履歴書添付メール完全作成ガイド！ 例文やセキュリティ対策まで解説

油断は禁物！ 履歴書添付メールのマナーを守って常識人の証明を

企業へメールをしたことがない就活生は、ビジネスメールのマナーがわからない人も多いでしょう。この記事では、履歴書をメールで送る際のエチケットや作成方法、履歴書のファイル形式やメール送信時のセキュリティ対策などをご紹介しています。メールの例文もご紹介しているので、ぜひオリジナルテンプレート作りの参考にしてください。

こちらの記事では履歴書の正しい書き方を紹介しています。各項目を記載するうえで重要なポイントを一つひとつ解説しているので、不安がある人はぜひ併せて確認してみてくださいね。
【新卒向け】履歴書に差をつけて採用を掴みとれ！ 書き方のコツを解説

意外と迷うのが日付の書き方。履歴書の日付の書き方について提出方法別に解説した記事がこちらになります。不安のある人は併せてチェックしてみましょう。
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これがベーシック！ 履歴書をメールで送る際の6つのエチケット

数年前までは郵送が主流だった履歴書提出も、近年はメールを指定してくる企業が増えてきました。メールを普段から利用する人は心配していないかもしれませんが、油断は禁物。メールは顔や声がわからない分、相手に悪い印象を与えてしまうケースも多いのです。次の章では、履歴書をメールで送る際のエチケット6ヶ条をご紹介します。

①送付方法の指示の有無を確認する

履歴書は個人情報がたくさん詰まっている重要な書類のため、企業から送付方法について指示がある場合も多いです。

履歴書をメールで送る際、今までは履歴書にパスワードを設定することが主流でした。しかし年々セキュリティ対策が重視され、パスワード以外のまた違った送付方法を指定する企業も増えてきています。

セキュリティ対策に関しては後ほど詳しく解説します。

②早いレスは好印象！ できるだけ時間をあけずに送る

採用担当者から履歴書送付の指示があったら、できるだけ時間をあけずに送りましょう。何日も経ってから返信すると、ルーズな人の印象を与えてしまう可能性もあります。ただし、返信の時間は企業が稼働している時間が基本。業界にもよりますが、一般的には9～16時の間に送ることがおすすめです。いくらメールでも深夜や早朝に送ることは、できるだけ避けましょう。

③デキる人はここが違う！ わかりやすく端的な内容を意識する

採用担当者が確認するメールの数は膨大です。膨大な数の中からでも、履歴書を送付した内容であることが一目でわかるよう、わかりやすい件名をつけましょう。もちろん、本文も同様に回りくどい説明はせずに、端的に要件を伝えることが重要です。

なお、相手からのメールに返信をする際には、件名を変えずに「Re」をそのままつけて返信すれば問題ありません。

こちらの記事では、履歴書の特記事項の書き方について解説しています。ぜひ読んで、履歴書を書くときの参考にしてみてくださいね。
履歴書の特記事項に書くべき内容をズバリ解説！ 状況別の記入例付き

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④相手への気遣いを｜改行や空白のバランスを意識する

メールの本文を書く際には、改行や空白のバランスを意識しましょう。特に、スマートフォンからメールを送る際には、改行の回数が多くなりがちなので注意が必要。採用担当者はパソコンでメールを確認することが多いため、30～40文字程度で改行をいれるよう心掛けましょう。

⑤令和の常識？ セキュリティ対策をする

パスワードの設定とは、添付する履歴書にパスワードを設定する方法です。通常、パスワードを伝える際には、履歴書を添付したメールとは別のメールで伝えます。そうすることで、万一、1通目のメールが流出してしまっても履歴書は開けないため、個人情報が守れます。

クラウドストレージとは、インターネット上にあるファイルの保管場所のようなもの。ファイルのURLを伝えることで、ファイル内のデータが安全に共有できます。無料で使えるものも多く、Googleが展開する「Googleドライブ」やMicrosoft Officeが展開する「OneDrive」などがあります。

企業から送付方法の指定がない場合でも、セキュリティ対策を行った方がベター。セキュリティの内容を分かりやすく伝えれば、マイナスの印象を与えることはないはずです。セキュリティ対策の方法は後ほど詳しくご紹介します。

⑥ココが重要！ 送信する前に最終チェックをする

メールは一度送ったら取り消すことは不可能です。だからこそ、送信する前には以下の項目の最終チェックを行いましょう。

これらの項目すべてに問題がないことを確認してから、メールを送信します。

就活に使うメールアドレスに関してはこちらの記事で詳しく解説しています。
就活用メールアドレスはこれで決まり！マンガでわかる作成方法

ビジネスでも役に立つ！ 履歴書添付メールの作成ガイド

各項目の詳細を把握したら、オリジナルテンプレートを作ってみましょう。今後、複数の企業へ履歴書を送る機会が増える就活生の負担が軽減されるでしょう。

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ポイント①件名には要件と名前をいれる

件名には、「○○職応募の件｜履歴書の送付　名前」のように名前と要件を短く記入しましょう。件名をいれずにメールを送ると見落とされる可能性もあるため、忘れずに入力してください。

ポイント②宛名には会社名・部署・役職・名前をいれる

宛名には、会社名・部署・役職・名前をいれます。

役職を書く際には「○○社長」や「○○部長」と書かないように気をつけてください。「代表取締役社長　○○様」や「人事部長　○○様」のように「役職＋名前」を記入します。

ポイント③ビジネスの基本｜冒頭には「一言＋名前」をいれる

冒頭にいれるあいさつは、以下の2パターンを覚えておけば十分です。

冒頭のあいさつは枕詞のようなもの。名前を名乗る前に簡単な一言をいれるだけで、メールの印象もぐっと良くなりますよね。

ポイント④本文では要件のみを端的に伝える

ポイント⑤これがあるだけで印象が変わる！ 結びの一言をいれる

本文の最後に結びの一言をいれると、文章が締まります。「お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。」と、丁寧かつこちらの意図を伝えられるような一文をいれましょう。

ポイント⑥ビジネスメールの常識｜署名をいれる

署名部分は、本文との区切りをわかりやすくするために、以下のようにラインで区切るのが一般的です。

一般的に読みづらい名前の場合は、ふりがなをつけると親切です。

就活で必要なビジネスメールの基本は社会人になっても使えるノウハウばかりなので、学生のうちにマスターしておくことをおすすめします。ビジネスメールについてもっと詳しく知りたいという人は、こちらの記事でも詳しく説明しておりますので、ぜひ参考にしてみてくださいね。
面接のメール連絡は難しくない！ 例文から基本マナーをまるッと解説

オリジナルテンプレート作成の参考に！ 履歴書添付メールの例文

状況の異なる3パターンの例文をご紹介します。

例文①企業に応募メールを送るベーシックパターン

今回はベーシックパターンを確認してもらうため、セキュリティ対策には触れない前提とします。

例文②パスワードを設定した履歴書を送るパターン

2通メールを送る理由はよりセキュリティを強くするため。万一、履歴書添付メールが流出してもパスワードがわからなければ履歴書は開けません。そのため、パスワードは別メールで送ることが一般的です。

本文を送る場合

ポイントは、「履歴書にパスワードを設定していること」「後ほどパスワードを記載したメールを送ること」の2点です。

パスワードを送る場合

例文③クラウドストレージを利用して履歴書を送るパターン

クラウドストレージを利用する場合は以下のような文章を送りましょう。

クラウストレージを利用して履歴書を送る方法は、後ほど詳しく解説します。

例文④ 送付方法を確認するパターン

履歴書には趣味・特技欄がありますが、この欄の書き方について悩んだ経験はないでしょうか。こちらの記事ではおすすめの趣味や特技の見つけ方、履歴書への書き方まで幅広く解説しています。気になる人はチェックしてみましょう。
例文70選から見つかる！ 個性が光る趣味と特技でESを仕上げよう

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形式はPDF？ Word？ 履歴書におすすめのファイル形式と作成方法

履歴書は改ざんされないPDFファイルがおすすめ

履歴書をメールで送る際には、PDFファイルで送ることが一般的。PDFファイルは簡単に内容の変更ができないため、履歴書の改ざん防止になります。また、印刷をする際にも便利。WordやExcelはパソコンの使用環境によりレイアウトが異なる可能性がありますが、PDFファイルならレイアウトは作成した状態のまま印刷できます。

ビジネス上で書類のやり取りをする際にも、WordやExcelはPDFファイルに変換して送信するケースが多いため、覚えておいて損はありません。

メールで履歴書を送るためには、上記のようにPDF変換が必要となってきます。同じように証明写真もデータ化する必要があります。次の記事で、写真のデータ化について解説しているので、やり方がわからない人はぜひチェックしてみてくださいね。
証明写真をデータ化する4つの手順｜就活を効率化するマル秘術も紹介

実は簡単！ Word・ExcelからPDFへの変換手順

ファイル名は「履歴書_名前. pdf」など、採用担当者に伝わりやすい名前をつけましょう。なお、手順は使用しているソフトやバージョンによって多少異なる場合もあることをご了承ください。

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次の記事では、Web履歴書の作成方法についてより詳しく解説しています。メリットデメリットも併せて解説しているので、ぜひチェックしてみてくださいね。
知らないと損するWeb履歴書作成ガイド｜おすすめサービス15選

これで安心｜履歴書パスワードの設定メソッド3パターン

今回は、Word・Excel・ZIPフォルダにパスワードを設定する方法をご紹介します。

パターン①Wordの場合

以上で、「Word→PDF→パスワードの設定」が完了です。

パターン②Excelの場合

PDFファイルを閲覧する際に「Acrobat Reader」というソフトを利用している人は多いでしょう。Acrobat ReaderはPDFファイルの閲覧は無料できますが、パスワードの設定はできません。設定するためには有料版に切り替える必要があります。

有料の「Adobe Acrobat」は、月1,500円程度と決して安い金額ではないため、PDFファイルを編集できるフリーソフトを利用することも1つの方法。しかし、フリーソフトの利用は自己責任です。中には危険なソフトも存在するため、利用時には安全性を確認する必要があります。

パターン③ZIPフォルダにパスワードを設定する場合

通常のファイルはメールに添付できませんが、圧縮ファイルとも呼ばれるZIPファイルはメールに添付することが可能。複数のファイルをまとめて送れるため、ビジネスでも利用されます。

以上で、ZIPファイルにパスワードを設定できます。ZIPフォルダなら複数のファイルを送ることが可能なため、履歴書の他に送らなくてはならない書類がある場合にもおすすめです。

セキュリティ強化！ クラウドストレージ利用手順8ステップ

コピーしたリンクを企業宛てのメールに記載すれば、採用担当者が履歴書を閲覧できます。

気をつけて！ 履歴書添付メールでやってしまいがちな失敗

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履歴書添付メールのマナーを守り好スタートで書類選考を突破しよう

履歴書添付メールは就活の入口です。就活を始めると企業宛てにメールを送る機会も増えるはず。この機会にメールのマナーを守り、好スタートで書類選考の突破を目指しましょう。