インターンをメールでキャンセルするのはあり?例文付きで解説

この記事のアドバイザー

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キャラクター

目次

インターンのキャンセルはメールでして大丈夫? 

女の子就活生

鈴木 なぎさ

渡辺キャリアアドバイザー、助けてください……。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

おや、どうしたのですか?

女の子就活生

鈴木 なぎさ

選考の準備を進めていたのですが、インターンシップの日程がほかの企業と被っていたことに今気づきました。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

ということは、どちらかの企業のインターンを辞退するということですね。

女の子就活生

鈴木 なぎさ

そうなんです。そもそも、就活生から参加を断るなんて失礼ですよね……。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

いえ、そんなことはありません。しっかりとメールや電話で伝えたら、企業側も理解してくれますよ。

女の子就活生

鈴木 なぎさ

え、そうなんですか!ですが、どのように伝えたらいいのですか。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

なるべく早い段階でメールを送るようにしましょう。詳しい内容は後ほど解説しますね。

就活の一環としてインターンに参加するのは有効です。就活の時期では、さまざまな企業が説明会やインターンを実施するため、スケジュールが被ってしまうことも珍しくありません。

その場合は予定が合わないとわかった段階で、早めにキャンセルのメールを入れるようにしましょう。この記事では、メールの内容や注意すべき点について解説します。

どれに当てはまる?インターンキャンセルの理由

インターンキャンセルの理由(一枚絵)
女の子就活生

鈴木 なぎさ

私と同じようにインターンを辞退する就活生は多いですか?

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

就活の時期は、どの企業も説明会や選考、インターンで大忙しです。つまり、就活生側のスケジュールもどんどん埋まっていくので、なぎささんのようなケースは珍しくありません。

女の子就活生

鈴木 なぎさ

少し安心しました。例えば、どのような理由でインターンをキャンセルするのでしょうか?

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

一概にも理由は1つではありませんが、よくあるインターンキャンセルの理由を4つ紹介しますね。

体調不良

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

1つ目は、体調不良です。普段から体調に気を配っていても、突然体の変化は起こります。体調が悪ければインターンでも本調子は出ないので、無理して参加することは控えましょう。

女の子就活生

鈴木 なぎさ

自己管理ができてないと思われないですかね……。

最近では、社員の体調を優先する企業が増加傾向にあります。就活生も同じように、自分の体調を第一に考えましょう。また、無理してインターンに参加することで、ほかの就活生に症状を移してしまう可能性もあります。大事な時期なので、自分のためにもほかの就活生のためにも、治るまで休むことが一番の選択なのです。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

私含め、みんな常に調子がいいわけではありません。体調不良で休むことに対して、申し訳なさを感じる必要はありませんよ。

身内の不幸

女の子就活生

鈴木 なぎさ

体調不良のように、やむを得ず辞退しなければならない事例はほかにありますか?

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

忌引きなどが挙げられます。選考中に親族の不幸の知らせを受けることはつらいことです。企業に状況を伝え、一旦インターンのことは忘れてしまってOKです!

忌引きとは、本人が参加する意向があるものの、身内の不幸のため、一定の期間休んで喪に服することをいいます。インターンと忌引きの板挟みになることで焦りを感じるかもしれませんが、まずは親族のことを優先しましょう

他社のインターンと重なった

女の子就活生

鈴木 なぎさ

私のように、他社のインターンと重なるケースもありますか?

就活では第一志望となる企業があっても、ほかの企業の選考も受けます。なぜならば、必ずしも第一志望の企業から内定がもらえるとはかぎらないからです。そのため、複数の企業のインターンを申し込む就活生は多く、どうしてもスケジュールが調整できないケースが発生します

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

ほかの企業のインターンが重なった場合、志望度の高い企業から優先しましょう。

内定についても、他の企業との関係で保留する機会があるかもしれません。連絡の内容次第では、マイナスな印象を与えてしまうかも。内定保留の連絡で注意すべきポイントをわかりやすく解説しているので、確認してみてくださいね。
内定保留の伝え方を状況別に解説! すぐに使える例文付き

企業への熱意が薄れた

女の子就活生

鈴木 なぎさ

ほかの理由でインターンをキャンセルする就活生はいますか?

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

インターンに申し込んだときは、その企業の価値観に共感していたものの、時間が経って情報を調べるうちに認識の違いを感じ、インターンを辞退する就活生はいます。

女の子就活生

鈴木 なぎさ

ということは、企業への熱意が薄れた場合でもキャンセルはできるんですね!

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

就活生に参加するかどうかを選ぶ権利はありますが、なるべく企業研究は早めに行うことが望ましいです。それでも不参加の意向が強いのであれば、辞退することも1つの選択肢です。

希望の職種や業界だけをみて、インターンを申し込むことは控えましょう。深く企業について調べないと、後にミスマッチを引き起こしかねません。「なぜこの企業でなければならないのか」「他の企業と比べてどの点が魅力的なのか」を意識して、事前に企業研究を行うことが大事です

あなたが受けないほうがいい職業を確認してください

就活では、自分が適性のある職業を選ぶことが大切です。向いていない職業に就職すると、イメージとのギャップから早期の退職に繋がってしまいます

そんな時は「適職診断」を活用して、志望する職業と自分の相性をチェックしてみましょう。簡単な質問に答えるだけで、あなたの強み・弱みを分析し、ぴったりの職業を診断できます。

適職診断で強み・弱みを理解し、自分がどんな職業に適性があるのか知りましょう。

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いつまでに辞退の連絡を入れるべき? なるべく早い対応を心がけるべし!

女の子就活生

鈴木 なぎさ

インターンをキャンセルする理由がさまざまなことがわかりました。ですが、被ってしまった他社のインターンの日程が迫っています。どうしよう……。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

焦りは禁物です。不参加がわかった時点で、キャンセルの連絡を入れれば問題ないですよ。

女の子就活生

鈴木 なぎさ

ということは、まだ間に合うということですね!

辞退が決まったらなるべく早めの連絡を

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

なるべく早い段階が好ましいですが、基本的には、インターンをキャンセルすることがわかった時点で連絡を入れます。

女の子就活生

鈴木 なぎさ

早めの連絡がいいのですね。それはなぜでしょう?

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

企業側はインターンの日に向けて、資料やグループワークの準備をしているからです。

女の子就活生

鈴木 なぎさ

というと……?

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

就活生に配る印刷に余りが出ることは想定内かもしれませんが、グループワークの班分けなど、ほかの就活生にも不都合が生じる可能性があります。

インターンに参加できる就活生の数には限りがあります。企業側としては、少しでも多くの学生に参加してほしいという意向もあるので、なるべく早めに人数を把握することで、新たに追加枠の募集がかけられます

当日キャンセルも連絡を入れるのがマナー

女の子就活生

鈴木 なぎさ

事前に連絡を入れた方がいいとのことですが、やはり当日に気づいた場合は遅いですかね。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

当日にキャンセルする場合も、必ず連絡を入れるようにしましょう。

女の子就活生

鈴木 なぎさ

インターン当日だと企業側も忙しいし、迷惑にならないですかね……。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

一番困ることは、ドタキャンです。人数分の資料やグループワークの準備などがあるので、当日でも連絡をすることが求められます。

早朝や夜遅くに参加できないと気づいたとしても、会社は営業時間外なので連絡に気づかない可能性があります。その場合、営業時間を考慮したうえでキャンセルの旨を伝えるようにしましょう

無断キャンセルは原則NG

女の子就活生

鈴木 なぎさ

ということは、最低限連絡は入れるのがマナーということですね!

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

その通り! コミュニケーションは就活にかかわらず、人としてのマナーが問われます。キャンセルの連絡も、就活の評価の一部だと考え、ていねいに対応するようにしてください。

女の子就活生

鈴木 なぎさ

今後の選考にも影響が出てきそうですね。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

企業側は、もし無断で欠席した学生が入社してきたら同じことが起こることを懸念するでしょう。そのため、選考を受けれたとしても、低い評価からのスタートになる場合もあります。

面倒くさいからといって、連絡をギリギリまで延ばしてしまう就活生も珍しくありません。ですが、企業側も早めに人数を把握することで、インターンの内容や人数を調整できます。大前提に無断キャンセルはせず、できれば早めに連絡することが望ましいです

キャリアアドバイザーコメント

企業とのメールでは正確さが求められる

インターンの欠席連絡はもちろんなるべく早めに入れるに越したことはありませんが、直前の連絡が絶対いけないということはありません。直前になったからといって、焦って業務時間外に電話をしてしまったり連絡先を間違えてしまう方が、企業に迷惑をかけることになります。欠席の連絡をするときには焦らずに、落ち着いて連絡のタイミングや内容を考えて行動するように心がけましょう。

インターンをキャンセルすることでデメリットも?

女の子就活生

鈴木 なぎさ

けど、やっぱりキャンセルの連絡を送ることに躊躇してしまいます……。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

なぜですか?

女の子就活生

鈴木 なぎさ

少なからず、企業側は良く思わないのではないでしょうか。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

しっかりとマナーが守れていれば、企業側がキャンセルした就活生に対して悪く思うことはありません。ですが、就活生にデメリットが生じることもあります。

女の子就活生

鈴木 なぎさ

一体、どのようなデメリットがあるのでしょうか?

選考に呼ばれない可能性

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

1つ目は、インターン参加者限定の選考に呼ばれないということです。

女の子就活生

鈴木 なぎさ

参加者だけに公開される選考があるのですか! 知りませんでした。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

インターンに参加した人には、就活解禁日よりも早い段階で選考が受けられることもあります。

場合によっては、参加者の中から優秀な就活生のみが早期選考に参加できることも。早期選考のみならず、実際に企業で働いている社員が就活生と面談をするリクルーター面談を受けられるチャンスもあります。インターンへの参加は、就活を有利に進めるための方法ともいえるのです。

その場でしか得られない情報を逃してしまう

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

2つ目は、インターンでしか得られない情報を逃してしまう点です。

女の子就活生

鈴木 なぎさ

もう少し具体的に教えてくれますか。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

ネット上の情報だけでは、想像しにくい人もいるかもしれません。インターンを通して実際の仕事を体験できるコンテンツもあるので、より業界や職種の理解が深くなります。

女の子就活生

鈴木 なぎさ

業務内容や業界がさらに知れるんですね!

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

それだけではありません。企業によっては、選考のポイントを教えてくれることもあります。そのため、選考で有利になる可能性もあるのです。

インターンを通して、企業で働いている人、社風もみることができます。書かれた情報だけでは吸収できない、さまざまな側面を知ることができる点もインターンの魅力です

キャリアアドバイザーコメント

テッ ター スェ

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インターンシップは就活を優位に進めるための有効な手段

インターンは、企業が就活生に向けて自社の業務内容や魅力を知ってもらうために実施をするもので、選考ではありません。みなさんはインターンに参加することで、自分の力だけで企業研究をするよりも多くの情報を得られたり、企業との繋がりを持てます。そのため、インターンに参加することにより、就活を有利に進められる可能性があるでしょう。

ただ、先ほどお伝えしたとおりインターンは選考ではありませんので、欠席したからといって選考が不利になることはありません。どうしても都合がつかない場合は、キャンセルすることも検討しましょう。

★★マンガでわかる! インターンをキャンセルするときの連絡手段

メールor電話?キャンセルする連絡手段はタイミングがポイント

女の子就活生

鈴木 なぎさ

そういえば、キャンセルの連絡はメールか電話、どちらがいいのでしょうか?

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

なぎささんが言う通り、連絡手段はメールか電話のどちらかになります。ですが、タイミングによってどちらが良いか異なるので、注意しましょう。

開催日まで余裕がある場合はメールでOK

女の子就活生

鈴木 なぎさ

私の場合、インターンの日まで1週間あります。その場合はメールで連絡しても大丈夫ですか?

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

そうですね。インターン開催日まで余裕がある場合、メールでOKです。メールは電話と違ってメッセージとして残るため、担当者も時間のあるときに確認できます。

女の子就活生

鈴木 なぎさ

メールでの連絡は、開催の何日前までが目安ですか?

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

大体2日前までを境にみるようにしましょう。

インターン前は企業側は開催の準備で忙しくなります。担当者の応対の手間を考えると、インターンまで日数がある場合はメールでの連絡が好ましいです

直前の連絡はメール+電話がベター

女の子就活生

鈴木 なぎさ

直前の場合はどうしますか?

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

インターンの前日、当日はさらに忙しくなります。メールだけだと見落とされてしまう可能性があるため、先に電話で連絡し、そのあとにメールでメッセージを残しましょう。

インターン直前はバタバタしている時期なので、担当者が電話での内容を忘れてしまう可能性もあります。メールでの連絡は必須ではありませんが、万が一のことを考えるとテキストでもメッセージを残しておくことが安心だといえます

伝える内容で印象が変わる!??押さえるべき7つの項目

キャンセルメール押さえるべき7つの項目(一枚絵)
女の子就活生

鈴木 なぎさ

ん〜、難しい……。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

何に悩んでいるのですか?

女の子就活生

鈴木 なぎさ

インターンを辞退について、どのように伝えようか考えているのですが、うまくまとまらなくて……。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

電話、メールでの連絡で共通して必要な項目は7つです。

押さえるべき7つの項目

  • 氏名
  • インターンの日付
  • インターン参加者であること
  • 辞退する理由
  • 謝罪の言葉
  • 次回参加できるインターンの日程(志望する企業であれば)
  • 署名

就活は、適職診断からはじめてください

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メールで伝えるときははっきりと要件を述べよう!

女の子就活生

鈴木 なぎさ

伝えるべき内容がわかってきました!まだインターンまで日数があるので、メールで連絡を入れようと思うのですが、ポイントはありますか?

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

メールでの連絡は、序列を意識しながら、明確に伝えることが重要です。

女の子就活生

鈴木 なぎさ

ちょっと難しいです……。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

では、各ポイントを具体的に紹介しますね!

キャンセルメールは件名から始まる

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

まずは件名から考えていきましょう。

女の子就活生

鈴木 なぎさ

件名はメールの内容がわかるように示す必要があるんですよね? 簡潔にまとめるのが難しいですね……。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

そうですね。企業の担当者が件名を読むだけで、メールの内容がわかるのが好ましいです。

件名に示すべき点は2つ。インターンを「辞退する旨」と「就活生の情報」です。インターンは数回に分けて開催されることも多いので、必ず日程を示すことがポイントです。また、就活生の属性がわかるように、大学名と氏名も忘れずに記載しましょう。

例文

【件名】「◯月◯日インターンシップの欠席に関して(◯◯大学 鈴木 なぎさ)」

なぜキャンセルするのか?を伝える

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

次はキャンセルの理由についてです。

女の子就活生

鈴木 なぎさ

私の場合、ほかの企業のインターンと被ってしまったのですが、正直に伝えてしまってもいいのでしょうか?

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

体調不良や身内の不幸など、やむを得ない理由は正直に伝えてもOKです! ですが、ほかの企業のインターンや選考が被った場合、相手にいい印象は与えられないので、表現を変えましょう。

女の子就活生

鈴木 なぎさ

どのような伝え方がいいか教えてください!

キャンセルの理由は、すべてを明確に伝える必要はありません。ほかの企業のインターンが重なったり、企業への熱意が薄れたり、相手にいい印象を与えないと考えられる場合は、「諸般の事情により」「一身上の都合により」と、詳細を避けることができます。

次回のインターンの日程を聞いて意思表示をしよう

女の子就活生

鈴木 なぎさ

インターンに参加はできないけど、その企業に熱意がある場合、どのように伝えられますか?

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

次のインターンに参加したい旨を伝えることで、意思表示になります。

女の子就活生

鈴木 なぎさ

なるほど! 

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

その際、次回インターンの日程が公開されているかどうか、企業のホームページで確認してからメールを送ってくださいね。

企業によって、次のインターンの日程を公開しているケースもあります。その場合、参加できる日程の候補を挙げておくことで、スムーズにやりとりがおこなえます。日程が公開されていない企業には、次のインターンの参加を望んでいるという意向を伝えましょう

お詫びの言葉を忘れずに

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

本文の最後には、お詫びの言葉を入れましょう。

女の子就活生

鈴木 なぎさ

謝罪の一言があるのとないのとでは、印象がかなり変わりそうですね。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

その通りです! 謝罪の言葉がないからといって、必ずしも直接的に選考に影響があるわけではありませんが、就活生のイメージが下がってしまう可能性はあります。

女の子就活生

鈴木 なぎさ

わかりました! 最後まで気を抜かず、ていねいにメールを書きたいと思います。

謝罪の言葉を付け足すことで、企業側にもビジネスマナーを知っていることをアピールできます。「この度は、貴重な機会をいただいたのにもかかわらず、大変申し訳ございません」のように、ていねいな表現を心がけましょう。

最後に自分の属性がわかるように署名を入れる

女の子就活生

鈴木 なぎさ

これでメールの流れはつかめた気がします!

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

おっと!もう1つ重要なことを忘れていますよ。

女の子就活生

鈴木 なぎさ

え、これで終わりじゃ……?

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

メールの最後に署名が必要です。なぜならば、誰から送られたメールかを明確にする必要があるからです。

つい忘れがちですが、署名は就活生の属性を示すのに重要な役割を担います。企業は多くの就活生を担当しているため、氏名だけだと情報が足りない可能性があるのです。氏名のほか、大学名、学部、学科、電話番号、メールアドレスも忘れずに記載しましょう

こちらの記事ではキャンセルメールだけではなく、参加申し込みから日程調整、参加後のお礼メールまでインターンに関するメールの返信マナーについて詳しく解説しています。今後もインターンに参加予定のある人はぜひ参考にしてみてください。
例文11選! インターンシップのメール返信テクニックを大公開!

キャリアアドバイザーコメント

ビジネスメールの基本ルールを押さえよう

相手に失礼が無いようにメールを丁寧に書くのは大切なことです。しかし丁寧にしようと思いすぎて、回りくどくならないように注意しましょう。話し言葉とは違い、メールは相手が一目見て要点がわかるよう、簡潔な文章を作る必要があります。

結論・要件は必ず冒頭にして、理由はその次に。謝罪の言葉はメールの最後に付け足すような仕立てにすると、相手に伝わりやすくなります。なるべく簡潔に、見やすいメール文章を作成するように心がけましょう。

メールでの連絡の注意点4つ

メールでの連絡の注意点4つ(一枚絵)
女の子就活生

鈴木 なぎさ

これでメールを書き始められそうです! そのほか、知っておくと良い点はありますか?

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

メールを書き始める前に、注意点4つを押さえておきましょう。

女の子就活生

鈴木 なぎさ

それはなんでしょう?

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

のちほど、詳しく説明しますね!

①なるべく早めの連絡を入れるべし

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

1つ目はタイミングです。繰り返しますが、インターンキャンセルのメールはなるべく早めに送ることがポイントです。

早めに連絡を入れることで、企業と就活生の間のやりとりにも余裕が生まれます。インターンの日にちが近づけば近づくほど、企業は多忙期に入ります。そのため、直前だとメールに気づかないこともあり得るのです

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

手間がかかるからといって、メールを直前にまで引き伸ばしてしまう人もいます。ですが、手間がかかるからこそ時間に余裕をもち、ていねいな対応を心がけるようにしましょう。

女の子就活生

鈴木 なぎさ

なるほど。早くメールを送ることで、企業側だけでなく就活生側にもメリットがあるのですね!

②内容は端的に伝えるべし

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

2つ目の注意点は、内容を端的に伝えることです。

女の子就活生

鈴木 なぎさ

伝わるように手短に書くって意外と難しい気が……。

端的に伝わるメールを書くポイントは、結論から伝えることです。必要に応じて追加事項を記載することも可能ですが、基本的には「辞退する旨」と「辞退する理由」、2つの情報が揃っていれば十分といえます。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

ついやってしまいがちなのは、なぜスケジュールが合わないのか、必要以上に説明してしまうことです。ですが、詳細に話すことで相手に要点が伝わらない可能性があります。

女の子就活生

鈴木 なぎさ

なるべく細かく書いた方が伝わりやすいと思っていました!

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

簡潔に伝えることは社会人になっても役立つスキルです。ぜひ、この機会に実践してみてください!

③誤字脱字がないかをチェック

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

メールを書いたあとは、誤字脱字がないよう、必ず2回は読み返すようにしましょう。

女の子就活生

鈴木 なぎさ

そんなに影響するのですか?

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

誤字脱字は、相手に失礼な印象を与えかねます。友人間との連絡とは異なり、ビジネスメールはより念入りにチェックが必要です。

1つ漢字を間違えるだけでも、内容の意味合いが変わってしまう可能性があります。また、見落としがあることで、不注意の多い人というイメージがつくことも。入社してからの姿勢も問われるため、誤字脱字は0にしてメールを送ることがベストです

④メールの返信がなくても慌てる必要はなし!

女の子就活生

鈴木 なぎさ

今までの注意点を確認したうえでメールを送ったとして、もし返事がなかったらどうしましょう……。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

焦る必要はないですよ! なぜならば、企業側は就活の時期に入るとたくさんのメールに対応する必要があるため、すぐに対応できない場合もあるからです。

女の子就活生

鈴木 なぎさ

なるほど! ですが、さすがに直前になっても返事がなかったら心配してしまうかもしれません。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

そうですね。直前まで連絡がこない場合、こちらから再度連絡を入れる必要があります。ですが、連絡する前に確認すべき事項がいくつかあるので一緒にみていきましょう。

メールの返事がこない場合、まずは送信済みメールボックスに送ったメールがあるかを確認してください。メールが確認できたら、次は受信ボックスと迷惑メールボックスで、相手からの返事がないかを確かめます。それでもないようでしたら、会社の営業時間内に担当者に電話をかけ、メールの件を伝えましょう

キャリアアドバイザーコメント

メールのやり取りは印象を左右することもあるので慎重に

メール連絡での注意点は、おおよそ掴めたでしょうか。これらのポイントを意識せずにメールを送ってしまうと、企業に悪い印象を与えてしまう可能性があるので要注意です。

たとえばあなたのメールに誤字が多くあった場合、メールを受け取った担当者に「きっと当社への志望度が低いから誤字にも気づかず、適当にメールを送ってきたんだろう」という風に思われてしまう可能性があります。担当者も人間ですから、選考が進んでもその印象に引きずられてしまい、選考が不利になるかもしれません。

そうならないためにも、ポイントをしっかり押さえて失礼のないメールを作成するようにしましょう

電話での連絡は流れを掴むべし!

女の子就活生

鈴木 なぎさ

今後、直前でキャンセルする可能性もあるかもしれないので、電話での連絡のポイントも知りたいです。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

やる気が出てきましたね! 

女の子就活生

鈴木 なぎさ

はい! ですが、電話となると修正が効かないので緊張してしまいます……。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

たしかに、伝え忘れやうまく話せなかったときのことを考えると、不安になる気持ちもわかります。ですが、しっかりと準備をすれば問題ありません。まずは、電話の流れを知ることから始めましょう。

①まずは担当者に電話をかけよう

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

まずは、担当者に電話をかけることから始めます。

女の子就活生

鈴木 なぎさ

どのように始めたらいいですか?

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

電話に出た相手は、始めに企業名と名前を名乗ると思うので、そこで就活生は自分の担当者かどうかを判断する必要があります。聞きそびれてしまったら、もう一度聞くようにしましょう。

女の子就活生

鈴木 なぎさ

聞き返しても失礼にはならないのですね。安心しました!

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

もちろんです。そして、相手はどのような人から電話がきているかわからないので、就活生側も自身の情報を伝える必要があります。

電話での連絡もメールと同様、氏名、大学名、学部、学科を伝えましょう。その際、始めに「お忙しいなか失礼します」と付け加えるだけで、印象が変わります。そのあとに用件を伝えることで、相手にも簡潔に伝わります。

女の子就活生

鈴木 なぎさ

もし、担当者が電話に出なかった場合は、用件まで伝えた方がいいのですか?

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

そうですね。就活生の氏名と所属、用件を伝えたうえで「担当の◯◯さまはいらっしゃいますでしょうか」と聞きましょう。

担当者が出た場合の例文

お世話になっております。私、◯◯大学◯◯学部◯◯学科の鈴木 なぎさと申します。◯月◯日に開催されるインターンシップの件でお電話させていただきました。今、お時間よろしいでしょうか。

担当者ではない人が出た場合の例文

お世話になっております。私、◯◯大学◯◯学部◯◯学科の鈴木 なぎさと申します。◯月◯日に開催されるインターンシップの件でお電話させていただいたのですが、担当の◯◯さまはいらっしゃいますでしょうか。

②辞退の旨を伝えよう

女の子就活生

鈴木 なぎさ

始まり方はなんとなくイメージがつかめた気がします!

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

この調子ですね!

女の子就活生

鈴木 なぎさ

えーっと、このあとはメールの流れでいうと、インターンをキャンセルする内容を伝えるんでしたっけ……。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

正解です!電話での連絡も同様、ここから本題に入ります。

女の子就活生

鈴木 なぎさ

そしたら、伝える内容は「辞退する旨」と「辞退する理由」ですね!

「インターンをキャンセルする旨→キャンセルする理由」の順に伝えましょう。ほかの企業のインターンと被ってしまったり、志望度が低くなってしまったりなど、ネガティブな印象を与え得る理由であれば「一身上の都合」のように、明確に伝える必要はありません

③謝罪の言葉は基本中のキホン

女の子就活生

鈴木 なぎさ

辞退の旨を伝えたあとは、謝罪の言葉を伝えるんでしたね!

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

よく覚えていますね!

電話で連絡をするときは、インターンが開催される直前の場合が大半です。企業側は就活生に対し、さまざまなコンテンツを用意していると考えられます。インターン開催間近の多忙期にキャンセルすることで、急な人数変更に対応しなければならないケースもあります。そのことを理解したうえで、ていねいに要件を伝えましょう。

電話での連絡の注意点3つ

女の子就活生

鈴木 なぎさ

いざ電話をかけるとなると、緊張してしまいますね……。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

もしかしたらメールよりも、電話の方が苦手意識を感じる就活生は多いかもしれません。先ほど紹介した電話の流れとあわせて、注意点を3つ押さえておけば大丈夫ですよ。

女の子就活生

鈴木 なぎさ

鈴木 なぎさ)3つの気をつけるべき点とはなんでしょう。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

「電話をかけるタイミング」「担当者につながらないときの対応」「伝える内容」です。それぞれ具体的に紹介しますね!

①電話で連絡するときは日程・時間帯に注意を

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

キャンセルの電話をかける前に必ずチェックしてほしいのが、時間帯です。

女の子就活生

鈴木 なぎさ

どのタイミングで電話をかけるのが適切なんだろう……。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

必ず、企業の営業時間内にかけるようにしましょう。営業時間は企業のホームページに記載されているので、確認してくださいね。

営業時間内でも、担当者が席を外している場合があります。特に12時〜14時ごろはお昼休憩でつながらない可能性があるので、その時間帯を避けて電話することをお勧めします。

②担当者につながらないときの次のアクション

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

2つ目の注意点は、担当者につながらないときの対応です。

女の子就活生

鈴木 なぎさ

たしかに、もし担当者ではない人が電話に出たらどうしよう……。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

氏名と所属、用件を伝えたうえで、担当者が在籍している時間帯を尋ねてください。教えてもらった時間帯に、再度、折り返し電話をかけるようにしましょう。

担当者が不在な場合の例文

インターンシップの件でお電話させていただいた旨、伝言していただくことは可能でしょうか。再度ご連絡差し上げたく、◯◯さまがお戻りになる時間帯をご教示いただけますと幸いです。

③他社を優先する内容は控えよう

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

最後に、他社を優先する内容は伝えないということです。

女の子就活生

鈴木 なぎさ

さっきも教えていただいたとおり、ネガティブな印象を与えるからでしょうか。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

正解です! 就活期にはさまざまな企業が、インターンや選考、面接を行っています。企業側としても想定内のことなので、あえて詳細を話す必要はありません。

女の子就活生

鈴木 なぎさ

その場合、メールと同じく「諸般の事情により」「一身上の都合により」のような言い回しを使ってもいいですか?

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

そうですね!

どんな理由であれ、インターンをキャンセルするときは、誠意のある態度が求められます。相手の立場になって、どんなことを言うべきか、どんな態度を取るべきかを考えることが大事です

インターンをキャンセルするときのメール例文

女の子就活生

鈴木 なぎさ

よーし、いよいよメールを書くぞ……!

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

いい意気込みです! 例文を用意するので、そちらも参考に書いてみてください。

メール例文


件名:「◯月◯日インターンシップ欠席に関して(◯◯大学 鈴木 なぎさ)」
本文:株式会社◯◯ 人事部 ◯◯さま

お世話になっております。
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科の鈴木 なぎさと申します。

先日は、◯月◯日に行われるインターンシップのご案内をお送りいただき、ありがとうございました。
大変恐縮ですが、[理由]につき、参加を辞退させていただきたくご連絡いたしました。貴重なご機会をいただいたのにもかかわらず、身勝手な申し出となってしまい、大変申し訳ございません。

今後、貴社でインターンシップや説明会などございましたら、ぜひ参加させていただきたく存じます。
本来、直接お詫びすべきところですが、メールでのご連絡になりましたことを重ねてお詫び申し上げます。末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。

—————————————————
鈴木 なぎさ◯◯大学  ◯◯学部  ◯◯学科
電話番号:xxx-xxxx-xxxx
メールアドレス:xxxx@xx.ac.jp
—————————————————

インターンをキャンセルするときの電話例文

女の子就活生

鈴木 なぎさ

メールのイメージはついたので、電話でのやりとりも練習しておきたいです!

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

では、電話での会話例を紹介しますね。

電話例文

人事:はい、株式会社◯◯の◯◯です。

自分:お忙しいところ、失礼いたします。私、◯◯大学◯◯学部◯◯学科の鈴木 なぎさと申します。◯月◯日に開催されるインターンシップの件でお電話させていただいたのですが、担当の◯◯さまはいらっしゃいますでしょうか。

[担当者につながる]

担当者:はい、◯◯です。

自分:お忙しいところ、失礼いたします。私、◯◯大学◯◯学部◯◯学科の鈴木 なぎさと申します。◯月◯日に開催されるインターンシップの件でお電話させていただいたのですが、今お時間よろしいでしょうか。

担当者:大丈夫ですよ。

自分:ありがとうございます。◯月◯日に開催されるインターンシップに参加する予定だったのですが、[理由]のため、キャンセルさせていただきたくお電話いたしました。

担当者:キャンセルの件、了承いたしました。今回は残念ですが、また機会がありましたらよろしくお願いいたします。

自分:お時間を割いていただいたのにもかかわらず、大変申し訳ございません。今後、インターンや説明会をとおして、貴社について学ばせていただきたく存じます。ご対応いただき、ありがとうございます。失礼します。

担当者:失礼します。

ズバリ!インターンのキャンセルは選考に影響する?

女の子就活生

鈴木 なぎさ

最後に1つ、気になることがあるのですが……。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

気になることとはなんでしょうか。

女の子就活生

鈴木 なぎさ

インターンのキャンセルを連絡することで、今後の選考に影響が出ることもあるのかなって……。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

そうですね、場合によっては影響することもあります。

女の子就活生

鈴木 なぎさ

ええ! そうなんですか!?

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

影響が出るか出ないかは、連絡の取り方次第です。どんなときに影響するのか、早速チェックしていきましょう!

社会人としてのマナーがない?キャンセルが選考影響する理由

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

企業によって判断の基準は異なりますが、社会人に必要とされるマナーがない場合、選考に影響することもあります。

女の子就活生

鈴木 なぎさ

具体的にどのようなケースがありますか?

マナーのある行動がとれない人に対しては、企業側も用心深くみる傾向があります。企業に連絡をせずにドタキャンしたり、連絡をとったとしても態度が悪かったり、配慮に欠ける行動は控えましょう。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

入社後も同じようにドタキャンしてしまうことを恐れ、採用しない人事もいるので注意しましょう。

しっかりと連絡をとっていれば選考には影響しない

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

言い換えると、失礼な態度をとらない限り、選考に影響することはほとんどありません。

女の子就活生

鈴木 なぎさ

キャンセルした事実より、どのように接するかが大切なのですね!

就活生に対し、スキルや経験よりも人物を重視する企業が多くみられます。社会人としての経験がない就活生は、専門的な知識がないことは当然のこと。そのため、どのような人か、人としてのマナーが身についているかが重視されます

インターンのキャンセルメールだけでなく、就活ではメールマナーや返信方法に迷う人も多いはずです。こちらの記事では、就活メールの返信術について詳しく解説しています。併せてチェックしてみてください。
就活メールの返信はどこまで必要? 注意点やコツを例文付きで解説

キャリアアドバイザーコメント

テッ ター スェ

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誠意のある行動が大切

インターンは、企業が就活生に向けて自社の業務内容や魅力を知ってもらうために実施をするもので、選考ではありません。ですから、欠席すること自体で選考が不利になることはありません。

ただ企業の採用担当は、機械ではなく人間です。やり取りをする際に、みなさんが非常識な行動や態度を取れば、悪い意味で相手の印象に残ってしまいます。企業側も、あまりいい印象を持たない就活生を積極的に採用しようとは考えませんよね。逆に、無断キャンセルをしないことやメールや電話でのマナーを守って誠実な態度で臨めば、相手に悪い印象を与えることはありません。

インターンのキャンセル時は、しっかりとポイントを押さえた上で、落ち着いて適切に連絡を入れるようにしましょう。

インターンをキャンセルするときはマナーが見られる!

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

これでキャンセルのメールは送れそうですか?

女の子就活生

鈴木 なぎさ

はい! メールの書き方やキャンセルの伝え方がより明確になりました。ありがとうございます!

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

よかったです! 繰り返しになりますが、企業側は就活生の人物像をみているため、メール1件とはいえ、今後の選考を左右する重要な材料となります。

女の子就活生

鈴木 なぎさ

わかりました! しっかりと誠意ある対応を心がけたいと思います。

記事の編集責任者 小山内 隆

アクセス就活PLUSを運営するアクセス通信(現アクセスネクステージ)に新卒入社。就職サイト「アクセス就活」の立ち上げや、関西支社の営業責任者を経て、名古屋支社の責任者として立ち上げを担う。人事採用支援のほか、就活相談や就活講座の講師などキャリアアドバイザー職を経験した後、2017年に同社役員。現職は採用アウトソーシング(RPO)事業の担当執行役員 > メッセージを読む

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