事務の仕事内容とは？給料・仕事の流れ・有効求人倍率も紹介

事務の仕事内容は簡単なことばかり？楽な仕事と思って就職するのは危険

次の記事でもそもそも事務職とは何かについて解説しています。事務職のキャリア形成についても紹介しているので、ぜひチェックしてみてくださいね。
事務職まるわかりガイド｜就活情報からキャリア形成のコツまで大公開

【保存版】事務の主な仕事内容を紹介

事務の仕事はデスクワークが中心です。ルーティンな作業も多いため、簡単そうなイメージをもたれやすいですが、書類作成や伝票処理、来客対応など仕事内容は多岐にわたります。

①書類作成

事務では書類を作成することが多くあります。書類の種類は、見積書や請求書、会議の議事録、決算書類などさまざまです。基本的には、会社が用意しているフォーマットに必要箇所を打ち込むだけですが、一から作成しなければいけない場合もあります。その際には、WordやExcel、PowerPointといったソフトを利用することがほとんどです。

➁ファイリング

顧客情報や契約書などの書類を、種類や日付ごとに分類し、ファイルに収める仕事です。業務のなかで必要になる書類もあるため、すべての社員がわかるように整理しなければいけません。また、保存期間が過ぎた書類に関しては、その都度破棄しなければいけないため、定期的なチェックが必要です。

③データ入力

顧客情報や売上などを、指定されたソフトに入力する仕事です。打ち間違いなどの小さなミスが大きなトラブルにつながる可能性もあるため、スピードよりも正確性が求められます。また、多くの会社ではExcelを用いるため、データを入力するだけでなく、関数計算や表作成が必要になることもあります。

④伝票処理・整理

会社が運営するなかで入金や出金、売上、仕入れ、振替など、お金が動くことがあります。そのたびに、伝票を起こして整理する仕事です。一般的に伝票の処理・整理は経理担当者が行うものですが、社員数が少ない会社では事務が担う場合もあります。

⑤備品管理・発注

コピー機・OA機器（パソコンなど）周りの消耗品や、文房具などの備品が不足していないか確認し、不足している場合は発注する仕事です。機械類に不具合が生じたときは、業者に連絡し、修理やメンテナンスの依頼をすることもあります。

⑥郵便物の発送・仕分け

郵便物をまとめて発送したり、届いた郵便物を部署・社員ごとに仕分けたりする仕事です。郵便職員や宅配業者が集荷にくる場合は、伝票のやり取りが必要になることもあります。また、郵便物に添付する送り状を用意するのも、基本的には事務の仕事です。

⑦電話・メール対応

会社にかかってきた電話は事務のほうで対応し、必要に応じて担当者につなぐのが一般的な流れです。事務は会社の窓口になるため、ビジネスマナーと丁寧な対応、そして正確に聞き取れるかどうかが重視されます。メール対応でもビジネスマナーは必須です。とくに、メールは形に残るため、読み返したり上司に確認してもらったりするなど、細心の注意が必要となります。

⑧来客対応

会社に来客があった場合に、応接室や会議室に案内する仕事です。お茶を出したり、担当者に連絡したりするなどの対応を行います。ビジネスマナーはもちろん、お茶出しの作法も必要です。相手が帰った後は、片付けまで行うケースもあります。

⑨その他

勤怠管理や給与計算、決算業務など、本来であれば人事や労務が行う仕事を事務がする場合もあります。どのような仕事を任せられるかは会社によって異なるものです。会社の規模が小さいほど、さまざまな仕事を事務が担う傾向にあります。

志望先を決める際は、仕事内容までチェックしておいたほうがよいでしょう。

キャリアアドバイザーコメント

事務の種類はさまざま！各事務の大まかな仕事内容を解説

ちなみに、経理事務・人事事務・総務事務・法務事務などを全般的に担う仕事として、「総合事務（もしくは事務系総合職）」という事務があります。会社の基盤になりやすく、全体を把握できるため、将来的に幹部を目指したい人におすすめです。

一般事務・OA事務

一般事務・OA事務は、書類作成やデータ入力、ファイリングなど、事務の基本的な仕事をする職種です。また企業によっては、電話応対や来客の対応など、細々とした仕事を任せられることもあります。

パソコンの基本的なスキルがあれば、未経験でも採用される可能性があるため、事務の経験を積みたい人にピッタリです。逆にいえば、事務のなかでは比較的目指しやすいので、有効求人倍率は常に高いと思っておいたほうがよいでしょう。

営業事務

営業事務とは、営業担当者をサポートする職種です。主に、商品やサービスの見積り書や契約書、発注書、納品書などの作成・管理を行います。営業職の仕事が「商品やサービスを取引先・お客様に売ること」なら、営業事務は「売った商品やサービスが取引先・お客様のもとに届き、料金の受け取りまで行うこと」が仕事です。

また営業事務は、取引先やお客様とやり取りすることもあるため、ビジネスマナーは欠かせません。よく出入りする取引先がいる場合は、顔と名前をいち早く覚えるスキルも求められるでしょう。

経理事務

経理事務の主な仕事は、入出金管理や伝票の仕分け、経理処理、帳簿作成などお金に関することです。会社で発生するお金のやり取りが正確かどうか、確認・整理する仕事と覚えておくとよいでしょう。

経理事務で役立ちやすいスキルはパソコンスキルや簿記、商法、事務処理などです。計算やデータ処理が好きな人に向いています。

人事事務・労務事務

人事事務・労務事務では、社員の採用・異動・退職の手続き、給与の支払いに関する仕事がメインです。具体的にいえば、勤怠管理や給与計算、社会保険の手続き、社員名簿の作成・管理などが主な業務内容になります。また社員が、勤務中や仕事中にケガをしてしまったときには労災手続き、冠婚葬祭があったときはご祝儀や香典の準備も、人事事務・労務事務で行います。

総務事務

総務事務は、会社の運営で必要な備品や設備などを管理するのが仕事です。具体的には、コピー用紙や文房具、机、椅子、パソコンなど、さまざまなものを管理します。ほかにも、社内外で開催するイベントの運営、社内資料の作成、社員や取引先に冠婚葬祭があるときの対応など、総務事務が行う業務は多岐にわたります。

一般事務・OA事務とも混同されやすいですが、総務事務のほうが業務内容が幅広いです。会社運営が問題なく行われるようにサポートするのが総務事務の役目といえます。

法務事務

法務事務とは、法的案件の業務を行う職種です。契約書のチェックや顧問弁護士とのやり取り、公的文書の作成・管理を任せられます。法律に関する専門的な知識が求められるため、ビジネスコンプライアンス検定やビジネス実務法務検定などの資格をもっておくと、就活でアピールできます。

貿易事務

貿易にかかわる企業では、貿易事務を置いていることがあります。仕事は輸出・輸入に関する手続きの処理がメインで、そのほかに飛行機や船などの輸送手段の手配、輸送した物の保管手続きなどを任されます。輸出・輸入する際の法的な知識、外国人とのやり取りをスムーズに行える英語力が問われる職種です。

キャリアアドバイザーコメント

事務の魅力とは？仕事でやりがいを感じる瞬間

人の役に立てることが多い

事務の仕事は社員をサポートすることがほとんどです。事務が書類作成やファイリングなど、さまざまなところをサポートすることで、他の部署の社員は業務を円滑に進められるようになります。

事務は、営業職などのように成果が数字であらわれることはありません。しかし、社員から「ありがとう」「いつも助かる」といった感謝の言葉をかけられることは多くあります。人の役に立てることが多いのは、事務の醍醐味といえるでしょう。

大量の業務を終えたときの達成感

事務の仕事はルーティン作業が多いため、慣れれば勤務時間内に終わることがほとんどです。しかし、時として大量の業務を任されることがあります。

具体的な例としては、「明日までにプレゼン資料を作成しなければいけない」「国の補助金申請に必要な書類をたくさん作成しなければいけない」などがあります。大量の業務を任されれば、複数の業務を同時進行で行うことも珍しくありません。やり切った後は、達成感に満ち溢れるでしょう。

やり方次第で業務効率化できる

事務の仕事は、自分のスキル次第で業務効率化が図れます。「もっと効率よく行うことはできないのか？ 」「ここをこうすると作業が捗るのでは？ 」と考えることで、さまざまなアイディアが生まれるものです。

例えば、今まで手入力で行っていた作業を、Excelの機能を活用して自動入力できるように工夫すれば、大幅な業務効率化につながります。また、入力ミス防止にもつながるため、信頼度の高い書類作成も可能です。業務効率化は周囲からの評価が上がるのはもちろん、やりがいを感じる瞬間でもあります。

事務で働くメリット

残業が少なく勤務時間が安定している

事務はルーティン作業が基本なので、残業が少ない傾向にあります。定時で帰れることがほとんどなので、将来的に結婚して子供が生まれてからも続けやすいでしょう。

また残業だけでなく、土日や祝日も休みの場合が多いところも、事務で働くメリットの1つです。ワークライフバランスが取りやすいため、趣味やプライベートな時間を大切にしたい人におすすめです。

パソコンスキルを磨ける

事務の仕事では、パソコンを使うことが多くあります。仕事を通じてExcelの関数やショートカットキーを使いこなせるようになれば、自分のスキルアップにつながります。業務効率化を図ることができれば周りからの評価を上げられますし、転職時にもアピール材料として役立つでしょう。

お茶出しや電話取りなどのビジネスマナーを習得できる

事務は、取引先やお客様と接する機会が多くあります。応接間まで案内したり、お茶を出したりすることもあるでしょう。そのとき、相手に失礼がないよう、社内研修などでビジネスマナーを学べる企業は少なくありません。また、先輩社員から教わることも多いため、働きながらビジネスマナーを習得できます。

【適性診断】事務が適している人の特徴

単純作業が苦にならない

書類作成やデータ入力、ファイリングなど単純作業を繰り返すことの多い事務は、コツコツと作業できる人に向いています。細かい作業をすることも多いため、地味な作業も苦にならずに取り組める人は事務職の適性があると判断してよいでしょう。学校行事の手伝いやアルバイトなどで単純作業を行った際に、「つらい」「嫌だ」と思わずにできた人は挑戦してみてください。

コミュニケーションをとるのが好き

事務は電話対応や来客対応することもあるため、人とコミュニケーションをとる機会が多くあります。コミュニケーションをとるのが好きな人なら、取引先やお客様の対応も苦にならず行えます。しかし、黙々と作業したい人にとっては、自分の作業を中断されてしまうので、苦痛に感じることも……。たとえ作業が中断することになったとしても、笑顔で対応できる人に適しています。

気配りができる

細かいことによく気付ける人は、事務の仕事に向いています。事務の仕事では任された業務をこなすだけでなく、書類を見つけやすいようにファイリングしたり、見やすいように書類作成したり工夫することも大切です。

気配りができる人は、改善すべき箇所や誰かが困っているときに気付きやすい傾向にあります。気付いた後に適切な行動をとることができれば、「よく気が利く人」として周りの社員からは頼りにされるでしょう。

サポート役に徹せる

事務の業務は備品管理・発注や郵便物の発送・仕分けなど、裏方の仕事が多いものです。目立つことは少なく、縁の下の力持ち的な存在となることがほとんどです。そのため、サポート役に徹せる人でなければ、事務の仕事にやりがいを感じるのは難しいでしょう。「誰かのために役に立ちたい」「業務が円滑に進むようサポートしたい」という人に適しています。

キャリアアドバイザーコメント

事務の仕事のイロイロ｜給料・仕事の流れ・倍率

事務の給料は安い？職種別平均賃金をチェック

厚生労働省の令和3年度賃金構造基本統計調査によると、一般事務従事者の時給は1,384円とされています。1日8時間20日間勤務した場合、月給221,440円。年収にすると260万円程度になります。給与からは健康保険料や厚生年金保険料、所得税などが差し引かれるため、手取りは月16～18万円ほどになるでしょう。

※参考：令和3年賃金構造基本統計調査による職種別平均賃金（時給換算）

事務は忙しい？1日の仕事の流れをチェック

残業が少ない事務は退社時間前には仕事が終わるため、残った時間で身の回りの清掃を行います。就業時間ギリギリまで仕事に追われることがほとんどないため、比較的気持ちに余裕をもって1日を終えられます。

事務への就職は狭き門？有効求人倍率をチェック

厚生労働省が発表した令和3年度1月の「職業別一般職業紹介状況［実数］（常用（除パート））」によると、事務の有効求人倍率は0.32とされています。これは1人の求職者につき0.32社の求人数ということ。つまり、3人に1人もしくは4人に1人しか採用されない状況にあるのです。

事務は派遣社員や契約社員などに任せる企業が多いため、求人数は少ない傾向にあります。もし、「残業が少なそう」「とりあえず事務を選んでおこう」と軽く考えているのであれば、事務への就活はおすすめしません。

※参考：職業別一般職業紹介状況［実数］（常用（除パート））

キャリアアドバイザーコメント

キャリアアドバイザーが教える！事務に求められる4つのスキル

パソコンスキル

事務の主な仕事はデータ入力や書類作成などです。パソコンを使うことが多いため、基本的なパソコンスキルは必要です。業務を行うなかで頻繁に活用するのはExcelやWordで、文字や数値を入力するだけでなく、それぞれの機能が使えるようにしておくとよいでしょう。またプレゼン資料を作成する際は、PowerPointを活用することがあります。PowerPointに関しては基本操作だけでもよいので、覚えておくと強みになります。

コミュニケーションスキル

事務は社内外の人とやり取りする機会が多くあります。コミュニケーションが必要な場面が多いため、基本的なコミュニケーションスキルは必要です。

とはいえ、社交的でなければいけないわけではありません。ここでいうコミュニケーションスキルとは、「要望や指示をわかりやすく説明できるか」「相手の考えを汲み取り発言できるか」といったことです。

例えば、今すぐに確認してほしい書類があるとき、相手になぜ今すぐ必要なのか理由をわかりやすく説明できれば、相手も嫌な顔をせずに対応してくれるでしょう。円滑なコミュニケーションは、社員同士の連携がスムーズになるため、生産性向上にもつながります。

コミュニケーション能力をアピールする学生は多くいます。コミュニケーション能力を言い換えることで、採用担当者に印象付けることもできるので、こちらの記事でコミュニケーション能力の言い換え方や自己PR例文を参考にしてみてください。
適切な言い換えでコミュニケーション能力をアピール！ 自己PR例文も

作業の正確性・スピード

事務の主な仕事である書類作成・処理やデータ入力などは、誤りがあれば大きなトラブルにつながることがあります。トラブルを防ぐためには、作業の正確性が不可欠です。「打ち間違いをしていないか？ 」「内容は合っているのか？ 」などをしっかり確認した上で、作業しなければいけません。

ただし、事務の作業は正確性に加えて、スピードも求められます。スピードが遅ければ仕事はどんどん溜まり、他の社員に迷惑をかけてしまいます。また仕事の内容によっては、締切りが設定されていることも多いため、正確性とスピーディーさの両立が求められるでしょう。

柔軟な対応力

事務の仕事はルーティン作業が中心です。とはいえ、急を要する仕事が発生したり、電話やメールの対応に追われたりすることもあります。自分なりに優先順位をつけたり、同時進行したりするなど、柔軟な対応力が求められます。

事務は、毎日決まった仕事を正確かつ効率よく行うことも重要です。しかし、イレギュラーなことが発生したとき、焦らずに対応できる人は事務で重宝される人材です。

事務で働きたい人におすすめの資格・検定

おすすめ度★★★ 「MOS（マイクロソフト オフィス スペシャリスト）」

MOS（マイクロソフト オフィス スペシャリスト）は、ExcelやWord、PowerPointなどのマイクロソフトを使えることを証明する資格・検定です。認知度の高い資格でもあるため、MOSをもっているというだけで、パソコンスキルが一定以上あることをアピールできます。就活を始める前にはもっておきたい資格・検定のひとつです。

おすすめ度★★★「日商PC」

日商PCは、マイクロソフト（Excel・Word・PowerPoint）を用いて、文書やプレゼン資料の作成、データ活用などの知識や実務があることを証明する資格・検定です。とくに、一般事務・OA事務や総務事務を目指すなら、日商PCをもっておくと良いアピール材料になります。

おすすめ度★★☆「日商簿記」

日商簿記は、会社で発生するお金の計算や整理などに関する知識があることを証明する資格・検定です。実践的な簿記知識は、経理事務で役立つ機会が多いものです。一般事務・OA事務でもお金の管理を任せられることもあるため、取得しておいて損はありません。

おすすめ度★★☆「文書情報管理士」

文書情報管理士は、資料や伝票、帳簿などの文書を適切に保存・管理できることを証明する資格・検定です。文書にはそれぞれ保存期間などが決められており、正しく取り扱うためには規格・法律に対する知識が必要です。文書情報管理士はそういった知識をもっている証しになるため、文書を取り扱うことの多い事務では良いアピール材料になります。

おすすめ度★★☆「ITパスポート」

ITパスポートは、ITに関する基礎的な知識があることを証明する資格・検定です。事務ではパソコンを使うことが多いため、ITに関する知識やそれを活用する能力は武器になります。ITパスポートがあることで就活を有利に進められるでしょう。

おすすめ度★☆☆ 「秘書検定」

秘書検定は社会人としてのマナーや、マネジメントスキルがあることを証明する資格・検定です。事務の仕事では社外の人と接する機会が多いため、ある程度のビジネスマナーは必要です。秘書検定を取得していれば、適切な対応ができることをアピールできます。

キャリアアドバイザーコメント

事務はコツコツ仕事できる人におすすめ！スキルや資格を武器にチャレンジしよう