インターンをメールでキャンセルするのはあり？例文付きで解説

渡辺キャリアアドバイザー

おや、どうしたのですか？

渡辺キャリアアドバイザー

ということは、どちらかの企業のインターンを辞退するということですね。

渡辺キャリアアドバイザー

いえ、そんなことはありません。しっかりとメールや電話で伝えたら、企業側も理解してくれますよ。

渡辺キャリアアドバイザー

なるべく早い段階でメールを送るようにしましょう。詳しい内容は後ほど解説しますね。

渡辺キャリアアドバイザー

就活の時期は、どの企業も説明会や選考、インターンで大忙しです。つまり、就活生側のスケジュールもどんどん埋まっていくので、なぎささんのようなケースは珍しくありません。

渡辺キャリアアドバイザー

一概にも理由は1つではありませんが、よくあるインターンキャンセルの理由を4つ紹介しますね。

渡辺キャリアアドバイザー

1つ目は、体調不良です。普段から体調に気を配っていても、突然体の変化は起こります。体調が悪ければインターンでも本調子は出ないので、無理して参加することは控えましょう。

渡辺キャリアアドバイザー

私含め、みんな常に調子がいいわけではありません。体調不良で休むことに対して、申し訳なさを感じる必要はありませんよ。

渡辺キャリアアドバイザー

忌引きなどが挙げられます。選考中に親族の不幸の知らせを受けることはつらいことです。企業に状況を伝え、一旦インターンのことは忘れてしまってOKです！

渡辺キャリアアドバイザー

ほかの企業のインターンが重なった場合、志望度の高い企業から優先しましょう。

渡辺キャリアアドバイザー

インターンに申し込んだときは、その企業の価値観に共感していたものの、時間が経って情報を調べるうちに認識の違いを感じ、インターンを辞退する就活生はいます。

渡辺キャリアアドバイザー

就活生に参加するかどうかを選ぶ権利はありますが、なるべく企業研究は早めに行うことが望ましいです。それでも不参加の意向が強いのであれば、辞退することも1つの選択肢です。

渡辺キャリアアドバイザー

焦りは禁物です。不参加がわかった時点で、キャンセルの連絡を入れれば問題ないですよ。

渡辺キャリアアドバイザー

なるべく早い段階が好ましいですが、基本的には、インターンをキャンセルすることがわかった時点で連絡を入れます。

渡辺キャリアアドバイザー

企業側はインターンの日に向けて、資料やグループワークの準備をしているからです。

渡辺キャリアアドバイザー

就活生に配る印刷に余りが出ることは想定内かもしれませんが、グループワークの班分けなど、ほかの就活生にも不都合が生じる可能性があります。

渡辺キャリアアドバイザー

当日にキャンセルする場合も、必ず連絡を入れるようにしましょう。

渡辺キャリアアドバイザー

一番困ることは、ドタキャンです。人数分の資料やグループワークの準備などがあるので、当日でも連絡をすることが求められます。

渡辺キャリアアドバイザー

その通り！ コミュニケーションは就活にかかわらず、人としてのマナーが問われます。キャンセルの連絡も、就活の評価の一部だと考え、ていねいに対応するようにしてください。

渡辺キャリアアドバイザー

企業側は、もし無断で欠席した学生が入社してきたら同じことが起こることを懸念するでしょう。そのため、選考を受けれたとしても、低い評価からのスタートになる場合もあります。

渡辺キャリアアドバイザー

なぜですか？

渡辺キャリアアドバイザー

しっかりとマナーが守れていれば、企業側がキャンセルした就活生に対して悪く思うことはありません。ですが、就活生にデメリットが生じることもあります。

渡辺キャリアアドバイザー

1つ目は、インターン参加者限定の選考に呼ばれないということです。

渡辺キャリアアドバイザー

インターンに参加した人には、就活解禁日よりも早い段階で選考が受けられることもあります。

渡辺キャリアアドバイザー

2つ目は、インターンでしか得られない情報を逃してしまう点です。

渡辺キャリアアドバイザー

ネット上の情報だけでは、想像しにくい人もいるかもしれません。インターンを通して実際の仕事を体験できるコンテンツもあるので、より業界や職種の理解が深くなります。

渡辺キャリアアドバイザー

それだけではありません。企業によっては、選考のポイントを教えてくれることもあります。そのため、選考で有利になる可能性もあるのです。

渡辺キャリアアドバイザー

なぎささんが言う通り、連絡手段はメールか電話のどちらかになります。ですが、タイミングによってどちらが良いか異なるので、注意しましょう。

渡辺キャリアアドバイザー

そうですね。インターン開催日まで余裕がある場合、メールでOKです。メールは電話と違ってメッセージとして残るため、担当者も時間のあるときに確認できます。

渡辺キャリアアドバイザー

大体2日前までを境にみるようにしましょう。

渡辺キャリアアドバイザー

インターンの前日、当日はさらに忙しくなります。メールだけだと見落とされてしまう可能性があるため、先に電話で連絡し、そのあとにメールでメッセージを残しましょう。

渡辺キャリアアドバイザー

何に悩んでいるのですか？

渡辺キャリアアドバイザー

電話、メールでの連絡で共通して必要な項目は7つです。

渡辺キャリアアドバイザー

メールでの連絡は、序列を意識しながら、明確に伝えることが重要です。

渡辺キャリアアドバイザー

では、各ポイントを具体的に紹介しますね！

渡辺キャリアアドバイザー

まずは件名から考えていきましょう。

渡辺キャリアアドバイザー

そうですね。企業の担当者が件名を読むだけで、メールの内容がわかるのが好ましいです。

渡辺キャリアアドバイザー

次はキャンセルの理由についてです。

渡辺キャリアアドバイザー

体調不良や身内の不幸など、やむを得ない理由は正直に伝えてもOKです！ ですが、ほかの企業のインターンや選考が被った場合、相手にいい印象は与えられないので、表現を変えましょう。

渡辺キャリアアドバイザー

次のインターンに参加したい旨を伝えることで、意思表示になります。

渡辺キャリアアドバイザー

その際、次回インターンの日程が公開されているかどうか、企業のホームページで確認してからメールを送ってくださいね。

渡辺キャリアアドバイザー

本文の最後には、お詫びの言葉を入れましょう。

渡辺キャリアアドバイザー

その通りです！ 謝罪の言葉がないからといって、必ずしも直接的に選考に影響があるわけではありませんが、就活生のイメージが下がってしまう可能性はあります。

渡辺キャリアアドバイザー

おっと！もう1つ重要なことを忘れていますよ。

渡辺キャリアアドバイザー

メールの最後に署名が必要です。なぜならば、誰から送られたメールかを明確にする必要があるからです。

渡辺キャリアアドバイザー

メールを書き始める前に、注意点4つを押さえておきましょう。

渡辺キャリアアドバイザー

のちほど、詳しく説明しますね！

渡辺キャリアアドバイザー

1つ目はタイミングです。繰り返しますが、インターンキャンセルのメールはなるべく早めに送ることがポイントです。

渡辺キャリアアドバイザー

手間がかかるからといって、メールを直前にまで引き伸ばしてしまう人もいます。ですが、手間がかかるからこそ時間に余裕をもち、ていねいな対応を心がけるようにしましょう。

渡辺キャリアアドバイザー

2つ目の注意点は、内容を端的に伝えることです。

渡辺キャリアアドバイザー

ついやってしまいがちなのは、なぜスケジュールが合わないのか、必要以上に説明してしまうことです。ですが、詳細に話すことで相手に要点が伝わらない可能性があります。

渡辺キャリアアドバイザー

簡潔に伝えることは社会人になっても役立つスキルです。ぜひ、この機会に実践してみてください！

渡辺キャリアアドバイザー

メールを書いたあとは、誤字脱字がないよう、必ず2回は読み返すようにしましょう。

渡辺キャリアアドバイザー

誤字脱字は、相手に失礼な印象を与えかねます。友人間との連絡とは異なり、ビジネスメールはより念入りにチェックが必要です。

渡辺キャリアアドバイザー

焦る必要はないですよ！ なぜならば、企業側は就活の時期に入るとたくさんのメールに対応する必要があるため、すぐに対応できない場合もあるからです。

渡辺キャリアアドバイザー

そうですね。直前まで連絡がこない場合、こちらから再度連絡を入れる必要があります。ですが、連絡する前に確認すべき事項がいくつかあるので一緒にみていきましょう。

渡辺キャリアアドバイザー

やる気が出てきましたね！ 

渡辺キャリアアドバイザー

たしかに、伝え忘れやうまく話せなかったときのことを考えると、不安になる気持ちもわかります。ですが、しっかりと準備をすれば問題ありません。まずは、電話の流れを知ることから始めましょう。

渡辺キャリアアドバイザー

まずは、担当者に電話をかけることから始めます。

渡辺キャリアアドバイザー

電話に出た相手は、始めに企業名と名前を名乗ると思うので、そこで就活生は自分の担当者かどうかを判断する必要があります。聞きそびれてしまったら、もう一度聞くようにしましょう。

渡辺キャリアアドバイザー

もちろんです。そして、相手はどのような人から電話がきているかわからないので、就活生側も自身の情報を伝える必要があります。

渡辺キャリアアドバイザー

そうですね。就活生の氏名と所属、用件を伝えたうえで「担当の◯◯さまはいらっしゃいますでしょうか」と聞きましょう。

渡辺キャリアアドバイザー

この調子ですね！

渡辺キャリアアドバイザー

正解です！電話での連絡も同様、ここから本題に入ります。

渡辺キャリアアドバイザー

よく覚えていますね！

渡辺キャリアアドバイザー

もしかしたらメールよりも、電話の方が苦手意識を感じる就活生は多いかもしれません。先ほど紹介した電話の流れとあわせて、注意点を3つ押さえておけば大丈夫ですよ。

渡辺キャリアアドバイザー

「電話をかけるタイミング」「担当者につながらないときの対応」「伝える内容」です。それぞれ具体的に紹介しますね！

渡辺キャリアアドバイザー

キャンセルの電話をかける前に必ずチェックしてほしいのが、時間帯です。

渡辺キャリアアドバイザー

必ず、企業の営業時間内にかけるようにしましょう。営業時間は企業のホームページに記載されているので、確認してくださいね。

渡辺キャリアアドバイザー

2つ目の注意点は、担当者につながらないときの対応です。

渡辺キャリアアドバイザー

氏名と所属、用件を伝えたうえで、担当者が在籍している時間帯を尋ねてください。教えてもらった時間帯に、再度、折り返し電話をかけるようにしましょう。

渡辺キャリアアドバイザー

最後に、他社を優先する内容は伝えないということです。

渡辺キャリアアドバイザー

正解です！ 就活期にはさまざまな企業が、インターンや選考、面接を行っています。企業側としても想定内のことなので、あえて詳細を話す必要はありません。

渡辺キャリアアドバイザー

そうですね！

渡辺キャリアアドバイザー

いい意気込みです！ 例文を用意するので、そちらも参考に書いてみてください。

渡辺キャリアアドバイザー

では、電話での会話例を紹介しますね。

渡辺キャリアアドバイザー

気になることとはなんでしょうか。

渡辺キャリアアドバイザー

そうですね、場合によっては影響することもあります。

渡辺キャリアアドバイザー

影響が出るか出ないかは、連絡の取り方次第です。どんなときに影響するのか、早速チェックしていきましょう！

渡辺キャリアアドバイザー

企業によって判断の基準は異なりますが、社会人に必要とされるマナーがない場合、選考に影響することもあります。

渡辺キャリアアドバイザー

入社後も同じようにドタキャンしてしまうことを恐れ、採用しない人事もいるので注意しましょう。

渡辺キャリアアドバイザー

言い換えると、失礼な態度をとらない限り、選考に影響することはほとんどありません。

渡辺キャリアアドバイザー

これでキャンセルのメールは送れそうですか？

渡辺キャリアアドバイザー

よかったです！ 繰り返しになりますが、企業側は就活生の人物像をみているため、メール1件とはいえ、今後の選考を左右する重要な材料となります。