事務の仕事内容とは?給料・仕事の流れ・有効求人倍率も紹介

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目次

事務の仕事内容は簡単なことばかり?楽な仕事と思って就職するのは危険

リケジョ就活生

伊藤うみ

……はぁ。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

どうしましたか?元気がないようですね。

リケジョ就活生

伊藤うみ

実は、事務の仕事に興味があるのですが、友達に「簡単なイメージがある」と言われました。誰にでもできる仕事なら、やりがいは感じられないのではないかと思っていて……。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

そうだったんですね。でもね、事務の仕事は決して楽ではありませんよ。難しいこともありますし、その分、やりがいを感じる場面はたくさんあります。

リケジョ就活生

伊藤うみ

本当ですか!? 実は、事務でテキパキ働くお姉さんたちに憧れて志望しただけで、事務職に関してそれほど詳しくないんです。どんな仕事があるのか教えてください!

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

わかりました! それでは早速、事務の主な仕事内容から紹介しましょう。

次の記事でもそもそも事務職とは何かについて解説しています。事務職のキャリア形成についても紹介しているので、ぜひチェックしてみてくださいね。
事務職まるわかりガイド|就活情報からキャリア形成のコツまで大公開

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【保存版】事務の主な仕事内容を紹介

マンガでわかる!事務の主な仕事内容の画像

事務の仕事はデスクワークが中心です。ルーティンな作業も多いため、簡単そうなイメージをもたれやすいですが、書類作成や伝票処理、来客対応など仕事内容は多岐にわたります。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

この他、細々とした作業が加わると思っておくとよいでしょう。

リケジョ就活生

伊藤うみ

事務ってやることが多いんですね。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

そうですね。1つ1つの作業自体はそれほど難しくありません。これらを業務時間内に終えられるかどうか、その人の力量が試されるところです。

①書類作成

事務では書類を作成することが多くあります。書類の種類は、見積書や請求書、会議の議事録、決算書類などさまざまです。基本的には、会社が用意しているフォーマットに必要箇所を打ち込むだけですが、一から作成しなければいけない場合もあります。その際には、WordやExcel、PowerPointといったソフトを利用することがほとんどです。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

書類作成は事務の仕事ではお馴染みの業務です。書類の種類も会社によって異なります。見やすいように工夫すると、担当者や取引先に喜ばれることもあります。

➁ファイリング

顧客情報や契約書などの書類を、種類や日付ごとに分類し、ファイルに収める仕事です。業務のなかで必要になる書類もあるため、すべての社員がわかるように整理しなければいけません。また、保存期間が過ぎた書類に関しては、その都度破棄しなければいけないため、定期的なチェックが必要です。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

近年では電子化が進んだことで、情報をデータで保存・管理する会社が増えています。情報を探しやすいように工夫したり、外部に流出しないよう管理を徹底したりするなどの対策が求められるでしょう。

③データ入力

顧客情報や売上などを、指定されたソフトに入力する仕事です。打ち間違いなどの小さなミスが大きなトラブルにつながる可能性もあるため、スピードよりも正確性が求められます。また、多くの会社ではExcelを用いるため、データを入力するだけでなく、関数計算や表作成が必要になることもあります。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

データ入力ではミスをしていないか、確認することが大切です。ここを面倒くさいと思う人は、事務には向いていません。

④伝票処理・整理

会社が運営するなかで入金や出金、売上、仕入れ、振替など、お金が動くことがあります。そのたびに、伝票を起こして整理する仕事です。一般的に伝票の処理・整理は経理担当者が行うものですが、社員数が少ない会社では事務が担う場合もあります

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

伝票は法律によって7〜10年間の保存が義務付けられています。紛失してしまえば信用を失う可能性もあるため、保管までしっかり行わなければいけません。

⑤備品管理・発注

コピー機・OA機器(パソコンなど)周りの消耗品や、文房具などの備品が不足していないか確認し、不足している場合は発注する仕事です。機械類に不具合が生じたときは、業者に連絡し、修理やメンテナンスの依頼をすることもあります。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

雑務と呼ばれる仕事ではありますが、備品が不足すると業務に支障が出ることもあるため、重要な仕事でもあるのです。

⑥郵便物の発送・仕分け

郵便物をまとめて発送したり、届いた郵便物を部署・社員ごとに仕分けたりする仕事です。郵便職員や宅配業者が集荷にくる場合は、伝票のやり取りが必要になることもあります。また、郵便物に添付する送り状を用意するのも、基本的には事務の仕事です。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

郵便物には、重要書類や期日厳守の書類などが含まれている場合もあります。発送や仕分けの作業を慎重に行える人が求められます。

⑦電話・メール対応

会社にかかってきた電話は事務のほうで対応し、必要に応じて担当者につなぐのが一般的な流れです。事務は会社の窓口になるため、ビジネスマナーと丁寧な対応、そして正確に聞き取れるかどうかが重視されます。メール対応でもビジネスマナーは必須です。とくに、メールは形に残るため、読み返したり上司に確認してもらったりするなど、細心の注意が必要となります。

リケジョ就活生

伊藤うみ

普段、電話する機会がないので、すごくハードルが高く感じます。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

電話に対して苦手意識をもつ若者は多いようですね。事務を志望するなら、アルバイトなどで電話対応のスキルを磨いておくとよいでしょう。

⑧来客対応

会社に来客があった場合に、応接室や会議室に案内する仕事です。お茶を出したり、担当者に連絡したりするなどの対応を行います。ビジネスマナーはもちろん、お茶出しの作法も必要です。相手が帰った後は、片付けまで行うケースもあります。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

雑用と思われるかもしれませんが、来客対応の良し悪しで会社に対するイメージが変わることもあるくらい重要な仕事です。また、対応している間に、いろいろな話を聞けることもありますよ。

⑨その他

勤怠管理や給与計算、決算業務など、本来であれば人事や労務が行う仕事を事務がする場合もあります。どのような仕事を任せられるかは会社によって異なるものです。会社の規模が小さいほど、さまざまな仕事を事務が担う傾向にあります

志望先を決める際は、仕事内容までチェックしておいたほうがよいでしょう。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

仕事内容まで把握するのが難しい場合は、社内に人事部や経理部などがあるか、どうか確認してみてください。無いときは、事務のほうで担っている可能性が高いです。

キャリアアドバイザーコメント

事務職は会社を支える重要なポジション

事務とは仕事を進める上で必要となる全てのデスクワークのことを指しますので、どのような職種でも事務業務は発生します。

たとえば営業職の人も、受注した内容を資料にまとめたり、社内システムに入力したりという事務業務を行っているのです。企業はチームで仕事を行う場所ですから、事務職はこうした他職種のデスクワークを引き受けることもあります。こうすることで、営業職であれば、より顧客と関わる動きに時間を使うことができます。また企業の運営にも事務業務は欠かせません。社員の給料計算や支払い、備品の購入や管理など、関わる分野は非常に多岐にわたります。

事務職は様々な職種の事務仕事を引き受けるだけでなく、組織全体が円滑に事業を進め、かつ成果を最大化するために非常に重要なポジションなのです。

事務の種類はさまざま!各事務の大まかな仕事内容を解説

事務職の大まかな仕事内容を解説の画像
リケジョ就活生

伊藤うみ

事務といってもさまざまありますよね?

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

一般事務をはじめ、営業事務や経理事務、法務事務などが数多くあります。うみさんは、どの事務に興味がありますか?

リケジョ就活生

伊藤うみ

実は、その辺りもイマイチ理解できていなくて……。事務の種類によっても仕事内容は変わりますよね?

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

そうですね。仕事内容が異なるのはもちろん、会社内でのポジションも変わってきます。今回は、7つの事務を例に、それぞれの仕事内容を紹介しましょう。

ちなみに、経理事務・人事事務・総務事務・法務事務などを全般的に担う仕事として、「総合事務(もしくは事務系総合職)」という事務があります。会社の基盤になりやすく、全体を把握できるため、将来的に幹部を目指したい人におすすめです

一般事務・OA事務

一般事務・OA事務は、書類作成やデータ入力、ファイリングなど、事務の基本的な仕事をする職種です。また企業によっては、電話応対や来客の対応など、細々とした仕事を任せられることもあります

パソコンの基本的なスキルがあれば、未経験でも採用される可能性があるため、事務の経験を積みたい人にピッタリです。逆にいえば、事務のなかでは比較的目指しやすいので、有効求人倍率は常に高いと思っておいたほうがよいでしょう。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

一般事務・OA事務は他の事務に比べると、給与は低い傾向にあります。給与アップを目指すなら、簿記や経理、秘書などの専門スキルを身につけることをおすすめします。

営業事務

営業事務とは、営業担当者をサポートする職種です。主に、商品やサービスの見積り書や契約書、発注書、納品書などの作成・管理を行います。営業職の仕事が「商品やサービスを取引先・お客様に売ること」なら、営業事務は「売った商品やサービスが取引先・お客様のもとに届き、料金の受け取りまで行うこと」が仕事です。

また営業事務は、取引先やお客様とやり取りすることもあるため、ビジネスマナーは欠かせません。よく出入りする取引先がいる場合は、顔と名前をいち早く覚えるスキルも求められるでしょう。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

営業事務では急ぎの業務を振られるなど、イレギュラーなことが発生する場合もあります。抱えている業務に優先順位をつけて、効率よく行えるスキルが求められます。

経理事務

経理事務の主な仕事は、入出金管理や伝票の仕分け、経理処理、帳簿作成などお金に関することです。会社で発生するお金のやり取りが正確かどうか、確認・整理する仕事と覚えておくとよいでしょう。

経理事務で役立ちやすいスキルはパソコンスキルや簿記、商法、事務処理などです。計算やデータ処理が好きな人に向いています

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

経理事務では正確さはもちろんですが、コツコツと真面目に取り組める人が求められやすいです。スピーディーさも備わっていれば、職場で重宝されるでしょう。

人事事務・労務事務

人事事務・労務事務では、社員の採用・異動・退職の手続き、給与の支払いに関する仕事がメインです。具体的にいえば、勤怠管理や給与計算、社会保険の手続き、社員名簿の作成・管理などが主な業務内容になります。また社員が、勤務中や仕事中にケガをしてしまったときには労災手続き、冠婚葬祭があったときはご祝儀や香典の準備も、人事事務・労務事務で行います。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

社会保険や労働保険に関する知識が身につく職種です。法令や制度を遵守する姿勢が求められるため、真面目に取り組める人が求められやすいです。

総務事務

総務事務は、会社の運営で必要な備品や設備などを管理するのが仕事です。具体的には、コピー用紙や文房具、机、椅子、パソコンなど、さまざまなものを管理します。ほかにも、社内外で開催するイベントの運営、社内資料の作成、社員や取引先に冠婚葬祭があるときの対応など、総務事務が行う業務は多岐にわたります。

一般事務・OA事務とも混同されやすいですが、総務事務のほうが業務内容が幅広いです。会社運営が問題なく行われるようにサポートするのが総務事務の役目といえます

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

総務事務は社内外の人と接する機会が多くあります。そのため、コミュニケーション能力も求められやすい職種です。

法務事務

法務事務とは、法的案件の業務を行う職種です。契約書のチェックや顧問弁護士とのやり取り、公的文書の作成・管理を任せられます。法律に関する専門的な知識が求められるため、ビジネスコンプライアンス検定やビジネス実務法務検定などの資格をもっておくと、就活でアピールできます

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

法務事務になるために、必ず資格が必要なわけではありません。しかし、もっておくと周りに差をつけられますし、就職後も役立ちます。

貿易事務

貿易にかかわる企業では、貿易事務を置いていることがあります。仕事は輸出・輸入に関する手続きの処理がメインで、そのほかに飛行機や船などの輸送手段の手配、輸送した物の保管手続きなどを任されます。輸出・輸入する際の法的な知識、外国人とのやり取りをスムーズに行える英語力が問われる職種です

リケジョ就活生

伊藤うみ

貿易に興味はあるのですが、英語力は高いレベルが求められますか?

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

そうですね。書類やメールなどは英語で記されることが多いため、読解力や英文を作成するスキル、英会話は問題なく行えるとよいでしょう。

キャリアアドバイザーコメント

テッ ター スェ

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業務理解を深めて自分に合った仕事を仕事を見つけよう

事務職でもその種類はさまざまです。扱うことが大きく変わるため、求められる知識も異なります。たとえば経理事務であれば、数字を扱う割合がより大きくなりますし、簿記などのちしきが求められることもあります。人事事務では労務の知識が求められ法律のことを学ぶ必要も出てくるでしょう。

それぞれの事務職の特色を調べた上で、まずは自分自身が「興味がわく」「面白そう」という感覚になるものを選ぶことをおすすめします。「事務だったらどんな分野でもいい」という人もいるかもしれませんが、そのなかでも得意・不得意な分野がある可能性もあります。事務職という大枠だけでなく、そのなかでもどのような分野にかかわるのかまで調べておくことで、自分の能力を発揮しやすい仕事を見つけることができますよ。

あなたが受けないほうがいい職業を確認してください

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事務の魅力とは?仕事でやりがいを感じる瞬間

仕事でやりがいを感じる瞬間の画像
リケジョ就活生

伊藤うみ

私が思っている以上に、たくさんの事務があるんですね。仕事はお金だけでなくやりがいもないと続かないと思うのですが、事務のやりがいってどこにありますか?

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

事務はサポートする側であることがほとんどなので、1番のやりがいは人の役に立ったときですね。「ありがとう」「助かったよ」と言われたとき、この仕事に就いて良かったと思うのではないでしょうか。

リケジョ就活生

伊藤うみ

それ凄く嬉しいです! ほかにも、やりがいを感じられる瞬間はありますか?

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

もちろん! 今回はやりがいを感じる瞬間を3つ紹介します。

人の役に立てることが多い

事務の仕事は社員をサポートすることがほとんどです。事務が書類作成やファイリングなど、さまざまなところをサポートすることで、他の部署の社員は業務を円滑に進められるようになります

事務は、営業職などのように成果が数字であらわれることはありません。しかし、社員から「ありがとう」「いつも助かる」といった感謝の言葉をかけられることは多くあります。人の役に立てることが多いのは、事務の醍醐味といえるでしょう。

リケジョ就活生

伊藤うみ

なんだかマネージャーみたいですね。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

確かにそうですね。活躍するのは選手ですが、練習に集中できるのはマネージャーがいるからこそです。会社も同じで、営業活動や企画制作などさまざまな業務に集中できるのは事務のお陰といっても過言ではありません。

大量の業務を終えたときの達成感

事務の仕事はルーティン作業が多いため、慣れれば勤務時間内に終わることがほとんどです。しかし、時として大量の業務を任されることがあります。

具体的な例としては、「明日までにプレゼン資料を作成しなければいけない」「国の補助金申請に必要な書類をたくさん作成しなければいけない」などがあります。大量の業務を任されれば、複数の業務を同時進行で行うことも珍しくありません。やり切った後は、達成感に満ち溢れるでしょう。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

事務は急に仕事を振られることもあります。臨機応変さも求められるため、イレギュラーな対応が苦手な人は苦労するかもしれません。

やり方次第で業務効率化できる

事務の仕事は、自分のスキル次第で業務効率化が図れます。「もっと効率よく行うことはできないのか? 」「ここをこうすると作業が捗るのでは? 」と考えることで、さまざまなアイディアが生まれるものです

例えば、今まで手入力で行っていた作業を、Excelの機能を活用して自動入力できるように工夫すれば、大幅な業務効率化につながります。また、入力ミス防止にもつながるため、信頼度の高い書類作成も可能です。業務効率化は周囲からの評価が上がるのはもちろん、やりがいを感じる瞬間でもあります。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

自分のスキルが役に立てば、誰でも嬉しいものです。中小企業のなかは、効率化できる業務が多く残っている場合もあるため、自分がもつスキルを活かしたい人におすすめです。

事務で働くメリット

リケジョ就活生

伊藤うみ

やりがいとは別に、事務で働くメリットとかはあるんですか?

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

もちろん、ありますよ。いくらやりがいを感じられても、働くメリットがないと続かないですよね。

リケジョ就活生

伊藤うみ

確かに……。でも、事務で働くメリットといわれても、あまりピンと来ないのですが……。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

それでは、今回は3つの働くメリットを紹介します。

残業が少なく勤務時間が安定している

事務はルーティン作業が基本なので、残業が少ない傾向にあります。定時で帰れることがほとんどなので、将来的に結婚して子供が生まれてからも続けやすいでしょう。

また残業だけでなく、土日や祝日も休みの場合が多いところも、事務で働くメリットの1つです。ワークライフバランスが取りやすいため、趣味やプライベートな時間を大切にしたい人におすすめです

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

事務は残業が少ないため、事前にプライベートの予定を入れやすいといったメリットがあります。仕事終わりにデートや女子会、合コン、エステなどの予定を入れてもキャンセルせずにすむでしょう。

パソコンスキルを磨ける

事務の仕事では、パソコンを使うことが多くあります。仕事を通じてExcelの関数やショートカットキーを使いこなせるようになれば、自分のスキルアップにつながります。業務効率化を図ることができれば周りからの評価を上げられますし、転職時にもアピール材料として役立つでしょう。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

事務の種類によっては、磨けるスキルは多種多様です。経理事務なら簿記、法務事務なら法律に関する知識やスキルを身につけられます。

お茶出しや電話取りなどのビジネスマナーを習得できる

事務は、取引先やお客様と接する機会が多くあります。応接間まで案内したり、お茶を出したりすることもあるでしょう。そのとき、相手に失礼がないよう、社内研修などでビジネスマナーを学べる企業は少なくありません。また、先輩社員から教わることも多いため、働きながらビジネスマナーを習得できます

リケジョ就活生

伊藤うみ

ビジネスマナーは仕事だけでなく、日常生活のなかでも役立ちそうですね。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

そうですね。人としてスキルアップできるところも、事務で働くメリットです。

就活は、適職診断からはじめてください

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【適性診断】事務が適している人の特徴

リケジョ就活生

伊藤うみ

事務について知れば知るほど魅力的に感じるのですが、それと同時に、自分に適しているのか不安にもなります。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

それでは、適性判断をしてみましょうか?

リケジョ就活生

伊藤うみ

適性判断ですか?

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

はい。これから紹介する4つの特徴のうち、該当するものが多い人ほど事務に適している、というものです。事務に興味はあるけれど、向いていなかったらどうしよう……という人は、適性判断でチェックしておくと安心です。

単純作業が苦にならない

書類作成やデータ入力、ファイリングなど単純作業を繰り返すことの多い事務は、コツコツと作業できる人に向いています。細かい作業をすることも多いため、地味な作業も苦にならずに取り組める人は事務職の適性があると判断してよいでしょう。学校行事の手伝いやアルバイトなどで単純作業を行った際に、「つらい」「嫌だ」と思わずにできた人は挑戦してみてください。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

毎日決まった仕事をすることが多いため、飽き症の人や仕事に刺激を求める人には向いていません。

コミュニケーションをとるのが好き

事務は電話対応や来客対応することもあるため、人とコミュニケーションをとる機会が多くあります。コミュニケーションをとるのが好きな人なら、取引先やお客様の対応も苦にならず行えます。しかし、黙々と作業したい人にとっては、自分の作業を中断されてしまうので、苦痛に感じることも……。たとえ作業が中断することになったとしても、笑顔で対応できる人に適しています

リケジョ就活生

伊藤うみ

私は内気な性格なのですが、コミュニケーションをとること自体は好きです。これは事務に適していませんか?

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

仕事上、コミュニケーションをとる相手は取引先やお客様です。必要以上に親しくなる必要はないので、コミュニケーションをとることが好きなのであれば、とくに問題はないでしょう。

気配りができる

細かいことによく気付ける人は、事務の仕事に向いています。事務の仕事では任された業務をこなすだけでなく、書類を見つけやすいようにファイリングしたり、見やすいように書類作成したり工夫することも大切です。

気配りができる人は、改善すべき箇所や誰かが困っているときに気付きやすい傾向にあります。気付いた後に適切な行動をとることができれば、「よく気が利く人」として周りの社員からは頼りにされるでしょう。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

「ここをこうしたらもっと良くなるのでは? 」といった発想ができる人も事務職の適性があります。業務効率化につながれば、会社の業績アップにも貢献できます。

サポート役に徹せる

事務の業務は備品管理・発注や郵便物の発送・仕分けなど、裏方の仕事が多いものです。目立つことは少なく、縁の下の力持ち的な存在となることがほとんどです。そのため、サポート役に徹せる人でなければ、事務の仕事にやりがいを感じるのは難しいでしょう。「誰かのために役に立ちたい」「業務が円滑に進むようサポートしたい」という人に適しています

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

自分が先頭に立って動きたいタイプの人には向いていません。学校行事で体育祭や文化祭などがあったと思いますが、そこでは自分がどういった役割を行っていたのかを思い出してみるといいでしょう。

リケジョ就活生

伊藤うみ

私は実行委員として裏方をサポートする仕事ばかりでした。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

でしたら、事務はピッタリですね!

キャリアアドバイザーコメント

押さえておこう! 自分の特性を知る効果的な方法とは

自分自身の特性や能力などについて知るために、自分以外の人の意見を聞いてみるのは効果的な方法の一つです。

ただし、事務職に適しているかどうかを見極めようとして、友人や家族に「私に事務職が合っていると思うか」と職種名を出してダイレクトに聞く場合は少し注意が必要です。相手が事務職についてどれくらい理解しているかによって回答が変わってくるからです。

そういった場合は、なぜ相手がそう感じたかも合わせて聞くといいでしょう。そうすると「あなたは細かなことも丁寧にやれそうだから」「サポート役がすごくうまい」といった、あなたの特徴に関するコメントをもらうことができます。そこで具体的なコメントが返ってこなければ他の人にも聞いてみるなど、もう少し情報収集することをおすすめします。

事務の仕事のイロイロ|給料・仕事の流れ・倍率

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

そういえば、うみさんは事務の給料や仕事の流れなどは把握できていますか?

リケジョ就活生

伊藤うみ

……っ! そういったところまでは把握できていませんでした。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

それでは、この機会に学んでおきましょう。

リケジョ就活生

伊藤うみ

はい! よろしくお願いします!

事務の給料は安い?職種別平均賃金をチェック

厚生労働省の令和3年度賃金構造基本統計調査によると、一般事務従事者の時給は1,384円とされています。1日8時間20日間勤務した場合、月給221,440円。年収にすると260万円程度になります。給与からは健康保険料や厚生年金保険料、所得税などが差し引かれるため、手取りは月16~18万円ほどになるでしょう

リケジョ就活生

伊藤うみ

実家暮らしならいいですが、一人暮らしとなると生活は厳しそうですね。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

収入アップを目指すために、資格を取得するのがおすすめです。簿記や社労士などの資格を取得することで、業務の幅を広げられますし、スキルアップを目的に転職することも可能ですよ。

※参考:令和3年賃金構造基本統計調査による職種別平均賃金(時給換算)

事務は忙しい?1日の仕事の流れをチェック

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

一般的な例にはなりますが、1日の仕事の流れも見ておきましょう。

一般的な事務の仕事の流れ

8:30 出社
(簡単な清掃を行い、今日やるべきことを確認する)
9:00 始業
(書類作成やデータ入力などを行う)
12:00 お昼休憩
(ランチをしたり、仮眠をとったりする)
13:00 休憩終了
(午後の業務を開始する)
17:30 退社

残業が少ない事務は退社時間前には仕事が終わるため、残った時間で身の回りの清掃を行います。就業時間ギリギリまで仕事に追われることがほとんどないため、比較的気持ちに余裕をもって1日を終えられます

リケジョ就活生

伊藤うみ

18時前に退社できれば、家でゆっくり過ごせそうですね。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

会社によっては9時に出社し、18時退社というところもあります。志望先を選ぶときは、就業時間も確認しておきましょう。

事務への就職は狭き門?有効求人倍率をチェック

リケジョ就活生

伊藤うみ

ところで渡辺さん。事務の求人倍率ってどのくらいなのでしょうか?

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

就活生にとって1番気になるところですよね。実は、事務は人気のある職業なので、ライバルは多いと思っておいたほうがいいでしょう。

厚生労働省が発表した令和3年度1月の「職業別一般職業紹介状況[実数](常用(除パート))」によると、事務の有効求人倍率は0.32とされています。これは1人の求職者につき0.32社の求人数ということ。つまり、3人に1人もしくは4人に1人しか採用されない状況にあるのです。

事務は派遣社員や契約社員などに任せる企業が多いため、求人数は少ない傾向にあります。もし、「残業が少なそう」「とりあえず事務を選んでおこう」と軽く考えているのであれば、事務への就活はおすすめしません

リケジョ就活生

伊藤うみ

こんなに厳しいんですか……。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

そうですね。事務は他の職種に比べても有効求人倍率が低いため、狭き門と思って臨んでください!

※参考:職業別一般職業紹介状況[実数](常用(除パート))

キャリアアドバイザーコメント

知っておきたい! 得意なことの活かし方をアピールしよう

事務職は基本的に狭き門です。それでも自分に合っている仕事であり、ぜひやりたいという気持ちが強いのであれば挑戦すべきだと思います。

仕事を選ぶ時のポイントは自分の「得意なこと」とどうマッチングするかです。事務職の特性を理解した上で、自分の得意なことや特性と合うのかどうかをしっかりと見極めて応募するようにしましょう。そうすれば、狭き門だとしてもあなたの特性ややる気を見て、採用してくれる企業が現れるでしょう。

キャリアアドバイザーが教える!事務に求められる4つのスキル

事務に求められる4つのスキルの画像
ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

ここまで事務の仕事についてお話してきましたが、最初の頃よりも事務への理解を深められたのではないでしょうか?

リケジョ就活生

伊藤うみ

はい! 最初は事務の仕事って誰にでもできることしかなさそうで、このまま志望して後悔しないか不安でしたが、今は魅力に気付けました!

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

それは良かったです。ただ、前述したように事務の有効求人倍率は高いため、就活はそう簡単ではありませんよ。

リケジョ就活生

伊藤うみ

それも承知の上です! 周りの就活生に負けないため、何かアピール材料が欲しいのですが……。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

それでは、事務に求められるスキルを紹介しましょう。スキルがあることで、面接官に自信をもってアピールできるようになるでしょう。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

なぜ必要なのか、どんなときに役立つのか詳しく説明します。

パソコンスキル

事務の主な仕事はデータ入力や書類作成などです。パソコンを使うことが多いため、基本的なパソコンスキルは必要です。業務を行うなかで頻繁に活用するのはExcelやWordで、文字や数値を入力するだけでなく、それぞれの機能が使えるようにしておくとよいでしょう。またプレゼン資料を作成する際は、PowerPointを活用することがあります。PowerPointに関しては基本操作だけでもよいので、覚えておくと強みになります。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

業務によっては専用のソフトを使用する場合もあります。初めて使用するソフトにも対応できる柔軟性も必要です。

コミュニケーションスキル

事務は社内外の人とやり取りする機会が多くあります。コミュニケーションが必要な場面が多いため、基本的なコミュニケーションスキルは必要です。

とはいえ、社交的でなければいけないわけではありません。ここでいうコミュニケーションスキルとは、「要望や指示をわかりやすく説明できるか」「相手の考えを汲み取り発言できるか」といったことです

例えば、今すぐに確認してほしい書類があるとき、相手になぜ今すぐ必要なのか理由をわかりやすく説明できれば、相手も嫌な顔をせずに対応してくれるでしょう。円滑なコミュニケーションは、社員同士の連携がスムーズになるため、生産性向上にもつながります。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

もし、事務を選ぶ理由が「人と関わることが少なさそう」「黙々と作業できそう」といったものであれば、考えを改めたほうがよいでしょう。

コミュニケーション能力をアピールする学生は多くいます。コミュニケーション能力を言い換えることで、採用担当者に印象付けることもできるので、こちらの記事でコミュニケーション能力の言い換え方や自己PR例文を参考にしてみてください。
適切な言い換えでコミュニケーション能力をアピール! 自己PR例文も

作業の正確性・スピード

事務の主な仕事である書類作成・処理やデータ入力などは、誤りがあれば大きなトラブルにつながることがあります。トラブルを防ぐためには、作業の正確性が不可欠です。「打ち間違いをしていないか? 」「内容は合っているのか? 」などをしっかり確認した上で、作業しなければいけません。

ただし、事務の作業は正確性に加えて、スピードも求められます。スピードが遅ければ仕事はどんどん溜まり、他の社員に迷惑をかけてしまいます。また仕事の内容によっては、締切りが設定されていることも多いため、正確性とスピーディーさの両立が求められるでしょう

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

任せられた仕事をこなすためには、自分でスケジュールを立てて、計画的に進められる能力が求められます。しっかりタスク管理できるよう、普段から意識してみるとよいでしょう。

柔軟な対応力

事務の仕事はルーティン作業が中心です。とはいえ、急を要する仕事が発生したり、電話やメールの対応に追われたりすることもあります。自分なりに優先順位をつけたり、同時進行したりするなど、柔軟な対応力が求められます。

事務は、毎日決まった仕事を正確かつ効率よく行うことも重要です。しかし、イレギュラーなことが発生したとき、焦らずに対応できる人は事務で重宝される人材です

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

「事務の仕事は簡単なことばかり」と思っていると、足をすくわれます。たとえ入社できても、事務全般の仕事をこなすのに苦労し、挫折してしまう可能性があります。

事務で働きたい人におすすめの資格・検定

事務で働きた人におすすめの資格・検定の画像
リケジョ就活生

伊藤うみ

就活を有利に進めるために、取得しておいたほうがいい資格や検定はありますか?

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

もちろんありますよ。資格があるのと無いのとでは、就活に大きな差が出やすいです。

リケジョ就活生

伊藤うみ

ぜひ教えてください!

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

絞って資格取得を目指したい人は、おすすめ度の高いものから選んでみてください。

おすすめ度★★★ 「MOS(マイクロソフト オフィス スペシャリスト)」

MOS(マイクロソフト オフィス スペシャリスト)は、ExcelやWord、PowerPointなどのマイクロソフトを使えることを証明する資格・検定です。認知度の高い資格でもあるため、MOSをもっているというだけで、パソコンスキルが一定以上あることをアピールできます。就活を始める前にはもっておきたい資格・検定のひとつです。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

MOSは「一般レベル」、そして「上級レベル(エキスパート)」にチャレンジすることをおすすめします。試験は実務になるため、就職後も役立つこと間違いありません。

おすすめ度★★★「日商PC」

日商PCは、マイクロソフト(Excel・Word・PowerPoint)を用いて、文書やプレゼン資料の作成、データ活用などの知識や実務があることを証明する資格・検定です。とくに、一般事務・OA事務や総務事務を目指すなら、日商PCをもっておくと良いアピール材料になります

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

日商PCは2級以上がおすすめです。

おすすめ度★★☆「日商簿記」

日商簿記は、会社で発生するお金の計算や整理などに関する知識があることを証明する資格・検定です。実践的な簿記知識は、経理事務で役立つ機会が多いものです。一般事務・OA事務でもお金の管理を任せられることもあるため、取得しておいて損はありません。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

実務で活かしたいなら、2級以上の取得を目指しましょう!

おすすめ度★★☆「文書情報管理士」

文書情報管理士は、資料や伝票、帳簿などの文書を適切に保存・管理できることを証明する資格・検定です。文書にはそれぞれ保存期間などが決められており、正しく取り扱うためには規格・法律に対する知識が必要です。文書情報管理士はそういった知識をもっている証しになるため、文書を取り扱うことの多い事務では良いアピール材料になります。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

ペーパーレス化が進んでいる今、注目度が高まっている資格・検定です。まずは2級取得から目指してみましょう。

おすすめ度★★☆「ITパスポート」

ITパスポートは、ITに関する基礎的な知識があることを証明する資格・検定です。事務ではパソコンを使うことが多いため、ITに関する知識やそれを活用する能力は武器になります。ITパスポートがあることで就活を有利に進められるでしょう。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

あまり聞き慣れない資格・検定かもしれませんが、ITパスポートは国家試験の1つです。とはいえ、合格率は40〜50%と高く、比較的取得しやすい資格でもあります。

おすすめ度★☆☆ 「秘書検定」

秘書検定は社会人としてのマナーや、マネジメントスキルがあることを証明する資格・検定です。事務の仕事では社外の人と接する機会が多いため、ある程度のビジネスマナーは必要です。秘書検定を取得していれば、適切な対応ができることをアピールできます。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

秘書検定があれば、秘書への求人にも応募できるので、仕事選びの幅が広がります。まずは2級以上を目指すようにしましょう!

キャリアアドバイザーコメント

テッ ター スェ

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資格取得を目指すなら優先順位を明確にしておこう

仕事に役立ちそうだからということで、学生のうちに資格や検定をとることは、就活準備のなかでは優先順位は決して高いものではありません。

資格取得には時間もお金もかかります。学校の勉強と合わせて、自己分析や企業研究などやることがたくさんある就活期間に、資格取得にどれだけの労力をかけるのかはよく検討した上で決めるべきです。

内定後、会社から「この資格は勉強しておくといいと思うよ」ということを言われたのであれば、就活を終えたあと卒業までのあいだに取り組めばいいのです。資格や検定については、自分がやるべきこと全体をみてバランスを取りながら進めていきましょう。

事務はコツコツ仕事できる人におすすめ!スキルや資格を武器にチャレンジしよう

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

事務の仕事内容について紹介してきましたが、いかがでしたか?事務の仕事は単純作業も多いため「簡単そう」と思われるかもしれませんが、決してそんなことはありません。

リケジョ就活生

伊藤うみ

はい! 渡辺さんの説明で、事務の仕事がどれほど大変で、やりがいがあるのかを知ることができました! 私は一般事務・OA事務もしくは経理事務に挑戦しようと思います。

ベテランキャリアアドバイザー

渡辺キャリアアドバイザー

ライバルは多いと思うので、早いうちに資格・検定の取得、そしてスキルを磨くことを意識してみてくださいね。

リケジョ就活生

伊藤うみ

ありがとうございます! まずはMOSと日商PCの勉強を始めます。

記事の編集責任者 小山内 隆

アクセス就活PLUSを運営するアクセス通信(現アクセスネクステージ)に新卒入社。就職サイト「アクセス就活」の立ち上げや、関西支社の営業責任者を経て、名古屋支社の責任者として立ち上げを担う。人事採用支援のほか、就活相談や就活講座の講師などキャリアアドバイザー職を経験した後、2017年に同社役員。現職は採用アウトソーシング(RPO)事業の担当執行役員 > メッセージを読む

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