面接のメール連絡は難しくない! 例文から基本マナーをまるッと解説

この記事のアドバイザー

  • 若林 真穂

    採用コンサルタント兼キャリアアドバイザー。就活生の意思を尊重することを第一に、採用コンサル…続きを見る

  • 葛山 圭介

    ミドル〜ハイクラス人材対象の転職エージェントを経て、現在は新卒の就活をバックアップ。志望の…続きを見る

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    留学生向け就活支援講座に携わったのち、現職。留学生として就活をした自身の経験を活かし、「共…続きを見る

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目次

ポイントを押さえれば面接のメール連絡は怖くない!

田中キャリアアドバイザー

佐藤さんこんにちは! 就活の調子はいかがですか?

男の子就活生

佐藤みなと

ESがいくつか通過してもうすぐ面接が始まりそうです。

田中キャリアアドバイザー

順調に進んでいるようですね。企業とメールのやりとりもしているのですか?

男の子就活生

佐藤みなと

実はまだ企業にメールを送ったことがありません。面接前後のメールってそんなに重要なんですか?

田中キャリアアドバイザー

メールだけで合否が決まることはありません。ただ、企業に何かしらの印象を与えることは確かなので、マナーを守ることが大切です。

男の子就活生

佐藤みなと

そうなんですか!? なんだか急に不安になってきました……。

田中キャリアアドバイザー

大丈夫ですよ! ポイントを押さえておけば面接のメールは怖いものではありません。今日は、面接メールの送り方について学んでいきましょう!

男の子就活生

佐藤みなと

よろしくお願いします!

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油断禁物! 就活のメールとプライベートなメールは違う

就活のメールとプライベートなメールは違うことを表した画像
男の子就活生

佐藤みなと

僕は普段からスマホやパソコンでメールを使っています。なのでメール自体にそこまで抵抗はないのですが……。

田中キャリアアドバイザー

使い慣れているのですね! ただ、就活のメールとプライベートのメールは異なる点も多いです。使い慣れているからといって普段と同じようにメールを送ると、就活ではマナー違反になることもあります。

男の子就活生

佐藤みなと

そうなんですか? 知らなかったです。

田中キャリアアドバイザー

はい。メールのビジネスマナーは社会人になってからも役立つので、ここでしっかり学んでおきましょうね。

男の子就活生

佐藤みなと

具体的な例文も教えていただけるとありがたいです!

田中キャリアアドバイザー

わかりました。では基本的なマナーから例文まで順番に解説していきますね。

面接でメール連絡が必要な場面とは?

男の子就活生

佐藤みなと

僕はまだ企業にメールを送ったことがないのですが、面接でメールを使う機会は多いのですか?

田中キャリアアドバイザー

面接でメール連絡が必要な場面は多くあります。昨今の就活では必須といっても過言ではありません!

男の子就活生

佐藤みなと

それは大変だ! 具体的にどんな場面で必要なのか教えてください!

田中キャリアアドバイザー

ではまず、面接でメール連絡が必要な主な場面を確認していきましょう。

企業から面接日程の打診が来たとき

1次面接など参加する学生数が多い場合はフォームを使って面接日程の調節をすることも多いですが、選考が進み人数が絞られてくるとメールで個別に日程を決めることがあります。

よくあるのは、企業から候補日を提示されその中から就活生が選ぶケースや、企業から提示された日程に返事をするというケース。企業としては早く面接日程を決めて準備を進めたいところなので迅速に返信することが大切です

田中キャリアアドバイザー

企業からのメールを見逃さないように、こまめにチェックしておきましょう!

男の子就活生

佐藤みなと

確かに、連絡が遅れたら迷惑になってしまいますよね。

一度決まった面接日程を変更したいとき

田中キャリアアドバイザー

一度決めた面接日程を変更したいときにもメール連絡が必要です。

就活が本格化してくると、他の予定と被って面接日程を変更することも考えられます。この際にも、個別で企業の担当者にメールを送り日程変更をお願いしなければなりません。

一度決まった予定を変更するわけですから、相手に迷惑をかけたことについてきちんと謝罪することが大切です。その上で他の候補日を複数提案するとスムーズに調整が進むでしょう。

男の子就活生

佐藤みなと

誠意を見せることと少ないやり取りで済むような気遣いが必要なんですね。

キャリアアドバイザーコメント

葛山 圭介

日程変更メールは細かい時間まで伝えよう

日程変更の打診をメールするときに大切なことは、もちろん謝罪をして申し訳ない気持ちを伝えたうえで、相手の手間をなるべくかけさせない配慮をすることです。そもそも一度決まった日程を変更すること自体、相手の仕事を増やしてしまっているわけなので、なるべく調整にかかる相手の負担を減らすことが調整を申し出た側のマナーです。

具体的には、複数の日程を挙げること。最低でも3〜5つは必要です。そのうえで、各日程のどの時間帯なら大丈夫なのか、時間の幅も書き添えておきましょう。そうすることで企業側がスケジュール調整をしやすくなりますし、相手からの返信メールも1本で済むようになりますよ。 

会場や持ち物、服装について質問したいとき

男の子就活生

佐藤みなと

面接について質問があるときもメールした方が良いのでしょうか?

田中キャリアアドバイザー

もちろんです! 面接前にしっかり確認しておきましょう。

会場や持ち物、服装など面接について不明点がある場合は、企業にメールを送って早めに確認しておきましょう。「わざわざメールするのは申し訳ない」と思うかもしれませんが、会場を間違えたり持ち物を忘れたりすると企業にも迷惑をかけてしまいます。自信を持って面接に臨むためにも気になるところは事前に問い合わせておくのがおすすめです

面接に遅刻・欠席するとき

面接に遅刻・欠席する場合はなるべく早く企業に連絡しなければなりません。この場合、担当者がメールにすぐ気付くとは限らないので、基本的には電話→メールという流れで連絡します。

メールを送ることによって記録に残すことができますし謝罪の気持ちも伝わりやすくなります。なお、電車が緊急停止した場合など電話が難しい状況であればメールだけでもかまいません。

男の子就活生

佐藤みなと

電車が止まったりトラブルに巻き込まれたりする可能性は誰にでもありますよね。

田中キャリアアドバイザー

そうです。そんなときに慌てないよう連絡方法を事前に確認しておくと良いですね。

面接のお礼を伝えたいとき

男の子就活生

佐藤みなと

面接の後にお礼のメールを送っても良いのですか?

田中キャリアアドバイザー

もちろん大丈夫です。

面接後のお礼メールは必須ではありませんが、送ると印象が良くなる可能性があります。特に中小企業やベンチャー企業などは、応募人数がそれほど多くないので丁寧な対応をすると印象に残りやすいです。

大企業でもお礼メールを送ってマイナス評価になることは少ないでしょう。そのため、思い入れの強い企業、特に最終面接まで進んだ場合などはお礼メールを送るのもおすすめです。

田中キャリアアドバイザー

ただし、お礼メールを送ったからといって選考に有利になるとは限りません。あくまで感謝の気持ちを伝える機会として捉えてくださいね。

超重要! 企業にメールを送るときの基本マナー6つ

企業にメールを送るときの基本的マナーの画像
男の子就活生

佐藤みなと

面接のメールを送る機会って案外多いんですね。

田中キャリアアドバイザー

はい、就活が進むにつれ企業と個別に連絡を取ることも増えていく傾向があります。

男の子就活生

佐藤みなと

おぉー! じゃあ僕もこれからメールで連絡をすることになりそうですね。

田中キャリアアドバイザー

その可能性は十分あります!

男の子就活生

佐藤みなと

でも、ビジネスメールって送ったことがないので右も左もわかりません。細かいルールもありそうだし……。どうやってメールを送れば良いのですか?

田中キャリアアドバイザー

では次に、企業にメールを送るときの基本マナーを確認していきましょう。ポイントは6つあるのでぜひ覚えておいてくださいね。

①企業の営業時間内に送る

田中キャリアアドバイザー

企業へのメールはいつ送っても良いというわけではありません。

男の子就活生

佐藤みなと

そうなんですか? いつ送れば良いのですか?

営業時間外にメールを送ってもすぐには確認できません。社員携帯などで見られる場合もありますが非常識なイメージを与えてしまう可能性もあります。そのため、緊急の場合を除きその企業の営業時間内に送るようにしましょう。午前中に送るとその日のうちに返信をもらいやすくなるので、できれば午前中に送るのがおすすめです。 

②件名は一目で内容が分かるように

田中キャリアアドバイザー

企業にメールを送るときは、一目で内容がわかるような件名をつけましょう。

プライベートのメールでは件名を入れずに送ることもあるかもしれません。しかし、採用担当者には就活以外にも日々多くのメールが届くので件名が空白のままだと見落とされたり迷惑メールに振り分けられたりする可能性があります

そのようなリスクを回避するため、「面接日程の変更のお願い/〇〇大学・〇〇(氏名)」といったようにメールを開かなくても要件がわかる件名をつけましょう。

男の子就活生

佐藤みなと

企業から来たメールに返信する場合はどうすればいいですか?

田中キャリアアドバイザー

返信する場合は件名を編集せずそのまま「Re:~~」で送りましょう。

③宛名は正式名称で書く

田中キャリアアドバイザー

さて、次はいよいよメール本文の書き方です。

メール本文には、まず宛名を書きます。企業名、部署名、担当者の名前を正式名称で書きましょう。ここを間違えると大変失礼な印象になってしまうので企業ホームページや募集要項などを見てしっかり確認してください。担当者の名前がわからない場合は、「採用担当者様」「○○部御中」としてもかまいません。

男の子就活生

佐藤みなと

宛名を入れないといけないなんて知りませんでした!

田中キャリアアドバイザー

これもビジネスマナーの基本なんですよ!

④最初に氏名と挨拶を入れる

宛名を書いたら、次は簡単な挨拶文と氏名を入れましょう。挨拶文とは「いつもお世話になっております」といった簡単な文章でかまいません。その後は、誰からのメールなのか一目でわかるように「〇〇大学〇〇学部の〇〇(氏名)と申します」と自己紹介をします。

男の子就活生

佐藤みなと

挨拶文は一言で良いのですか?

田中キャリアアドバイザー

はい。面接関連のメールに「猛暑の候、貴殿におかれましては……」といったかしこまった挨拶は必要ありません。

⑤要点は簡潔にまとめる

挨拶と自己紹介をしたら、次は本題に入ります。ここでのポイントは、要点を簡潔にまとめることです。ビジネスメールというと長文で丁寧に書いた方が良いと思うかもしれません。しかし、長い文章や回りくどい言い方は要点がわからずかえって迷惑になるのでなるべく短くまとめましょう。質問が複数ある場合は箇条書きを用いるのもおすすめです。

田中キャリアアドバイザー

うまくまとめられない場合は、一度伝えたいことを書き出しその後不要な部分を削って短くしていくのがおすすめですよ。

男の子就活生

佐藤みなと

そっか! その方法なら僕でもできる気がします。

⑥最後に署名を入れる

田中キャリアアドバイザー

メールの最後には署名を入れましょう。

男の子就活生

佐藤みなと

署名って何ですか?

田中キャリアアドバイザー

メールの最後に自分の氏名や所属、連絡先(メールアドレス、電話番号)を書くことです。

署名がないと誰からのメールなのかすぐに把握できず相手を困らせてしまいます。そのため、どんなに本文が短くても最後には必ず署名を入れましょう。自動で署名が入る設定ができる場合があるので、これを機に署名設定をしておくのも良いですね。

キャリアアドバイザーコメント

テッ ター スェ

「締めの一文」で印象アップを狙おう

ビジネスメールは要件だけを伝えるドライなものになりがちですが、署名の前に「締めの一文」を入れることで誠実な印象や、配慮のできる姿勢をアピールできます。たとえば、相手からの返信を求めるときには最後に「ご多忙とは存じますが、◯◯までにお返事をいただけると幸いです」のように「ご多忙とは〜」と入れることで相手への配慮を示すことができます。

また、急いで連絡をしたときには「本来なら直接お伺いするところですが、取り急ぎメールにてご連絡させていただきました」と添えたりもします。メールの内容や、相手によっては季節感のある締めの一文も入れることがあります。用件の後、署名の前にぜひこのような一文を入れてみてくださいね。

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就活では、自分が適性のある職業を選ぶことが大切です。向いていない職業に就職すると、イメージとのギャップから早期の退職に繋がってしまいます

そんな時は「適職診断」を活用して、志望する職業と自分の相性をチェックしてみましょう。簡単な質問に答えるだけで、あなたの強み・弱みを分析し、ぴったりの職業を診断できます。

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失敗しないために! 企業にメールを送るときの注意点

企業にメールを送るときの注意点の画像
男の子就活生

佐藤みなと

就活のメールって色々なマナーがあるのですね。プライベートのメールとは違う点がいくつかあって驚きました。

田中キャリアアドバイザー

最初は慣れないかもしれませんね。

男の子就活生

佐藤みなと

上記の説明の通りやれば完璧ということですね!

田中キャリアアドバイザー

いえいえ、実はまだ注意したいことがあります。

男の子就活生

佐藤みなと

そうなんですか!?

田中キャリアアドバイザー

はい。よりスムーズなやり取りをして好印象を与えるために、面接のメール連絡での注意点も見ていきましょう。

ビジネスの基本! 後回しにせず早めに送る

田中キャリアアドバイザー

これは基本中の基本なのですが、後回しにせずなるべく早めに送りましょう。

プライベートのメールだと、「後で送ればいいか」と思うこともあるでしょう。しかし、ビジネスの世界では連絡は早ければ早い方が良いとされています。

後回しにすると業務が滞ったり「レスポンスが悪い」と思われたりする可能性があるので、メールはなるべく早く送りましょう。特に面接の日程調整や質問をする場合は何度かやり取りをすることになるので迅速な対応を心がけてください

男の子就活生

佐藤みなと

早ければ早い方が良いのですね!

田中キャリアアドバイザー

そうです! 連絡が遅れないように企業からのメールはこまめにチェックしておきましょう。

キャリアアドバイザーコメント

若林 真穂

メールの返信忘れは下手なことはせず素直に謝罪しよう

もし企業からのメールに気づかず返信が大幅に遅れてしまった場合は、とにかくすぐに返信しましょう。最初の挨拶として「お世話になっております」から入り、返信が遅れたことをきちんとお詫びします。ここで自分の事情を長々と書いたり、言い訳めいたことを書くのは避けて、「返信が遅れてしまい、大変申し訳ございません」とシンプルに謝りましょう。

そのうえで、相手が求めていた返信内容を端的に書きます。こうした型を無視して、いきなり返信すべき内容だけを送ることは絶対にしてはいけません。相手への配慮ができない人だという評価をうけてしまいます。社会人であればこそ、犯したミスは素直に、正直に謝ることが大切です。

誤送信を防ぐために宛先は最後に入れる

男の子就活生

佐藤みなと

面接のメールでミスをしそうで不安です。何か対処法はありますか?

田中キャリアアドバイザー

宛先を最後に入れると誤送信を防げます!

メールはクリックひとつで送信できるため、本文を書いている途中や確認する前にうっかり送信してしまうことも考えられます。一度送信したメールは取り消せませんし、間違ったメールを送ってしまうと企業側に迷惑をかけてしまいます。そのため、誤送信を防ぐために宛先は最後に入れましょう

田中キャリアアドバイザー

件名や本文を書いて間違いがないことを確認してから宛先を入れると安心ですよ。

なるべく端的に! ダラダラと長文を書かない

先程も少し触れましたが、ビジネスメールは要点をまとめなるべく端的に書くのが基本です。ダラダラと長文を書いてしまうと、相手は内容を理解するのに時間がかかり迷惑となってしまいます。特に一文一文が長いとわかりにくい文章になりがちです。そのため、なるべくシンプルで短く、端的な文章を書くように心がけましょう。

男の子就活生

佐藤みなと

わかりやすいメールにするためのコツはありますか?

田中キャリアアドバイザー

適宜改行を入れたり行間を空けたりすると視覚的に見やすくなるのでおすすめですよ。

誤字脱字がないように確認する(特に宛名)

企業にメールを送る際には誤字脱字がないようにしっかり確認してください。特に宛名を間違えると非常に失礼な印象になってしまいます。他のメールをコピペして作成することもあると思いますが、その際は特に宛名を間違えないように注意してください。

男の子就活生

佐藤みなと

もし誤字脱字があるまま送ってしまったらどうなりますか?

田中キャリアアドバイザー

問題なく内容が伝わる軽微なミスであればそのままでかまいません。宛名や日時など重要な部分を間違えてしまったら、改めてお詫びと訂正のメールを送ります。お互いに余計な手間を増やさないためにも、送る前にしっかり確認したいですね。

キャリアアドバイザーコメント

葛山 圭介

コピペを活用して誤字脱字0を基本にしよう

人間ですから見直しをしてもどうしても誤字脱字をしてしまうことはあり得ます。そうした「うっかり」をなくすためには、絶対にミスをしてはいけないところは「コピペで入力する」というのも一つの方法です。

宛先などは特にミスをしてはいけない部分になるので、相手のメールの署名をコピペして使うこともあります。たとえば名前でいうと、坂東と板東、渡邉と渡邊、高橋と髙橋など、ミスしやすい名前などはコピペをする方が安全です。

また、数字を伴った内容は必ず見直すことを習慣づけるようにしましょう。待ち合わせ日時や、提出物の個数、金額、参加人数など、数字の間違いはさらに大きな影響が生じます。メールは作成した後「ミスがあるかも」と疑って読み直す癖をつけるようにしてください。

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就活では、自分が適性のある職業を選ぶことが大切です。向いていない職業に就職すると、イメージとのギャップから早期の退職に繋がってしまいます

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【シチュエーション別】面接のメール連絡の例文

田中キャリアアドバイザー

さて、ここまで面接のメール連絡について説明してきましたが、理解は深められましたか?

男の子就活生

佐藤みなと

はい! 正直最初は「メールなんて簡単でしょ」と思っていたのですが、案外気を付けるべきポイントが多くて勉強になりました。

田中キャリアアドバイザー

それは良かったです!

男の子就活生

佐藤みなと

ただ、実際にメールを送るとなるとどのように書けばいいかわかりません。

田中キャリアアドバイザー

メールの文面を考えるのって難しいですよね。では次に、面接のメール連絡の例文も見ていきましょうか!

男の子就活生

佐藤みなと

ぜひお願いします!

田中キャリアアドバイザー

この通りである必要はないので、参考にしながら自分の言葉で伝えてくださいね。

例文①企業から面接日程の打診が来たとき

例文

件名:Re:2次面接のご案内

〇〇株式会社
人事部 採用担当〇〇様

お世話になっております。〇〇大学の〇〇(氏名)と申します。
この度は、2次面接のご案内ありがとうございます。
ご提示いただいた候補日より、私の希望日を伝えさせていただきます。

①    〇月〇日(〇曜日) 〇時~
②    〇月〇日(〇曜日) 〇時~
③    〇月〇日(〇曜日) 〇時~

上記日程であればお伺いすることが可能です。
お忙しい中大変恐縮ですが、ご調整の程よろしくお願いいたします。

――――――――――――
〇〇大学〇〇学部
〇〇(氏名)
電話:090-XXXX-XXXX
メール:~@XXXX.co.jp
――――――――――――

田中キャリアアドバイザー

候補日を箇条書きにしているので、要件が一目でわかりますね。伝えたいことだけをシンプルにまとめている素晴らしいメールです。

男の子就活生

佐藤みなと

企業からのメールに返信する場合、件名はそのままで良いんですよね?

田中キャリアアドバイザー

はい!

例文②一度決まった面接日程を変更したいとき

例文

件名:面接日程変更のお願い/〇〇大学・〇〇(氏名)

株式会社〇〇
人材管理部 採用担当〇〇様

お世話になっております。〇〇大学の〇〇(氏名)と申します。
〇月〇日(〇曜日)〇時~面接のお時間をいただいておりましたが、
急な用事が入り予定日時に伺うことが難しくなってしまいました。
一度日程調整をしていただいたのに大変申し訳ありません。
誠に勝手なお願いではありますが、可能であれば書き日程で再度ご調整をお願いできませんでしょうか。

①    〇月〇日(〇曜日) 〇時~
②    〇月〇日(〇曜日) 〇時~
③    〇月〇日(〇曜日) 〇時~

お忙しい中大変恐縮ですが、ご検討いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

――――――――――――
〇〇大学〇〇学部
〇〇(氏名)
電話:090-XXXX-XXXX
メール:~@XXXX.co.jp
――――――――――――

田中キャリアアドバイザー

一度決まった日程を変更するときは、このようにお詫びとともに他の候補日も一緒に提案するとスムーズに進みますよ。候補日はなるべく多く出しておきましょう。

男の子就活生

佐藤みなと

その方が企業側も余計な手間がかからず助かりそうですね。

例文③面接の服装について質問したいとき

例文

件名:面接の服装についての質問/〇〇大学・〇〇(氏名)

株式会社〇〇
人事部 新卒採用担当者様

お世話になっております。
〇月〇日(〇曜日)〇時~面接のお約束をいただいている〇〇大学の〇〇(氏名)と申します。

この度は、面接の服装について確認したくメールをお送りしました。
以前いただいた案内メールには特に服装の記載がありませんでしたが、当日はスーツでお伺いして問題ありませんでしょうか。

お忙しいところ大変恐れ入りますが、ご回答いただけると幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

――――――――――――
〇〇大学〇〇学部
〇〇(氏名)
電話:090-XXXX-XXXX
メール:~@XXXX.co.jp
――――――――――――

田中キャリアアドバイザー

服装の質問をするときは「どのような服装で行けばよろしいでしょうか」と聞くよりも「スーツ(オフィスカジュアル)でよろしいでしょうか」という聞き方がおすすめです。

男の子就活生

佐藤みなと

それはなぜですか?

田中キャリアアドバイザー

「どのような服装で行けばよろしいでしょうか」と聞くと「服装は自由です」といった回答が来る可能性があるからです。それだと疑問を解決できないですよね。少ないメールのやりとりで解決できるよう、自分なりの解決案を交えて聞いてみましょう。

例文④面接に欠席するとき

田中キャリアアドバイザー

こちらは電話で欠席連絡をした後にメールを送る場合の例文です。

例文

件名:面接キャンセルのお詫び/〇〇大学・〇〇(氏名)

株式会社〇〇
人材開発部 〇〇様

いつも大変お世話になっております。
〇〇大学の〇〇(氏名)と申します。

先程お電話でお伝えした通り、私の体調不良により本日の面接をキャンセルさせていただくことになりました。
貴重なお時間を割いていただいたのに、急にキャンセルしてしまい大変申し訳ありません。

また、再度面接日程をご調整いただけるということで、誠にありがとうございます。
ご迷惑をおかけしてしまい大変恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

――――――――――――
〇〇大学〇〇学部
〇〇(氏名)
電話:090-XXXX-XXXX

メール:~@XXXX.co.jp
――――――――――――

田中キャリアアドバイザー

面接を欠席する場合はまず電話でその旨を伝え、追って上記のようなメールを送りましょう。改めて謝罪の言葉を伝えると誠意が伝わりますよ。電話で日程変更を打診された場合はそれについてのお礼も入れておきましょう。

例文⑤面接のお礼を伝えたいとき

例文

 件名:面接のお礼/〇〇大学・〇〇(氏名)

株式会社〇〇
人事部 採用担当〇〇様

いつも大変お世話になっております。
本日面接をしていただきました〇〇大学の〇〇(氏名)と申します。

この度は、ご多忙の中私のために貴重なお時間を頂戴し、誠にありがとうございました。
〇〇様のお話を伺う中で、貴社の事業内容や教育体制についての理解が深まり、入社意欲がますます高くなりました。

今後も貴社にふさわしい人材になれるよう精一杯努力しますので、何卒よろしくお願いいたします。

取り急ぎお礼を伝えたくご連絡差し上げました。
こちらのメールにはご返信いただかなくても結構です。

――――――――――――
〇〇大学〇〇学部
〇〇(氏名)
電話:090-XXXX-XXXX
メール:~@XXXX.co.jp
――――――――――――

田中キャリアアドバイザー

こちらは面接後に送るお礼メールの例文です。最後に、相手への気配りとして返信不要の旨を書いている点が素晴らしいですね。

男の子就活生

佐藤みなと

面接のお礼メールはいつ送れば良いのですか?

田中キャリアアドバイザー

面接が終わったら早めに送った方が良いです! できれば当日中に、遅くても翌日の午前中には送りましょう!

疑問を解消しよう! 面接のメールに関するよくある質問

男の子就活生

佐藤みなと

面接のメールについて詳しく教えていただきありがとうございました!

田中キャリアアドバイザー

いえいえ、大丈夫ですよ。

男の子就活生

佐藤みなと

話を聞くうちに色々と細かい疑問が出てきたのですが、質問してもよろしいでしょうか?

田中キャリアアドバイザー

もちろんです。何でも聞いてくださいね。

男の子就活生

佐藤みなと

ありがとうございます。

面接前に「明日はよろしくお願いします」というメールを送ってもいいですか?

男の子就活生

佐藤みなと

面接前に「明日はよろしくお願いします」という内容のメールを送っても良いのでしょうか?

田中キャリアアドバイザー

もちろん大丈夫です。ただしタイミングによっては面接前に読まれない可能性もあります。

面接前に意気込みや挨拶を伝えたい場合は、メールを送ってもかまいません。ただし、面接前は採用担当者も忙しいことが予想されるので、送るタイミングや面接の時間によっては読んでもらえない可能性もあります。

また、事前にメールを送って印象が良くなったとしても合否を決めるのはあくまで面接の内容です。送らなかったからといって不利になることもありません。これらの点も踏まえて送るか送らないかを決めてくださいね。

企業からのメールに返信するときは元の本文を消した方がいいですか?

男の子就活生

佐藤みなと

企業からのメールに返信するときは、元も本文を消した方がいいですか? それとも残したままの方がいいですか?

田中キャリアアドバイザー

元の本文は残しておきましょう!

メールに返信するときは、相手が何のメールの返信なのかすぐにわかるように元の本文を残しておきましょう。返信をクリックすると元の本文や件名が引用されるので、消さずにそのまま追記すれば問題ありません。やりとりが続いて件名の「Re:」が増えてしまった場合はその一部を消してタイトルがわかりやすいようにしても大丈夫です

メールを送るときは就活用メールアドレスを使うべきですか?

男の子就活生

佐藤みなと

企業にメールを送るときのアドレスは何でもいいですか? 就活用のメールアドレスを使うべきですか?

田中キャリアアドバイザー

特に決まりはありませんが、利便性と相手に与える印象の観点から就活用のメールアドレスを使うのがおすすめです。

就活中は求人サイトや企業から毎日大量のメールが届きます。プライベート用のアドレスと併用していると必要なメールを見つけにくくなってしまうため、ぜひ就活用メールアドレスを作っておきましょう。

また、メールアドレスは意外と企業の目にも付くのでプライベート感の強いアドレスは悪目立ちする可能性があります。企業に与える印象という観点からも専用のメールアドレスを作っておくと良いでしょう。

面接官が複数、または面接官の名前を忘れた場合、宛名はどうすればいいですか?

男の子就活生

佐藤みなと

面接のお礼メールを送りたいです。面接官が複数、または面接官の名前を忘れた場合、宛名はどうすればいいですか?

田中キャリアアドバイザー

就活中のメールは採用担当者宛に送るのが基本です。面接官全員にお礼を伝えたい場合は本文にその旨を書きましょう。

就活中のメールは採用担当者に送るのが基本なので、面接官が別の人であっても宛名は窓口である採用担当者にしてください。直接お礼を言いたい気持ちはわかりますが個別に送るとかえって迷惑になる可能性があります

面接官が複数、または名前を忘れた場合は「本日面接いただいた皆様に宜しくお伝えください」という内容を書けば問題ありません。

メールよりも電話した方がいいですか?

男の子就活生

佐藤みなと

電話の方が丁寧なイメージがあります。ということは、就活中もメールより電話をした方がいいですか?

田中キャリアアドバイザー

メールがいいか電話がいいかは状況によって異なります。

面接に遅刻・欠席する場合や辞退する場合は、誠意を見せることが大切なので電話をした方が良いでしょう。電話をした後にメールも送るとより丁寧な印象になります。

一方で、日程調整や質問など緊急性がなく記録に残しておきたい場合はメールの方が向いています。メールなら相手の時間を奪うこともないので企業にとっても都合が良いでしょう

男の子就活生

佐藤みなと

状況によってメールと電話を使い分けよう!

キャリアアドバイザーコメント

若林 真穂

電話は緊急性が高い場合のみ使う連絡手段

ビジネスシーンにおいては、基本はメール、緊急のときのみ電話、と覚えておきましょう。なぜかというと、電話はこちらの都合で、こちらのかけたいタイミングでかけ、相手の仕事を無条件に中断させる連絡手段だからです。いくら相手が話しやすい時間を考えて電話をかけたとしても、そもそもその時間に相手は仕事をしているわけです。

メールであれば相手の都合のいいタイミングで内容を確認できるので、電話ほど邪魔にはなりません。面接当日にどうしても体調不良で出席できなくなった、交通機関の乱れで遅刻しそうなど、緊急性が高い場合のみ電話を使うと覚えておきましょう。

正しいメールの送り方を知って面接につなげよう

田中キャリアアドバイザー

今日は面接メールの送り方や注意点について詳しく説明してきました。これで就活中のメール連絡は大丈夫そうですか?

男の子就活生

佐藤みなと

はい! 具体的にどう書くかまで知れたので、もう怖くありません!

田中キャリアアドバイザー

素晴らしいですね!

男の子就活生

佐藤みなと

今日学んだことを忘れずに、正しい方法で面接のメール連絡をしたいと思います。

田中キャリアアドバイザー

その調子です! メールのマナーは面接にも通じるところがあるので、今回の内容を押さえておけば面接にも役立ちますよ。

男の子就活生

佐藤みなと

はい! 頑張ります!

あなたが受けないほうがいい職業をチェックしよう

就活では、自分が適性のある職業を選ぶことが大切です。向いていない職業に就職すると、イメージとのギャップから早期の退職に繋がってしまいます

そんな時は「適職診断」を活用して、志望する職業と自分の相性をチェックしてみましょう。簡単な質問に答えるだけで、あなたの強み・弱みを分析し、ぴったりの職業を診断できます。

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記事の編集責任者 小山内 隆

アクセス就活PLUSを運営するアクセス通信(現アクセスネクステージ)に新卒入社。就職サイト「アクセス就活」の立ち上げや、関西支社の営業責任者を経て、名古屋支社の責任者として立ち上げを担う。人事採用支援のほか、就活相談や就活講座の講師などキャリアアドバイザー職を経験した後、2017年に同社役員。現職は採用アウトソーシング(RPO)事業の担当執行役員 > メッセージを読む

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