履歴書添付メール完全作成ガイド！ 例文やセキュリティ対策まで解説

油断は禁物！ 履歴書添付メールのマナーを守って常識人の証明を

田中キャリアアドバイザー

こんにちは！ お2人とも今は企業にエントリーする段階ですよね。なにか困ったことはありませんか？

鈴木なぎさ

履歴書をメールで送るよう指示されることが多いのですが、どんな文章を書けばいいのかわかりません。

伊藤うみ

私も同じです。あと、履歴書をどういう形式で添付すればいいのかも迷っています。

田中キャリアアドバイザー

企業にメールする機会がない学生さんは戸惑うポイントですよね。

鈴木なぎさ

はい。ビジネスマナーっていうのでしょうか？ そういうルールが知りたいです。

田中キャリアアドバイザー

わかりました！今日は、履歴書をメールで送る方法を詳しく学んでいきましょう。

企業へメールをしたことがない就活生は、ビジネスメールのマナーがわからない人も多いでしょう。この記事では、履歴書をメールで送る際のエチケットや作成方法、履歴書のファイル形式やメール送信時のセキュリティ対策などをご紹介しています。メールの例文もご紹介しているので、ぜひオリジナルテンプレート作りの参考にしてください。

こちらの記事では履歴書の正しい書き方を紹介しています。各項目を記載するうえで重要なポイントを一つひとつ解説しているので、不安がある人はぜひ併せて確認してみてくださいね。
【新卒向け】履歴書に差をつけて採用を掴みとれ！ 書き方のコツを解説

意外と迷うのが日付の書き方。履歴書の日付の書き方について提出方法別に解説した記事がこちらになります。不安のある人は併せてチェックしてみましょう。
【提出方法別】履歴書の日付は正しく書いてもったいないミスを防ごう

履歴書に記載する電話番号の書き方や選び方で迷ったときには、こちらの記事も併せて読んでみてください。
履歴書の電話番号は5つのルールを守るだけ！ 選び方・書き方を解説

これがベーシック！ 履歴書をメールで送る際の6つのエチケット

伊藤うみ

メールって文章だけだから、自分の考えを伝えるのが難しいですよね。

田中キャリアアドバイザー

伊藤さんの言う通り、顔や声がわからないからこそ普段以上に気をつかうことが大切ですよね。

鈴木なぎさ

メール自体あまり使わないから、余計に不安があります。

田中キャリアアドバイザー

1つずつ確認していけば大丈夫ですよ。まずはベーシックルールとして、履歴書をメールで送る際のエチケットを一緒に学んでいきましょう。

数年前までは郵送が主流だった履歴書提出も、近年はメールを指定してくる企業が増えてきました。メールを普段から利用する人は心配していないかもしれませんが、油断は禁物。メールは顔や声がわからない分、相手に悪い印象を与えてしまうケースも多いのです。次の章では、履歴書をメールで送る際のエチケット6ヶ条をご紹介します。

①送付方法の指示の有無を確認する

田中キャリアアドバイザー

まずは、企業から送付方法の指示があるかを確認しましょう。

履歴書は個人情報がたくさん詰まっている重要な書類のため、企業から送付方法について指示がある場合も多いです。

伊藤うみ

もし指示がない場合はどうしたら良いのでしょうか？

田中キャリアアドバイザー

可能であれば、こちらから送付方法を聞いてみることをおすすめします。

履歴書をメールで送る際、今までは履歴書にパスワードを設定することが主流でした。しかし年々セキュリティ対策が重視され、パスワード以外のまた違った送付方法を指定する企業も増えてきています。

鈴木なぎさ

どういう方法がおすすめですか？

田中キャリアアドバイザー

これが難しいポイントでして……。履歴書をメールで送る際の「正解」はないため、企業によって異なるとしか言いようがないのです。

セキュリティ対策に関しては後ほど詳しく解説します。

②早いレスは好印象！ できるだけ時間をあけずに送る

田中キャリアアドバイザー

お2人とも、メールやラインの返信は早い方ですか？

鈴木なぎさ

はい！ 気がついたらすぐに返信する方です。

田中キャリアアドバイザー

すぐに返信がくると、連絡した相手は嬉しいですよね。逆に返信が遅いと、きちんと伝わっているのか不安になるでしょう。

伊藤うみ

そうですよね。履歴書の返信も同様と考えるようにします。

採用担当者から履歴書送付の指示があったら、できるだけ時間をあけずに送りましょう。何日も経ってから返信すると、ルーズな人の印象を与えてしまう可能性もあります。ただし、返信の時間は企業が稼働している時間が基本。業界にもよりますが、一般的には9～16時の間に送ることがおすすめです。いくらメールでも深夜や早朝に送ることは、できるだけ避けましょう。

③デキる人はここが違う！ わかりやすく端的な内容を意識する

田中キャリアアドバイザー

メールの文章を書く際にもっとも気をつけるべきポイントは何だと思いますか？

鈴木なぎさ

正しい敬語を使うことでしょうか？

田中キャリアアドバイザー

正しい敬語はビジネスの基本ですね！ 正解です。他に思いつくことはありますか？

伊藤うみ

要件をわかりやすく伝えることだと思います。

田中キャリアアドバイザー

正解です。お2人ともすごいですね！メールでは、わかりやすく端的に要件を伝えることが重要です。

採用担当者が確認するメールの数は膨大です。膨大な数の中からでも、履歴書を送付した内容であることが一目でわかるよう、わかりやすい件名をつけましょう。もちろん、本文も同様に回りくどい説明はせずに、端的に要件を伝えることが重要です。

なお、相手からのメールに返信をする際には、件名を変えずに「Re」をそのままつけて返信すれば問題ありません。

キャリアアドバイザーコメント

④相手への気遣いを｜改行や空白のバランスを意識する

田中キャリアアドバイザー

今まで送られてきたメールで「読みづらい文章だな」と感じた経験はありませんか？

鈴木なぎさ

あります！ 改行がなくて文字がびっしり詰まった文章は苦手です。

田中キャリアアドバイザー

私もそう思います。ということは、採用担当者も同じですよね。

メールの本文を書く際には、改行や空白のバランスを意識しましょう。特に、スマートフォンからメールを送る際には、改行の回数が多くなりがちなので注意が必要。採用担当者はパソコンでメールを確認することが多いため、30～40文字程度で改行をいれるよう心掛けましょう。

⑤令和の常識？ セキュリティ対策をする

田中キャリアアドバイザー

先ほども少し触れましたが、履歴書をメールで送る際にはセキュリティ対策を意識した方がいいですね。

伊藤うみ

どのような方法があるのでしょうか？

田中キャリアアドバイザー

主な方法は2つ。「パスワードの設定」もしくは「クラウドストレージの利用」です。

パスワードの設定とは、添付する履歴書にパスワードを設定する方法です。通常、パスワードを伝える際には、履歴書を添付したメールとは別のメールで伝えます。そうすることで、万一、1通目のメールが流出してしまっても履歴書は開けないため、個人情報が守れます。

クラウドストレージとは、インターネット上にあるファイルの保管場所のようなもの。ファイルのURLを伝えることで、ファイル内のデータが安全に共有できます。無料で使えるものも多く、Googleが展開する「Googleドライブ」やMicrosoft Officeが展開する「OneDrive」などがあります。

企業から送付方法の指定がない場合でも、セキュリティ対策を行った方がベター。セキュリティの内容を分かりやすく伝えれば、マイナスの印象を与えることはないはずです。セキュリティ対策の方法は後ほど詳しくご紹介します。

⑥ココが重要！ 送信する前に最終チェックをする

田中キャリアアドバイザー

履歴書添付メール作成でもっとも重要なのは、内容の最終チェックです。

伊藤うみ

私は心配性なので、普段からメールを送る前に内容を確認しています。

鈴木なぎさ

私は勢いで送ってしまうことが多いかも……。

田中キャリアアドバイザー

友人宛てのメールであれば間違いで済みますが、企業宛てのメールでそのノリは通用しません。十分に注意してくださいね。

メールは一度送ったら取り消すことは不可能です。だからこそ、送信する前には以下の項目の最終チェックを行いましょう。

これらの項目すべてに問題がないことを確認してから、メールを送信します。

就活に使うメールアドレスに関してはこちらの記事で詳しく解説しています。
就活用メールアドレスはこれで決まり！マンガでわかる作成方法

ビジネスでも役に立つ！ 履歴書添付メールの作成ガイド

田中キャリアアドバイザー

早速、履歴書を添付したメールの作り方を一緒に学んでいきましょう。

伊藤うみ

はい。お願いします！

鈴木なぎさ

仕事で使うメールには決まった形があるのでしょうか？

田中キャリアアドバイザー

そうですね。「件名・宛名・あいさつ・名前・要件・結び・署名」の項目を埋めていく形が一般的です。

各項目の詳細を把握したら、オリジナルテンプレートを作ってみましょう。今後、複数の企業へ履歴書を送る機会が増える就活生の負担が軽減されるでしょう。

キャリアアドバイザーコメント

ポイント①件名には要件と名前をいれる

田中キャリアアドバイザー

履歴書添付メールには、必ず件名をいれてください。

鈴木なぎさ

知り合いにメールを送るときには件名をいれたことはありませんでした。

田中キャリアアドバイザー

採用担当者には毎日たくさんのメールがきます。一目見て内容がわかるような件名をいれることがポイントですよ。

件名には、「○○職応募の件｜履歴書の送付　名前」のように名前と要件を短く記入しましょう。件名をいれずにメールを送ると見落とされる可能性もあるため、忘れずに入力してください。

ポイント②宛名には会社名・部署・役職・名前をいれる

田中キャリアアドバイザー

本文のはじめには、宛名をいれます。

伊藤うみ

「採用ご担当者様」でいいのでしょうか？

田中キャリアアドバイザー

そうですね。もし、担当者の名前がわかる場合は役職と名前を書きましょう。

宛名には、会社名・部署・役職・名前をいれます。

役職を書く際には「○○社長」や「○○部長」と書かないように気をつけてください。「代表取締役社長　○○様」や「人事部長　○○様」のように「役職＋名前」を記入します。

ポイント③ビジネスの基本｜冒頭には「一言＋名前」をいれる

田中キャリアアドバイザー

本文の冒頭には、あいさつと名前をいれましょう。

鈴木なぎさ

すぐに要件を伝えた方がいいのかと思っていました。

田中キャリアアドバイザー

長々としたあいさつは不要ですが、クッションになるような一言あいさつはビジネスメールの基本ですね。

鈴木なぎさ

あいさつがあると印象も柔らかくなりそうですね！

冒頭にいれるあいさつは、以下の2パターンを覚えておけば十分です。

冒頭のあいさつは枕詞のようなもの。名前を名乗る前に簡単な一言をいれるだけで、メールの印象もぐっと良くなりますよね。

ポイント④本文では要件のみを端的に伝える

田中キャリアアドバイザー

いよいよ要件を伝えます。本文の合言葉は「わかりやすく・端的に」です。

伊藤うみ

前置きや回りくどい言い方はしない方がいいのですね。

田中キャリアアドバイザー

はい。忙しい採用担当者の手間をとらせないためにも、わかりやすい内容を意識しましょう。

伊藤うみ

確かにとても丁寧だし、要件も端的かつ明白でわかりやすい印象がありますね。

田中キャリアアドバイザー

実際には、パスワード設定やクラウドストレージなどのセキュリティの内容も追加します。こちらは後ほど詳しくご説明しますね。

ポイント⑤これがあるだけで印象が変わる！ 結びの一言をいれる

田中キャリアアドバイザー

本文の最後には結びの一言を忘れないようにしましょう。

鈴木なぎさ

結びの一言？ 「引き続きよろしくお願いします」のような言葉ですか？

田中キャリアアドバイザー

はい。お2人とも普段から使っていると思うので、意識しなくても大丈夫かもしれませんね。

本文の最後に結びの一言をいれると、文章が締まります。「お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。」と、丁寧かつこちらの意図を伝えられるような一文をいれましょう。

ポイント⑥ビジネスメールの常識｜署名をいれる

田中キャリアアドバイザー

本文を書き終えたら、最後に署名をいれます。

伊藤うみ

自分の名前とか連絡先のことですよね。

田中キャリアアドバイザー

はい。一度作成した署名を文末にいれられる機能を利用すると便利ですね。

署名部分は、本文との区切りをわかりやすくするために、以下のようにラインで区切るのが一般的です。

一般的に読みづらい名前の場合は、ふりがなをつけると親切です。

就活で必要なビジネスメールの基本は社会人になっても使えるノウハウばかりなので、学生のうちにマスターしておくといいですよ。ビジネスメールについてもっと詳しく知りたいという人は、こちらの記事でも詳しく説明しておりますので、ぜひ参考にしてみてくださいね。
面接のメール連絡は難しくない！ 例文から基本マナーをまるッと解説

オリジナルテンプレート作成の参考に！ 履歴書添付メールの例文

田中キャリアアドバイザー

では、ここまでの内容を思い出しながら、例文を確認していきましょう。

鈴木なぎさ

メールの文章のイメージがつかめてきたので楽しみです！ よろしくお願いします。

状況の異なる3パターンの例文をご紹介します。

例文①企業に応募メールを送るベーシックパターン

田中キャリアアドバイザー

まずは、企業に直接メールをするパターンの例文です。

今回はベーシックパターンを確認してもらうため、セキュリティ対策には触れない前提とします。

鈴木なぎさ

スッキリしていてわかりやすい文章ですね。

田中キャリアアドバイザー

ありがとうございます。このベーシックパターンを基本にして、セキュリティ対策の文面を追加していきましょう。

例文②パスワードを設定した履歴書を送るパターン

田中キャリアアドバイザー

セキュリティ対策の方法としてよく使われるのは、履歴書にパスワードを設定する方法です。

鈴木なぎさ

パスワードをメールの文面に追加すればいいのですか？

田中キャリアアドバイザー

はい。ただし、パスワードは履歴書が添付されているメールとは別のメールで伝えてください。

鈴木なぎさ

2通メールを送るということでしょうか？

田中キャリアアドバイザー

その通りです。履歴書を添付したメールとパスワードを記載したメールの2通送信する必要があります。

2通メールを送る理由はよりセキュリティを強くするため。万一、履歴書添付メールが流出してもパスワードがわからなければ履歴書は開けません。そのため、パスワードは別メールで送ることが一般的です。

本文を送る場合

田中キャリアアドバイザー

先に送る履歴書添付メールには、以下のような内容を記入しましょう。

伊藤うみ

これなら個人情報を送っても安心ですね。

ポイントは、「履歴書にパスワードを設定していること」「後ほどパスワードを記載したメールを送ること」の2点です。

パスワードを送る場合

田中キャリアアドバイザー

続いて、パスワードを送る場合の例文も確認してみましょう。

鈴木なぎさ

気をつけないと1通目のメールを送って安心して忘れてしまいそうですね……

田中キャリアアドバイザー

2通のメールを作成して下書きにいれておき、2通とも問題ないことを確認してから間をあけずに送信できるように準備しておくといいですよ。

例文③クラウドストレージを利用して履歴書を送るパターン

田中キャリアアドバイザー

パスワード設定の他に、クラウドストレージを利用する場合もあります。

伊藤うみ

私は友人と写真を共有するときに使っています。便利ですよね。

田中キャリアアドバイザー

そうですね。最近はビジネスでもよく使われるようになりました。

クラウドストレージを利用する場合は以下のような文章を送りましょう。

クラウストレージを利用して履歴書を送る方法は、後ほど詳しく解説します。

例文④ 送付方法を確認するパターン

田中キャリアアドバイザー

最後に、指定の送付方法がなく、こちらから確認するパターンをみていきましょう。

鈴木なぎさ

指定がない場合は、そのまま履歴書を添付するだけではダメなのでしょうか？

田中キャリアアドバイザー

企業によっては問題ない場合もあるため微妙なところですが、確認しても失礼にあたることはないはずです。

履歴書には趣味・特技欄がありますが、この欄の書き方について悩んだ経験はないでしょうか。こちらの記事ではおすすめの趣味や特技の見つけ方、履歴書への書き方まで幅広く解説しています。気になる人はチェックしてみましょう。
例文70選から見つかる！ 個性が光る趣味と特技でESを仕上げよう

キャリアアドバイザーコメント

形式はPDF？ Word？ 履歴書におすすめのファイル形式と作成方法

田中キャリアアドバイザー

ところで、お2人は履歴書はパソコンで作成していますか？

伊藤うみ

はい。私はExcelで作成しています。

鈴木なぎさ

私も同じです。

田中キャリアアドバイザー

さすがですね。でも、メールで送る場合はPDFファイルに変換してから送るようにしてくださいね。

履歴書は改ざんされないPDFファイルがおすすめ

伊藤うみ

わかりました。なぜPDFファイルがおすすめなのでしょうか？

田中キャリアアドバイザー

PDFファイルのメリットは2つ。1つ目は、改ざんできないことです。

伊藤うみ

PDFファイルなら、自分の履歴書が改ざんされるのを防げるのですね！

鈴木なぎさ

もう1つのメリットは何ですか？

田中キャリアアドバイザー

2つ目は、印刷しやすいことです。

履歴書をメールで送る際には、PDFファイルで送ることが一般的。PDFファイルは簡単に内容の変更ができないため、履歴書の改ざん防止になります。また、印刷をする際にも便利。WordやExcelはパソコンの使用環境によりレイアウトが異なる可能性がありますが、PDFファイルならレイアウトは作成した状態のまま印刷できます。

ビジネス上で書類のやり取りをする際にも、WordやExcelはPDFファイルに変換して送信するケースが多いため、覚えておいて損はありません。

実は簡単！ Word・ExcelからPDFへの変換手順

鈴木なぎさ

今パソコンに入っている履歴書もPDFファイルに変換できるのでしょうか？

田中キャリアアドバイザー

はい！ とても簡単に変換できます。一緒に確認していきましょう。

ファイル名は「履歴書_名前. pdf」など、採用担当者に伝わりやすい名前をつけましょう。なお、手順は使用しているソフトやバージョンによって多少異なる場合もあることをご了承ください。

田中キャリアアドバイザー

作成後は念のため、PDFファイルを開いてWordやExcelで作成した履歴書がきれいに保存されているか確認することも忘れないでくださいね。

キャリアアドバイザーコメント

これで安心｜履歴書パスワードの設定メソッド3パターン

鈴木なぎさ

PDFへの変換が簡単で安心しました。パスワードの設定もそれほど難しくありませんか？

田中キャリアアドバイザー

パスワードの設定もそれほど難しくありません。一緒に確認していきましょう。

今回は、Word・Excel・ZIPフォルダにパスワードを設定する方法をご紹介します。

パターン①Wordの場合

田中キャリアアドバイザー

まずはWordで作成した履歴書にパスワードを設定する方法です。まずは、先ほどご紹介したPDFファイルへ変換するところまで進めてください。

鈴木なぎさ

「保存形式の「▼」クリックして「PDF（*.pdf）」を選ぶ」まで進めました！

田中キャリアアドバイザー

ありがとうございます。では、次の流れから説明しますね。

以上で、「Word→PDF→パスワードの設定」が完了です。

パターン②Excelの場合

田中キャリアアドバイザー

Excelの場合は一度PDFファイルに変換してから、パスワードを設定する手順をふまなければなりません。

伊藤うみ

Wordのように直接パスワードを設定することはできないのですか？

田中キャリアアドバイザー

Excelファイルにパスワードを設定することは可能です。しかし「Excel→PDF→パスワードの設定」の一連の流れは一度におこなえません。

伊藤うみ

ExcelをPDFにした状態で一度保存して、保存したPDFファイルにパスワードを設定すればいいのですね。

田中キャリアアドバイザー

その通りです。

PDFファイルを閲覧する際に「Acrobat Reader」というソフトを利用している人は多いでしょう。Acrobat ReaderはPDFファイルの閲覧は無料できますが、パスワードの設定はできません。設定するためには有料版に切り替える必要があります。

有料の「Adobe Acrobat」は、月1,500円程度と決して安い金額ではないため、PDFファイルを編集できるフリーソフトを利用することも1つの方法。しかし、フリーソフトの利用は自己責任です。中には危険なソフトも存在するため、利用時には安全性を確認する必要があります。

田中キャリアアドバイザー

「有料のAdobe Acrobatやフリーソフトは使いたくない」という人は、ZIPフォルダにパスワードを設定する方法を検討してみましょう。

パターン③ZIPフォルダにパスワードを設定する場合

鈴木なぎさ

ファイルにパスワードを設定するのとフォルダにパスワードを設定する違いがよくわからないのですが……。

田中キャリアアドバイザー

WordやPDFはファイル自体にパスワードを設定する方法ですが、ZIPフォルダはファイルをいれるフォルダ自体にパスワードを設定します。

鈴木なぎさ

フォルダにパスワードを設定するから、中に入っているファイルにはパスワードを設定しなくても大丈夫なのですね。

田中キャリアアドバイザー

もちろん100％安全とは言い切れませんが、パスワードを設定したZIPフォルダに「Excel→PDF」に変換したファイルをいれて送ることも1つの方法です。

通常のファイルはメールに添付できませんが、圧縮ファイルとも呼ばれるZIPファイルはメールに添付することが可能。複数のファイルをまとめて送れるため、ビジネスでも利用されます。

田中キャリアアドバイザー

ZIPフォルダにパスワードを設定するには「Lhaplus（ラプラス）」というソフトをダウンロードする必要があります。

伊藤うみ

はい。ダウンロードしました。

田中キャリアアドバイザー

では、手順を確認していきましょう。

以上で、ZIPファイルにパスワードを設定できます。ZIPフォルダなら複数のファイルを送ることが可能なため、履歴書の他に送らなくてはならない書類がある場合にもおすすめです。

セキュリティ強化！ クラウドストレージ利用手順8ステップ

田中キャリアアドバイザー

先ほど少し触れましたが、最近はセキュリティ対策としてクラウドストレージを使う機会も増えています。

鈴木なぎさ

クラウドストレージってどんなものですか？

田中キャリアアドバイザー

簡単にいうと、インターネット上にあるファイルの保管場所のようなものです。

鈴木なぎさ

Googleドライブもそうですか？

田中キャリアアドバイザー

そうです！ 今回は、無料で使えるGoogleドライブを利用して履歴書をアップする方法をご紹介します。

コピーしたリンクを企業宛てのメールに記載すれば、採用担当者が履歴書を閲覧できます。

気をつけて！ 履歴書添付メールでやってしまいがちな失敗

田中キャリアアドバイザー

お2人ともたくさん学んできましたね。最後に、履歴書添付メールでやってしまいがちな失敗をご紹介します。

伊藤うみ

「人の振り見て我が振り直せ」っていいますよね。ぜひ、教えてください！

鈴木なぎさ

うわぁ……。どれもやってしまいそうです。聞いておいて良かったです。

田中キャリアアドバイザー

どれも送信する前に確認すれば防げることです。送信する前だけは慎重になってくださいね。

キャリアアドバイザーコメント

履歴書添付メールのマナーを守り好スタートで書類選考を突破しよう

田中キャリアアドバイザー

お疲れさまでした！ 説明を聞く前と比べて、迷いや不安は少なくなりましたか？

鈴木なぎさ

はい！ 履歴書をPDFに変換する方法やセキュリティ対策の方法がわかったので、安心しました。

伊藤うみ

私はメールの文面に迷いがあったのですが、自信をもってメールを作成できそうです！

田中キャリアアドバイザー

お力になれたようで嬉しいです。メールの文面1つで、相手の印象は大きく変わりますよね。

鈴木なぎさ

そう思います。たかがメール……と侮ってはいけませんね。

履歴書添付メールは就活の入口です。就活を始めると企業宛てにメールを送る機会も増えるはず。この機会にメールのマナーを守り、好スタートで書類選考の突破を目指しましょう。

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記事の編集責任者 小山内 隆

アクセス就活PLUSを運営するアクセス通信（現アクセスネクステージ）に新卒入社。就職サイト「アクセス就活」の立ち上げや、関西支社の営業責任者を経て、名古屋支社の責任者として立ち上げを担う。人事採用支援のほか、就活相談や就活講座の講師などキャリアアドバイザー職を経験した後、2017年に同社役員。現職は採用アウトソーシング（RPO）事業の担当執行役員 ＞ メッセージを読む