選考通過メールの正しい返信の仕方｜好印象につながる秘訣を解説

選考通過メールに返信することで企業の印象を良くできる

「選考通過メールが届いていたのですが返信はした方がいいのでしょうか」
「選考通過メールに返信する場合のポイントを知りたいです」

就活中の学生からよくこのような質問を受けます。企業から選考通過メールが届くと嬉しいものですね。この選考通過メールに返信することで、企業に良い印象を持ってもらうことができます。

今後の選考を順調に進めていくために有効ですから、ぜひお礼の気持ちをメールで伝えて好印象を持ってもらいましょう。

これから、選考通過メールへ返信する際のマナーや方法をお伝えしていきます。企業からのメールの内容によっては返信する必要がない場合もありますから、よく確認してくださいね。

選考通過メールに返信は必要？ 

もし選考通過メールに返信しなかったらどうなるのか気になるという人もいるでしょう。返信がなかったとしても、企業はその人の選考通過を取り消したりはしません。それでも選考通過メールへの返信が必要な理由は、その後の選考に良い影響を与えるからです。

選考通過メールに返信することで「礼儀正しい人物だ」「ビジネスマナーが身についている」などと企業に良い印象を持ってもらえることができ、高く評価してもらえる可能性があります。面接などの選考の場以外のところでライバルに差をつけることができるので、内定獲得がぐっと近づくはずですよ。

返信が必要なケースと必要でないケースの見極め方を知ろう

就活生）選考通過メールが届きました。早速お礼のメールを返信しようと思いましたが「返信不要」と書かれています。この場合も、返信しなかったら失礼でしょうか？

キャリアアドバイザー）選考通過メールに「返信不要」と書かれていたら、返信する必要はありませんよ。返信しないことが企業からの指示ですから、もちろん失礼には当たりません。

企業からのメールの本文をしっかり読んで、返信が必要かどうか見極めることが必要です。返信が必要なケースと不要なケースを見てみましょう。

返信が必要でないケース

企業からのメールに対して返信が必要でないケースは、以下の2つです。

1. 書類選考に落ちた場合
2. 「返信不要」と相手メールに書かれていた場合

これらのケースに当てはまる場合は、返信すると企業に迷惑をかけてしまうこともあります。注意しておいてくださいね。

書類選考に落ちた場合

書類選考の不合格を知らせるメールが届いた場合は、返信は必要ではありません。

選考活動の中でも書類選考は早い段階でおこなわれることが多く、不合格の連絡を受ける学生の人数もかなり多いはずです。あまりに多くの学生から返信があると、企業側は対応に困るでしょう。返信の有無で合否が変わることもありませんから、返信は不要です。

また、不合格者に対するメールは残念ながら「このメールを最後にあなたへの連絡はしません」という企業からの意思表示です。返信しても見てもらえない可能性が高いので、別の企業の選考に向けて準備を始めたほうが良いですね。

「返信不要」と相手メールに書かれていた場合

選考通過メールに「返信不要」と書かれていた場合も、返信の必要はありません。

企業によっては、送信専用のメールアドレスを使用して選考通過メールを送ってくることがあります。その場合、メールに「送信専用」と書かれているはずですから確認してみてください。送信専用のメールアドレスに返信をしても、企業は読んでいないことが多いです。

送信専用のメールアドレスを使用していなくても「返信不要」とある場合は、返信する必要はありません。相手の言っていることに従うようにしましょう。

返信が必要なケース

選考通過メールへの返信が必要となるケースは、以下の3つです。

1. 「返信不要」の記載がなく選考に通過している場合
2. 日程の調整が必要な場合
3. 選考の辞退をする場合

なぜ返信する必要があるのかお伝えするので、しっかり理解しておきましょう。

「返信不要」の記載がなく選考に通過している場合

「返信不要」の記載のない選考通過メールが届いた場合は、必ず返信するようにしましょう。

すでにお伝えした通り、お礼の気持ちを込めた返信メールがあると企業に良い印象を持ってもらうことができます。返信をしない人と比べると、入社意欲も高そうだと感じてもらえるかもしれませんよ。

内定を知らせるメールにも返信はしましょう。詳しい返信方法はこちらをチェックしてくださいね。
例文7選で完璧！ 採用メールへの返信をパターン別で徹底解説

日程の調整が必要な場合

選考通過メールの中で次回の選考の日程が提示されている場合も、返信が必要です。

提示された日程では都合が良くない場合は特に、早めに返信して日程調整を依頼しなければなりません。ただ都合が悪いとだけ連絡するのでは不十分です。都合が良くない理由や、こちらの希望する日程を複数の候補を挙げて伝えることで、日程調整を企業に丸投げしない誠実な姿勢を見せることができるでしょう。

提示された日程通りに参加できる場合も、お礼とともにその旨を企業に伝えるようにしましょう。

選考の辞退をする場合

「選考通過メールをもらったけれど辞退したい」という場合も、早めに返信して辞退を伝えるようにしましょう。

企業は選考を通過したあなたのために、忙しい中で次の選考の準備をしています。辞退の連絡をしないのは企業に大きな迷惑をかけることになり、マナー違反です。辞退を決めたらできるだけ速やかに伝えましょう。

辞退のメールをする際は、これまでの選考でお世話になった企業へのお礼とお詫びの気持ちをしっかりと表すようにしてくださいね。

キャリアアドバイザー）辞退の連絡が遅くなると、ほかの学生がその企業の選考を受けられるチャンスを奪うことにもつながります。できるだけ早めに連絡するようにしましょう。

キャリアアドバイザーコメント

メール以外のツールで返信をするケースも

このほかにも、メールの中に外部サイトに飛ぶアンケートURLが書いてあり、そこから何かしら対応をするケースもあります。こうした場合、アンケートには必ず答えることは当然ですが、メールでの返信は必須ではないでしょう。ただし、締め切り日ぎりぎりに回答をした場合や回答後にメールで一報を送る指示がある場合には、メールでの連絡を忘れないようにしてください。アンケート内にフリーコメント欄があれば、その欄に「よろしくお願いいたします」など一言添えるのもおすすめです。

選考を辞退するといったキャンセルのメールを企業に送る場合は、丁寧な対応が必要です。こちらの記事で解説しているマナーを確認したうえで送るようにしてください。
キャンセルメールのビジネスマナー｜説明会や面接ごとの注意点を解説

「返信不要」と書かれている場合は返信はしない方が相手のため

ここまで読んでも「返信不要と言われても返信をしたい」と思う学生もいるかもしれません。しかし、企業は1日に何通ものメールを確認していることを想像してください。内容はメールマガジンから緊急性を要するものなどさまざまです。返信不要と伝えているのは、これらのメールの受信数を少なくして、対応するべき案件に丁寧に取り組みたいからです。

たとえばみなさんもSNSのメッセージなどのやり取りに追われて、煩わしさからスタンプで強制的に会話を終了させた経験はないでしょうか。企業にとってのメールはまさにこのようにどこかで終了をさせたい案件です。返信不要にもかかわらず返信をすることで企業に煩わしさを感じさせることは、プラスであるとは言い難いと想像できるのではないでしょうか。

選考通過メールだけでなく就活メールでは返信すべきか迷うこともあるでしょう。こちらの記事では就活メールの返信術や注意点など、例文を交えて紹介しています。併せてチェックしてみましょう。
就活メールの返信はどこまで必要？ 注意点やコツを例文付きで解説

選考通過時だけでなく、面接が終わった段階でお礼の連絡をすることで、周りと差をつけることができるかもしれません。面接後の連絡について記載しています。確認してみてくださいね。
選考通過メールの正しい返信の仕方｜好印象につながる秘訣を解説

選考過程で、面接を受けた後にお礼状やお礼のメールを送るべきか悩んだことはありませんか。次の記事では、面接後のお礼状やお礼メールの送り方について解説しているので、ぜひ参考にしてみてくださいね。
面接後のお礼状は必要？ 書き方やマナーをテンプレート付きで解説

キャリアアドバイザーコメント

選考メールの返信をする際のマナーを押さえよう

企業とのやり取りにはまだ慣れていないという人も多いでしょう。マナーを知らずに失礼なメールを送ってしまっては、せっかく返信したのに印象を悪くしてしまう危険性があります。

自分に届いた選考通過メールに返信が必要かどうか見極められるようになったら、次は返信する際のマナーについて知っておきましょう。

できるだけ早く返信する

返信が必要な選考通過メールに対しては、できるだけ早く返信するように気をつけてください。

特に日程の調整をするメールが届いた場合は早めに返信しましょう。すぐには自分の都合の良い日程がわからない場合も、何月何日までに回答できるのかを相手に示す形で返信することが大切です。

キャリアアドバイザー）授業中やアルバイト中、ほかの企業の面接中などにメールが届くこともあるでしょう。メールに気づいたのが数時間後だったという場合も、なるべく当日中に返信をするように心掛けましょう。早い返信からは熱意が伝わるものですよ。

「返信不要」と書かれている場合は返信する必要はない

繰り返しになりますが、選考通過メールに「返信不要」と書かれている場合は返信の必要はありません。

「返信不要」と記載されているのに返信してしまったことが企業の目に止まった場合、メールをきちんと読まない不誠実な人物だと低く評価されかねません。企業からの指示を守ることは大切なマナーですから、メールは隅々まで読むよう心掛けましょう。

返信する時間に注意する

選考通過メールには当日中の返信を心掛けるとはいえ、返信する時間には注意しなければなりません。

勉強に就活にと忙しい1日を過ごし、メールを読んだのは夜だったということもあると思います。深夜のメールは失礼になってしまいますから、その場合は当日中の返信にこだわる必要はありません。翌日の午前の就業時間中に返信するようにしましょう。翌日も忙しいときは、メールを夜の間に作成し、時間指定で送信予約しておくと良いかもしれませんね。避けた方がいい時間帯

• 夜9時以降
• 朝9時以前

件名はわかりやすくする

ビジネスメールの件名はわかりやすくすることが鉄則であり、それは就活中のメールも同様です。

選考通過メールへの返信の場合、件名を変更する必要はありません。どのメールに対する返信なのかわかりやすくするためにも、元の件名のままにしておくほうが良いでしょう。また、返信だということが明確になるため「Re:」の文字も残したままで大丈夫です。件名をわかりやすくする工夫例

• Re:元の件名
• Re:元の件名（自分の氏名）
• ○月○日の面接のお礼（自分の氏名）　※返信ではなく自分から送る場合

署名を入れる

企業とのやり取りをメールでする際は、必ず最後に署名を入れることもマナーです。

署名に必要な項目は以下の通りです。

• 氏名（必要に応じてふりがな）
• 学校・学部・学科名
• 住所
• 電話番号
• メールアドレス

署名に枠線を入れる場合はカジュアルな印象にならないよう、☆などの記号や顔文字などは使わずにシンプルに作成してくださいね。

署名については、この記事で署名を入れる意図や作成方法などを詳しく解説しています。ぜひ参考にしてくださいね。
テンプレート付き！ 学生がメール署名を作成するポイントを徹底解説

キャリアアドバイザー）メールの機能を使って、あらかじめ署名のひな形を作っておくと良いでしょう。

キャリアアドバイザーコメント

署名はメールの最下部にきますが、その前にメールの本文をビジネスマナーに則って締める必要があります。こちらの記事ではメールの締め方について徹底的に解説しているので、メールで好印象を残すためにも、ぜひ合わせて確認するようにしてくださいね。
就活シーン別のメールの締め方例文集｜正しいマナーで好印象を残そう

企業にメールを送る際は「貴社」を使いましょう。間違いやすい「御社」と「貴社」の違いや使い分けについては、こちらの記事で詳しく紹介しています。間違いのないよう、ぜひチェックしてみてください。
「御社」と「貴社」の違いは？ 具体的な場面や例文を交えて解説

返信メールを書く場合の注意点

ここからは、選考通過メールへの返信を書く場合の注意点を解説していきます。紹介する4つのポイントを押さえれば、ビジネスメールの常識を理解できていると企業に評価してもらえるでしょう。返信メールを書く際のポイント

1. 言葉遣いに注意する
2. 引用返信を使用する
3. 不必要な装飾はしない
4. 適度な改行をおこなう

言葉遣いに注意する

選考通過メールをもらって喜ぶあまり、返信するときに言葉遣いへの注意を怠ることがないようにしましょう。

たとえ面接で気さくに話をしてくれた相手であっても、礼儀を忘れてはいけません。完全にくだけた言葉遣いのメールを送る人はいないと思いますが、気がゆるむと敬語のミスが起こりがちです。送信前に必ずメールを読み返し、失礼な言葉遣いをしていないか確認するようにしましょう。注意したい言葉遣い

• 二重敬語（させていただく、おっしゃられるなど）
• ら抜き言葉（見れる、来れるなど）
• 誤字脱字

引用返信を使用する

選考通過メールに返信する際は、引用返信を使用するようにしてください。

通常、メールの返信機能を利用すると、企業から受け取ったメールの本文が引用された状態でメール作成の画面が立ち上がります。この引用返信を使っていれば、どの内容のメールに対しての返信なのか確認しやすくなり、企業と自分の両者にとってメリットがあります。

本文は消さずに残しておくこと

引用返信を使用するとき、引用された本文は消さずに残しておくようにしましょう。引用された本文を消したり勝手に変更したりすることは、相手の企業に対して失礼です。企業とのメールのやり取りをそのまま振り返ることができる状態で返信しましょう。

不必要な装飾はしない

選考通過メールへの返信に限らず、企業へメールを送るときには不必要な装飾をしないよう注意しましょう。

相手にとって読みやすいメールにしたいとき、【】のような記号や下線などを使って装飾をすることがあります。企業からのメールでも使われていることがあるでしょう。装飾は重要事項を強調するときなどに有効な手段ではありますが、使いすぎは禁物です。装飾をしすぎたことで余計に読みにくくなってしまっては本末転倒ですから、気をつけてくださいね。

適度な改行をおこなう

改行がない文章が何行も続いていると、読みにくいという印象を受けるものです。せっかく企業へのお礼の気持ちや熱意を伝えようとメールを返信しているのに、読みにくさを理由に目を通してもらえなかったら意味がありませんよね。

適度な改行をおこなって、読みたくなるメールを作りましょう。

改行ありとなしでは読みやすさが異なる

改行あり

お世話になっております。〇〇大学の△△△△と申します。

このたびは、書類選考通過のご連絡をいただき、ありがとうございました。
次の選考に進む機会をいただけましたこと、とても嬉しく思っております。改行なし

お世話になっております。〇〇大学の△△△△と申します。このたびは、書類選考通過のご連絡をいただき、ありがとうございました。次の選考に進む機会をいただけましたこと、とても嬉しく思っております。

改行ありの文章のほうが読みやすく感じると思います。メールにおいての改行は、以下のポイントを押さえておこなうと良いでしょう。

• 内容のまとまりごとに改行をおこない、1行分の空白を作る
• 1行につき30～40文字を目安に改行をおこなう

キャリアアドバイザーコメント

アカウント名などのメール設定を再確認しよう

急いでスマホから連絡をする際、文末に「iPhoneから送信」などの文章が表示されないように注意しましょう。Gmailなど、パソコンとスマホ両方で利用できるメールアドレスを利用している人が多いと思うので該当する人は少ないかもしれませんが、念のためチェックをしておくと良いですよ。こうした文面が残っているのがだめ、というわけでは決してありませんが、メール本文には余計な情報が少ない方が読みやすいです。

また、Gmailを使っている場合にはアカウント名やアイコン画像を再確認しましょう。誰も見ていないと思いニックネームやふざけた名前、画像を登録をしている場合、相手にそのまま表示される可能性があります。「設定」ページから簡単に修正ができるので、早めに本名を登録しておきましょう。

キャリアアドバイザーコメント

3ステップで簡単！ 正しい返信メールの書き方

ここまでのところで紹介してきた、選考通過メールへ返信する際のマナーや注意点については理解できたでしょうか。しっかりポイントを押さえたところで、いよいよ返信メールの内容について解説します。

以下の3つのステップを意識すれば、簡単に正しい返信メールを書くことができるようになります。初めて返信メールを書くという人も、ぜひ参考にしてくださいね。

①結論をまず最初に書く

ビジネスメールにおいては要点を簡潔に書くことが重要です。忙しい中でたくさんのメールを受け取る企業側の立場に立って、話の内容が何なのかすぐにわかるメールを書くようにしましょう。そのためには、長々と挨拶文を書いたりすることなく、結論を最初に述べることを意識してください。

とはいえ、自分が誰か名乗らずに突然本題に入るのは避けたいところです。学校名と氏名を述べてから、選考のお礼を伝えるようにしましょう。

➁企業への感謝を伝える文章を書く

最初に結論として「ありがとうございました」とお礼を述べたら、企業への感謝の気持ちをもう少し詳しく書いてみましょう。

企業を訪れて感じたこと、面接のときに面接官との会話の中で思ったことなどを盛り込むと良いと思います。自分の言葉で書いてあるメールからは気持ちが伝わりやすく、企業に良い印象を持ってもらえますよ。

③次回の選考意欲を伝える文章を書く

選考通過メールへ返信する大きな目的はお礼の気持ちを伝えることですが、次回の選考意欲を伝える文章を添えておくことも大切です。

企業から受け取ったメールに「次回の選考については後日連絡」と書かれている場合であっても、返信メールでは次回の選考意欲があることを述べましょう。熱意のある姿勢が見えるのは、企業にとって喜ばしいことです。気持ちを込めたメールで企業にあなたのことを印象づけてくださいね。

ときには、次回の選考を辞退することもあるでしょう。面接を辞退するメールの書き方はこちらの記事で詳しく解説しているので、あわせてチェックしてくださいね。
理由別テンプレ7選付き｜面接辞退のメール連絡を円満におこなう方法

キャリアアドバイザーコメント

選考メールの返信をする際の例文

実際に返信メールを書くときには、企業から受け取ったメールをよく読んで、内容に応じたメールを作成しなければなりません。また、自分が感じたことを自分の言葉で表現することも必要になります。いつでも同じ文章を使い回すことができないので難しく感じるかもしれませんが、マナーを守って心を込めたメールを送れば、きっと企業に気持ちが伝わるでしょう。

これから、選考通過メールの返信をする際の例文を紹介していきます。例文を参考にして、今回お伝えした注意点を踏まえた返信メールを書いてみてくださいね。

日程調整をしたいときの返信

まずは、返信メールで日程の調整を依頼する場合です。次回の選考の日程について、企業側から複数の候補が提示される場合があります。このようなメールに返信するときには、こちらも複数の希望日程を伝えるようにしましょう。

例文

新規メッセージ

○○○○○@shukatsu.com

△△△△△@shukatsu.com

【ご返信】面接の希望日程に関して（就活大学 港 太郎）

〇〇株式会社
人事部　△△様
お世話になっております。就活大学の港 太郎です。
このたびは、書類選考通過のご連絡をいただき、ありがとうございました。
次の選考に進む機会をいただけましたこと、とても嬉しく思っております。
次回の面接につきまして、希望の日程を以下に記載いたします。

第1希望　＊月＊日（水）＊時～
第2希望　＊月＊日（木）＊時～
第3希望　＊月＊日（月）＊時～

お忙しいところ恐縮ですが、ご調整のほどお願い申し上げます。
何卒よろしくお願い申し上げます。
―――――――――――――――――――――――
港 太郎
就活大学□□学部□□学科
〒000-0000
☓☓県☓☓市☓☓町0-0　☓☓マンション00号室
電話番号　000-0000-0000
メール　　###.###@###.jp
―――――――――――――――――――――――本文をコピーする

キャリアアドバイザー）日時は間違いなく相手に伝えなければならない事項です。この例文のように、曜日まできちんと記載するようにしてくださいね。

面接の日程を提案する際の返信

続いて、企業から提示された面接の日程では都合がつかない場合の例文です。お詫びの気持ちを示した上で、希望する日程を提示しましょう。

希望の日程を示す際、こちらがピンポイントで日時指定してしまうと、相手の企業に無理に調整させることになりかねません。なるべく迷惑がかからないよう、複数の日程を提示して相手を気遣ってくださいね。

例文

新規メッセージ

○○○○○@shukatsu.com

△△△△△@shukatsu.com

【ご依頼】次回面接日程の変更に関して（就活大学 港 太郎）

〇〇株式会社
人事部　△△様
お世話になっております。就活大学の港 太郎です。
このたびは、面接の日程のご連絡をいただき、ありがとうございました。
次の選考に進む機会をいただけましたこと、とても嬉しく思っております。

たいへん申し訳ございませんが、ご提示いただきました日時には
大学の講義が入っており、おうかがいすることができません。

私の都合で恐縮ではありますが、下記の日程であれば参加することが
可能です。

・　＊月＊日（月）＊時以降であればいつでも参加可能
・　＊月＊日（火）＊時～＃時（＃時終了を希望）
・　＊月＊日（木）＊時～　　（＊時開始を希望）

ご迷惑をおかけしますが、ご検討のほどお願い申し上げます。
何卒よろしくお願いいたします。
―――――――――――――――――――――――
港 太郎
就活大学□□学部□□学科
〒000-0000
☓☓県☓☓市☓☓町0-0　☓☓マンション00号室
電話番号　000-0000-0000
メール　　###.###@###.jp
―――――――――――――――――――――――本文をコピーする

キャリアアドバイザー）日程調整のような重要な連絡事項があるメールの場合、企業への感謝や次回の選考意欲に関する言葉はシンプルにしておくのも良いでしょう。もっとも伝えるべきことは何なのか、しっかり見極めるようにしてください。

日程調整メールの書き方についてはこちらの記事で詳しく解説しています。あわせてチェックしてくださいね。
事例別8例文｜もう日程調整メールで迷わない！ 内容・マナーを解説

面接についてのメール作成方法は次の記事で詳しく解説しています。文章が正しいか不安に思っている人はぜひチェックしてみてくださいね。
面接のメール連絡は難しくない！ 例文から基本マナーをまるッと解説

日程通りに次の選考を進む意思表示をする際の返信

企業の提示した日程通りに次の選考に進む場合も、必ず返信をします。返信をせずに放置してしまうと、企業側にはその学生が本当に参加する予定なのかわからず迷惑をかけることになってしまいます。

情報が正しく伝わっていることが明らかになるように、返信メールにも次回の選考の日程を記載するようにしてくださいね。

例文

新規メッセージ

○○○○○@shukatsu.com

△△△△△@shukatsu.com

【ご返信】次回面接のご案内について（就活大学 港 太郎）

〇〇株式会社
人事部　△△様
お世話になっております。就活大学の港 太郎です。
このたびは、面接の日程のご連絡をいただき、ありがとうございました。
ご指示いただきました通り、＊月＊日（月）＊時に貴社本社ビルに
伺わせていただきます。

前回の面接の中で△△様がおっしゃっていた「～～～」という言葉に
感動いたしました。ぜひ私も貴社で働き、〇〇の普及に貢献したいと
強く思っております。

次の選考に進む機会をいただきまして、誠にありがとうございます。
何卒よろしくお願いいたします。
―――――――――――――――――――――――
港 太郎
就活大学□□学部□□学科
〒000-0000
☓☓県☓☓市☓☓町0-0　☓☓マンション00号室
電話番号　000-0000-0000
メール　　###.###@###.jp
―――――――――――――――――――――――本文をコピーする

キャリアアドバイザー）日程を再確認する際は、この例文のように場所についても言及しておくと安心です。前回の面接で感じたことや入社意欲も簡潔にまとめられており、印象深いメールになっていますね。

選考辞退をする際の返信

選考辞退をする場合の返信メールの例文も見てみましょう。

選考辞退の意思をどのように切り出したら良いのか悩んでしまうという人も多いと思います。ですが、どんな内容であってもメールは簡潔に書くことが基本です。長々と書くことはせず、これまでの感謝とお詫びの気持ちを簡潔にまとめましょう。

例文

新規メッセージ

○○○○○@shukatsu.com

△△△△△@shukatsu.com

【お詫び】貴社選考辞退に関して（就活大学 港 太郎）

〇〇株式会社
人事部　△△様
お世話になっております。就活大学の港 太郎です。
このたびは、一次面接通過のご連絡をいただき、ありがとうございました。
たいへん心苦しいのですが、一身上の都合により、今後の選考を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

これまで貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、たいへん申し訳ございません。

お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
―――――――――――――――――――――――
港 太郎
就活大学□□学部□□学科
〒000-0000
☓☓県☓☓市☓☓町0-0　☓☓マンション00号室
電話番号　000-0000-0000
メール　　###.###@###.jp
―――――――――――――――――――――――

キャリアアドバイザー）選考辞退の理由については具体的に述べず「一身上の都合」としてあれば問題ありません。それよりも、お礼やお詫びの気持ちが伝わるよう、誠実な文章を書くように心掛けましょう。

面接当日に遅刻やキャンセルをする際の返信

最後に、面接当日に遅刻やキャンセルせざるを得ない状況に陥った場合の返信メールの例文を紹介します。

面接当日の緊急連絡は、本来であれば電話でおこなうべきです。ですが、電車やバスの中など電話を使用することができないときは、メールで連絡しても問題ありません。注意すべきことは、相手がそのメールを見ていない可能性があるということです。返信がない場合は、電話がかけられる状況になったらすぐに電話をするようにしましょう。

例文

新規メッセージ

○○○○○@shukatsu.com

△△△△△@shukatsu.com

【お詫び】電車遅延に伴う遅刻に関して（就活大学 港 太郎）

〇〇株式会社
人事部　△△様
お世話になっております。
本日＊月＊日の＊時より面接していただく予定の就活大学の港 太郎です。

たいへん申し訳ございませんが、☓☓線の電車が遅延しているため貴社への到着が＃時＃分頃になる見通しです。約束のお時間には30分ほど間に合いませんが、このまま貴社にうかがってもよろしいでしょうか。

電車内で通話ができないため、メールでのご連絡となってしまい
失礼いたしました。
お手数をおかけいたしますが、ご返信のほどお願い申し上げます。
何卒よろしくお願い申し上げます。
―――――――――――――――――――――――
港 太郎
就活大学□□学部□□学科
〒000-0000
☓☓県☓☓市☓☓町0-0　☓☓マンション00号室
電話番号　000-0000-0000
メール　　###.###@###.jp
―――――――――――――――――――――――

キャリアアドバイザー）遅刻する場合は必ず何分後に到着できるのか提示しましょう。余裕を持って伝えることが大切です。焦らずにきちんとお詫びして相手の指示を仰ぐようにすれば、評価が下がることはないでしょう。

すでに手遅れ？ 返信を忘れていた場合の対応

就活生）選考通過メールへの返信を忘れて3日経ってしまいました。これから送っても、もう手遅れですか？

キャリアアドバイザー）数日後の返信でも、まだ手遅れにはなりませんよ。お詫びの一言を添えて、早めに返信しましょう。

返信を忘れていた場合も、落ち着いてメールを書きましょう。お詫びの気持ちと一緒に企業への感謝と次の選考意欲を述べていれば、熱意が企業に伝わるはずです。

数日経っていてもできる限り早く返信しよう

企業からの選考通過メールを受け取ってから数日経ってしまったとしても、できる限り早く返信するようにしましょう。日程の調整など回答が必須のメールの場合、遅れれば遅れるほど相手に迷惑がかかってしまいます。

多くの企業の選考が同じような時期におこなわれるため、就活生の手元には毎日たくさんのメールが届きます。大切なメールを見落としたり、返信を後回しにしたまま忘れてしまうことがないよう、しっかり管理してくださいね。

必ず返信が遅れたお詫びは入れること

返信が遅れてしまったことへのお詫びの言葉は必ず入れるようにしてください。

就活生）「返信が遅くなり、たいへん失礼いたしました」

上記のようにひと言で述べると良いでしょう。

言い訳がましくなってしまうので、返信が遅れた理由をだらだらと書くのはやめましょう。熱意がないと判断されかねないので、忘れていたと書くのも避けたほうが無難です。

選考意欲も必ずアピールすること

次の選考意欲も必ずアピールするようにしましょう。返信が遅くなったことで、志望度が高くないと思われてしまうことも考えられます。今後の選考について前向きに考えているということを言葉にして伝えましょう。

就活生）「次の選考に進む機会をいただけましたこと、とても嬉しく思っております」

企業へ宛てた感謝の気持ちなど、ひと言添えるだけでも印象が良くなるはずですよ。

キャリアアドバイザーコメント

企業が知りたいことはお詫びの誠意だけではなく「次にどうしたいのか」

さらに、返信をする際、通常は件名を「Re:」のまま送付をしますが、たとえば「【お詫び】Re：〇〇」のように工夫を加えてもいいでしょう。このように件名で状況を伝えることで、読み手が「本文で何かのお詫びをしているのだな」と予測をしながらメールの文章を読み進めることができます。

また、お詫びだけでメールを終わらせるのは避けた方がいいでしょう。企業が知りたいことは「学生がこのあとどうしたいか」です。返信が遅くなったので選考を辞退したいのか、引き続き選考を受けたいのか、など学生の意向が伝わらなければ企業はどのように対応をすればいいのか判断ができず、そのことをまた学生に聞かなければいけない、などのやりとりが発生してしまいます。

お詫びをすることも大切ですが、それだけを過度におこなうのではなく、選考意欲をアピールする際に、「不躾ながら、もし可能でしたら次の選考にも進みたいと考えております」など、失礼にならない程度に自分の希望を伝えられるようにしておきましょう。

就活を進めるにあたり、すべての選考を通過できるわけではありません。万が一不採用の連絡が来てしまった場合に備えて、こちらの記事で対応方法を確認しておきましょう。
不採用通知には返信しなくてもいいの？ ケースごとの例文と返信内容

キャリアアドバイザーコメント

選考通過メールの返信方法を知って企業に良い印象を与えよう

選考通過メールへの返信は、適切におこなえば企業に良い印象を与えることができます。まずは返信が必要かどうか、企業から受け取ったメールの内容をよく読んでしっかり見極めましょう。そして、返信メールのマナーを守り気持ちを込めてメールを書いてください。

この記事で紹介した返信メールを書くための3ステップに従って、企業への感謝と次の選考意欲が伝わるメールを送ってくださいね。魅力的な返信メールで、今後の選考も順調に進めていきましょう。