のお礼メールと大きな違いはありません。くれぐれも相手の氏名などに間違いがないよう、よく確認してから送信しましょう。

日程調整にトラブルが!? そんな時はこう連絡しよう

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

日程調整のメールを送ったけれど、「返信が全く来ない」「日程の再調整が必要になった」などのトラブルもあるものです。

男の子就活生

佐藤みなと

そんなことが発生したら、すごく焦りそうです。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

焦らず対応できるよう、そのような事態に陥った場合のメール例文もチェックしておきましょう!

例文⑬日程調整の返信が来ない

例文⑬

Re:【面接の日程に関しまして】〇〇大学佐藤みなと

〇〇株式会社人事部
〇〇様

お世話になっております。
〇〇大学の佐藤みなとと申します。

先日は、二次面接の日程についてご連絡をくださり誠にありがとうございました。
〇月〇日に、私の方から日程調整のご連絡をさせていただいたのですが、その後ご調整の状況はいかがでしょうか。

こちらのメールと入れ違いでご連絡をいただいておりましたら、大変申し訳ございません。
お忙しいところ恐縮ではございますが、ご確認いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。

===============
佐藤 みなと(さとう みなと)
〇〇大学〇〇学部4年
Tel:〇〇
e-mail:〇〇
===============

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

日程調整の返信が来ない可能性も0ではありません。返信から一週間程度経っていたり、面接の日が近かったりする場合には、例文を参考に企業に確認しましょう。

例文⑭日程の再調整が必要

例文⑭

【二次面接の日程に関しまして】〇〇大学佐藤みなと

株式会社〇〇人事部
〇〇様

お世話になっております。
〇〇大学の佐藤みなとと申します。

こちらの事情となり大変恐縮なのですが、二次面接の日程を再度調整させていただきたくご連絡いたしました。

6月13日(月)13時からとお約束させていただきましたが、家庭の事情により、急遽選考に参加できないこととなりました。
誠に申し訳ございませんが、 日程の再調整をしていただくことは可能でしょうか。

もし可能でしたら、下記日程で参加可能ですので、ご検討いただけますと幸いです。
 6月15日(水)終日
 6月16日(木)9時から15時まで(15時面接終了を希望)
 6月18日(土)終日
 6月20日(月)13時以降

お忙しいところ、再度の調整をご依頼することとなり大変申し訳ございません。
何卒よろしくお願いいたします。

===============
佐藤 みなと(さとう みなと)
〇〇大学〇〇学部4年
Tel:〇〇
e-mail:〇〇
===============

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

一度日程が確定しているのですから、もちろん再調整は望ましくはありません。しかし、予想外のことはおこるものです。そのような場合には、この例文を参考にしてくださいね。

就活をしていると、時には面接や説明会をキャンセルする場合もありますよね。こちらの記事をチェックして、キャンセルメールのマナーをきちんと把握しましょう。
キャンセルメールのビジネスマナー|説明会や面接ごとの注意点を解説

日程調整メールのマナーも重要ですが、面接のお礼メールでもマナーは大切。こちらの記事で詳しい書き方を解説しているので、あわせて確認してくださいね。
パターン別例文11選|面接のお礼メールは簡単4ステップで作れる

スムーズに日程調整できるメールで好印象を残そう

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

日程調整メールのマナーや内容について解説してきましたが、どうでしたか?

男の子就活生

佐藤みなと

ビジネスメールのマナーを全く知らなかったので、教えていただけて良かったです! 危うく「6月10日か12日でお願いします! 」なんて送るところでした……。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

送る前に教えられて良かったです!

男の子就活生

佐藤みなと

それに、解説を聞いてみたら何に気を付けるのかよくわかったので、簡単にメールを作れそうです!

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

素晴らしいことですね! マナーや内容を知ってさえいれば、日程調整もスムーズにおこなえます。日程調整の際には、今日お伝えしたことをぜひ思い出してメールしてくださいね!

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記事の編集責任者 小山内 隆

アクセス就活PLUSを運営するアクセス通信(現アクセスネクステージ)に新卒入社。就職サイト「アクセス就活」の立ち上げや、関西支社の営業責任者を経て、名古屋支社の責任者として立ち上げを担う。人事採用支援のほか、就活相談や就活講座の講師などキャリアアドバイザー職を経験した後、2017年に同社役員。現職は採用アウトソーシング(RPO)事業の担当執行役員 > メッセージを読む

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