例文付きでわかる! 面接辞退の電話のかけ方をチャート式で徹底解説

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この記事のアドバイザー

  • テッ ター スェ

    留学生向け就活支援講座に携わったのち、現職。留学生として就活をした自身の経験を活かし、「共…続きを見る

  • 若林 真穂

    採用コンサルタント兼キャリアアドバイザー。就活生の意思を尊重することを第一に、採用コンサル…続きを見る

  • 神谷 政利

    採用コンサルタント兼キャリアアドバイザー。幅広い業界や教育機関の支援をする広告代理業の経験…続きを見る

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目次

面接辞退は電話でOK! 基本を押さえてきちんと意思を伝えよう

佐藤みなと

うーん……。どうすればいいのかな。

渡辺キャリアアドバイザー

おや、どうしたのですか?

佐藤みなと

面接が近づいてきたのですが他に受けたい企業を見つけてしまって……。なので面接を辞退したいのですが、そもそも辞退なんて許されるものではないですよね。

渡辺キャリアアドバイザー

面接を辞退しても良いか悩んでいるのですね。結論から言えば「辞退してOK」です。

佐藤みなと

え、そうなのですか?

渡辺キャリアアドバイザー

はい。忙しい中時間を割いて面接をセッティングしてもらっているのでもちろん慎重に判断すべきですが、面接を受けることは強制ではないので自分の判断で決めて良いのです。

佐藤みなと

それは知りませんでした! 面接って辞退してもいいんだ……。

渡辺キャリアアドバイザー

それと辞退を伝えるためには直接企業に行かないといけないと思っている人がたくさんいますが電話でも大丈夫なのですよ。ここからは面接辞退を電話で伝える際に押さえておくべきポイントを解説していくので、一緒に確認していきましょう。

佐藤みなと

電話なら対面よりも伝えやすいかも! ぜひ詳しく教えてください!

「面接って辞退して良いのかな」「面接辞退の電話って何を伝えれば良いのかな」と悩む就活生はたくさんいます。面接辞退の連絡は誰であっても対応に悩むものです。

この記事ではそんな辞退連絡をスムーズに進められるよう、対応別のフローチャートを用いながら伝え方のポイントを解説していきます。ぜひ参考にしてくださいね。

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そもそも辞退して大丈夫? 面接を辞退した場合の就活への影響

佐藤みなと

面接を辞退しても何も影響はないのでしょうか? 辞退したらその業界では評判が悪くなってしまうとか……。

渡辺キャリアアドバイザー

面接を辞退したせいで就活がうまくいかなくなるとか評判が悪くなるようなことはまずないので安心してください。

佐藤みなと

そうなのですね! 少し安心しました。

渡辺キャリアアドバイザー

ただ、その企業を受け直すことは難しくなるなど少なからず影響はあります。そういった就活への影響については今から詳しく解説するので、辞退を決断する前にしっかり確認しておきましょう。

佐藤みなと

わかりました! さっそく教えてください!

心配不要! 他の企業の選考に影響はない

渡辺キャリアアドバイザー

先ほど伝えた通り面接を辞退したとしても他社の選考に影響が出ることはまずありません。

佐藤みなと

「この就活生は辞退するから要注意」なんてことが出回るのかと思っていました。

渡辺キャリアアドバイザー

「どの企業の選考を受けていたのか」というのはプライバシーに当たる情報ですし、他社に個人情報を渡すことは問題になりますからそういったことはないと考えて大丈夫です。

面接を辞退したとしても他社の選考に影響が出ることはありません。企業間で「この就活生は辞退しましたよ」といった情報が共有されることはありませんし、どんな企業も就活生の個人情報の取扱いには細心の注意を払っているので情報を開示すること自体しません

もし「面接を辞退したいけどブラックリスト的なものに載ってしまうかも」と悩んでいるのであれば、その心配は無用ですから安心してくださいね。

これだけは気を付けて! その企業に再エントリーすることはかなり難しい

再選考は基本的にできないので注意! の画像

渡辺キャリアアドバイザー

他社の選考に影響はありませんが、辞退した企業に再エントリーすることはかなり難しくなるということは覚えておきましょう。

佐藤みなと

一度辞退したら同じ企業ではやり直しが効かないということですか?

渡辺キャリアアドバイザー

はい。ですので慎重に慎重を重ねた判断が必要なのです。

辞退した企業の選考を再度受けるとなると「本当に真剣に考えたうえでの判断なのかな」「また辞退するのでは」と判断されるため、基本的にはエントリー段階で落とされてしまいます。またもし面接まで辿り着けたとしても、よほどの理由がない限りマイナス評価を覆すことはできないので通過することは難しいでしょう

辞退してから「やっぱり受けたい」は基本できないものと考え、その企業を受け直すことはもうないと自分の中で整理をしてから辞退を決断するようにしましょう。

キャリアアドバイザーコメント

企業は信用を何より大切にしている

面接を辞退した場合その企業に再エントリーは基本的にできません。辞退というのは一度企業から気持ちが離れたということですから、恋愛で例えると、一度「別れよう」と言って「やっぱり付き合って欲しい」と言っていることと一緒。

企業の人事からすれば、一度気持ちが離れたのに再エントリーをしてきた就活生に対しては不信感がぬぐい切れません。また「一度決断したことを変えることがある」という面で見ても信用が失われます。

なぜこのように信用が大切になってくるかというと、人事は採用人数だけではなく離職率も気にしているからです。人が辞めることでその人を採用するためにかかったコストが無駄になってしまうので、新卒の早期離職はなるべく抑えたいと考えています。だからこそ入社後にギャップを感じさせないために会社説明会を実施したりインターンを受け入れて会社への理解を深めてもらっているのです。

なので入社してすぐ退職する可能性がある、辞退をしたのに再エントリーをしてきた就活生は採用しづらいのです。このような背景があることも踏まえたうえで辞退は慎重に判断するべきです。

その企業を本当に辞退しても良いのか慎重に検討すべきですが、その際に役立つのが思考を整理できるマインドマップです。辞退を考えたときは、こちらの記事を参考にマインドマップを使って冷静に検討してから決断しましょう。
マインドマップで始める自己分析|「本当の自分」を紙に描き出そう

無言辞退だけは避ける! 必ず連絡をしてから辞退しよう

企業に連絡をすることなく無言で面接を辞退することだけはやめましょう。企業は就活生のことを考えて入念に面接の準備をしていますし、実際にそのために多くのコストと時間をかけています

そこで無言辞退してしまうことはあまりに失礼な行為ですから、最低限のマナーとして「連絡してから辞退する」を徹底するようにしてくださいね。

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自分の面接にどんな課題があるのか気になりませんか。面接の結果が悪くても、人事に原因を聞くことはできないので、どうやって対策したらいいかわかりませんよね。

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企業の本音! 面接辞退の連絡に企業が思うこと

面接辞退の連絡に企業が思うことの画像

佐藤みなと

面接は辞退できることはよくわかりました。ただ、実際のところ面接辞退者に対して企業はどう思っているのでしょうか? そこも不安です。

渡辺キャリアアドバイザー

良い着眼点ですね! 企業がどう思っているのかを知れば辞退連絡をするうえでの心理的な負担も軽くなるので、ここも押さえておきたいポイント。いわば「企業の本音」について今から詳しく解説していきますね。

佐藤みなと

ぜひ詳しく教えてください!

企業も面接の辞退者が出ることは想定内!

そもそも企業は辞退者が出ることを想定して準備をしています。規定人数ぴったりになるよう採用活動していては辞退者が出たときに対応できないからです。

なので「面接を辞退したい」という連絡を受けたとしてもそれは想定内の出来事なので、そこまで大きなショックを受けるわけではないのです

佐藤みなと

そう考えれば辞退の連絡をするのも少し気が楽になりますね!

渡辺キャリアアドバイザー

慎重に判断をしてから辞退連絡をすべきですが、辞退したことで相手に重大な損失を与えてしまったと落ち込む必要はないわけです。

面接まできた就活生はできる限り引き止めたい!

辞退者が出ることは想定内のことですが、面接までたどり着いている就活生は自社で定める最低限の採用ラインは満たしていることになるので、採用担当としてはどうにかして引き止めたいもの。

辞退連絡をした際には理由を深掘りされたり、どういったところを不満に感じたのか詳しく聞いてくることがありますが、それは「この優秀な就活生をどうにか引き止めたい」という思いがあるからなのです

渡辺キャリアアドバイザー

企業も採用活動には多くの時間とコストをかけている以上、求める人材に近い就活生は逃したくないのです。

佐藤みなと

企業ってこういうことを考えているのですね。

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電話? メール? 面接辞退の連絡方法の選び方

面接辞退の連絡方法の選び方

  • 数日前:電話orメール
  • 前日・当日:電話

渡辺キャリアアドバイザー

そういえば先ほど面接辞退は電話でもメールでもOKと伝えしましたが、どちらを選ぶかについてはそのときの状況に応じて判断する必要があります。

佐藤みなと

どうやって使いわければいいのでしょうか?

渡辺キャリアアドバイザー

面接まで時間がないなら電話がベスト。まだ数日の余裕があるならメールか電話のどちらでも大丈夫です。理由を含めて詳しく解説しますね。

佐藤みなと

しっかりメモしておきます!

数日前:電話でもメールでもOK!

渡辺キャリアアドバイザー

面接までまだ時間に余裕がある数日前の段階なら、連絡手段は電話でもメールでもOKです。

佐藤みなと

時間に余裕があるならメールでも良いのですね!

メールは送ったとしても確認されるタイミングがいつになるかわからないため、急ぎの連絡手段としては適していません。なので面接が近い段階では電話で伝えるのがベスト。ただ面接まで余裕がある段階でならメールでも問題ありません。

注意点としては営業日でないとメールは確認されないので、休業日明けに面接があった場合、休業日中にメールを送っても確認されるのは「面接当日」です。志望企業の営業日をあらかじめ確認してからそれに合わせて連絡をするようにしましょう

企業に送るキャンセルのメールの基本についてはこちらの記事で詳細に解説しています。
キャンセルメールのビジネスマナー|説明会や面接ごとの注意点を解説

企業に送るメールはビジネスマナーを守る必要があるため、「締め方」が重要になります。どういった締め方でまとめれば失礼がないのかこちらの記事で確認しておきましょう。
就活シーン別のメールの締め方例文集|正しいマナーで好印象を残そう

前日・当日:確実に連絡ができる電話で伝える!

佐藤みなと

たとえば明日ある面接を辞退したい場合は電話が良いのでしょうか?

渡辺キャリアアドバイザー

そうですね。もし面接が明日に迫っていたり、今日が面接日という差し迫った状況なら確実に連絡がつく電話で辞退の意思を伝えるのがベストです。

面接を辞退したいけどもう面接まで時間がないという状況なら電話で連絡をしましょう。電話なら自分が辞退したいという意思を確実に伝えることができるので、メールを送ったけど確認が間に合わず、無言辞退のような形になってしまったということを避けることができます

最終面接・内定辞退の場合は電話がベスト!

どの面接も重要な場ではありますが、最終面接は企業の代表や役員が担当することになるため他の面接とはレベルの違うより重要度の高い面接です。そうした面接を辞退する以上は期間に余裕があっても電話で連絡をする方が誠意ある対応といえるでしょう。

また、内定を辞退したい場合においても電話で連絡をすることをおすすめします。企業は入社に向けてさまざまな準備を進めていますし今後のスケジュールも組み始めているので、認識の齟齬がないよう電話で確実に意思を伝えるのがベストです

面接を辞退するメールの作成方法は、こちらの記事で詳しく解説しています。併せてチェックしてくださいね。
理由別テンプレ7選付き|面接辞退のメール連絡を円満におこなう方法

次の記事では、内定辞退の仕方や、いつまでに連絡するべきかについて解説しています。こちらも併せて読んでみてくださいね。
内定辞退はいつまで?|状況別の伝え方を今すぐ使える例文付きで解説

いつ電話をかける? 面接辞退の連絡をすべきタイミング

いつ電話をかける? の見出し画像

渡辺キャリアアドバイザー

面接辞退の意思を伝えるために電話をかける際は「タイミング」もとても大切です。

佐藤みなと

具体的にいつ電話をかければいいのでしょうか。

渡辺キャリアアドバイザー

「なるべく早く」が基本で、時間帯としては「相手が忙しくない時間帯」を狙って連絡するのがおすすめです。

佐藤みなと

忙しくない時間帯……。お昼休みとかかな。

渡辺キャリアアドバイザー

実はお昼休みは避けておくべき時間帯なのです。こういった電話をかけるタイミングの詳細について今から解説しますね。

佐藤みなと

お昼休みって避けた方がいいのですね。ぜひ詳しく教えていただきたいです!

決断したらすぐに! 辞退連絡は「できる限り早く」が基本

佐藤みなと

なるべく早く連絡した方が良いとおっしゃっていましたが、あまりに早いと「もともとやる気がなかった」と思われて印象が悪くなりそうな気がするのですが……。

渡辺キャリアアドバイザー

早い段階で辞退の連絡をしたとしても、企業からの印象に悪影響を及ぼすことはほとんどありませんので安心してください。

辞退するということが決定しているのに相手に黙っている方が失礼なので、自分の中で決断したならできる限り早く連絡しましょう。

面接を実施するものとして準備を進めている段階で辞退されるよりも、早い段階で辞退がわかる方が企業的にも負担が軽くなります。焦って決断をする必要はまったくありませんが、熟考の末辞退すると固く決めたなら、もったいぶらずすぐに面接辞退の電話をするようにしましょう。

朝・晩・昼休みを避ける! 相手が忙しくない時間を狙おう

佐藤みなと

面接辞退の電話をするのにおすすめの時間帯とかってありますか?

渡辺キャリアアドバイザー

その企業の営業時間内の「忙しくない時間帯」です。企業によってスケジュールはさまざまですが、基本的には朝昼晩以外の時間帯が狙い目ですよ!

面接辞退の電話をすると決めたならまずはその企業の営業時間を確認しましょう。それからその営業時間の中で電話をかけても迷惑にならなそうな忙しくない時間帯をチェックします。

基本的には朝や夜は別の仕事で忙しい可能性が高いので避け、また昼休みにかけてしまうと相手の休憩時間を邪魔してしまうのでお昼の時間も避けましょう。なので、お昼前の時間や昼過ぎ、夕方あたりが狙い目となります。

電話をかけるタイミング

  • 営業時間内
  • お昼前、昼過ぎ、夕方

どう伝えればいい? 面接辞退を電話でする際の3つのポイント

例文付きでわかる! 面接辞退の電話のかけ方をチャート式で徹底解説のマンガ
  1. 理由は詳しく言わなくてOK! 簡潔に要点だけ伝えよう
  2. 追及される可能性も! 台本を用意しておこう
  3. 自分の都合で辞退することを忘れない! 誠意ある対応する

渡辺キャリアアドバイザー

面接辞退を電話で伝える際のタイミングがわかったところで、今度は実際に電話をかけた際に辞退をどう伝えればいいのか、伝えるべきポイントを解説していきますね。

佐藤みなと

辞退の電話をするといっても何を言えばいいのか見当がつかないのでとても気になります!

渡辺キャリアアドバイザー

辞退の電話は誰でも緊張するもの。準備もせず電話をかけてしまうとうまく意思を伝えられない可能性があります。はっきりと辞退の意思を伝えるためにもしっかりとポイントを確認して準備しておきましょう。

佐藤みなと

事前に準備しておくことが大切なのですね! わかりました!

①理由は詳しく言わなくてOK! 簡潔に要点だけ伝えよう

電話で面接辞退を伝える際は「〇〇という理由があって面接を辞退したい」と簡潔に要件だけを伝えましょう。無理に理由を説明しようとしてもかえって話がわかりにくくなってしまいますし、そもそも詳細に理由を伝える必要もありません

企業としても辞退したいという意思とその簡単な理由が知れるなら問題ありません。「辞退の意思」と「理由」を簡潔に伝えることが電話で辞退を伝えるうえでは大切なポイントといえます。

面接辞退の理由例

  • 「諸般の事情により」
  • 「一身上の都合により」
  • 「他社から内定をいただいた」

渡辺キャリアアドバイザー

採用担当者も忙しいので長々と電話に付き合わせるのはかえって失礼になります。簡潔に要点だけを伝えるようにしましょう。

佐藤みなと

とにかく理由を詳しく説明する必要があると思っていました! 辞退の意思を伝える際は意識してみようと思います。

②追及される可能性も! 台本を用意しておこう

簡潔に要件だけを伝えることがポイントと解説しましたが、企業によっては引き止める目的や今後の採用活動の参考にするために理由を深掘りしてくる可能性があります。「なぜ辞退されるのですか」と追及されたときに焦らず回答できるよう台本を用意しておきましょう。

ただ、詳細に理由を伝えたくない場合は簡潔に返しても問題はありません。企業も無理には追及はしませんから、台本も軽いもので大丈夫です。

渡辺キャリアアドバイザー

いざ面接辞退の電話をかけるとなったときも台本を用意しておけば安心感があるので、緊張を和らげることができますよ。

佐藤みなと

「備えあれば憂いなし」ですね!

③自分の都合で辞退することを忘れない! 誠意ある対応する

忘れてはいけないのは、面接辞退をするのは自分の都合であるということ。面接を開催するために企業が準備してきたことが自分の都合によって流れてしまう前提がある以上、誠意のある対応を心掛けるべきです。

「辞退するのも自由だし」と身勝手な対応をしてしまうのは、就活マナー以前の非常に失礼な行為です。重く受け止めすぎる必要はありませんが、相手がかけてきた時間と手間のことを考えたうえでの対応をするようにしましょう。

渡辺キャリアアドバイザー

とはいえ基本的なマナーを守った電話のかけ方や意思の伝え方なら問題ありません。具体的な例文などについては後ほど解説するのでそちらも合わせて確認してくださいね。

佐藤みなと

しっかり相手のことを考えた対応を心掛けるようにします。

キャリアアドバイザーコメント

申し訳ない気持ちを声でも表そう

面接辞退を電話で伝える際には申し訳ない気持ちを相手に伝える必要があります。もし面接辞退を感情がなく淡々と伝えたり、明るいトーンでハイテンションで伝えられたら「本当に悪いと思っているのか?」と相手は疑念を抱かざるを得ません。

なので、申し訳ない気持ちが相手に伝わるように声のトーンに気をつけたり、感情を声に乗せるなど工夫して伝えてください。そもそも面接辞退が人事からしたら良いお知らせではないにもかかわらず、さらに電話で不愉快に感じるような言い方をされるようなら、その学生への印象が悪くなるだけではなく最悪の場合その学生が所属する学校への印象も悪くなってしまいます。

逆に面接辞退の連絡もせずに当日ばっくれる学生もいる中、電話で丁寧に伝えることができれば学生に対して良い印象で終わることができますし、所属する学校へのイメージも落ちることはないでしょう。また、会社に入社して、何かの機会でその人事の方にイベントや営業で会う可能性も0ではありません。そういう先のことも考えて誠意のある対応をするようにしましょう。

対応別フローチャートでもう迷わない! 辞退連絡の基本の流れ

面接辞退の連絡フローチャートの画像

佐藤みなと

辞退の意思は問題なく伝えられそうなのですが、そもそもこれって相手が電話にでたらすぐに伝えればいいのですか? こういった電話は慣れてなくて……。

渡辺キャリアアドバイザー

企業に電話をかけるといった行為は多くの人が慣れていませんから戸惑うのは当たり前です。でも心配しなくて大丈夫。私が作ったこの対応別フローチャートに沿って進めていけば問題なく辞退を伝えられますよ。

佐藤みなと

これなら相手の対応次第で次何をすべきなのかが一目瞭然ですね!

渡辺キャリアアドバイザー

そうなのです! それぞれの詳細については今から例文と合わせて解説していきますね。電話をかけるときはぜひこのフローチャートを手元に広げながらかけるようにしてください!

佐藤みなと

活用させていただきます! 例文もしっかり確認しておかないと!

①まずは相手が担当者であるかを確認する

渡辺キャリアアドバイザー

電話をかけて相手がでたら、まずその人が採用担当者なのか確認しましょう。担当の人でないと事情を把握していないため面接辞退の手続きに対応できない可能性があります。

佐藤みなと

要件を話す前にその人が対応できる人なのか確認する必要があるのですね。

面接辞退の電話をかけたらまずは採用担当者であるかを確認し、担当者でないなら代わってもらいましょう。また企業によっては学生1人ひとりに専任の担当者を付ける場合もあるので、自分がこれまでやり取りしている人が固定されているならその人に代わってもらうよう伝えましょう。

自分

お忙しいところ恐れ入ります。わたくし、〇〇大学に所属しております、▲▲と申します。今回×月×日に予定しております1次面接の件でお電話いたしました。担当の△△さまはいらっしゃいますでしょうか。

受付

お電話ありがとうございます。こちら受付になりますので、担当の者におつなぎいたしますね。

自分

ありがとうございます。どうぞよろしくお願いいたします。

電話がつながらないことも! その際はメールを送る

面接辞退の電話をかけたとしても、そもそも相手につながらないなんてこともおおいにあり得ます。そんなときは慌てずメールを送るようにしましょう。いつ戻るかもわからない状況で何度もかけ直すのはこちらも負担が大きいですから、メールを1通送って相手の反応を待つようにしてください。

ただ2日以上待ってもメールの返信がない場合は、電話をかけ直して辞退の意思が伝わっているか確認しておくと安心です

メール例文

件名:
面接辞退のご連絡/佐藤 みなと

メール本文:
株式会社▲▲ 採用担当 〇〇様

お世話になっております。
〇月〇日に面接を予定しております佐藤みなとです。

この度は書類選考通過のご連絡をいただきました件についてあらためて御礼申し上げます。

そのような貴重な機会を頂いたのにもかかわらず誠に恐縮ですが、一身上の都合により面接を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。
せっかく面接の機会を頂いたのにも関わらずこのようなご連絡となってしまい、大変申し訳ございません。

何卒ご理解、ご容赦くださいますようお願いいたします。
また、辞退の意思を伝えるとともに直接お詫びすべきところを、メールでのご連絡となりましたことを心よりお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
ーーーーーーーーーーーーーーー
佐藤 みなと(さとう みなと)
××大学××学部××
メール:* 電話:*
ーーーーーーーーーーーーーーー

面接に関するメールの例文をもっと知りたい人は次の記事を読んでみてください。状況別の例文を紹介しています。
面接のメール連絡は難しくない! 例文から基本マナーをまるッと解説

②不在の場合は「何時に戻るか」を確認してかけ直す

渡辺キャリアアドバイザー

電話に出た相手が担当者でない場合は代わってもらう必要がありますが、肝心のその担当者が不在である可能性ももちろんあります。

佐藤みなと

確かにそうですね。そのときはかけ直すべきでしょうか。

渡辺キャリアアドバイザー

かけ直すべきですが、その前に「何時に戻るか」を確認してから電話を切るようにしましょう!

担当者が不在の場合はいつ戻るのか、また何時ごろに電話をかけ直せば良いのか確認をしましょう。何時ごろに戻るのか確認できていればその後のスケジュールも立てやすくなります

また担当者がいつ戻るのかわからないので、焦る気持ちから何度も電話をかけ直してしまうと相手に迷惑をかけてしまいます。不在の場合は戻り時間を必ず確認するようにしてくださいね。

自分

△△さまは現在外出中であるとのこと承知いたしました。それでは、あらためてご連絡をさせていただきたいのですが、△△さまは何時ごろお戻りになられる予定でしょうか?差し支えなければお教えいただけますと幸いです。

受付

本日の16時ごろには戻るかと思います。

自分

ありがとうございます。それでは、本日16時ごろを目途にあらためてご連絡をさせて頂きます。

受付

わかりました。担当の者にも伝えておきますね。

自分

ありがとうございます。それでは失礼いたします。

面接まで時間がない! そんなときは伝言を依頼しよう

担当者が不在だけど、もう時間がなくて担当者が戻るのを待っていては面接開始に間に合わない。そんな差し迫った状況なら電話に出た相手に「伝言」を頼んで、担当者に面接を辞退したい意思を伝えてもらうようにしましょう。

伝言を頼むこと自体は失礼な行為ではありませんが、相手に負担をかけることにはなるので丁寧に頼むことを心がけてくださいね

自分

△△さまは現在外出中とのこと承知いたしました。面接まで時間が迫っておりますため、大変お手数ですが△△さまに伝言をお願いできませんでしょうか。

受付

大丈夫ですよ。

自分

ありがとうございます。この度は貴重な機会を頂いたのにもかかわらず誠に恐縮ですが、一身上の都合により面接を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。せっかく面接の機会を頂いたのにも関わらずこのようなご連絡となってしまい、大変申し訳ございません。

受付

わかりました。担当の者にも伝えておきますね。

自分

申し訳ございません。どうぞよろしくお願いいたします。

③担当者につながったら辞退の意思を伝える

渡辺キャリアアドバイザー

電話がつながり、担当者に代わってもらうことができたならそのまま直接辞退の意思を伝えましょう。

佐藤みなと

これで面接を辞退することができるわけですね。

企業への電話がつながり、採用担当者に代わってもらうことができたらようやく直接辞退の意思を伝えることができます。辞退を伝える際には簡潔に要件だけを伝えましょう。相手が深掘りの質問をしてこない限りは詳細に話す必要はありません。

辞退の意思を直接伝えるのは誰でも緊張します。緊張でうまく意思が伝わらなかったとなれば本末転倒なので、ゆっくり深呼吸をして気持ちを落ち着けながら伝えるようにしましょう

担当者

お電話代わりました、担当の〇〇です。

自分

お忙しいところ失礼いたします。×月×日に面接を予定しております、〇〇大学に所属の▲▲と申します。急なご連絡で大変恐縮ですが、面接を辞退させていただきたく、お電話いたしました。

担当者

そうですか……。わかりました。理由をお聞かせいただいてもよろしいですか?

自分

先日ほかにエントリーをしておりました企業様から内定のご連絡をいただき、そちらの道に進みたいと考えているためです。せっかく面接の機会を頂いたのにもかかわらずこのようなご連絡となってしまい、大変申し訳ございません。

担当者

そうでしたか、わかりました。これからもがんばってくださいね。

自分

ありがとうございます。この度は誠に申し訳ありませんでした。それでは失礼いたします。

キャリアアドバイザーコメント

テッ ター スェ

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件名で明確に意思を伝えることがカギ

上記で述べた例文のように、件名からどのような内容のメールなのか簡潔に伝えることが重要です。面接当日は人事は忙しくしていて、電話に出る時間やメールの内容を読む余裕がないことが想定されます。しかしメールの通知を確認するのは短時間で済むので読んでもらえる可能性が高いです。そこで件名で辞退ということがわかればすぐに対応できるので、件名で内容がわかる方が双方都合が良いのです。

〇〇大学の〇〇ですというような件名になると、クリックして内容を確認するだけで時間が奪われてしまいます。このようにメールを一通送るにしても、相手の立場に立って考えて件名や文章を工夫することで、相手に悪い印象を与えずに伝えることができるのです。

これだけは押さえておきたい! 面接辞退の電話をする際の注意点

面接辞退の電話をする際の注意点の画像

佐藤みなと

面接の辞退連絡を電話でする際の流れもしっかり把握できました!

渡辺キャリアアドバイザー

素晴らしいです! ただ、流れを押さえるだけではまだ足りません。面接辞退の電話をする際に注意すべき点がいくつかあるのでそれも確認しておく必要があります。

佐藤みなと

どんなことに注意すべきなのですか?

渡辺キャリアアドバイザー

相手は企業ですし、自分の都合で辞退をするわけですから相応のマナーを踏まえた対応が必要なのです。詳しく解説するのでこちらもぜひ覚えておきましょう。

佐藤みなと

わかりました! ぜひ詳しく教えてください!

「もしもし」厳禁! 適切な言葉使いを意識する

電話をかけたときの第一声は「もしもし」を使いがちですが、企業を相手に使うにはカジュアルすぎるため避けておきましょう。ビジネスマナーとしても「もしもし」は使いません。

代わりの言葉としては「お世話になっております」「お忙しいところ恐れ入ります」などがあり、合わせて自分の名前と所属する大学名まで伝えるようにすれば完璧です

電話をかけたときの適切な第一声

  • お世話になっております(初対面ではない場合)
  • お世話になります(初対面の場合)
  • お忙しいところ恐れ入ります

佐藤みなと

「もしもし」ってつい言ってしまいそうなのですが、避けたほうが良いのですね。注意しないと!

渡辺キャリアアドバイザー

普段電話する機会があればそこでも「もしもし」を使わずに話してみて、慣れておくと良いでしょう。

先に切らない! 相手が切ってから電話を切る

面接辞退の連絡をしているのにもかかわらずこちらから早く切ってしまうのはあまり印象が良くありません。ビジネスマナー的には「かけた方から切る」というのが原則ではありますが、面接辞退の電話について相手が切るのを待ってから電話を終えるようにしましょう

お互いに電話を切らずに無言が続いてしまうようなら「それでは失礼させていただきます」と一言添えて静かに切るようにするとスマートです。

渡辺キャリアアドバイザー

固定電話機を使う場合は受話器をガチャンと置いて切らないようにしてください。これは「ガチャ切り」と呼ばれるマナー違反な行為で、辞退連絡だけでなくビジネス上のやり取りでも避けるべき行為とされています。

佐藤みなと

そうなのですね! ただ固定電話機をあまり使ったことがないのですが、その場合どう切ればいいのですか?

渡辺キャリアアドバイザー

受話器は耳に当てたまま電話機のフックを静かに押して切りましょう。こうすれば静かに切ることもできますし、相手が突然話しかけてきても対応できますよ!

場所も大切! 静かで電波の良いところから電話をかけよう

電話をかける際は場所も大切です。周りの環境音がうるさかったり、そもそも電波がつながりにくくて途切れ途切れになってしまうようではきちんと意思が伝えられません。

忙しい中相手の時間をもらっている以上は電話をかけるに相応しい場所から連絡をするのが誠意ある姿勢です。電話をかける前に「音は静かかな」「電波は悪くないかな」と必ずチェックするようにしてください。

佐藤みなと

確かに、電話かけてきたけど周りがうるさくて聞こえなかったら「もっとちゃんとしたところからかけて欲しいな」と思う気がします。

渡辺キャリアアドバイザー

そうでしょう? 相手のことを考えた対応をするうえではこの「静かで電波の良いところから電話をかける」というのも大切なのです。

キャリアアドバイザーコメント

社会でも通用する電話のマナーを身に付けておこう

「相手が切ってから電話を切る」というマナーは就職活動の場だけではなく、社会に出てからもよく使います。先に電話をプツッと切ってしまうと相手を不愉快にさせてしまう可能性があるため、上司より先に電話を切らない、取引先が切るのを待つという暗黙のルールがあるのです。

そのため社会人になっても自身の立場をわきまえて、自分から掛けたのか、ということだけではなく相手がお客様なのか上司なのかということも考える必要があります。もし、電話の相手が同期や部下の場合は、逆に自分が先に切ってあげると相手も気を遣わずに電話を終えることができます。

学生のうちから就職活動の場で相手より先に切らないという癖をつけるようにしておくと、社会に入ってからも自然と適応することができますよ。

辞退連絡で不当なことを言われた場合は大学に相談しよう

佐藤みなと

面接を辞退するための連絡方法についてはよくわかったのですが、もし怒られてしまったり辞退させてもらえなかったらどうすればいいのでしょうか?

渡辺キャリアアドバイザー

辞退を伝えた際に企業から不当なことを言われたりした場合は、迷わず大学のキャリアセンターや都道府県労働局の相談窓口に相談しましょう。

佐藤みなと

相談できるところがあるのは心強いですね。違和感を感じたときは相談するようにしてみます!

面接辞退の連絡をした際に不当なことを言われた際は悩まず相談しましょう。たとえば「辞退の意思を伝えたら大声で怒鳴られた」「辞退の意思が認められず辞退させてもらえなかった」などは相談すべき事項と言えます。

就活生が相談できる窓口としては大学のキャリアセンターや都道府県労働局などが挙げられます。大切なのは一人で悩まないことですから、「こんなことで相談して良いのかな」と迷ったりはせず違和感を感じたらすぐに相談するようにしましょう

すぐに相談すべき事項

  • 人格を否定されるようなことを言われた
  • 辞退することが許されなかった
  • 罵声を浴びせられたり、脅されたりした
  • 大声で怒鳴られた

キャリアアドバイザーコメント

その後の対応がしやすいよう冷静に対処しよう

企業から辞退連絡により不当なことを言われた際に「そしたら辞退を取り消します」「やっぱり入社します」などとその場で辞退の旨を取り消さないようにしてください。後から言った言わないの問題になりかねないのと、学校が対応してくれることになった場合も本人が辞退をしないと言ったことによって話がこじれる可能性があります。

そのため辞退連絡により不当なことを言われた際には、「一度学校と相談して連絡します」という風に辞退の意思については触れず簡潔に終えるようにしましょう。また、そのような対応をすることは企業としてというより、その人事担当が独断でそのような対応をしてしまっている可能性が高いです。

企業も優秀な学生の取り合いで他社との競争が激しくなっているので、学生や大学からの評価というのを気にしているはずです。このご時世、ネットでもすぐ広がってしまうため、企業も人事がそのような対応をすることを良しとはしないでしょう。

学校から連絡が入ることでそのような対応をしたことが人事担当の上司の耳に入れば、企業から謝罪の対応をされることになるケースが多いです。なるべくスムーズに学校側が対応できるよう必要以上に話したり反抗したりせず、その場は冷静に対処するようにしましょう。

面接辞退の電話のコツを押さえてスムーズに意思を伝えよう!

面接辞退を電話で伝える方法から、伝える際のポイントなどを解説しました。一度辞退してしまえばその企業に再エントリーすることは難しいため慎重に判断をするべきですが、固く決心をしているならすぐに行動を起こしましょう。

辞退連絡は誰でも緊張するものですから、いきなり電話をしてもうまく意思を伝えることができない可能性が高いです。辞退したいのにうまく伝わらないなんてことになればお互いに不幸なので、辞退を考えている場合は電話をする前にしっかり準備をしておくようにしてくださいね。

佐藤みなと

面接って辞退できるのかどうかも最初はわかりませんでしたが、今は辞退するためにはどうすればいいのか詳細に理解できました。誠意ある対応を前提に辞退の意思を電話で伝えようと思います。

渡辺キャリアアドバイザー

よく頑張りましたね! ここまでの解説を踏まえればスムーズに辞退の意思を伝えることができますよ。納得できる形で就活を終えるためにも、辞退した後は就活を再スタートして内定まで一直線に進んでいきましょう!

記事の編集責任者 小山内 隆

アクセス就活PLUSを運営するアクセス通信(現アクセスネクステージ)に新卒入社。就職サイト「アクセス就活」の立ち上げや、関西支社の営業責任者を経て、名古屋支社の責任者として立ち上げを担う。人事採用支援のほか、就活相談や就活講座の講師などキャリアアドバイザー職を経験した後、2017年に同社役員。現職は採用アウトソーシング(RPO)事業の担当執行役員 > メッセージを読む

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