例文7選で完璧！ 採用メールへの返信をパターン別で徹底解説

ついに届いた採用の連絡！ 内容に応じた返信をできるようになろう

鈴木なぎさ

田中さん、実は1つ報告があります！

田中キャリアアドバイザー

どうしましたか？

鈴木なぎさ

ついに、志望企業から採用のメールを受け取りました！ 内定です！

田中キャリアアドバイザー

わあ、本当におめでとうございます！

鈴木なぎさ

そこでお聞きしたいのですが、このメールって返信した方が良いのでしょうか。また、返信するならどのような内容にすれば良いのかわかりません。

田中キャリアアドバイザー

良い質問ですね！ では、採用メールの返信の必要性や内容について、一緒に確認していきましょう。

採用を知らせるメールは要返信！ 伝えるべきは「感謝」と「入社意志」

採用を通知するメールには、返信が必要です。そして、返信には選考や内定に対する感謝の気持ちと共に、入社意志の有無について書きましょう。

この返信がなければ、入社したいと思っているのかわかりません。これがわからない場合、企業は今後の採用計画などを変更すべきか決定できず困ってしまうでしょう。

田中キャリアアドバイザー

このように、採用メールの返信は企業にとって必要なものなのです。

また、「返信がないということは入社意思がないのでは」と考えられてしまう可能性も否定できません。そのため、採用を知らせるメールには必ず返信しましょう。

鈴木なぎさ

入社意志がないと思われるなんて、絶対に避けたいです……！

＋αで丁寧さアップ！ お礼状を送るのもアリ

感謝の気持ちを伝える手段の1つとして、「お礼状」というものもあります。メールと同様に感謝の気持ちを伝えるものですので、お礼状を送るのも良いでしょう。手書きのお礼状を作成することでより感謝の気持ちが伝わり、丁寧な印象を残せるかもしれませんね。

鈴木なぎさ

採用のメールにお礼状で返すのも良いのですね！

田中キャリアアドバイザー

はい！ しかし、1つ注意があるので気を付けてくださいね。

お礼状を送る際には日数を要することに注意が必要です。お礼をする際にはスピード感が重要。その点、メールはすぐに送れるのが強みです。そのため、一度お礼メールを送った後にお礼状を送ると、スピード感と丁寧さを兼ね備えられて良いですね。

不在着信があった場合の対応方法についてはこちらで詳しく解説しています。合わせてチェックしておきましょう。
就活中の不在着信！？折り返し電話のポイントと流れをケース別で解説

感謝と入社意志を伝える機会は、採用時の連絡だけではありません。次の記事では、面接後にお礼メールやお礼状を送る方法を紹介していますので、参考にしてみてくださいね。
面接後のお礼状は必要？ 書き方やマナーをテンプレート付きで解説

キャリアアドバイザーコメント

これは絶対外せない！ 採用メールに返信する基本の5ルール

鈴木なぎさ

採用メールには返信必須、と……。では、返信する際には何に気を付けたら良いのでしょうか？ ビジネスのメールって、なんだか細かいルールがたくさんありそうで怖いです。

田中キャリアアドバイザー

そんなに不安に思う必要はありませんよ！ 大きく5つある注意点にだけ気を付ければ大丈夫です。

鈴木なぎさ

5つですか！ 思ったよりも少ないのですね。これなら、私もきちんとメールを作れそうです。

田中キャリアアドバイザー

それでは、各注意点について解説しますね。

ルール①早めに返信しよう

メールは早めに返信することが重要です。具体的には、受信から24時間以内に返信するのが目安です。返信がなければ、企業は就活生の入社意志がわからず困ってしまいますし、「そもそも本当にメールが届いているのか？ 」と疑問にも思うでしょう。

鈴木なぎさ

もしもメールに気づくのが遅れてしまい、2日後などに気づいた場合にはどうすれば良いのでしょうか？

田中キャリアアドバイザー

その場合は、「ご連絡が遅れまして大変申し訳ございません」などの一言を添えましょう！

ただし、返信する時間帯にも注意が必要です。返信は相手企業の営業時間内におこなうのがビジネスメールの基本。深夜などに送信するのはマナー違反ですので、昼間に送信しましょう。また、社会人がメールチェックをするのは始業時・終業時が多いため、営業時間内に送ることで読んでもらいやすくなるのです。

田中キャリアアドバイザー

どうしても昼間送れないときには、メールの送信予約機能を使うと便利ですよ。

採用メールだけでなく就活メールでは返信に迷うこともあるでしょう。こちらの記事では就活メールの返信術や注意点について詳しく解説しています。ぜひ参考にしてみてください。
就活メールの返信はどこまで必要？ 注意点やコツを例文付きで解説

ルール②内容は簡潔に

ビジネスメールにおいて、メールの内容がわかりやすいことはとても重要です。そのため、採用メールへの返信も簡潔に書きましょう。

簡潔に書くためには、「1文の文字数」「ストレートな表現」の2つを意識すると良いですよ。次の例を見てみましょう。

田中キャリアアドバイザー

まず、1文が長く要点がはっきりしません。

鈴木なぎさ

入社意志についても、どうやら辞退しているように思いますが、表現が遠まわしすぎてよくわかりませんね……。

田中キャリアアドバイザー

一文の長さや表現を改めることで、グッとわかりやすくなりますよ。

鈴木なぎさ

本当ですね！ 長さと表現を変えたらすごくわかりやすくなりました！

また、内容をわかりやすくするためには、適度に改行し読みやすくすることも効果的です。1文ごとに行を変え、内容のまとまりごとに1行空けるのがおすすめですよ。

ルール③件名は変更しない

採用メールに返信する際、件名を変更するのは控えましょう。企業が入力した件名から変更してしまうと、返事を受信したときに何の連絡かわからなくなってしまいます。また、後に検索したり探したりする際にも手間になるでしょう。

ただし、返信時に件名に付く「Re:」を消す必要はありません。採用担当者は、これがあることによって返信だと判断できますので、付けたままにしましょう。

鈴木なぎさ

件名は変更しないのですね！

田中キャリアアドバイザー

はい！ 件名を変えてしまうと内容がわからなくなり、すぐに見るべきかどうかなどの判断もつきにくくなるもの。食い違いを防ぐためにも、元の件名に「Re:」が付いた形で送りましょう。

ルール④宛名と署名は絶対付けよう

私生活でのやり取りでは省略することの多い宛名と署名ですが、ビジネスメールでは付けるのがマナー。採用メールに返信する際にも、忘れずに付けるようにしましょう。

鈴木なぎさ

普段はそもそもメールを使わないので忘れそうです……。忘れないようによく確認します！

宛名は、本文の最初に書きます。この際、企業名・部署名・氏名などに誤りのないようよく確認してくださいね。また、全て同じ行に書くと横に伸びて見づらいため、適度に改行するのがおすすめです。

田中キャリアアドバイザー

もちろん、採用担当者の氏名がわかっている場合には、「採用ご担当者様」ではなく「〇〇様」と氏名を書いてOKですよ。

署名もまた、入れるのがルール。自動で入力するようあらかじめ設定しておけば、入力忘れを防げますよ。署名は、次の例のように学校名・氏名・連絡先などの情報を記入しましょう。

田中キャリアアドバイザー

Googleが提供しているGmailの場合、「設定」→「署名」で自動入力するようにできますよ！

署名については、作成方法や注意点をこちらの記事で詳しく紹介しています。テンプレート付きなので参考にしやすいですよ。ぜひ確認してみてくださいね。
テンプレート付き！ 学生がメール署名を作成するポイントを徹底解説

ルール⑤返信は全員に宛てて

返信する際には、「返信」ではなく「全員に返信」を選択します。そうすることで、送信者だけでなく「cc（カーボンコピー）」に入っている人にも返信できるのです。

「cc」とは、あて先に送るメールの内容などを共有する目的で送信されているあて先のこと。しかし、返信する際にccが入っていなければ、情報共有の目的を達成できません。そのため、「全員に返信」を選択する必要があるのです。

鈴木なぎさ

「返信」ではなく「全員に返信」なのですね！

田中キャリアアドバイザー

はい！ 送信者は意図的にccを入れているのですから、返信する際にもccを入れる必要があります。「全員に返信」を選べば、自動でccも入るので安心ですね。

この5つのルールは、選考通過メールに返信する際にも大切なポイント。選考通過のメールへの詳しい返信方法は、こちらをチェックしてくださいね。
選考通過メールの正しい返信の仕方｜好印象につながる秘訣を解説

メールの内容次第で、マイナスな印象を与えてしまう一例として、内定保留の連絡が挙げられます。内定保留の連絡をする際に気をつけるポイントについて解説していますので、チェックしてみてくださいね。
内定保留の伝え方を状況別に解説！ すぐに使える例文付き

キャリアアドバイザーコメント

いざ返信！ 採用メールの返信は3ステップで決まり

鈴木なぎさ

返信は5つのことに注意が必要なのですね！

田中キャリアアドバイザー

そうなんです！ 採用メールにかかわらず、この5点は基本のルールなのでぜひ覚えてくださいね。

鈴木なぎさ

わかりました！ ところで、採用を知らせるメールにはどのような内容を書けば良いのでしょうか？ 先ほど、ちらっと「感謝と入社意志を伝える」とは聞きましたが……。

田中キャリアアドバイザー

よく覚えていますね！ そのとおりです。とはいえ、いきなりその2つを伝えるわけではありません。3つのステップで返信内容は作れるので、一緒に確認しましょう。

鈴木なぎさ

よろしくお願いします！

ステップ1｜始まりはこれで決まり！ 挨拶

メールの本文は、挨拶から始めます。名乗らずにいきなり本題に入ると、どこの誰からの連絡かわからず、メールを読む人を困惑させてしまうでしょう。

田中キャリアアドバイザー

具体的には、このように書き始めると自然ですね！

このように、シンプルな内容で問題ありません。一言挨拶をした後、自分がどこの誰なのかが伝わる紹介をしましょう。

ステップ2｜ココが大切！ 要点

挨拶を書いたら、続いて要点を書きます。「選考・内定に対する感謝」と「入社意志の有無」について伝えるのが、この部分です。

受信したメールの内容によっては、「電話できる日時を教えてほしい」などの要望が書かれている場合もありますね。そのような場合には、この部分で要望に対する回答を伝えましょう。

田中キャリアアドバイザー

ステップ2「要点」については、この後こちらで詳しく説明しますので確認してくださいね！

ステップ3｜最後まで気を抜かないで！ 結びの言葉

要点を書いたら、最後に結びの言葉を添えて本文を締めます。「結びの言葉」というとなんだか難しそうなイメージを抱く就活生も多いかもしれませんが、そのようなことはありません。次のような内容を書けば問題ありませんので、安心してくださいね。

鈴木なぎさ

このような感じのことを書けば良いのですね！ これなら私にもできそうです！

メールを締めくくる言葉については、こちらの記事で詳しく解説しています。あわせて確認してくださいね。
就活シーン別のメールの締め方例文集｜正しいマナーで好印象を残そう

メール返信にもパターンが！ 要点に書く内容はコレ

鈴木なぎさ

採用メールの内容に応じて、ステップ2の要点に書く内容は変わるのですね！

田中キャリアアドバイザー

そのとおりです！ では、要点に書く内容を、採用メールのパターン別に確認していきましょう。

パターン①入社意志が確認されている場合

まずは、入社意志が確認されている場合の返信の内容について見ていきましょう。この場合には、「内定を承諾する」「内定承諾を保留する」「内定を辞退する」の3パターンの回答が考えられますね。

重要なのは、この3つのうちのどれが自分の意思なのか、明確に伝えることです。曖昧な伝え方の場合には受け取り方に食い違いが生じる可能性があるので、わかりやすい表現を心がけましょう。

鈴木なぎさ

入社意志が確認されている場合には、承諾するのかどうかはっきりさせることが重要なのですね！

田中キャリアアドバイザー

はい！ また、入社意志は企業・就活生両方にとって将来を決める大切な事項ですので、明確には聞かれていなくても答えるのがベターでしょう。では、それぞれの返答の仕方を解説しますね。

内定を承諾する

内定を承諾する場合には、内定に関する感謝の言葉を書いた後に、内定を承諾することを伝えます。入社意志はこのような文で伝えられますよ。

鈴木なぎさ

思ったよりもシンプルで良いのですね！

田中キャリアアドバイザー

この他に伝えたいことがあれば伝えても良いでしょう。ただし、簡潔でわかりやすいことが求められているので、書きすぎには注意してくださいね！

内定承諾を保留する

「他社の内定と迷う」など、内定承諾を保留したい場合もありますよね。しかし、そのような場合もいったんは返信し、「少し待っていただきたい」という気持ちを伝えましょう。

気持ちが決まるまでメールを返信しないと、先ほども解説したとおり企業を困らせる可能性があります。また、承諾の意思がないとみなされる可能性もありますので返信はすべきです。保留する例文として、次のようなものが考えられますよ。

田中キャリアアドバイザー

保留は無期限にすることはできません。いつまでに返事が必要か確認し、期日までに必ず返事をしましょう。

内定を辞退する

既に他社に内定していたり、志望度が下がっていたりしているなど、内定を辞退する場合もあるでしょう。

そのような場合には、「内定を辞退する」と明確に伝えましょう。この際、選考の機会をいただいたことへの感謝や、結果として辞退することへの謝罪もあわせて伝えると誠実ですね。たとえば、次のような例が考えられます。

田中キャリアアドバイザー

内定辞退は、企業にとって嬉しいことではありません。選考への感謝や、承諾できず申し訳なく思っている気持ちを伝えられれば、不快に感じさせずに思いを伝えられるでしょう。

パターン②必要書類の提出が求められている場合

次に、入社にあたって必要な書類の提出が求められている場合の返信を確認しましょう。書類は郵送・メール添付などの方法での提出が一般的です。それぞれ、次のように返信すればスムーズでしょう。

田中キャリアアドバイザー

入社意志について問われている場合には、この例文の他に入社意志についても回答してくださいね！

パターン③電話連絡の日程調整が求められている場合

採用を伝えるメールのなかには、「今後の手続きについて連絡したいので、電話対応可能な日時を教えてほしい」というものもあります。その場合には、対応可能な日時を複数記載し、返信しましょう。

鈴木なぎさ

複数、というといくつくらい書いたら良いのでしょうか？

田中キャリアアドバイザー

少なくとも3日程度は記入しましょう。候補が少ないと予定が合わず、再度調整するなどの手間が生じる可能性が高くなってしまいますよ。

鈴木なぎさ

それは確かに大変です……！ 少ないやり取りでスムーズに日程を決めるために、複数の候補を上げた方が良いのですね。

田中キャリアアドバイザー

その通り。そして日程調整が必要な場合には次のように書くと良いですよ。

日程を調整するメールの作り方はこちらの記事で解説しています。あわせてチェックしてくださいね。
事例別8例文｜もう日程調整メールで迷わない！ 内容・マナーを解説

キャリアアドバイザーコメント

採用連絡が電話で来た！？ これってメール連絡は必要？

鈴木なぎさ

基本のルールも内容もわかったので、これで採用メールの返信は完璧です！ もうどの企業から内定をいただいてもきちんと返信できそう！

田中キャリアアドバイザー

すばらしいことですね！ ところで、採用の連絡は電話で来る場合もあるとご存じですか？

鈴木なぎさ

ええっ、そうなんですか！？ でも、あれ？ その場合には、メールでお礼や入社意志を伝えた方が良いのでしょうか？

田中キャリアアドバイザー

では、そのあたりについて解説しますね！

基本はメール不要！ 電話でお礼を言おう

電話で採用の連絡がされた場合、基本的にはメールでの再度の連絡は不要です。電話で、選考や内定についての感謝の気持ちや入社意志について伝えましょう。

採用を伝える電話は、おおむね次のようなやりとりになりますよ。

採用担当者

お忙しいところ恐れ入ります。〇〇株式会社採用担当の〇〇と申します。今、お電話大丈夫でしょうか？

鈴木なぎさ

お世話になっております。大丈夫です。

採用担当者

先日は採用選考をお受けいただきまして誠にありがとうございました。検討の結果、鈴木様を採用させていただくこととなりましたので、ご連絡いたしました。

鈴木なぎさ

ご連絡誠にありがとうございます。御社からの内定を謹んでお受けいたします！

この後は、面談の日程調整や書類の提出に関する案内がされる可能性があります。メモを取りながら電話できると、聞き落としを防げるので安心ですね。

注目！ プラスでメールもOK

基本的には口頭でお礼などを伝えれば、メールを送る必要はありません。とはいえ、内定のお礼を改めて伝えたいという人もいるでしょう。そのような場合には、メールで再度気持ちを伝えても問題ありません。

このときのメールの内容は、採用メールに返信する際とほとんど違いはありません。ただし、件名を自分で入力する必要がありますので、入れ忘れないようにしましょう。

田中キャリアアドバイザー

件名は、誰からの何の連絡かわかることが大切です。採用に関するお礼であれば、「【内定のお礼】〇〇大学鈴木なぎさ」などだとわかりやすいですね。

キャリアアドバイザーコメント

採用連絡のパターン別！ メール返信例文7選

田中キャリアアドバイザー

それではここから、採用メールの内容別の返信例を解説していきますね！

鈴木なぎさ

私の受信したメールは、「入社意志」「書類の提出」について回答が必要なようなので、例文を見て参考にしようと思います！

田中キャリアアドバイザー

その意気です！ では、例文を見ていきましょう！

例文①内定を承諾する

田中キャリアアドバイザー

内定を承諾する、いたってシンプルな返信例です。内定に対するお礼と入社意志を簡潔に伝えられていますね！ 書類の提出などが求められている場合にも、この形を基本に作成すれば大丈夫ですよ。

例文②内定承諾を保留する（期限が示されている場合）

田中キャリアアドバイザー

こちらは、入社意志の回答を保留する場合の例文です。採用を知らせるメールに回答期限が書かれている場合には「期日までに回答する」と明記しておきましょう。

例文③内定承諾を保留する（期限が示されていない場合）

田中キャリアアドバイザー

採用のメールに回答期日が書かれていない場合の返信例です。いつまでに回答するか伝えつつ、その期日まで待っていただけるか、いつまでならば大丈夫か確かめるようにしましょう。

例文④保留した内定承諾の回答をする

田中キャリアアドバイザー

保留していた回答をするメール例文ですね！ この場合、内定への感謝のみではなく、入社意志の回答を待っていただいたことに対しても謝罪・お礼をするようにしましょう。

例文⑤内定を辞退する

田中キャリアアドバイザー

内定を辞退されて嬉しい企業はありません。ですので、辞退することや選考の場を設けていただいたことに対する謝罪・感謝の気持ちを伝える内容にすることが大切です。

鈴木なぎさ

確かに、この内容ならお互いに不快な気持ちにならずに済みそうですね！

例文⑥必要書類の提出が求められている場合

田中キャリアアドバイザー

書類の提出を求められている場合の返信例ですね！ メールに添付して送る場合には「提出書類につきましては本メールに添付しておりますのでご確認いただけますと幸いです」など書けばOKです。

鈴木なぎさ

別のメールで改めて送る場合にはどのように書けば良いですか？

田中キャリアアドバイザー

「提出書類につきましては、作成後、期日までにメールにてお送りいたします」などと書きましょう。送る際の件名は「【入社必要書類の送付】〇〇大学〇〇学部鈴木なぎさ」などわかりやすいくしてくださいね！

例文⑦電話連絡の日程調整が求められている場合

鈴木なぎさ

「日程調整が求められている場合には、候補日を少なくとも3日は出す」でしたね！

田中キャリアアドバイザー

覚えていてくれて嬉しいです！ スムーズに日程調整するために、必ず複数の候補を出すようにしましょう。

今回は採用メールの返信方法について解説しました。しかし、選考のすべてを通過できるとは限りません。不採用メールの対応方法についても知りたい人はこちらの記事で確認してみてくださいね。
不採用通知には返信しなくてもいいの？ ケースごとの例文と返信内容

適切なメール返信でスムーズにやりとりしよう

田中キャリアアドバイザー

鈴木さんが返信すべき内容はわかりましたか？

鈴木なぎさ

はい！ 最初はそもそも返信すべきかもわかっていませんでしたが、今では内容もばっちりです！ さっそく返信を作成してみたので、内容を見ていただいても良いですか？

田中キャリアアドバイザー

もちろんです！ どれどれ……OK！ これなら自信を持って送って良いと思いますよ。

鈴木なぎさ

やったあ、ありがとうございます！ ……送信！

田中キャリアアドバイザー

無事に送れて何よりです！ 今後も、採用を知らせるメールの内容に合った返信をして、スムーズにやり取りをしてくださいね！

鈴木なぎさ

はい！ 今日はありがとうございました！

記事の編集責任者 小山内 隆

アクセス就活PLUSを運営するアクセス通信（現アクセスネクステージ）に新卒入社。就職サイト「アクセス就活」の立ち上げや、関西支社の営業責任者を経て、名古屋支社の責任者として立ち上げを担う。人事採用支援のほか、就活相談や就活講座の講師などキャリアアドバイザー職を経験した後、2017年に同社役員。現職は採用アウトソーシング（RPO）事業の担当執行役員 ＞ メッセージを読む